企業(yè)合同審核與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程工具模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的審核、簽署、歸檔及全生命周期管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：業(yè)務(wù)合作類：與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴簽署的采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、框架協(xié)議等；人事管理類：與員工簽署的勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等；資產(chǎn)處置類：固定資產(chǎn)買賣、租賃、抵押等合同；項(xiàng)目合作類：研發(fā)外包、工程承包、委托服務(wù)等項(xiàng)目合同；其他類：企業(yè)運(yùn)營(yíng)中涉及的法律文件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。二、標(biāo)準(zhǔn)操作流程步驟1：合同發(fā)起與提交操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，起草合同文本（可參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板），明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心條款；發(fā)起人填寫《合同審批單》（見工具表單1），附合同草案、對(duì)方主體資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等），提交至部門負(fù)責(zé)人初審。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門發(fā)起人、部門負(fù)責(zé)人輸出成果：合同草案、《合同審批單》、對(duì)方資質(zhì)文件步驟2：合同多部門審核操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人初審：審核合同的業(yè)務(wù)必要性、條款完整性、是否符合部門預(yù)算及業(yè)務(wù)目標(biāo)，簽署意見后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；法務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核合同合法性、合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款歧義、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否合理等），對(duì)風(fēng)險(xiǎn)條款提出修改建議，填寫《合同審核意見表》（見工具表單2）；財(cái)務(wù)部門審核：審核合同金額準(zhǔn)確性、付款方式及資金安排是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度、稅務(wù)處理是否合規(guī)，重點(diǎn)關(guān)注發(fā)票類型、收款賬戶信息等；其他相關(guān)部門審核：涉及技術(shù)、采購(gòu)等專項(xiàng)內(nèi)容的，需對(duì)應(yīng)部門審核技術(shù)可行性、供應(yīng)商資質(zhì)等。責(zé)任主體：部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門輸出成果：多部門審核意見后的合同修訂版步驟3：合同修訂與確認(rèn)操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門匯總各部門審核意見，與對(duì)方溝通修訂合同條款，形成《合同修訂記錄》（見工具表單3），明確修訂內(nèi)容及原因；若對(duì)重大條款存在爭(zhēng)議，由法務(wù)部門牽頭組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門召開協(xié)調(diào)會(huì)，達(dá)成一致意見；修訂后的合同需再次提交至各審核部門確認(rèn)，無異議后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門輸出成果：最終版合同文本、《合同修訂記錄》步驟4：合同簽署與用印操作內(nèi)容：經(jīng)辦人核對(duì)最終版合同文本與審批材料一致性，填寫《合同用印申請(qǐng)單》（見工具表單4），附《合同審批單》《合同修訂記錄》等；企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表（需附授權(quán)委托書）簽字，加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁以部門章或個(gè)人章代替）；簽署完成后，經(jīng)辦人將合同正本至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），對(duì)方為個(gè)人的需留存證件號(hào)碼復(fù)印件。責(zé)任主體：經(jīng)辦人、法定代表人/授權(quán)代表、行政部（用印管理）輸出成果：簽署生效的合同正本、副本步驟5：合同檔案建立操作內(nèi)容：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將合同正本、副本、《合同審批單》《合同修訂記錄》、對(duì)方資質(zhì)文件等材料移交至檔案管理部門；檔案管理部門核對(duì)材料完整性，填寫《合同檔案登記表》（見工具表單5），分配唯一檔案編號(hào)（規(guī)則：年份-合同類型-流水號(hào)，如“2024采-001”），建立電子檔案（掃描件）及紙質(zhì)檔案。責(zé)任主體：經(jīng)辦人、檔案管理部門輸出成果：合同電子檔案、紙質(zhì)檔案、《合同檔案登記表》步驟6：檔案存儲(chǔ)與保管操作內(nèi)容：紙質(zhì)檔案：放入專用檔案盒，標(biāo)注檔案編號(hào)及合同名稱，存放于企業(yè)檔案室（需具備防火、防潮、防蟲、防盜條件），按年度、合同類型分類存放；電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅檔案管理員、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等有權(quán)查閱），定期備份（每月至少1次）；檔案管理部門定期（每季度）檢查檔案存儲(chǔ)狀況，保證無損壞、遺失。責(zé)任主體：檔案管理部門輸出成果：安全存儲(chǔ)的合同檔案步驟7：檔案查閱與借閱操作內(nèi)容：內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱合同檔案，填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》（見工具表單6），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱（電子檔案需登錄指定系統(tǒng)）；外部借閱：如需向?qū)Ψ交虻谌教峁┖贤瑥?fù)印件，需經(jīng)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋公章“與原件一致”章，登記借閱信息；查閱/借閱期限：內(nèi)部查閱不超過1個(gè)工作日，外部借閱不超過3個(gè)工作日，到期歸還并記錄歸還時(shí)間。責(zé)任主體：查閱人/借閱人、部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門輸出成果：《合同檔案查閱申請(qǐng)表》、查閱/借閱記錄步驟8：檔案到期處置操作內(nèi)容：檔案管理部門根據(jù)《檔案管理辦法》及法律法規(guī)規(guī)定，對(duì)到期合同（如保管期限屆滿、合同履行完畢且無爭(zhēng)議）進(jìn)行鑒定；對(duì)無需保管的檔案，由檔案管理部門列出《檔案銷毀清單》（見工具表單7），經(jīng)法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)；涉及商業(yè)秘密或敏感信息的檔案，保管期限延長(zhǎng)至法定最長(zhǎng)期限。責(zé)任主體：檔案管理部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《檔案銷毀清單》、銷毀記錄三、常用工具表單表單1：合同審批單合同名稱合同編號(hào)（暫定）合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他發(fā)起部門對(duì)方單位名稱對(duì)方聯(lián)系人合同金額大寫：小寫：幣種：履行期限自___年_月__日至__年__月__日擬簽訂地點(diǎn)合同主要內(nèi)容摘要附件清單1.2.3.部門負(fù)責(zé)人初審意見簽字：日期：法務(wù)部門審核意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部門審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：表單2：合同審核意見表合同名稱審核部門審核環(huán)節(jié)□初審□二審□終審審核人審核要點(diǎn)合規(guī)性審核□通過□不通過（需說明：__）法律風(fēng)險(xiǎn)審核□無風(fēng)險(xiǎn)□低風(fēng)險(xiǎn)□中風(fēng)險(xiǎn)□高風(fēng)險(xiǎn)（需說明：__）條款完整性審核□完整□不完整（需補(bǔ)充：__）修改建議審核人簽字日期：表單3：合同修訂記錄合同名稱修訂日期原條款內(nèi)容修訂后條款內(nèi)容修訂原因提出修訂部門審核部門最終確認(rèn)意見□同意修訂□不同意修訂（說明：__）簽字：日期：表單4：合同用印申請(qǐng)單合同名稱檔案編號(hào)（待分配）用印類型□合同專用章□公章□其他用印份數(shù)用印申請(qǐng)人聯(lián)系方式用印事由附件材料□合同審批單□合同修訂記錄□授權(quán)委托書□其他部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：行政部審核簽字：日期：用印記錄用印人：__日期：時(shí)間：表單5：合同檔案登記表檔案編號(hào)合同名稱合同類型簽署日期對(duì)方單位名稱金額檔案材料清單□合同正本□副本□審批單□修訂記錄□資質(zhì)文件□其他存放位置（紙質(zhì)）電子檔案路徑歸檔人歸檔日期查閱權(quán)限表單6：合同檔案查閱申請(qǐng)表檔案編號(hào)合同名稱查閱人姓名部門查閱事由查閱方式□現(xiàn)場(chǎng)查閱（紙質(zhì)）□電子查閱□復(fù)印（需說明用途：__）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：檔案管理部門審批簽字：日期：查閱時(shí)間歸還記錄歸還人：__日期：時(shí)間：表單7：檔案銷毀清單檔案編號(hào)合同名稱保管期限銷毀原因?qū)徟块T法務(wù)部：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：監(jiān)銷人1.__2.__銷毀日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁使用模糊、歧義條款（如“大概”“左右”），違約責(zé)任需明確具體，爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院；主體資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)：簽約前需核實(shí)對(duì)方單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)），避免與無資質(zhì)主體合作；審核流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁跳過審核環(huán)節(jié)或先簽署后補(bǔ)流程，重大合同（如金額超50萬元）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審批；檔案安全風(fēng)險(xiǎn)：合同檔案嚴(yán)禁隨意復(fù)制、外傳，電子檔案需加密