企業(yè)采購申請(qǐng)審批及管理模板一、適用范圍與使用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的日常采購申請(qǐng)審批及管理工作，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)外包、項(xiàng)目物資等不同類型采購需求。具體使用場(chǎng)景包括：常規(guī)采購：部門因日常運(yùn)營(yíng)需要（如文具耗材、IT設(shè)備維護(hù)）的物資采購；項(xiàng)目采購：為特定項(xiàng)目（如新品研發(fā)、市場(chǎng)活動(dòng)）采購專用設(shè)備或服務(wù)；緊急采購：突發(fā)情況（如設(shè)備故障搶修、疫情防護(hù)物資短缺）的應(yīng)急采購；預(yù)算內(nèi)采購：年度預(yù)算范圍內(nèi)、符合采購政策的常規(guī)采購需求；預(yù)算外采購：超出年度預(yù)算、需額外審批的特殊采購需求。二、全流程操作指引（一）采購申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)單：申請(qǐng)人根據(jù)部門實(shí)際需求，登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《采購申請(qǐng)單》），準(zhǔn)確填寫采購基本信息（含申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購類型、預(yù)算科目等）；詳細(xì)列明采購明細(xì)（物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明、交付時(shí)間要求等），保證信息真實(shí)、完整，規(guī)格參數(shù)清晰可執(zhí)行；如為項(xiàng)目采購，需關(guān)聯(lián)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)及預(yù)算額度；如為緊急采購，需勾選“緊急”選項(xiàng)并簡(jiǎn)要說明緊急原因。附件：根據(jù)采購類型必要附件，例如：辦公用品采購：部門需求清單（如人數(shù)匹配的辦公桌椅數(shù)量）；設(shè)備采購：技術(shù)參數(shù)確認(rèn)書（由技術(shù)部門確認(rèn)）、3家以上供應(yīng)商比價(jià)單（或框架協(xié)議價(jià)格）；服務(wù)采購：服務(wù)方案說明、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）；緊急采購：緊急情況說明（由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。（二）部門內(nèi)部審核申請(qǐng)人提交：填寫完成后，申請(qǐng)人通過系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人（或部門指定審核人）審核。部門負(fù)責(zé)人審核：審核采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃、是否為必要支出、數(shù)量是否匹配實(shí)際需求；審核預(yù)算準(zhǔn)確性：預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并建議調(diào)整；審核附件完整性：技術(shù)參數(shù)、比價(jià)單等附件是否齊全、合規(guī)。審核結(jié)果處理：通過：審核人簽字確認(rèn)，流程流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（財(cái)務(wù)審核/采購部門審核）；駁回：注明駁回原因（如“需求不明確”“預(yù)算超支”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)審核（預(yù)算與資金合規(guī)性）財(cái)務(wù)部門接收：部門審核通過后，申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門指定專員。審核要點(diǎn)：預(yù)算匹配性：采購預(yù)算是否對(duì)應(yīng)正確的預(yù)算科目，年度預(yù)算內(nèi)采購需核對(duì)剩余額度，預(yù)算外采購需檢查是否已履行預(yù)算調(diào)整審批；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購價(jià)格、市場(chǎng)均價(jià)或框架協(xié)議價(jià)格，預(yù)估單價(jià)是否合理（如偏差超10%，需要求申請(qǐng)人補(bǔ)充比價(jià)說明）；資金支付條件：是否涉及預(yù)付款、尾款，支付節(jié)點(diǎn)是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例不超過30%）。審核結(jié)果：通過：簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購部門（或根據(jù)采購金額分級(jí)至領(lǐng)導(dǎo)審批）；不通過：標(biāo)注問題（如“預(yù)算科目錯(cuò)誤”“價(jià)格偏離市場(chǎng)”），退回申請(qǐng)人或部門補(bǔ)充調(diào)整。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批（分級(jí)授權(quán)）根據(jù)采購金額及類型，實(shí)行分級(jí)審批制度（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：低價(jià)值采購（≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；中等價(jià)值采購（5000元~5萬元）：由分管副總（或部門總監(jiān)）審批；高價(jià)值采購（＞5萬元）：由總經(jīng)理（或總裁辦公會(huì)）審批；重大采購（＞20萬元/戰(zhàn)略物資）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，必要時(shí)啟動(dòng)招投標(biāo)程序。審批要點(diǎn)：審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性、投入產(chǎn)出比（如設(shè)備采購對(duì)生產(chǎn)效率的提升）、是否符合企業(yè)采購政策。審批通過后，流程流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行。（五）采購執(zhí)行與供應(yīng)商管理采購部門接收任務(wù)：審批通過后，采購專員根據(jù)申請(qǐng)單要求啟動(dòng)采購流程。供應(yīng)商選擇：預(yù)選供應(yīng)商：從合格供應(yīng)商庫（或企業(yè)招投標(biāo)平臺(tái)）篩選符合資質(zhì)的供應(yīng)商，優(yōu)先選擇框架協(xié)議供應(yīng)商；比價(jià)議價(jià)：≥3家供應(yīng)商比價(jià)（緊急采購可≥2家），技術(shù)復(fù)雜設(shè)備需邀請(qǐng)技術(shù)部門參與技術(shù)參數(shù)確認(rèn)；確定供應(yīng)商：根據(jù)“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)優(yōu)先”原則確定供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商選擇審批表》存檔。合同簽訂：采購金額≥1萬元需簽訂正式采購合同，明確標(biāo)的物、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款；合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）審核，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（六）交付驗(yàn)收與入庫供應(yīng)商交付：供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付貨物/服務(wù)，送達(dá)指定地點(diǎn)（倉庫或使用部門）。聯(lián)合驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：由采購部門、使用部門、倉庫管理員共同到場(chǎng)，核對(duì)貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與合同一致，檢查外觀、功能是否完好（需通電測(cè)試的設(shè)備需現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行）；服務(wù)驗(yàn)收：由使用部門根據(jù)服務(wù)方案逐項(xiàng)驗(yàn)收，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收結(jié)果：合格則簽字確認(rèn)《采購驗(yàn)收單》；不合格則注明問題，要求供應(yīng)商限期整改（或退貨、更換）。入庫管理：貨物驗(yàn)收合格后，倉庫管理員及時(shí)辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺(tái)賬（系統(tǒng)錄入），更新庫存數(shù)量；入庫單需注明采購申請(qǐng)單號(hào)、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期，保證賬實(shí)一致。（七）付款結(jié)算與發(fā)票管理發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票（抬頭、稅號(hào)等信息與企業(yè)一致），交由財(cái)務(wù)部門。付款申請(qǐng)：采購專員根據(jù)合同約定節(jié)點(diǎn)（如到貨驗(yàn)收后30天內(nèi)），填寫《付款申請(qǐng)單》，附《采購驗(yàn)收單》《入庫單》《發(fā)票》等資料，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)一致性（申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、入庫單、發(fā)票信息匹配）；審批通過后，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項(xiàng)，付款憑證同步反饋至采購部門。（八）檔案歸檔采購?fù)瓿珊?，采購專員負(fù)責(zé)整理全套資料，包括：《采購申請(qǐng)單》《部門審核表》《財(cái)務(wù)審核表》《領(lǐng)導(dǎo)審批表》；《供應(yīng)商選擇審批表》、比價(jià)單、采購合同；《采購驗(yàn)收單》《入庫單》《發(fā)票》《付款申請(qǐng)單》及付款憑證；服務(wù)類采購需補(bǔ)充《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。資料按“采購申請(qǐng)單號(hào)”分類歸檔（電子檔存入企業(yè)檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)），保存期限不少于5年（重要檔案可延長(zhǎng)至10年）。三、采購申請(qǐng)單模板及填寫說明（一）《采購申請(qǐng)單》模板采購申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：_________日期：____年__月__日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購類型預(yù)算科目關(guān)聯(lián)項(xiàng)目（如適用）采購明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)預(yù)算總額大寫：____________________元整小寫：￥_________附件清單□比價(jià)單（份）□技術(shù)參數(shù)確認(rèn)書□供應(yīng)商資質(zhì)□緊急說明□其他：__________________審批流程部門負(fù)責(zé)人：_________（簽字）日期：____年__月__日財(cái)務(wù)審核：_________（簽字）日期：____年__月__日采購部門：_________（簽字）日期：____年__月__日領(lǐng)導(dǎo)審批：_________（簽字）日期：____年__月__日備注（二）填寫說明申請(qǐng)單號(hào)：由采購系統(tǒng)自動(dòng)（或按“部門-年份-流水號(hào)”規(guī)則填寫，如“行政-2024-001”）；規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)：需具體、可量化（如“電腦CPU：i5-12400，內(nèi)存：16G，硬盤：512GSSD”），避免“品牌高端”“功能良好”等模糊表述；預(yù)估單價(jià)：參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，偏差超10%需附說明；交付時(shí)間要求：明確具體日期（如“2024年3月15日前”）或時(shí)間范圍（如“收到訂單后7個(gè)工作日內(nèi)”）；審批流程：根據(jù)企業(yè)分級(jí)審批制度，依次流轉(zhuǎn)至各審批人，不得跳環(huán)節(jié)審批。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范信息真實(shí)：申請(qǐng)人需對(duì)申請(qǐng)信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購需求；附件齊全：技術(shù)參數(shù)復(fù)雜、金額較大的采購，必須附技術(shù)部門確認(rèn)的參數(shù)文件及供應(yīng)商比價(jià)單，避免后續(xù)驗(yàn)收爭(zhēng)議；用途明確：簡(jiǎn)要說明采購物品/服務(wù)的具體用途（如“用于市場(chǎng)部5月新品發(fā)布會(huì)”“替換生產(chǎn)車間報(bào)廢的設(shè)備”），便于審批人判斷需求合理性。（二）審批時(shí)效常規(guī)審批流程：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，避免流程積壓；緊急采購：開通“綠色通道”，部門負(fù)責(zé)人可直接聯(lián)系分管副總同步審核，審批通過后優(yōu)先執(zhí)行，事后補(bǔ)全手續(xù)；超預(yù)算審批：預(yù)算外采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及總經(jīng)理審批通過后再發(fā)起采購流程。（三）采購范圍與合規(guī)禁止采購范圍：不得采購與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)無關(guān)的物品（如高檔禮品、奢侈品），不得違規(guī)采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)廠家、無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證）；集中采購：企業(yè)統(tǒng)一管控的物資（如辦公用紙、電腦設(shè)備），需在供應(yīng)商庫內(nèi)選擇，不得自行采購；招標(biāo)管理：達(dá)到招標(biāo)金額（如≥10萬元）的采購，必須公開招標(biāo)，規(guī)避“人情采購”“暗箱操作”。（四）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：優(yōu)先選擇合作滿1年、信用良好的供應(yīng)商，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（履約能力、服務(wù)質(zhì)量），淘汰不合格供應(yīng)商；合同風(fēng)險(xiǎn)：重大采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，明確違約責(zé)任（如逾期交付每日按合同金額0.5%違約金）；驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收時(shí)需保留現(xiàn)場(chǎng)照片/視頻（如設(shè)備開箱、測(cè)試過程），作為驗(yàn)收憑證，避免“貨