2026年能源加工公司通訊費用核算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司通訊費用核算管理，控制運營成本，保障通訊業(yè)務正常開展，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務通則》及公司財務管理制度，結合能源加工業(yè)務中生產(chǎn)調(diào)度、行政辦公、對外聯(lián)絡等通訊需求實際，制定本制度。第二條本制度適用于公司全體員工因工作產(chǎn)生的通訊費用核算，包括固定電話費用、移動電話費用、網(wǎng)絡通訊費用及其他與工作相關的通訊輔助費用，不含員工個人非工作用途的通訊支出。第三條通訊費用核算遵循“按需核定、據(jù)實報銷、分類管理、合規(guī)高效”的原則，確保費用支出真實、合理、合規(guī)，杜絕虛報、冒領、濫用等行為。第四條公司財務部門為通訊費用核算歸口管理部門，負責費用預算編制、報銷審核、賬務處理及核算監(jiān)督；行政部門負責通訊業(yè)務辦理、套餐管理、費用臺賬維護；各部門配合提供本部門通訊需求信息，監(jiān)督員工合規(guī)使用通訊資源。第二章費用核算范圍與標準第五條固定電話費用：（一）核算范圍：公司辦公場所安裝的固定電話月租費、通話費、來電顯示費、長途通話費等基礎費用，不含因個人私用產(chǎn)生的增值業(yè)務費用（如聲訊臺服務費用等）。（二）費用標準：根據(jù)辦公需求按部門核定固定電話數(shù)量，單個固定電話月度費用上限由行政部門結合通訊套餐及歷史使用數(shù)據(jù)制定，報財務部門備案后執(zhí)行；生產(chǎn)調(diào)度、應急指揮等特殊崗位固定電話，可根據(jù)工作需要適當提高費用標準，需單獨提交申請經(jīng)分管領導審批。第六條移動電話費用：（一）核算范圍：員工因工作需要使用個人或公司配備的移動電話產(chǎn)生的月租費、通話費、流量費、短信費，以及為保障工作通訊開通的必要增值服務費用（如集團網(wǎng)功能費等）。（二）費用標準：按崗位職責及工作通訊需求實行分級定額管理，具體標準如下：高層管理人員：根據(jù)對外聯(lián)絡、業(yè)務決策需求，核定月度費用定額，不超過規(guī)定上限（具體金額由公司根據(jù)行業(yè)水平及運營情況制定）；中層管理人員及生產(chǎn)調(diào)度、技術研發(fā)、銷售等關鍵崗位員工：根據(jù)跨部門協(xié)調(diào)、業(yè)務對接、現(xiàn)場處置等需求，核定中等月度費用定額；普通崗位員工：根據(jù)日常辦公溝通需求，核定基礎月度費用定額；臨時借調(diào)、外勤等特殊情況員工，可憑工作任務證明申請臨時調(diào)整費用標準，期限不超過借調(diào)或任務執(zhí)行周期。第七條網(wǎng)絡通訊費用：（一）核算范圍：公司辦公網(wǎng)絡專線月租費、帶寬升級費、網(wǎng)絡安全防護費用、企業(yè)郵箱服務費，以及生產(chǎn)系統(tǒng)專用網(wǎng)絡（如設備監(jiān)控網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡）的租賃及維護費用。（二）費用標準：行政部門根據(jù)辦公及生產(chǎn)網(wǎng)絡需求，選擇合規(guī)服務商及適配套餐，單個網(wǎng)絡專線月度費用按合同約定及套餐標準核算；網(wǎng)絡安全防護、企業(yè)郵箱等服務費用，按年度或季度根據(jù)服務協(xié)議金額分期核算。第八條其他通訊輔助費用：（一）核算范圍：為保障工作通訊正常開展產(chǎn)生的設備調(diào)試費、故障維修費、臨時通訊設備租賃費（如應急通訊對講機租賃費用）等。（二）費用標準：此類費用實行實報實銷，需提供服務合同、維修單據(jù)、租賃協(xié)議等佐證材料，單次費用超過規(guī)定金額的（具體金額由公司根據(jù)內(nèi)控要求制定），需提前報分管領導審批。第三章費用核算流程第九條預算編制：（一）每年年末，行政部門根據(jù)下一年度各部門通訊需求、人員崗位變動、現(xiàn)有套餐使用情況，編制通訊費用年度預算，明確各類費用預算金額及測算依據(jù)。（二）預算經(jīng)財務部門審核（重點核查預算合理性、與年度經(jīng)營計劃匹配度）后，報總經(jīng)理辦公會審議，通過后納入公司年度財務預算執(zhí)行。第十條費用發(fā)生與臺賬記錄：（一）固定電話及網(wǎng)絡通訊費用：行政部門與通訊服務商按月對賬，獲取費用賬單后，核對賬單中的費用項目、金額與實際使用情況是否一致，確認無誤后建立費用臺賬，記錄費用發(fā)生時間、項目、金額、對應部門或用途。（二）移動電話費用：員工按月整理個人工作通訊費用憑證（如話費賬單、繳費憑證等），標注工作相關費用明細；公司配備移動電話的，由行政部門統(tǒng)一管理話費賬單，按月記錄費用使用情況。第十一條報銷申請：（一）固定電話及網(wǎng)絡通訊費用：行政部門每月根據(jù)核對無誤的服務商賬單及費用臺賬，填寫《通訊費用報銷單》，附上賬單原件、服務協(xié)議復印件等材料，提交財務部門審核。（二）移動電話費用：員工在規(guī)定報銷周期內(nèi)（如每月1-10日），填寫《移動通訊費用報銷單》，附上個人話費賬單（需標注工作用途費用，剔除個人私用部分）、繳費憑證，經(jīng)部門負責人審核（確認費用與工作相關）后，提交財務部門。（三）其他通訊輔助費用：費用發(fā)生后，經(jīng)辦人填寫《費用報銷單》，附上合同、維修單據(jù)、租賃協(xié)議等材料，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交財務部門。第十二條報銷審核：（一）財務部門收到報銷材料后，首先核查材料完整性（是否包含報銷單、費用憑證、審批文件等），再核對費用金額與核定標準是否一致：固定電話及網(wǎng)絡通訊費用：核對賬單金額與預算、臺賬記錄是否相符，檢查費用項目是否在核算范圍內(nèi)；移動電話費用：核對報銷金額是否超過對應崗位月度定額，賬單中是否存在非工作用途費用，對超定額部分需核查是否有合規(guī)審批文件；其他通訊輔助費用：核查費用發(fā)生的必要性、憑證真實性，以及審批流程是否完整。（二）審核通過的，財務部門按公司資金支付流程辦理付款；審核不通過的，一次性告知經(jīng)辦人需補充或更正的材料，待材料完善后重新審核。第十三條賬務處理：財務部門根據(jù)審核通過的報銷材料及付款憑證，按會計準則及公司會計核算制度，將通訊費用分類計入相應會計科目（如管理費用、制造費用等），并按月整理通訊費用核算數(shù)據(jù)，形成月度核算報表，報財務負責人及分管領導審閱。第四章監(jiān)督與管理第十四條日常監(jiān)督：（一）行政部門每季度對通訊費用使用情況進行檢查，包括固定電話通話記錄、移動電話工作用途核實、網(wǎng)絡帶寬使用效率等，對發(fā)現(xiàn)的異常費用（如高額長途通話費、非工作時段大額流量費）及時核查原因，必要時約談相關員工。（二）財務部門每月對通訊費用預算執(zhí)行情況進行分析，對比實際支出與預算差異，查找差異原因，形成預算執(zhí)行分析報告，為下一期預算調(diào)整提供依據(jù)。第十五條專項審計：審計部門每年至少開展一次通訊費用專項審計，重點核查費用核算的合規(guī)性、報銷憑證的真實性、標準執(zhí)行的一致性，檢查是否存在虛報費用、超標準報銷、挪用通訊資源等問題，審計結果向總經(jīng)理辦公會匯報。第十六條臺賬管理：行政部門建立《通訊費用管理臺賬》，詳細記錄各類通訊費用的發(fā)生時間、金額、對應部門/人員、報銷情況、服務商信息等；財務部門建立《通訊費用核算臺賬》，記錄賬務處理信息、預算執(zhí)行情況，兩類臺賬定期核對（如每月底），確保數(shù)據(jù)一致。第十七條員工義務：（一）員工應按工作需求合理使用通訊資源，避免產(chǎn)生不必要的費用，不得將工作通訊設備或資源用于個人非工作用途；（二）報銷移動電話費用時，需如實標注工作相關費用，不得將個人私用費用混入報銷；（三）崗位變動（如晉升、調(diào)崗、離職）時，及時告知行政部門調(diào)整通訊費用標準或辦理通訊業(yè)務變更/注銷手續(xù)，離職員工需結清在職期間未報銷的通訊費用，交還公司配備的通訊設備。第五章責任追究第十八條對員工存在下列行為的，財務部門有權拒絕報銷費用，行政部門視情節(jié)輕重進行處理：（一）虛報、冒領通訊費用，提供虛假憑證或隱瞞非工作用途費用的；（二）超核定標準報銷且無合規(guī)審批，或擅自開通非必要增值業(yè)務產(chǎn)生費用的；（三）將公司通訊資源用于個人私用，造成費用浪費的；（四）崗位變動后未及時辦理通訊業(yè)務變更手續(xù)，導致費用異常的。處理方式包括責令退還違規(guī)報銷費用、通報批評、扣減績效分數(shù)等；情節(jié)嚴重的（如多次違規(guī)、金額較大），按公司獎懲制度給予崗位調(diào)整、經(jīng)濟處罰；構成違法的，移交司法機關處理。第十九條對部門或管理人員存在下列行為的，追究相應管理責任：（一）部門負責人未嚴格審核本部門員工報銷材料，導致違規(guī)費用報銷的；（二）行政部門未按規(guī)定維護臺賬、核對費用賬單，造成費用核算錯誤或遺漏的；（三）財務部門未履行審核職責，導致不合規(guī)費用支出的。處理方式包括約談提醒、通報批評、績效問責等，因管理失職給公司造成經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任。第六章附則第二十條本制度未盡事宜，依照《中華人民共和國會計法》《企業(yè)財務通則》及公司財務管理制度、內(nèi)控規(guī)定執(zhí)行。第二十一條