公司會議策劃與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)流程表一、適用范圍與會議類型本流程表適用于公司內(nèi)部各類常規(guī)會議的策劃與執(zhí)行管理，涵蓋但不限于以下場景：戰(zhàn)略決策類：年度/季度經(jīng)營分析會、戰(zhàn)略規(guī)劃研討會、董事會等；項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目啟動會、階段評審會、結(jié)項(xiàng)總結(jié)會等；部門協(xié)同類：跨部門對接會、資源協(xié)調(diào)會、流程優(yōu)化會等；日常運(yùn)營類：部門周例會、月度工作推進(jìn)會、專項(xiàng)任務(wù)部署會等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證會議目標(biāo)明確、組織高效、執(zhí)行落地，避免“會而不議、議而不決、決而不行”的問題。二、會議策劃與執(zhí)行全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備階段（會議發(fā)起前3-7個工作日）步驟1：會議需求確認(rèn)與立項(xiàng)發(fā)起人：根據(jù)業(yè)務(wù)需求或上級指示，明確會議核心目標(biāo)（如決策、同步、研討）、預(yù)期成果（如形成決議、輸出方案）及必要參會人員（含決策層、執(zhí)行層、相關(guān)支持部門）。輸出物：《會議立項(xiàng)申請表》（含會議名稱、目的、時間建議、地點(diǎn)建議、參會范圍、預(yù)算預(yù)估等），提交至*主管（部門負(fù)責(zé)人/會議統(tǒng)籌崗）審批。步驟2：會議方案制定與細(xì)化統(tǒng)籌人（一般為發(fā)起人或行政支持崗）：根據(jù)審批通過的立項(xiàng)申請，細(xì)化會議方案，內(nèi)容包括：會議基本信息：名稱、時間（精確到上/下午:，總時長控制）、地點(diǎn)（會議室名稱/線上會議）、形式（線下/線上/混合）；議程設(shè)計(jì)：按“開場-議題討論-決策-總結(jié)”邏輯排序，明確每個議題的負(fù)責(zé)人、討論時長（單議題建議≤30分鐘）、輸出物（如PPT、數(shù)據(jù)報告）；資源需求：場地布置要求（如投影設(shè)備、白板、席位卡）、物料準(zhǔn)備（如會議資料、文具、茶歇）、人員分工（如簽到、記錄、計(jì)時、技術(shù)支持）。輸出物：《會議策劃方案》，經(jīng)發(fā)起人及*經(jīng)理（部門負(fù)責(zé)人）確認(rèn)。步驟3：資源協(xié)調(diào)與通知發(fā)布統(tǒng)籌人：場地協(xié)調(diào)：提前3個工作日預(yù)訂會議室（線上會議需測試平臺穩(wěn)定性，備用臨時會議工具）；物料準(zhǔn)備：提前1個工作日完成資料打印、茶歇預(yù)訂（如有），保證會議當(dāng)天到位；通知發(fā)布：至少提前2個工作日通過公司OA/郵件發(fā)送《會議通知》，內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點(diǎn)/、議程、參會人員、需提前準(zhǔn)備的資料（如“請各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提前提交進(jìn)度表”）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（*行政-138X）。（二）會中執(zhí)行階段（會議當(dāng)天）步驟1：會前準(zhǔn)備（會議開始前30分鐘）場地組（行政崗）：檢查會議室設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)），布置座位（按部門/議題擺放席位卡），放置會議資料、文具、飲用水；技術(shù)組（IT崗）：線上會議提前15分鐘進(jìn)入平臺，測試音視頻、共享功能，發(fā)送參會至群內(nèi)；簽到組（行政崗）：設(shè)置簽到臺（或線上簽到表），引導(dǎo)參會人員簽到，記錄遲到/缺席人員及原因。步驟2：會議開場（會議開始后10分鐘內(nèi)）主持人（一般為發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人）：宣布會議開始，介紹會議目標(biāo)、議程及時長分配；確認(rèn)參會人員（宣讀應(yīng)到/實(shí)到名單，說明缺席人員原因）；重申會議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、圍繞議題發(fā)言、控制發(fā)言時間）。步驟3：議題討論與決策議題負(fù)責(zé)人：按議程順序匯報，重點(diǎn)突出“現(xiàn)狀-問題-方案-需求”，匯報時間控制在預(yù)定時長內(nèi)；參會人員：圍繞議題發(fā)言，避免偏離主題，提出意見需具體、可執(zhí)行（如“建議增加2名人員支持，本周五前提交資源申請”）；主持人：控制討論節(jié)奏，對爭議點(diǎn)及時引導(dǎo)，形成初步共識或待決議項(xiàng)；記錄人：實(shí)時記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)（含“做什么-誰負(fù)責(zé)-何時完成”）、待解決問題，同步記錄行動項(xiàng)（ActionItem）。步驟4：會議總結(jié)與收尾主持人：總結(jié)會議成果（明確已決議項(xiàng)、待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人），重申關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)（如“方案需在下周三前提交至*主管處審核”）；全體參會人員：確認(rèn)會議內(nèi)容及行動項(xiàng)，無異議后主持人宣布散會。（三）會后跟進(jìn)階段（會議結(jié)束后1-3個工作日）步驟1：會議紀(jì)要整理與分發(fā)記錄人：根據(jù)會議記錄，24小時內(nèi)完成《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：基本信息：會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、缺席人員；議程要點(diǎn)：按議題順序記錄核心討論內(nèi)容；決議事項(xiàng)：明確“事項(xiàng)描述、負(fù)責(zé)人、完成時限”；待辦事項(xiàng)：列出需跟進(jìn)的任務(wù)及責(zé)任人。審核與分發(fā)：經(jīng)發(fā)起人及*經(jīng)理審核后，1個工作日內(nèi)通過OA/郵件發(fā)送至全體參會人員及相關(guān)方，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)。步驟2：任務(wù)跟蹤與反饋統(tǒng)籌人（或指定跟進(jìn)崗）：建立《會議任務(wù)跟蹤表》，每日更新任務(wù)進(jìn)度（如“已完成-進(jìn)行中-逾期-未開始”），對逾期任務(wù)及時提醒負(fù)責(zé)人（如“*專員，任務(wù)截止時間為今日，請確認(rèn)進(jìn)度”）；負(fù)責(zé)人：每周五向統(tǒng)籌人反饋任務(wù)進(jìn)展，遇問題需同步說明原因及解決計(jì)劃。步驟3：會議復(fù)盤與歸檔發(fā)起人/統(tǒng)籌人：會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)組織復(fù)盤（可小型溝通會），評估會議效果（如目標(biāo)達(dá)成率、議程合理性、參與度），總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（如“下次需提前收集議題資料，避免現(xiàn)場討論冗余”）；歸檔：將《會議立項(xiàng)申請表》《會議策劃方案》《會議通知》《會議紀(jì)要》《任務(wù)跟蹤表》等資料整理歸檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部留存），保存期限≥1年。三、配套工具表格模板表1：會議立項(xiàng)申請表會議名稱會議目的時間建議地點(diǎn)建議參會范圍（部門/人員）預(yù)算預(yù)估（元）預(yù)期成果申請人/部門審批意見（*主管）審批意見（*經(jīng)理）表2：會議策劃方案會議基本信息會議名稱會議時間會議地點(diǎn)/線上會議形式議程安排序號議題名稱——————————1開場及目標(biāo)說明2項(xiàng)目A進(jìn)度匯報及問題討論3資源協(xié)調(diào)決議資源需求場地設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板等物料準(zhǔn)備：會議資料（10份）、茶歇（咖啡+點(diǎn)心）人員分工：簽到（行政）、記錄（助理）、技術(shù)支持（*IT）備注表3：會議紀(jì)要會議基本信息會議主題時間（YYYY-MM-DDHH:MM）地點(diǎn)/線上參會人員（姓名/部門）缺席人員及原因記錄人議程與討論要點(diǎn)議題1：事項(xiàng)討論-發(fā)言人*主管：建議方案，需增加預(yù)算5萬元，下周前提交申請；-發(fā)言人*專員：現(xiàn)有資源可支持，需協(xié)調(diào)2名技術(shù)人員，本周內(nèi)確認(rèn)。議題2：任務(wù)部署-決議：由部門負(fù)責(zé)模塊，專員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)整理，3月15日前完成初稿。決議事項(xiàng)序號事項(xiàng)描述——————————1提交方案預(yù)算申請2完成模塊數(shù)據(jù)整理待辦事項(xiàng)-*行政：整理會議紀(jì)要并分發(fā)，今日下班前完成；-*IT：更新線上會議平臺權(quán)限，明日12點(diǎn)前完成。表4：會議任務(wù)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時限當(dāng)前進(jìn)度備注（問題/反饋）提交方案預(yù)算申請*主管2024-03-10進(jìn)行中等待財務(wù)部審核完成模塊數(shù)據(jù)整理*專員2024-03-15未開始等待業(yè)務(wù)部提供原始數(shù)據(jù)更新線上會議平臺權(quán)限*IT2024-03-11已完成-四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險規(guī)避（一）會前準(zhǔn)備階段目標(biāo)聚焦：會議需解決具體問題，避免“為開會而開會”，立項(xiàng)前需明確“不召開此會議的替代方案”（如郵件溝通、一對一溝通）。議程合理性：單次會議議題建議≤3個，總時長≤2小時，復(fù)雜議題需提前分發(fā)資料，保證參會人員有備而來。通知精準(zhǔn)性：線上會議需明確“是否開啟攝像頭”“是否提前測試設(shè)備”，避免技術(shù)問題延誤會議。（二）會中執(zhí)行階段主持人控場：對超時發(fā)言、偏離主題的參會人員需禮貌提醒（如“感謝*工的意見，我們回到議題”），避免會議冗長。記錄準(zhǔn)確性：決議事項(xiàng)需當(dāng)場確認(rèn)“誰負(fù)責(zé)、何時完成”，避免模糊表述（如“盡快完成”需明確具體日期）。突發(fā)情況處理：線上會議遇網(wǎng)絡(luò)故障，立即切換備用平臺；線下會議遇設(shè)備故障，安排專人10分鐘內(nèi)解決，必要時調(diào)整議程。（三）會后跟進(jìn)階段任務(wù)閉環(huán)：對逾期未完成的