高效會(huì)議管理技巧ManagementSkillsofUniversityMeetings培訓(xùn)師：XXX會(huì)議的目的與現(xiàn)狀01低效和高效會(huì)議02高效會(huì)議的技巧03目錄CONTENTS高校會(huì)議管理技巧2高校會(huì)議管理技巧會(huì)議的目的與現(xiàn)狀第一部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|0101會(huì)議的目的與現(xiàn)狀會(huì)議目的集思廣益頭腦風(fēng)暴1問(wèn)題討論產(chǎn)生決策2聽(tīng)取匯報(bào)分配任務(wù)3融合意見(jiàn)達(dá)成共識(shí)4資訊分享政策宣傳5表彰先進(jìn)激勵(lì)士氣601會(huì)議的目的與現(xiàn)狀1234567很多會(huì)議未事先準(zhǔn)備材料；有多數(shù)參會(huì)者不知會(huì)議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會(huì)議；多數(shù)會(huì)議不能準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束；有不少人在開(kāi)大會(huì)時(shí)開(kāi)小會(huì)，對(duì)他人的發(fā)言置之不理或無(wú)理打斷；已準(zhǔn)備材料的會(huì)議，有多數(shù)人會(huì)前未閱讀；有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)；有不少人開(kāi)會(huì)不做記錄；會(huì)議現(xiàn)狀01會(huì)議的目的與現(xiàn)狀會(huì)議現(xiàn)狀1會(huì)議氣氛極差，爭(zhēng)吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對(duì)會(huì)議議題不感興趣。2會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人。3有多數(shù)會(huì)議的決議時(shí)在會(huì)議結(jié)束前的很短一段時(shí)間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）456會(huì)議中涉及的工作往往分配給未參加會(huì)議的人。不少寫(xiě)會(huì)者，離場(chǎng)時(shí)不能保持會(huì)議室整潔。多數(shù)會(huì)議毫無(wú)效果，議而不決，決而不行，行而不通。01會(huì)議的目的與現(xiàn)狀“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。”《哈佛商業(yè)評(píng)論》05年第7期中有這樣的一句話：無(wú)效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。高校會(huì)議管理技巧低效和高效會(huì)議第二部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|0202低效和高效會(huì)議低效會(huì)議原因是什么？會(huì)議前會(huì)議中會(huì)議后缺乏跟蹤缺乏控制缺乏準(zhǔn)備02低效和高效會(huì)議沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開(kāi)會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等缺乏準(zhǔn)備會(huì)議前沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等開(kāi)會(huì)前沒(méi)有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料學(xué)習(xí)12302低效和高效會(huì)議缺乏控制會(huì)議中沒(méi)有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行個(gè)氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒(méi)有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開(kāi)始或拖沓、冗長(zhǎng)，未能及時(shí)結(jié)束。與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見(jiàn)，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。議而不決，沒(méi)有形成有效的決策。1234567這樣的會(huì)議也幾乎是無(wú)任何意義的！02低效和高效會(huì)議缺乏跟蹤會(huì)議后會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤02低效和高效會(huì)議高效會(huì)議的表現(xiàn)只在必要時(shí)召開(kāi)事先對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)場(chǎng)等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃擬定和分發(fā)了議程表，按時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束請(qǐng)到了有經(jīng)驗(yàn)和能力的人參與準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會(huì)議進(jìn)程通過(guò)研究、討論、歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行責(zé)任人會(huì)后跟蹤并依據(jù)完善的報(bào)告流程監(jiān)控02低效和高效會(huì)議高效會(huì)議的好處對(duì)于公司來(lái)說(shuō)提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)增加團(tuán)隊(duì)凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高決策效率高校會(huì)議管理技巧高效會(huì)議的技巧第三部分MANAGEMENTSKILLSOFUNIVERSITYMEETINGSPART|0303低效和高效會(huì)議高效會(huì)議四個(gè)原則原則一、廢除不必要的會(huì)議在所有會(huì)議開(kāi)始之前，先問(wèn)一下這是不是必須要開(kāi)的會(huì)議原則二、排除不需要參加的人員找那些有必要傾聽(tīng)的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會(huì)議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生原則三、準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始準(zhǔn)時(shí)結(jié)束讓會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始時(shí)結(jié)束，壓縮會(huì)的時(shí)間，三個(gè)小的會(huì)一個(gè)小時(shí)可以開(kāi)完原則四、重視開(kāi)會(huì)的結(jié)論議而不決不如不開(kāi)，沒(méi)有結(jié)論的會(huì)不如不開(kāi)，如果沒(méi)有產(chǎn)生決議那么這個(gè)會(huì)議就不能散03低效和高效會(huì)議以下五種情況不需要開(kāi)會(huì)已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)沒(méi)什么特別的事情要討論會(huì)議成本太大如果你是唯一做決策并目知道該怎么做的人還有比開(kāi)會(huì)更好的方法以下五種情況必須開(kāi)會(huì)必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)要讓別人參與決策以集思廣益聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)03低效和高效會(huì)議如果必須召開(kāi)會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)在3天之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會(huì)議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。①會(huì)議名稱和目的②會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型③召開(kāi)日期、開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間④召開(kāi)地點(diǎn)⑤參加者名單⑥其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）會(huì)前準(zhǔn)備（會(huì)議通知）應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項(xiàng)目03低效和高效會(huì)議如何能夠僅讓必要的人員參加會(huì)議呢？對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件：會(huì)前準(zhǔn)備（選擇參會(huì)人員）①讓具有決定權(quán)的人參加②即使是其他部門(mén)的人，如果與會(huì)議有關(guān)系，也讓其參加③讓對(duì)會(huì)議主題存在強(qiáng)烈疑問(wèn)的人參加④讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加⑤讓能夠正確表達(dá)自己意見(jiàn)的人參加03低效和高效會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備（準(zhǔn)備會(huì)議資料）為了開(kāi)成意見(jiàn)紛呈的會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅(jiān)定不移的原則。會(huì)議原則對(duì)于定期召開(kāi)的會(huì)議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。理想的情況03低效和高效會(huì)議會(huì)中控制（時(shí)間分配）有效引導(dǎo)會(huì)議的秘訣之一就是合理分配時(shí)間。會(huì)議時(shí)間一般需計(jì)劃和控制在半小時(shí)到兩小時(shí)太短不利于充分溝通達(dá)成最佳結(jié)論；太長(zhǎng)也影響效率01會(huì)議盡量安排在下班前召開(kāi)這是解決會(huì)議拖延問(wèn)題比較有效的措施02重要的事項(xiàng)安排在會(huì)議前階段比較容易取得成效03處理突發(fā)事件，隨時(shí)快速組織可電話通知0403低效和高效會(huì)議會(huì)中控制（議程控制）按時(shí)開(kāi)始，按時(shí)結(jié)束主持人在會(huì)議開(kāi)始重申會(huì)議議程發(fā)言者事先準(zhǔn)備，簡(jiǎn)潔明了一個(gè)議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將像議導(dǎo)入下一個(gè)階段時(shí)間按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)控制時(shí)間與方向?qū)⑽唇鉀Q的問(wèn)題，開(kāi)進(jìn)“停車(chē)場(chǎng)”對(duì)有創(chuàng)造性但不成熟的發(fā)言，鼓勵(lì)其會(huì)后完善不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和提出的問(wèn)題及時(shí)糾正跑題，制止開(kāi)小會(huì)順序03低效和高效會(huì)議會(huì)中控制（會(huì)議氛圍）有準(zhǔn)備而來(lái)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)全神貫注不要開(kāi)小會(huì)，尊重他人意見(jiàn)關(guān)掉手機(jī)或調(diào)至“靜音"發(fā)言富有建設(shè)性和從效果出發(fā)暢所欲言個(gè)人行為按照議程進(jìn)行，營(yíng)造和諧氣氛正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者，解釋使人困惑的發(fā)言尊重別人，避免意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保證中立態(tài)度主持人責(zé)任會(huì)議氛圍高效的會(huì)議是全體與會(huì)人員的責(zé)任03低效和高效會(huì)議會(huì)后跟進(jìn)盡快向每個(gè)與會(huì)者下發(fā)會(huì)議紀(jì)要將會(huì)議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門(mén)對(duì)會(huì)上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問(wèn)需要的資源和支持，給予鼓勵(lì)對(duì)于會(huì)上沒(méi)有解決的問(wèn)題，找到原因，組織新的會(huì)議解決總結(jié)會(huì)議成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)持續(xù)改進(jìn)組織者需要拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀考慮自己任務(wù)的完成方法了解其他參會(huì)者的想法會(huì)議事項(xiàng)的督辦：安排專人跟進(jìn)會(huì)議