企業(yè)供應(yīng)鏈質(zhì)量監(jiān)督通用記錄表格應(yīng)用指南一、適用范圍與核心價(jià)值本記錄表格適用于各類(lèi)制造、零售、服務(wù)等行業(yè)的企業(yè)供應(yīng)鏈全流程質(zhì)量監(jiān)督場(chǎng)景，具體包括但不限于：供應(yīng)商來(lái)料質(zhì)量檢驗(yàn)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)半成品/在制品質(zhì)量抽查、成品出廠質(zhì)量審核、第三方物流運(yùn)輸過(guò)程質(zhì)量監(jiān)控、供應(yīng)商定期質(zhì)量評(píng)估等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化記錄質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中的關(guān)鍵信息，可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的早發(fā)覺(jué)、早追溯、早整改，明確各環(huán)節(jié)質(zhì)量責(zé)任，積累質(zhì)量數(shù)據(jù)以支撐供應(yīng)鏈持續(xù)優(yōu)化，最終降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、提升客戶(hù)滿(mǎn)意度。二、操作流程詳解（一）監(jiān)督前準(zhǔn)備階段明確監(jiān)督目標(biāo)與對(duì)象根據(jù)供應(yīng)鏈管理計(jì)劃或質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，確定本次監(jiān)督的具體環(huán)節(jié)（如“供應(yīng)商塑料來(lái)料檢驗(yàn)”“車(chē)間成品包裝審核”）、監(jiān)督范圍（如某批次物料、某條生產(chǎn)線）及重點(diǎn)監(jiān)督項(xiàng)目（如尺寸精度、外觀缺陷、合規(guī)性等）。若為常規(guī)監(jiān)督，可參照《年度供應(yīng)鏈質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃》；若為專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督（如客訴問(wèn)題追溯），需明確監(jiān)督的核心問(wèn)題點(diǎn)（如“近期產(chǎn)品包裝破損率上升原因排查”）。組建監(jiān)督團(tuán)隊(duì)至少包含2名以上成員，建議由質(zhì)量管理部門(mén)牽頭，聯(lián)合采購(gòu)、技術(shù)、生產(chǎn)等部門(mén)人員組成。例如：質(zhì)量負(fù)責(zé)人經(jīng)理（統(tǒng)籌協(xié)調(diào)）、技術(shù)專(zhuān)家工（提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)支持）、采購(gòu)代表*先生（對(duì)接供應(yīng)商）。明確團(tuán)隊(duì)分工：誰(shuí)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)檢查、誰(shuí)負(fù)責(zé)記錄數(shù)據(jù)、誰(shuí)負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)，保證職責(zé)清晰。準(zhǔn)備監(jiān)督工具與資料收集相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：如物料規(guī)格書(shū)、國(guó)標(biāo)/行標(biāo)（GB/T、ISO等）、企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)范（《物料進(jìn)廠檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》）。準(zhǔn)備測(cè)量設(shè)備：卡尺、千分尺、色差儀、拉力測(cè)試儀等，保證設(shè)備在校準(zhǔn)有效期內(nèi)。打印本記錄表格（或準(zhǔn)備電子版），提前熟悉表格填寫(xiě)要求。（二）監(jiān)督執(zhí)行階段現(xiàn)場(chǎng)檢查與信息核對(duì)到達(dá)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)后，首先核對(duì)監(jiān)督對(duì)象基本信息：供應(yīng)商名稱(chēng)、物料/產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格、批次號(hào)、生產(chǎn)日期等，保證與計(jì)劃一致（避免“張冠李戴”）。按照預(yù)設(shè)監(jiān)督項(xiàng)目逐項(xiàng)檢查：外觀質(zhì)量：檢查表面是否有劃痕、凹陷、色差、污染等缺陷（用目視或放大鏡輔助）；尺寸/功能：使用測(cè)量設(shè)備檢測(cè)關(guān)鍵尺寸（如長(zhǎng)度、直徑）、功能參數(shù)（如硬度、拉力強(qiáng)度），記錄實(shí)測(cè)值與標(biāo)準(zhǔn)值的偏差；包裝標(biāo)識(shí)：確認(rèn)包裝是否完好、標(biāo)識(shí)（如生產(chǎn)日期、批號(hào)、合格證、環(huán)保標(biāo)識(shí)）是否清晰、合規(guī)；過(guò)程合規(guī)性（若涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)）：檢查操作人員是否按作業(yè)指導(dǎo)書(shū)操作、設(shè)備參數(shù)是否設(shè)置正確、環(huán)境條件（如溫濕度）是否符合要求。數(shù)據(jù)與問(wèn)題記錄逐項(xiàng)填寫(xiě)《供應(yīng)鏈質(zhì)量監(jiān)督通用記錄表》，保證“客觀、準(zhǔn)確、完整”：“監(jiān)督項(xiàng)目”欄需與標(biāo)準(zhǔn)要求一致（如“瓶身高度偏差”而非“瓶子高度”）；“檢查結(jié)果”欄填寫(xiě)實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)（如“±0.2mm”）或明確結(jié)論（“合格/不合格”）；若發(fā)覺(jué)不合格項(xiàng)，需在“問(wèn)題描述”欄具體描述缺陷特征（如“瓶身頂部有深度約1mm的劃痕，位于標(biāo)簽正上方”），并同步拍照或留存樣本（標(biāo)注“樣本編號(hào)+不合格項(xiàng)”，便于后續(xù)追溯）?，F(xiàn)場(chǎng)記錄需實(shí)時(shí)完成，避免事后補(bǔ)記（減少記憶偏差）。溝通與確認(rèn)檢查過(guò)程中，若發(fā)覺(jué)供應(yīng)商或內(nèi)部生產(chǎn)環(huán)節(jié)存在疑問(wèn)（如“某尺寸標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行新版文件”），需及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人（如供應(yīng)商質(zhì)量工程師工、車(chē)間主任女士）溝通確認(rèn)，避免誤解。對(duì)不合格項(xiàng)，需現(xiàn)場(chǎng)與對(duì)方共同確認(rèn)事實(shí)（如“您是否認(rèn)可此批物料存在色差問(wèn)題？”），雙方無(wú)異議后簽字確認(rèn)（若對(duì)方有異議，需記錄其理由并上報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人）。（三）問(wèn)題處理與歸檔階段問(wèn)題反饋與整改要求監(jiān)督結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，由質(zhì)量管理部門(mén)向責(zé)任方（供應(yīng)商/內(nèi)部生產(chǎn)部門(mén)）發(fā)出《質(zhì)量問(wèn)題整改通知單》，明確：不合格項(xiàng)具體描述（附照片/樣本編號(hào)）；整改要求（如“3日內(nèi)完成不合格品隔離，5日內(nèi)提交根本原因分析報(bào)告及糾正預(yù)防措施”）；涉及安全或重大質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的，需要求立即停用相關(guān)物料/產(chǎn)品。整改跟蹤與驗(yàn)證責(zé)任方提交整改措施后，質(zhì)量管理部門(mén)需跟蹤落實(shí)情況：對(duì)“糾正措施”（如返工、報(bào)廢），需現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證整改結(jié)果（如“返工后產(chǎn)品外觀符合要求”）；對(duì)“預(yù)防措施”（如優(yōu)化供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)、更新作業(yè)指導(dǎo)書(shū)），需評(píng)估有效性（如“后續(xù)3批物料未再出現(xiàn)同類(lèi)問(wèn)題”）。在記錄表“整改跟蹤”欄記錄整改過(guò)程、驗(yàn)證結(jié)果及責(zé)任人（如“供應(yīng)商*工提交原因分析：原料批次差異，已調(diào)整原料配比；驗(yàn)證：10月15日抽檢合格”）。記錄歸檔與數(shù)據(jù)分析每次監(jiān)督記錄表需在完成后3個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔（電子版?zhèn)浞葜临|(zhì)量管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版裝訂存檔），保存期限不少于3年（或按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。質(zhì)量管理部門(mén)定期（每月/每季度）匯總分析監(jiān)督數(shù)據(jù)：統(tǒng)計(jì)各供應(yīng)商/環(huán)節(jié)的不合格率、主要問(wèn)題類(lèi)型（如“包裝問(wèn)題占比40%”）、整改完成率等，形成《供應(yīng)鏈質(zhì)量分析報(bào)告》，為供應(yīng)商考核、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化提供依據(jù)。三、供應(yīng)鏈質(zhì)量監(jiān)督通用記錄表（模板）記錄編號(hào)|SQS-2023-|監(jiān)督日期|2023年月日|

監(jiān)督地點(diǎn)|倉(cāng)庫(kù)/車(chē)間/供應(yīng)商工廠|監(jiān)督類(lèi)型|□來(lái)料檢驗(yàn)□過(guò)程監(jiān)督□成品審核□其他________|

監(jiān)督對(duì)象/供應(yīng)商名稱(chēng)|科技有限公司|物料/產(chǎn)品名稱(chēng)/規(guī)格|塑料瓶（500ml，材質(zhì)：PET）|

批次號(hào)/生產(chǎn)日期|20231001|抽樣數(shù)量|200件（抽樣比例：5%）|（一）監(jiān)督參與人員角色姓名職務(wù)/部門(mén)簽字質(zhì)量負(fù)責(zé)人*經(jīng)理質(zhì)量管理部技術(shù)專(zhuān)家*工技術(shù)研發(fā)部采購(gòu)代表*先生采購(gòu)部供應(yīng)商對(duì)接人*女士供應(yīng)商質(zhì)量部（二）監(jiān)督項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)監(jiān)督項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求檢查方法檢查結(jié)果（實(shí)測(cè)值/合格/不合格）不合格描述（若有）附照片/樣本編號(hào)1瓶身高度200±0.5mm卡尺測(cè)量200.3mm（合格）2瓶身外觀無(wú)劃痕、凹陷、色差目視+放大鏡不合格瓶身中部有2處長(zhǎng)度約5mm的劃痕P001-0023瓶口螺紋連續(xù)、無(wú)毛刺螺紋規(guī)通止規(guī)合格4包裝標(biāo)識(shí)生產(chǎn)日期、批號(hào)清晰，合格證齊全目視不合格10件產(chǎn)品合格證印刷模糊P0035堆碼測(cè)試堆碼5層無(wú)變形堆碼試驗(yàn)（24小時(shí)）合格（三）問(wèn)題處理與跟蹤不合格項(xiàng)序號(hào)問(wèn)題描述整改措施責(zé)任方完成時(shí)限驗(yàn)證結(jié)果驗(yàn)證人2瓶身劃痕1.立即隔離不合格品（20件）；2.調(diào)查原因（注塑模具磨損）；3.3日內(nèi)完成模具維修，5日內(nèi)重新生產(chǎn)并提交檢測(cè)報(bào)告供應(yīng)商2023.10.1010月10日抽檢新批次產(chǎn)品，外觀合格*經(jīng)理4合格證模糊1.當(dāng)日更換模糊合格證；2.更換印刷供應(yīng)商，增加樣稿審核環(huán)節(jié)供應(yīng)商2023.10.0810月8日復(fù)查后續(xù)產(chǎn)品，標(biāo)識(shí)清晰*工（四）監(jiān)督結(jié)論□合格（通過(guò)監(jiān)督，可正常流轉(zhuǎn)/繼續(xù)合作）□不合格（需整改，整改后復(fù)驗(yàn)合格方可放行/繼續(xù)合作）□嚴(yán)重不合格（需暫停合作，啟動(dòng)供應(yīng)商評(píng)審程序）質(zhì)量負(fù)責(zé)人簽字：______________供應(yīng)商代表簽字：______________日期：2023年月日日期：2023年月日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題（一）記錄規(guī)范性信息完整：記錄編號(hào)、日期、參與人員等基本信息必須填寫(xiě)完整，避免遺漏（如“監(jiān)督類(lèi)型”勾選錯(cuò)誤可能導(dǎo)致后續(xù)數(shù)據(jù)分類(lèi)混亂）。描述客觀：?jiǎn)栴}描述需基于事實(shí)，避免使用“可能”“大概”等模糊詞匯（如“瓶身有劃痕”而非“瓶身可能有劃痕”），不合格項(xiàng)需量化（如“劃痕長(zhǎng)度3-5mm”而非“劃痕較長(zhǎng)”）。簽字確認(rèn)：監(jiān)督結(jié)論需經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商代表（或內(nèi)部責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人）雙方簽字確認(rèn)，保證責(zé)任可追溯（若供應(yīng)商拒絕簽字，需記錄原因并留存現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻等證據(jù)）。（二）問(wèn)題處理及時(shí)性反饋時(shí)限：發(fā)覺(jué)不合格項(xiàng)后，需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出整改通知，避免問(wèn)題擴(kuò)大化（如不合格物料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)）。跟蹤閉環(huán)：對(duì)整改措施需全程跟蹤，保證“有措施、有驗(yàn)證、有結(jié)果”，避免“只提要求不驗(yàn)證”（如供應(yīng)商提交整改報(bào)告后，必須現(xiàn)場(chǎng)復(fù)驗(yàn)確認(rèn)）。（三）數(shù)據(jù)安全與保密記錄保管：監(jiān)督記錄涉及供應(yīng)商質(zhì)量數(shù)據(jù)、企業(yè)內(nèi)部工藝信息等，需妥善保管，嚴(yán)禁泄露（電子版加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版存放在檔案柜中）。使用范圍：記錄僅用于質(zhì)量追溯、供應(yīng)鏈管理，不得用于其他商業(yè)用途（如未經(jīng)允許不得向第三方提供）。（四）供應(yīng)商溝通技巧對(duì)事不對(duì)人：指出質(zhì)量問(wèn)題時(shí)需聚焦事實(shí)，避免指責(zé)（如“這批物料色差不符合標(biāo)準(zhǔn)”而非“你們供應(yīng)商質(zhì)量太差”），維護(hù)長(zhǎng)期合作關(guān)系。提供支持：若供應(yīng)商整改能力不足，可提供技術(shù)指導(dǎo)（如推薦檢測(cè)設(shè)備、分享質(zhì)量改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)），幫助其提升質(zhì)量水平。（五）常見(jiàn)問(wèn)題應(yīng)對(duì)問(wèn)題1：供應(yīng)商對(duì)不合格項(xiàng)有異議應(yīng)對(duì)：要求供應(yīng)商提供異議證據(jù)（如第三方檢測(cè)報(bào)告），若雙方仍無(wú)法達(dá)成一致，可邀請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)仲裁，結(jié)果作為最終依據(jù)。問(wèn)題2：監(jiān)督過(guò)程中發(fā)覺(jué)標(biāo)準(zhǔn)不明確應(yīng)對(duì)：立即暫停監(jiān)督，由質(zhì)量管理部門(mén)與技術(shù)部門(mén)溝通確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)（如是否執(zhí)行最新