采購(gòu)需求申請(qǐng)與審批流程表（集中采購(gòu)管理版）一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位本流程表適用于企業(yè)集團(tuán)、大型組織或具有集中采購(gòu)管理需求的單位，旨在規(guī)范跨部門(mén)、多場(chǎng)景的采購(gòu)需求提報(bào)與審批，實(shí)現(xiàn)資源統(tǒng)一調(diào)配、成本集約管控與流程合規(guī)透明。具體場(chǎng)景包括：年度集中采購(gòu)：如辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、通用耗材等大宗物資的周期性集中采購(gòu)；跨部門(mén)協(xié)同采購(gòu)：多個(gè)部門(mén)因同類(lèi)需求（如IT軟件、咨詢(xún)服務(wù)）發(fā)起的合并采購(gòu)申請(qǐng)；專(zhuān)項(xiàng)項(xiàng)目采購(gòu)：如新建項(xiàng)目、大型活動(dòng)所需的非標(biāo)準(zhǔn)化物資或服務(wù)集中采購(gòu)；戰(zhàn)略供應(yīng)商管理：涉及框架協(xié)議內(nèi)供應(yīng)商的訂單式采購(gòu)或續(xù)簽審批。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，可避免分散采購(gòu)導(dǎo)致的資源浪費(fèi)、價(jià)格差異及管理漏洞，同時(shí)明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，提升采購(gòu)效率與合規(guī)性。二、全流程操作步驟詳解步驟1：需求部門(mén)發(fā)起申請(qǐng)責(zé)任主體：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：填寫(xiě)《集中采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板表格），明確采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途說(shuō)明、期望交付時(shí)間及技術(shù)參數(shù)（如有）；附件準(zhǔn)備：需提供技術(shù)規(guī)格書(shū)（非標(biāo)品）、歷史采購(gòu)記錄（同類(lèi)產(chǎn)品）、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告（單價(jià)超X萬(wàn)元時(shí)）等支撐材料；提交至采購(gòu)管理部，同時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)發(fā)起線(xiàn)上審批流程。關(guān)鍵說(shuō)明：需求描述需具體、可量化，避免“一批辦公用品”等模糊表述；預(yù)算金額需符合公司年度采購(gòu)預(yù)算，超預(yù)算需同步說(shuō)明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。步驟2：采購(gòu)管理部初審責(zé)任主體：采購(gòu)管理部專(zhuān)員*主管操作內(nèi)容：審核需求完整性：檢查申請(qǐng)表必填項(xiàng)是否完整、附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)、預(yù)算明細(xì)）；合規(guī)性核查：對(duì)照《采購(gòu)品類(lèi)目錄》判斷是否屬于集中采購(gòu)范圍，若為分散采購(gòu)（如單次采購(gòu)金額低于X元），則退回需求部門(mén)按分散流程辦理；預(yù)算匹配性：核對(duì)申請(qǐng)預(yù)算與年度采購(gòu)預(yù)算是否一致，超預(yù)算需求需反饋需求部門(mén)補(bǔ)充預(yù)算調(diào)整材料；初審結(jié)果：通過(guò)OA系統(tǒng)反饋“通過(guò)初審”“補(bǔ)充材料”或“不通過(guò)（說(shuō)明原因）”，初審時(shí)限不超過(guò)2個(gè)工作日。步驟3：需求評(píng)估與確認(rèn)責(zé)任主體：采購(gòu)管理部、需求部門(mén)、技術(shù)/質(zhì)量部門(mén)（如需）操作內(nèi)容：技術(shù)參數(shù)審核：若涉及專(zhuān)業(yè)設(shè)備或服務(wù)，由技術(shù)部門(mén)（如技術(shù)部、品質(zhì)部）對(duì)規(guī)格型號(hào)、功能指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)可行性評(píng)估，出具《技術(shù)審核意見(jiàn)》；需求合并與拆分：對(duì)多個(gè)部門(mén)同類(lèi)需求進(jìn)行合并，避免重復(fù)采購(gòu)；對(duì)單一需求拆分為不同標(biāo)段（如按交付時(shí)間或供應(yīng)商類(lèi)型）；需求確認(rèn)：采購(gòu)管理部匯總審核意見(jiàn)，與需求部門(mén)確認(rèn)最終采購(gòu)需求，形成《集中采購(gòu)需求確認(rèn)單》。關(guān)鍵說(shuō)明：技術(shù)部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急需求（如生產(chǎn)應(yīng)急物資）可簡(jiǎn)化流程，事后補(bǔ)簽確認(rèn)。步驟4：采購(gòu)方案制定責(zé)任主體：采購(gòu)管理部專(zhuān)員*經(jīng)理操作內(nèi)容：確定采購(gòu)方式：根據(jù)采購(gòu)金額、品類(lèi)特點(diǎn)選擇公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式（參照《采購(gòu)管理辦法》）；編制采購(gòu)文件：包括采購(gòu)需求、商務(wù)要求（如付款方式、交貨期）、供應(yīng)商資格條件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等；方案審批：將采購(gòu)方案及采購(gòu)文件提交采購(gòu)管理部經(jīng)理*總監(jiān)審批，涉及重大采購(gòu)（如金額超X萬(wàn)元）需同步報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)預(yù)審。關(guān)鍵說(shuō)明：采購(gòu)文件需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核（金額超X萬(wàn)元時(shí)），保證條款合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。步驟5：多級(jí)審批與決策責(zé)任主體：部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/決策委員會(huì)審批層級(jí)（根據(jù)采購(gòu)金額動(dòng)態(tài)調(diào)整）：常規(guī)采購(gòu)（金額≤X萬(wàn)元）：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部經(jīng)理→分管領(lǐng)導(dǎo)；重要采購(gòu)（X萬(wàn)元＜金額≤Y萬(wàn)元）：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部經(jīng)理→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理；重大采購(gòu)（金額＞Y萬(wàn)元）：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)管理部經(jīng)理→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→決策委員會(huì)。操作內(nèi)容：各審批人通過(guò)OA系統(tǒng)查看申請(qǐng)材料，重點(diǎn)審核需求必要性、預(yù)算合理性、采購(gòu)方式合規(guī)性，審批意見(jiàn)為“同意”“否決（說(shuō)明原因）”或“補(bǔ)充說(shuō)明”；關(guān)鍵說(shuō)明：審批時(shí)限一般不超過(guò)3個(gè)工作日，緊急需求可啟動(dòng)“綠色通道”，審批人需在24小時(shí)內(nèi)反饋意見(jiàn)。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂責(zé)任主體：采購(gòu)管理部、法務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：組織采購(gòu)活動(dòng)：按審批確定的采購(gòu)方式實(shí)施（如發(fā)布招標(biāo)公告、邀請(qǐng)供應(yīng)商、談判等）；供應(yīng)商確定：根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果或談判結(jié)果確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，公示結(jié)果（如需）；合同簽訂：由采購(gòu)管理部擬定采購(gòu)合同，法務(wù)部門(mén)審核后，與供應(yīng)商簽訂正式合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。關(guān)鍵說(shuō)明：合同文本需使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，非標(biāo)合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)審核。步驟7：交付驗(yàn)收與結(jié)果反饋責(zé)任主體：需求部門(mén)、采購(gòu)管理部、財(cái)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：交付驗(yàn)收：需求部門(mén)按合同約定對(duì)物品/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收確認(rèn)單》（需注明數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間等）；結(jié)果反饋：采購(gòu)管理部將驗(yàn)收結(jié)果錄入采購(gòu)管理系統(tǒng)，更新供應(yīng)商履約記錄；付款申請(qǐng)：需求部門(mén)憑合同、驗(yàn)收單、發(fā)票（如需）提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核后辦理支付。關(guān)鍵說(shuō)明：驗(yàn)收不合格的物品需及時(shí)反饋采購(gòu)管理部，啟動(dòng)退換貨或索賠流程。步驟8：資料歸檔責(zé)任主體：采購(gòu)管理部檔案專(zhuān)員操作內(nèi)容：將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《審批記錄》《采購(gòu)文件》《合同》《驗(yàn)收確認(rèn)單》等資料整理歸檔，保存期限不少于X年（參照公司檔案管理規(guī)定）。三、標(biāo)準(zhǔn)化流程表單模板集中采購(gòu)需求申請(qǐng)與審批流程表基本信息內(nèi)容申請(qǐng)單號(hào)由采購(gòu)管理部統(tǒng)一編制（格式：CG-年份-部門(mén)代碼-序號(hào)，如CG-2023-XY-001）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)日期聯(lián)系人及電話(huà)（內(nèi)部聯(lián)系人，用代替，如主管）采購(gòu)類(lèi)別□物資類(lèi)□服務(wù)類(lèi)□工程類(lèi)□其他預(yù)算金額（元）資金來(lái)源□自有資金□專(zhuān)項(xiàng)撥款□其他需求詳情物品/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)（附技術(shù)規(guī)格書(shū)作為附件）需求數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）用途說(shuō)明期望交付時(shí)間附件清單□技術(shù)規(guī)格書(shū)□市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告□歷史采購(gòu)記錄□其他審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人/部門(mén)需求部門(mén)初審采購(gòu)管理部審核技術(shù)部門(mén)評(píng)估（如需）分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理/決策委員會(huì)審批采購(gòu)方案信息采購(gòu)方式□公開(kāi)招標(biāo)□邀請(qǐng)招標(biāo)□競(jìng)爭(zhēng)性談判□單一來(lái)源□其他預(yù)計(jì)采購(gòu)周期（天）供應(yīng)商資格要求備注執(zhí)行與歸檔中標(biāo)/成交供應(yīng)商合同號(hào)實(shí)際采購(gòu)金額（元）驗(yàn)收情況□合格□不合格（說(shuō)明原因）歸檔編號(hào)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算控制與合規(guī)性所有采購(gòu)需求必須納入年度預(yù)算，超預(yù)算需求需提前1個(gè)月提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，嚴(yán)禁“無(wú)預(yù)算采購(gòu)”或“超預(yù)算采購(gòu)”；預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中如遇特殊情況需調(diào)整，需經(jīng)原審批層級(jí)審批后方可執(zhí)行。審批流程時(shí)效管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋意見(jiàn)，逾期未反饋視為“同意”，但緊急需求除外；需求部門(mén)需提前5個(gè)工作日提交申請(qǐng)，預(yù)留充足審批時(shí)間，避免因流程延誤影響交付。資料完整性規(guī)范技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息需由需求部門(mén)與技術(shù)部門(mén)共同確認(rèn)，避免因描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差；采購(gòu)文件、合同等重要資料需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)防控集中采購(gòu)優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審查（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)）；對(duì)供應(yīng)商履約情況（如交付及時(shí)率、合格率）進(jìn)行動(dòng)態(tài)