不合格原材料處理流程及規(guī)范制度一、目的為規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中不合格原材料的識(shí)別、處置與管理，確保原材料質(zhì)量符合生產(chǎn)及質(zhì)量體系要求，減少質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)濟(jì)損失，保障產(chǎn)品質(zhì)量安全及生產(chǎn)秩序，特制定本流程及制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)采購(gòu)、檢驗(yàn)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)中涉及的所有原材料（含主料、輔料、包裝材料等）的不合格品識(shí)別、評(píng)審、處置及相關(guān)管理活動(dòng)。三、職責(zé)分工（一）質(zhì)量管理部門(mén)（或質(zhì)檢組）負(fù)責(zé)原材料的檢驗(yàn)、判定，出具不合格檢驗(yàn)報(bào)告；組織不合格品的評(píng)審分析，提出初步處理建議；監(jiān)督不合格品處理過(guò)程的合規(guī)性，驗(yàn)證處理結(jié)果。（二）采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通退貨、換貨、索賠等商務(wù)事項(xiàng)；跟進(jìn)供應(yīng)商針對(duì)不合格原因的整改措施，評(píng)估供應(yīng)商業(yè)績(jī)。（三）倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)對(duì)不合格原材料執(zhí)行隔離、標(biāo)識(shí)、保管，防止混料或誤用；配合處理過(guò)程中的移庫(kù)、出庫(kù)等操作，記錄物料流向。（四）生產(chǎn)部門(mén)參與因工藝兼容性導(dǎo)致的不合格品評(píng)審（如“讓步接收”的可行性分析）；配合返工類不合格品的加工處理，確保返工過(guò)程符合質(zhì)量要求。（五）合規(guī)與法務(wù)部門(mén)對(duì)涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的不合格品處置（如索賠、合同糾紛）提供法律支持；審核處置方案的合規(guī)性（如環(huán)保、安全相關(guān)要求）。（六）財(cái)務(wù)部門(mén)核算不合格品處理產(chǎn)生的損失、費(fèi)用（如退貨物流費(fèi)、返工成本、報(bào)廢損失）；跟蹤索賠回款或供應(yīng)商扣款的財(cái)務(wù)流程。四、不合格原材料處理流程（一）發(fā)現(xiàn)與報(bào)告1.檢驗(yàn)環(huán)節(jié)：質(zhì)檢人員按《原材料檢驗(yàn)規(guī)程》完成檢驗(yàn)后，若判定為不合格，需立即填寫(xiě)《不合格原材料檢驗(yàn)報(bào)告》，注明物料名稱、批次、數(shù)量、不合格項(xiàng)目、檢驗(yàn)依據(jù)等信息，并同步報(bào)告至部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)（采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)）。2.倉(cāng)儲(chǔ)/生產(chǎn)環(huán)節(jié)：倉(cāng)儲(chǔ)人員在收貨、盤(pán)點(diǎn)或生產(chǎn)領(lǐng)料時(shí)發(fā)現(xiàn)物料外觀、規(guī)格等明顯不符合要求，或生產(chǎn)部門(mén)在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異常（如性能不達(dá)標(biāo)、混料等），需立即暫停使用/接收，填寫(xiě)《不合格品異常報(bào)告》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，同步反饋至質(zhì)檢部門(mén)復(fù)核。（二）隔離與標(biāo)識(shí)1.質(zhì)檢或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)收到不合格信息后，2小時(shí)內(nèi)將不合格原材料移至指定“不合格品隔離區(qū)”（需與合格品區(qū)域物理隔離，防止誤用）。2.對(duì)隔離的不合格品懸掛/粘貼標(biāo)識(shí)牌，注明物料名稱、批次、不合格類型、隔離時(shí)間、責(zé)任人等信息，確保狀態(tài)清晰可辨。（三）評(píng)審與判定1.質(zhì)量管理部門(mén)牽頭成立“不合格品評(píng)審小組”（成員含采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)等部門(mén)代表），在1個(gè)工作日內(nèi)完成評(píng)審：分析不合格原因（如供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題、運(yùn)輸損壞、檢驗(yàn)失誤等）；判定不合格級(jí)別：嚴(yán)重不合格：影響產(chǎn)品安全、核心性能或?qū)е屡繄?bào)廢的（如食品原料微生物超標(biāo)、電子元件功能失效）；一般不合格：不影響核心性能，但需整改或讓步的（如外觀瑕疵、次要指標(biāo)偏差）。（四）處理方案確定根據(jù)評(píng)審結(jié)果，結(jié)合物料特性、生產(chǎn)需求、成本等因素，選擇以下處置方式（需經(jīng)授權(quán)人審批）：處置方式適用場(chǎng)景執(zhí)行要求------------------------------**退貨/換貨**供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致的不合格（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交貨錯(cuò)誤），且物料可退回采購(gòu)部門(mén)3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，簽訂退貨/換貨協(xié)議，明確物流、費(fèi)用承擔(dān)；倉(cāng)儲(chǔ)配合完成退換貨操作，更新庫(kù)存。**返工**不合格項(xiàng)可通過(guò)加工修復(fù)（如包裝標(biāo)簽錯(cuò)誤、物料尺寸微調(diào)）技術(shù)部門(mén)制定返工方案，生產(chǎn)部門(mén)執(zhí)行，質(zhì)檢全程監(jiān)督；返工后需重新檢驗(yàn)，合格后方可入庫(kù)/使用。**讓步接收**不合格項(xiàng)不影響產(chǎn)品安全/核心功能，且生產(chǎn)急需（如非關(guān)鍵尺寸偏差、外觀輕微瑕疵）由生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)檢聯(lián)合評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，填寫(xiě)《讓步接收申請(qǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理（或授權(quán)人）審批；讓步物料需單獨(dú)標(biāo)識(shí)，僅限特定訂單使用，且需向客戶（如有必要）說(shuō)明。**報(bào)廢**不合格項(xiàng)無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值（如變質(zhì)原料、嚴(yán)重?fù)p壞部件）質(zhì)檢出具報(bào)廢意見(jiàn)，經(jīng)財(cái)務(wù)、合規(guī)部門(mén)審核后，按《廢棄物管理辦法》處置（如環(huán)保銷毀、回收利用）；報(bào)廢需留存影像記錄，財(cái)務(wù)同步核銷庫(kù)存。**降級(jí)使用**物料性能未達(dá)原標(biāo)準(zhǔn)，但可用于低要求場(chǎng)景（如高端原料轉(zhuǎn)作普通產(chǎn)品用料）技術(shù)部門(mén)評(píng)估降級(jí)方案，質(zhì)檢確認(rèn)質(zhì)量底線，經(jīng)審批后調(diào)整物料用途，更新BOM（物料清單）。（五）處理實(shí)施與驗(yàn)證1.各責(zé)任部門(mén)按審批后的方案執(zhí)行處置，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如退貨出庫(kù)、返工完成、報(bào)廢銷毀）需留存照片、視頻或簽字記錄。2.處置完成后，質(zhì)檢部門(mén)對(duì)結(jié)果驗(yàn)證（如返工品重新檢驗(yàn)、讓步物料跟蹤使用效果），確認(rèn)符合要求后，解除隔離或更新物料狀態(tài)。（六）記錄與追溯1.所有不合格品處理過(guò)程需形成《不合格原材料處理臺(tái)賬》，記錄：發(fā)現(xiàn)時(shí)間、原因、處置方式、涉及部門(mén)、費(fèi)用/損失、驗(yàn)證結(jié)果等。2.臺(tái)賬需至少保存3年（或按行業(yè)法規(guī)要求），便于質(zhì)量追溯、供應(yīng)商考核及內(nèi)部審計(jì)。五、規(guī)范制度要求（一）檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)與判定規(guī)則質(zhì)檢部門(mén)需每年修訂《原材料檢驗(yàn)規(guī)程》，明確檢驗(yàn)方法、抽樣比例、合格判定標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)、行標(biāo)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；對(duì)“讓步接收”的判定標(biāo)準(zhǔn)需量化（如外觀瑕疵≤3處/件、性能偏差≤5%等），禁止模糊表述。（二）供應(yīng)商管理與連帶責(zé)任采購(gòu)部門(mén)每季度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量績(jī)效評(píng)估（含不合格品率、整改響應(yīng)速度等），對(duì)連續(xù)2次出現(xiàn)嚴(yán)重不合格的供應(yīng)商，啟動(dòng)“淘汰或整改”流程；因供應(yīng)商故意隱瞞質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致?lián)p失的，法務(wù)部門(mén)需介入索賠，并將供應(yīng)商納入“黑名單”。（三）預(yù)防與改進(jìn)機(jī)制質(zhì)量管理部門(mén)每月匯總不合格品數(shù)據(jù)，分析高頻問(wèn)題、共性原因（如供應(yīng)商工藝缺陷、檢驗(yàn)漏檢），輸出《質(zhì)量改進(jìn)報(bào)告》；針對(duì)重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題，需制定糾正預(yù)防措施（如優(yōu)化檢驗(yàn)方法、要求供應(yīng)商整改、培訓(xùn)員工），并跟蹤驗(yàn)證效果。（四）責(zé)任追究與考核因員工違規(guī)操作（如未檢驗(yàn)就入庫(kù)、私自使用不合格品）導(dǎo)致質(zhì)量事故的，按《員工績(jī)效考核制度》追責(zé)（如扣罰績(jī)效、調(diào)崗培訓(xùn)）；部門(mén)間推諉、未按時(shí)完成處置的，對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行約談，納入季度考核。（五）檔案與信息管理所有不合格品相關(guān)文件（檢驗(yàn)報(bào)告、評(píng)審記錄、處置方案、驗(yàn)證報(bào)告等）需分類歸檔，電子檔與紙質(zhì)檔同步保存；信息系統(tǒng)需支持不合格品的全流程追溯（如掃碼查詢物料流向、處理記錄）。六、監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)（一）內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量管理部門(mén)聯(lián)合內(nèi)審組，每半年對(duì)“不合格原材料處理流程”執(zhí)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查：隔離有效性、處置合規(guī)性、記錄完整性；審計(jì)結(jié)果納入部門(mén)KPI考核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題開(kāi)具《整改通知單》，限期15天