行政部門檔案管理規(guī)范制度一、總則行政部門檔案是單位開展各項工作的歷史記錄與核心依據(jù)，為規(guī)范檔案管理流程、保障檔案的完整性、安全性及利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本部門實際工作需求，制定本管理規(guī)范。本制度適用于本行政部門及下屬單位的文書、業(yè)務(wù)、音像、電子等各類檔案管理工作。二、管理職責（一）行政部門主管職責統(tǒng)籌檔案管理工作的規(guī)劃與監(jiān)督，審批檔案管理中的重大事項（如檔案銷毀、異地備份方案），為檔案管理工作提供必要的人力、物力支持，確保檔案管理與單位整體工作協(xié)調(diào)推進。（二）檔案管理員職責1.具體執(zhí)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及利用工作，建立健全檔案管理臺賬；2.定期檢查檔案庫房的溫濕度、安防設(shè)施，及時處理檔案損壞、缺失等問題；3.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展檔案資料的預(yù)整理工作；4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉密檔案實行專項管理。（三）業(yè)務(wù)部門職責1.配合檔案管理員開展本部門檔案的收集工作，確保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的文件資料（如項目報告、會議紀要、統(tǒng)計報表等）及時、完整移交；2.移交檔案前，對資料進行初步分類、編號，填寫《檔案移交清單》并簽字確認；3.因工作需要借閱檔案時，履行內(nèi)部審批流程，協(xié)助檔案管理員做好檔案利用的效果反饋。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：單位收發(fā)的公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、規(guī)章制度等；2.業(yè)務(wù)檔案：項目申報與驗收材料、業(yè)務(wù)報表、合同協(xié)議、調(diào)研成果等；3.音像檔案：工作會議、活動照片、視頻，重要接待、調(diào)研的影像資料；4.實物檔案：單位獲得的獎牌、證書、錦旗，以及具有紀念意義的實物；5.電子檔案：電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件、電子報表、數(shù)字化掃描件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在文件辦理完畢或項目結(jié)束后15個工作日內(nèi)，將需歸檔的資料移交至檔案管理員；2.電子檔案需同步備份至檔案專用存儲設(shè)備，命名規(guī)則為“年度+部門+文件主題”，并附《電子檔案著錄表》；3.檔案移交時，雙方需核對《檔案移交清單》（含文件數(shù)量、類型、密級等信息），簽字確認后存檔。（三）整理規(guī)范1.分類：按“年度—部門—類型”三級分類法，如“2024—辦公室—文書—001”；2.編號：紙質(zhì)檔案采用“年度+部門代碼+類型代碼+流水號”編制，電子檔案在存儲目錄中對應(yīng)編號；3.裝訂與編目：紙質(zhì)檔案以“件”為單位裝訂，填寫《卷內(nèi)文件目錄》（含文號、標題、日期、頁數(shù)）；電子檔案建立元數(shù)據(jù)目錄（含創(chuàng)建人、修改時間、密級等）。四、檔案保管與利用（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，配備恒溫恒濕設(shè)備（溫度14-24℃，濕度45-60%）、防火（滅火器、煙感報警器）、防盜（監(jiān)控、門禁）、防蟲（樟腦丸、防霉劑）設(shè)施；2.紙質(zhì)檔案存放于防磁、防潮的檔案柜，電子檔案存儲于專用服務(wù)器，每月進行一次異地備份（如云端或移動硬盤）；3.檔案管理員每季度對檔案進行一次全面檢查，記錄庫房環(huán)境、檔案完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱單》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理員處登記，借閱期限一般不超過7個工作日，逾期需辦理續(xù)借；2.外部借閱：僅限提供檔案復(fù)印件，需經(jīng)行政部門主管審批，復(fù)印件標注“僅供××用途使用，不得轉(zhuǎn)借”，并登記借閱人身份信息；3.涉密檔案借閱需額外填寫《涉密檔案借閱審批表》，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，借閱后需在指定場所查閱，嚴禁復(fù)制、傳播。（三）利用服務(wù)1.檔案管理員應(yīng)建立《檔案目錄索引》（紙質(zhì)+電子），提供檔案查閱、復(fù)制、咨詢服務(wù)；2.電子檔案通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)實現(xiàn)在線檢索（需權(quán)限驗證），定期編制《檔案利用效果分析報告》，總結(jié)檔案對工作的支撐作用。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定周期與小組每5年組建“檔案鑒定小組”（由行政主管、檔案管理員、業(yè)務(wù)骨干組成），對檔案價值進行全面審查。（二）鑒定標準1.永久保存：涉及單位重大決策、歷史沿革、重要合同、榮譽資質(zhì)的檔案；2.定期保存：日常工作報表、普通會議記錄、一般性文件（保存期限3年、5年或10年，具體按《檔案保管期限表》執(zhí)行）；3.銷毀范圍：無保存價值、重復(fù)歸檔或已失效的檔案（如過期的臨時文件、錯誤的草稿等）。（三）銷毀程序1.鑒定小組提出《檔案銷毀清單》，列明檔案編號、內(nèi)容、數(shù)量，報行政主管審批；2.審批通過后，由檔案管理員與一名監(jiān)銷人（非檔案崗位人員）共同執(zhí)行銷毀，涉密檔案需使用碎紙機或送至指定銷毀機構(gòu)；3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點、方式，監(jiān)銷人簽字存檔。六、安全與保密（一）安全管理1.檔案庫房鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時間鎖閉庫房，電子檔案服務(wù)器設(shè)置訪問權(quán)限（按崗位分級）；2.定期對電子檔案系統(tǒng)進行殺毒、漏洞修復(fù)，每半年進行一次數(shù)據(jù)完整性校驗；3.發(fā)生檔案丟失、損壞或泄密事件時，檔案管理員應(yīng)立即報告主管，啟動應(yīng)急預(yù)案（如追溯借閱記錄、恢復(fù)備份數(shù)據(jù)）。（二）保密要求1.涉密檔案單獨存放于密碼柜，借閱、復(fù)制需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，接觸人員需簽訂《檔案保密協(xié)議》；2.嚴禁在非涉密設(shè)備上處理涉密檔案，電子