合同審批及簽署管理通用工具包一、常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本工具包適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包采購(gòu)等，涉及供應(yīng)商合作、采購(gòu)金額審批等環(huán)節(jié)；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)交付、定制開(kāi)發(fā)等，需明確客戶需求、交付標(biāo)準(zhǔn)及收款條款；合作類合同：項(xiàng)目聯(lián)合開(kāi)發(fā)、渠道代理、品牌授權(quán)等，需規(guī)范雙方權(quán)責(zé)及利益分配；服務(wù)類合同：技術(shù)咨詢、人力資源外包、物業(yè)管理等，需界定服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及考核機(jī)制；內(nèi)部類合同：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、采購(gòu)委托書(shū)等，需保證符合內(nèi)部管理制度及法律法規(guī)要求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與草擬責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購(gòu)專員、銷售經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）；操作說(shuō)明：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇對(duì)應(yīng)類型的合同模板（見(jiàn)“核心工具模板”部分）；填寫(xiě)合同核心要素：合同名稱（需體現(xiàn)業(yè)務(wù)類型，如“項(xiàng)目采購(gòu)合同”）、甲乙雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人）、合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、價(jià)款及支付方式（金額、幣種、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）、履行期限（起始/結(jié)束日期、交付節(jié)點(diǎn)）、違約責(zé)任（違約情形、賠償標(biāo)準(zhǔn)）、爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁機(jī)構(gòu)）等；擬定合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密協(xié)議等），保證附件與主文一致；輸出物：合同草案（含附件）、合同審批單（見(jiàn)模板1）。（二）部門內(nèi)部審核責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人；操作說(shuō)明：審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)真實(shí)性：是否符合部門年度計(jì)劃、需求是否合理、成本是否在預(yù)算范圍內(nèi)；審核業(yè)務(wù)條款完整性：價(jià)款、履行期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否明確，有無(wú)遺漏關(guān)鍵要素；審核附件完整性：技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否與業(yè)務(wù)需求匹配；輸出物：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署審批意見(jiàn)的合同審批單。（三）法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)部（或指定合規(guī)專員）；操作說(shuō)明：審核合同合法性：主體資格（甲乙雙方是否具備相應(yīng)民事行為能力，如企業(yè)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，自然人提供證件號(hào)碼復(fù)印件）、條款合法性（有無(wú)違反法律強(qiáng)制性規(guī)定，如“霸王條款”）、程序合規(guī)性（是否需前置審批，如招投標(biāo)項(xiàng)目需提供中標(biāo)通知書(shū)）；審核條款嚴(yán)謹(jǐn)性：權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確可執(zhí)行、爭(zhēng)議解決方式是否約定明確（如“向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”）；對(duì)審核中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題，提出修改意見(jiàn)并反饋至業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門需根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整合同內(nèi)容；輸出物：法務(wù)部簽署審核意見(jiàn)的合同審批單（含修改意見(jiàn)說(shuō)明）。（四）分級(jí)審批決策責(zé)任主體：按合同金額及類型劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部審核；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總審批；50萬(wàn)元＜金額≤100萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；金額＞100萬(wàn)元：總經(jīng)理+董事長(zhǎng)審批；特殊類型合同（如重大資產(chǎn)重組、對(duì)外投資）：需提交董事會(huì)或股東會(huì)審議；操作說(shuō)明：審批人重點(diǎn)審核合同的經(jīng)濟(jì)性（成本效益是否合理）、風(fēng)險(xiǎn)可控性（是否存在重大履約風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)）；審批通過(guò)后，在合同審批單“最終審批意見(jiàn)”欄簽署姓名及日期；審批不通過(guò)的，注明原因并退回業(yè)務(wù)部門重新修訂；輸出物：完成分級(jí)審批的合同審批單。（五）合同簽署與用印責(zé)任主體：授權(quán)簽署人（法定代表人/負(fù)責(zé)人或其授權(quán)委托人）、行政部（用印管理）；操作說(shuō)明：簽署前核對(duì)合同文本：審批單是否齊全、合同內(nèi)容是否與審批版本一致、甲乙雙方基本信息是否準(zhǔn)確；授權(quán)簽署人需提供《授權(quán)委托書(shū)》（見(jiàn)模板1附件），明確簽署權(quán)限、簽署合同名稱及有效期；雙方簽署：采用簽字+蓋章或蓋章形式（根據(jù)合同約定或法律規(guī)定），自然人需簽字并按手印，法人需加蓋公章或合同專用章（多頁(yè)合同需加蓋騎縫章）；行政部憑審批齊全的合同審批單及《授權(quán)委托書(shū)》加蓋公章，用印記錄需登記合同編號(hào)、用印日期、用印份數(shù)、領(lǐng)取人信息；輸出物：簽署完成的合同正本（一式X份，按甲乙雙方及歸檔需求確定份數(shù)）、用印登記表。（六）合同履行與歸檔責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤）、行政部（檔案管理）；操作說(shuō)明：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步記錄履行進(jìn)度（見(jiàn)模板3），對(duì)方履行異常時(shí)（如逾期付款、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），及時(shí)發(fā)函催告并留存證據(jù)；歸檔管理：行政部在合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，檔案內(nèi)容包括：合同審批單、合同正本及附件、簽署授權(quán)委托書(shū)、履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議/變更函、驗(yàn)收憑證、付款憑證等；電子檔案需加密存儲(chǔ)（如指定內(nèi)部系統(tǒng)權(quán)限管理），紙質(zhì)檔案按“合同編號(hào)+年份”分類存放；輸出物：合同履行跟蹤表、合同檔案（電子+紙質(zhì)）。三、核心工具模板模板1：合同審批單合同名稱合同編號(hào)依據(jù)“年份-部門類型-序號(hào)”編制（如2024-采-001）甲方（采購(gòu)方/委托方）名稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：______________________地址：_________________________乙方（銷售方/服務(wù)方）名稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：______________________地址：_________________________合同標(biāo)的□貨物□服務(wù)□合作開(kāi)發(fā)□其他：___________合同金額人民幣（大寫(xiě)）：____________________元整（小寫(xiě)：￥_________）履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止附件清單1._______________________________2._______________________________業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)經(jīng)辦人：_______日期：_______負(fù)責(zé)人：_______日期：_______（審核內(nèi)容：業(yè)務(wù)真實(shí)性、條款完整性、預(yù)算匹配性）法務(wù)部意見(jiàn)審核人：_______日期：_______（審核內(nèi)容：合法性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性、風(fēng)險(xiǎn)提示）分級(jí)審批意見(jiàn)分管副總（若需）：_______日期：_______總經(jīng)理（若需）：_______日期：_______董事長(zhǎng)（若需）：_______日期：_______最終審批結(jié)論□同意簽署□需修改后重審□不予通過(guò)（說(shuō)明：______________________）備注附件1：授權(quán)委托書(shū)（模板）致：________________（合同相對(duì)方名稱）本人/本單位（姓名/名稱：________________，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)：________________）系________________（公司/單位名稱）法定代表人，現(xiàn)委托________________（姓名：_______，證件號(hào)碼號(hào)：________________，職務(wù)：_______）作為授權(quán)代表，代表本人/本單位簽署________________（合同名稱），合同編號(hào)：________________，授權(quán)權(quán)限：□僅簽署合同文本□簽署并加蓋公章□其他：________________。授權(quán)期限自_年_月_日起至_年__月__日止。授權(quán)代表無(wú)轉(zhuǎn)委托權(quán)，由此產(chǎn)生的法律責(zé)任由本人/本單位承擔(dān)。委托人（簽字/蓋章）：_______日期：_______被委托人（簽字）：_______日期：_______模板2：合同簽署登記表合同編號(hào)合同名稱簽署日期簽署地點(diǎn)甲方簽署人乙方簽署人簽署形式（簽字/蓋章）合同份數(shù)領(lǐng)取部門領(lǐng)取人歸檔狀態(tài)模板3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱對(duì)方聯(lián)系人聯(lián)系方式履行階段（□待履行□履行中□已完成□異常）履行進(jìn)度說(shuō)明（如：已完成%，剩余未交付）付款情況（□未付款□部分付款□已付清，金額：______）異常記錄（如：逾期未交付、質(zhì)量爭(zhēng)議）處理措施歸檔日期四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款風(fēng)險(xiǎn)：避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），關(guān)鍵條款（如履行期限、違約責(zé)任）需量化、可執(zhí)行；涉及專業(yè)術(shù)語(yǔ)（如“不可抗力”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）需明確定義，參照行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家規(guī)范。審批流程風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程，特殊類型合同（如涉外合同、國(guó)有資產(chǎn)相關(guān)合同）需提前咨詢專業(yè)機(jī)構(gòu)；審批意見(jiàn)需書(shū)面化，避免口頭承諾，保證責(zé)任可追溯。簽署主體風(fēng)險(xiǎn)：簽約前核實(shí)對(duì)方主體資格，企業(yè)需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及法定代表人證件號(hào)碼明，自然人需核對(duì)證件號(hào)碼原件；授權(quán)簽署人需持有《授權(quán)委托書(shū)》，超范圍簽署可能導(dǎo)致合同無(wú)效。檔案管理風(fēng)險(xiǎn)：合同正本及附件需妥善保管，