企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程表一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本流程表適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范化管理，涵蓋日常運(yùn)營(yíng)所需物資、設(shè)備、服務(wù)及項(xiàng)目采購(gòu)等場(chǎng)景。具體包括但不限于：常規(guī)物資采購(gòu)：如辦公用品、勞保用品、生產(chǎn)輔料等計(jì)劃內(nèi)補(bǔ)貨；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、儀器設(shè)備、辦公家具等新增或替換；服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢、維修、保潔、廣告宣傳等專業(yè)服務(wù)外包；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如研發(fā)項(xiàng)目所需材料、展會(huì)搭建、工程改造等臨時(shí)性采購(gòu)。無(wú)論采購(gòu)金額大小、品類差異，均需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程保證需求合規(guī)、審批透明、執(zhí)行可追溯，避免采購(gòu)隨意性及資源浪費(fèi)。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作指南（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫需求提出：各部門因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)，由需求部門經(jīng)辦人（**）根據(jù)實(shí)際使用需求填寫《企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)目的、物品/服務(wù)具體要求（如規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。信息核對(duì)：經(jīng)辦人需核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，若為預(yù)算外采購(gòu)，需提前說(shuō)明超預(yù)算原因并附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》。附件準(zhǔn)備：如涉及技術(shù)參數(shù)復(fù)雜（如精密設(shè)備）或服務(wù)類采購(gòu)，需附《技術(shù)需求說(shuō)明書》或《服務(wù)需求方案》，保證供應(yīng)商能準(zhǔn)確理解需求。（二）部門內(nèi)部審核需求部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)單填寫完成后，交由需求部門負(fù)責(zé)人（**）進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：采購(gòu)需求的真實(shí)性與必要性（是否為業(yè)務(wù)必需，是否存在重復(fù)采購(gòu)）；采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格是否合理（避免過(guò)量采購(gòu)或參數(shù)冗余）；預(yù)算是否符合部門年度計(jì)劃。審核結(jié)果處理：審核通過(guò)后，負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；若需修改，退回經(jīng)辦人調(diào)整后重新提交。（三）采購(gòu)部門復(fù)核合規(guī)性審查：需求部門審核通過(guò)后，申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門（經(jīng)辦人**），采購(gòu)部門重點(diǎn)復(fù)核：采購(gòu)品類是否納入企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》，未納入的需說(shuō)明供應(yīng)商選擇理由；是否存在更優(yōu)替代方案（如通用型號(hào)替代定制型號(hào)，降低成本）；采購(gòu)方式是否符合規(guī)定（如小額采購(gòu)可采用比價(jià)，大額采購(gòu)需啟動(dòng)招標(biāo)或詢價(jià)流程）。市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)金額較高（如超過(guò)5000元）或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門需進(jìn)行至少3家供應(yīng)商比價(jià)或市場(chǎng)調(diào)研，形成《采購(gòu)比價(jià)表》作為審批附件。（四）財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核預(yù)算額度核對(duì)：采購(gòu)部門復(fù)核通過(guò)后，申請(qǐng)單交至財(cái)務(wù)部門（審核人趙六），財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核：采購(gòu)項(xiàng)目是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目使用是否準(zhǔn)確；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否合理（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)公允價(jià)）；超預(yù)算采購(gòu)是否已履行《預(yù)算調(diào)整審批流程》。資金安排確認(rèn)：審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，保證資金來(lái)源落實(shí)；若資金不足，需反饋至需求部門調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（五）管理層審批（按金額分級(jí)）根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度：小額采購(gòu)（≤5000元）：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人雙簽即可生效；中等金額采購(gòu)（5000元-50000元）：需財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總（錢七）審批；大額采購(gòu)（≥50000元）：需經(jīng)分管副總、總經(jīng)理（孫八）雙簽審批，重大項(xiàng)目（如≥100000元）還需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。（六）采購(gòu)執(zhí)行與訂單下達(dá)審批完成后，采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行采購(gòu)：訂單：采購(gòu)經(jīng)辦人（**）根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)單》及《比價(jià)表》，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款；合同簽訂：對(duì)于金額較大（≥20000元）或服務(wù)周期長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，需簽訂正式采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人及法定代表人簽字蓋章；供應(yīng)商溝通：保證供應(yīng)商按時(shí)交貨，若遇延期需提前3個(gè)工作日告知需求部門及采購(gòu)部門。（七）驗(yàn)收與付款貨物/服務(wù)驗(yàn)收：物品到貨或服務(wù)完成后，由需求部門經(jīng)辦人（）、采購(gòu)部門（）共同驗(yàn)收，對(duì)照采購(gòu)訂單核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，填寫《驗(yàn)收單》；服務(wù)類項(xiàng)目需由需求部門出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確服務(wù)達(dá)標(biāo)情況。發(fā)票與付款：驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，財(cái)務(wù)部門（趙六）核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單一致后，按合同約定辦理付款手續(xù)（如月結(jié)、貨到付款等）。（八）歸檔與流程追溯所有采購(gòu)申請(qǐng)單、審批表、比價(jià)表、合同、驗(yàn)收單等資料由采購(gòu)部門統(tǒng)一整理歸檔，保存期限不少于3年，保證采購(gòu)流程可追溯、可審計(jì)。三、企業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)單模板（含審批欄）采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)CG-2024-X申請(qǐng)日期2024年X月X日申請(qǐng)部門行政部申請(qǐng)人**聯(lián)系方式138采購(gòu)類別□物資□設(shè)備□服務(wù)□項(xiàng)目物品/服務(wù)名稱辦公電腦（聯(lián)想ThinkPad）規(guī)格型號(hào)T142024款i5/16G/512G數(shù)量5臺(tái)單位臺(tái)預(yù)估單價(jià)（元）6800總價(jià)（元）34000預(yù)算科目辦公費(fèi)-辦公設(shè)備資金來(lái)源年度預(yù)算-行政部用途說(shuō)明新入職員工辦公使用，需滿足日常辦公及視頻會(huì)議需求附件清單□技術(shù)需求說(shuō)明書□比價(jià)表□合同□其他：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單3份審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字**采購(gòu)部門審核簽字**財(cái)務(wù)部門審核簽字趙六分管副總審批簽字錢七總經(jīng)理審批簽字孫八備注四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制原則嚴(yán)格執(zhí)行“無(wú)預(yù)算不采購(gòu)，超預(yù)算不審批”原則，確需超預(yù)算的，必須提前完成《預(yù)算調(diào)整審批流程》，嚴(yán)禁先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算；預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，若遇市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)，需及時(shí)向財(cái)務(wù)部門及管理層反饋，必要時(shí)啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整程序。（二）審批時(shí)限要求各環(huán)節(jié)審批原則上不超過(guò)2個(gè)工作日，緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)急需物資）需標(biāo)注“加急”字樣，審批時(shí)限縮短至1個(gè)工作日；審批人因故無(wú)法審批時(shí)，需委托同級(jí)別負(fù)責(zé)人代批，并提前通知流程發(fā)起人，避免流程停滯。（三）供應(yīng)商管理規(guī)范優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、信用記錄等）后方可合作；采購(gòu)過(guò)程中不得接受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，保證采購(gòu)廉潔性。（四）信息真實(shí)性與完整性申請(qǐng)單填寫信息需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)數(shù)量、夸大需求，否則將追究申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息需明確，避免模糊描述導(dǎo)致采購(gòu)物品不符合使用需求。（五）特殊情況處