合同管理標準化模板與規(guī)范一、業(yè)務適用范圍本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）在業(yè)務運營中涉及的各類合同管理場景，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、合作開發(fā)合同、租賃合同等。通過標準化模板與流程管理，可統(tǒng)一合同格式、明確權責劃分、降低法律風險，同時提升合同起草、審核、履行及歸檔的全流程效率，保障企業(yè)業(yè)務合規(guī)有序開展。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草與準備需求明確：業(yè)務部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、履行期限、預算金額等核心要素，部門負責人*審批通過后啟動起草。信息收集：收集合作方主體信息（營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、授權委托書等），確認合作方經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如特殊行業(yè)需提供相關許可證）及履約能力（歷史合作記錄、信用報告等）。模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購、服務），從企業(yè)標準合同模板庫中選擇對應模板，不得擅自使用非標模板（特殊情況需經(jīng)法務負責人*書面審批）。內(nèi)容填寫：按模板要求填寫合同條款，重點標注雙方權利義務、價款及支付方式、違約責任、爭議解決方式等核心內(nèi)容，保證信息準確無誤（如合同編號、簽訂日期、金額大小寫一致）。（二）合同審核與修訂初審：起草部門負責人*審核合同內(nèi)容與業(yè)務需求的一致性，重點核對標的、數(shù)量、金額等關鍵信息是否與需求申請表匹配，簽署審核意見后提交法務部門。法務審核：法務專員*重點審查以下內(nèi)容：合同主體是否合法有效，是否超越經(jīng)營范圍；條款是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《合同法》），是否存在無效或可撤銷情形；權利義務是否對等，違約責任是否明確、可執(zhí)行；爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否合規(guī)。法務審核需在2個工作日內(nèi)完成，出具《合同審核意見書》，明確修改意見及風險提示。財務審核：財務部門*審核合同金額與預算的一致性，支付方式、節(jié)點、稅費承擔等財務條款是否符合公司財務制度，重點防范資金風險。修訂與確認：起草部門根據(jù)法務、財務審核意見修訂合同，重大條款變更需重新提交對應部門審核；修訂完成后，形成《合同審批會簽表》，由起草部門、法務部門、財務部門、分管領導*依次簽署確認。（三）合同簽署與生效簽署準備：審批通過后的合同文本打印一式三份（或按合作方要求份數(shù)），由起草部門核對版本無誤后，加蓋合同騎縫章（多頁合同）。簽署流程：甲方簽署：由法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公司公章（或合同專用章），授權代表需提供《授權委托書》；乙方簽署：與合作方當面簽署，確認簽字人身份（核對證件號碼件），乙方加蓋公章（或合同專用章），保證公章清晰、完整。生效確認：雙方簽署蓋章后，合同即生效；生效日期以最后一方簽署蓋章日期為準。起草部門在1個工作日內(nèi)將合同掃描件發(fā)送至法務部門、財務部門備案，并填寫《合同臺賬登記表》。（四）合同履行與跟蹤履行計劃：業(yè)務部門根據(jù)合同約定制定《合同履行計劃表》，明確各環(huán)節(jié)責任人、時間節(jié)點、交付標準（如采購合同的到貨時間、質(zhì)量驗收標準）。進度監(jiān)控：業(yè)務專員定期跟蹤合同履行情況，按節(jié)點收集履行證據(jù)（如送貨簽收單、驗收報告、付款憑證等），填寫《合同履行跟蹤表》，記錄實際進度與計劃的差異。異常處理：出現(xiàn)履行障礙（如對方逾期交貨、質(zhì)量不符）時，業(yè)務部門應在24小時內(nèi)書面通知對方，發(fā)送《履約催告函》，并同步法務部門；涉及違約的，按合同約定啟動索賠或爭議解決程序，留存溝通過程證據(jù)（郵件、函件等）。（五）合同歸檔與復盤資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門整理合同正本、附件（審批文件、履行記錄、結算憑證等），裝訂成冊并標注“合同編號-名稱-年度”（如“ZY2024-CG001-采購合同”）。歸檔管理：紙質(zhì)合同：移交至檔案管理部門，存入專用檔案柜，按合同編號順序排列，保管期限按《檔案管理辦法》執(zhí)行（一般合同保管不少于10年，重要合同不少于20年）；電子合同：至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加密存儲，備份至異地服務器，保證數(shù)據(jù)安全。效果復盤：每季度末，法務部門牽頭組織業(yè)務、財務部門對當期合同履行情況進行分析，梳理常見問題（如條款漏洞、履約延遲等），更新標準模板庫，優(yōu)化管理流程。三、合同管理常用模板表格（一）合同基本信息表合同編號合同名稱甲方信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）乙方信息（名稱、地址、聯(lián)系人、電話）合同類型合同金額（大寫/小寫）簽訂日期履行期限主要條款摘要（標的、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任）備注例：ZY2024-CG001材料采購合同科技有限公司，，商貿(mào)有限公司，，1395678采購合同伍萬元整（￥50,000.00）2024-03-012024-03-31前交貨標的：材料；質(zhì)量：符合國標GB/TX；付款：貨到驗收合格后30日內(nèi)付清含附件3份（二）合同審批流程表合同編號審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批日期備注ZY2024-CG001起草部門初審（采購部負責人*）已核對需求與合同內(nèi)容一致，同意提交法務審核2024-02-25-法務審核趙六（法務專員*）第5條違約責任需明確具體賠償比例，建議修改為“按逾期金額每日0.05%支付違約金”2024-02-27已修訂財務審核錢七（財務負責人*）付款方式與財務制度一致，同意2024-02-28-總經(jīng)理審批孫八（分管領導*）同意簽署，按修訂后版本執(zhí)行2024-03-01-（三）合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃時間實際時間責任人履行情況描述異常原因及處理措施附件ZY2024-CG001材料生產(chǎn)2024-03-01-03-152024-03-03周九（業(yè)務專員*）乙方延遲生產(chǎn)，導致交貨期順延3天原因：乙方訂單量激增；處理：已簽訂補充協(xié)議，約定延遲交貨按0.03%/日支付違約金補充協(xié)議、催告函驗收收貨2024-03-312024-03-31周九材料到場，經(jīng)質(zhì)檢部驗收合格，無異常-驗收報告、簽收單（四）合同變更記錄表合同編號原合同主要條款變更后條款變更原因提出方審批流程變更生效日期備注ZY2024-CG001履行期限：2024-03-31前交貨履行期限：2024-04-03前交貨乙方生產(chǎn)延遲，申請延期乙方商貿(mào)按原審批流程審核通過2024-03-25簽訂補充協(xié)議（五）合同歸檔目錄表歸檔編號合同編號合同名稱歸檔日期檔案類型（紙質(zhì)/電子）存放位置（檔案柜編號/電子路徑）保管期限借閱記錄GD2024-001ZY2024-CG001材料采購合同2024-04-05紙質(zhì)+電子紙質(zhì)：A區(qū)-3號柜-5層；電子：OA系統(tǒng)-檔案庫-2024年采購合同10年無四、關鍵風險與管理要點（一）主體資質(zhì)風險風險點：與無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營或信用不良的主體簽約，導致合同無效或履約風險。防范措施：簽約前核查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可證），通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)（是否吊銷、注銷），留存資質(zhì)復印件并加蓋公章；涉及授權簽署的，需核實授權委托書載明權限及期限。（二）條款合規(guī)風險風險點：條款違反法律法規(guī)（如“霸王條款”）、約定模糊（如“合理時間內(nèi)履行”）導致爭議。防范措施：法務審核重點審查條款合法性、明確性，避免使用“大約”“盡量”等模糊表述；違約責任需量化（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”），爭議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，避免約定不明增加維權成本。（三）履行證據(jù)風險風險點：未及時收集、保存履行證據(jù)（如送貨簽收單、驗收報告），導致發(fā)生爭議時無法舉證。防范措施：業(yè)務部門按節(jié)點獲取對方書面確認憑證（如簽收單需注明“數(shù)量、質(zhì)量無異議”），重要溝通（如催告、變更）采用書面形式（郵件、函件），并同步抄送法務部門；涉及金額較大的合同，可引入第三方公證或見證。（四）檔案管理風險風險點：合同正本丟失、電子檔案泄露或損壞，導致合同效力無法確認或商業(yè)信息泄露。防范措施：紙質(zhì)合同由檔案管理員專人保管，借閱需填寫《合同借閱申請表》經(jīng)部門負責人*及法務