會(huì)議策劃與執(zhí)行工作模板一、適用工作情境二、全流程操作指南（一）前期籌備階段：精準(zhǔn)規(guī)劃，夯實(shí)基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)與類(lèi)型操作要點(diǎn)：與發(fā)起人（如部門(mén)負(fù)責(zé)人*）確認(rèn)會(huì)議目的（如決策、匯報(bào)、brainstorming），明確會(huì)議類(lèi)型（線(xiàn)下/線(xiàn)上/混合），定義“成功會(huì)議”的標(biāo)準(zhǔn)（如達(dá)成3項(xiàng)共識(shí)、輸出2份方案）。輸出物：《會(huì)議目標(biāo)確認(rèn)書(shū)》（模板見(jiàn)“實(shí)用工具表單”）。組建籌備團(tuán)隊(duì)并分工操作要點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議規(guī)模確定團(tuán)隊(duì)角色，至少包含：總協(xié)調(diào)人（統(tǒng)籌全局）、策劃專(zhuān)員（議程設(shè)計(jì)）、執(zhí)行專(zhuān)員（場(chǎng)地物料）、宣傳專(zhuān)員（通知推廣）、記錄專(zhuān)員（紀(jì)要輸出）。明確各角色職責(zé)與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免責(zé)任模糊。輸出物：《籌備團(tuán)隊(duì)分工表》（模板見(jiàn)“實(shí)用工具表單”）。制定會(huì)議預(yù)算操作要點(diǎn)：列出所有可能支出（場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)、餐飲費(fèi)、交通費(fèi)、嘉賓邀請(qǐng)費(fèi)等），按“必要支出-可優(yōu)化支出”分級(jí)，預(yù)留10%-15%備用金應(yīng)對(duì)突發(fā)需求。輸出物：《會(huì)議預(yù)算明細(xì)表》（可在《籌備任務(wù)分工表》中擴(kuò)展列）。確定時(shí)間、地點(diǎn)與參會(huì)人員操作要點(diǎn)：時(shí)間：避開(kāi)公司業(yè)務(wù)高峰期、法定節(jié)假日，提前1個(gè)月同步至參會(huì)人日歷；地點(diǎn)：線(xiàn)下需考察交通便利性、場(chǎng)地容量（實(shí)際參會(huì)人數(shù)+20%冗余）、設(shè)備支持（投影、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)）；線(xiàn)上需測(cè)試會(huì)議平臺(tái)穩(wěn)定性（如騰訊會(huì)議、Zoom）；參會(huì)人員：區(qū)分“必須參會(huì)”（決策層、核心執(zhí)行人）、“可選參會(huì)”（支持部門(mén)），提前發(fā)送《會(huì)議邀請(qǐng)函》（含目標(biāo)、議程、會(huì)前準(zhǔn)備要求）。設(shè)計(jì)會(huì)議議程與流程操作要點(diǎn)：按“開(kāi)場(chǎng)-核心議題-討論-總結(jié)”邏輯排序，每個(gè)環(huán)節(jié)明確時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人、輸出物。例如：9:00-9:10開(kāi)場(chǎng)（總協(xié)調(diào)人，目標(biāo)說(shuō)明），9:10-10:00議題一匯報(bào)（策劃專(zhuān)員，PPT演示+10分鐘Q&A）。輸出物：《會(huì)議議程表》（模板見(jiàn)“實(shí)用工具表單”）。準(zhǔn)備會(huì)議物料與資料操作要點(diǎn)：物料：簽到表、名牌、會(huì)議手冊(cè)、文具（筆、筆記本）、飲用水、橫幅/背景板（含會(huì)議主題）；資料：提前1天將議程、相關(guān)材料（如項(xiàng)目方案）發(fā)給參會(huì)人，要求預(yù)習(xí)；線(xiàn)上會(huì)議需準(zhǔn)備共享文檔、投票工具二維碼。（二）中期執(zhí)行階段：精細(xì)把控，保證流暢會(huì)前最后確認(rèn)（會(huì)議前1天）操作要點(diǎn)：總協(xié)調(diào)人*逐一確認(rèn)：場(chǎng)地設(shè)備調(diào)試（投影儀測(cè)試、麥克風(fēng)充電）、物料到位（簽到表打印10份備用）、嘉賓行程（交通接送安排）、參會(huì)人員反饋（是否請(qǐng)假、需否調(diào)整議程）?，F(xiàn)場(chǎng)布置與設(shè)備調(diào)試（會(huì)議前2小時(shí)）操作要點(diǎn)：執(zhí)行專(zhuān)員*負(fù)責(zé)：場(chǎng)地布置：簽到臺(tái)設(shè)置（放置簽到表、名牌、會(huì)議手冊(cè)）、桌椅排列（根據(jù)會(huì)議形式調(diào)整，如圓桌討論式、課桌式）；設(shè)備調(diào)試：網(wǎng)絡(luò)測(cè)試（線(xiàn)上會(huì)議需測(cè)/速度）、音響設(shè)備（避免雜音）、投影畫(huà)面（清晰度、字體大?。?。參會(huì)人員簽到與引導(dǎo)（會(huì)議前30分鐘）操作要點(diǎn)：線(xiàn)下：簽到專(zhuān)員*引導(dǎo)參會(huì)人簽到（掃碼/紙質(zhì)），發(fā)放名牌、會(huì)議手冊(cè)，指引座位、洗手間位置；線(xiàn)上：提前10分鐘開(kāi)啟會(huì)議室，播放暖場(chǎng)音樂(lè)（可選），在群內(nèi)發(fā)送會(huì)議、密碼，提醒設(shè)備測(cè)試。會(huì)議流程執(zhí)行（會(huì)議期間）操作要點(diǎn)：開(kāi)場(chǎng)：總協(xié)調(diào)人*準(zhǔn)時(shí)開(kāi)場(chǎng)，重申會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則（如“每人發(fā)言不超過(guò)3分鐘”）；核心環(huán)節(jié)：策劃專(zhuān)員按議程推進(jìn)，記錄專(zhuān)員實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵決策、待辦事項(xiàng)（標(biāo)注負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間）；互動(dòng)管理：控制冷場(chǎng)（主動(dòng)點(diǎn)名發(fā)言）、避免跑題（及時(shí)“拉回”議題），線(xiàn)上會(huì)議可通過(guò)投票、彈幕互動(dòng)提升參與感。突發(fā)情況處理（會(huì)議期間）操作要點(diǎn)：設(shè)備故障：立即啟用備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、4G熱點(diǎn)），由執(zhí)行專(zhuān)員處理，總協(xié)調(diào)人適當(dāng)延長(zhǎng)環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)；人員遲到/缺席：記錄專(zhuān)員*在紀(jì)要中標(biāo)注，會(huì)后單獨(dú)溝通遲到人員知曉原因；爭(zhēng)議議題：若討論陷入僵局，總協(xié)調(diào)人*可暫時(shí)擱置，約定后續(xù)專(zhuān)項(xiàng)討論時(shí)間。（三）后期收尾階段：閉環(huán)管理，沉淀價(jià)值會(huì)議資料整理與歸檔（會(huì)議后24小時(shí)內(nèi)）操作要點(diǎn)：記錄專(zhuān)員*整理：紀(jì)要：按“目標(biāo)回顧-關(guān)鍵結(jié)論-待辦事項(xiàng)”結(jié)構(gòu)撰寫(xiě)，明確“做什么+誰(shuí)負(fù)責(zé)+何時(shí)完成”，經(jīng)總協(xié)調(diào)人*審核后2小時(shí)內(nèi)發(fā)給參會(huì)人；附件：補(bǔ)充會(huì)議中的PPT、照片、錄音（需征得同意），統(tǒng)一存至公司共享文件夾（命名規(guī)則：“會(huì)議日期-主題-版本”）。費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷(xiāo)（會(huì)議后3個(gè)工作日內(nèi)）操作要點(diǎn)：執(zhí)行專(zhuān)員*收集所有發(fā)票（含明細(xì)），按財(cái)務(wù)要求填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，附《會(huì)議預(yù)算明細(xì)表》與實(shí)際支出對(duì)比說(shuō)明，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。參會(huì)反饋收集與分析（會(huì)議后5個(gè)工作日內(nèi)）操作要點(diǎn)：宣傳專(zhuān)員通過(guò)問(wèn)卷星/金數(shù)據(jù)發(fā)送《會(huì)議反饋表》（模板見(jiàn)“實(shí)用工具表單”），收集對(duì)議程設(shè)計(jì)、場(chǎng)地服務(wù)、效果評(píng)價(jià)的建議，匯總形成《會(huì)議反饋分析報(bào)告》，提交發(fā)起人作為改進(jìn)依據(jù)?？偨Y(jié)復(fù)盤(pán)與經(jīng)驗(yàn)沉淀（會(huì)議后1周內(nèi)）操作要點(diǎn)：籌備團(tuán)隊(duì)召開(kāi)復(fù)盤(pán)會(huì)，討論“本次會(huì)議做得好的3點(diǎn)”“需改進(jìn)的3點(diǎn)”，更新《會(huì)議策劃執(zhí)行SOP》，將優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)（如高效議程模板、應(yīng)急處理流程）納入團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)。三、實(shí)用工具表單表1：會(huì)議基本信息表會(huì)議名稱(chēng)年度項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議目標(biāo)明確Q3項(xiàng)目核心里程碑，分配責(zé)任部門(mén)會(huì)議類(lèi)型線(xiàn)下（公司總部3樓會(huì)議室）時(shí)間2023年X月X日9:00-11:30地點(diǎn)總部大樓3號(hào)會(huì)議室（容納50人）參會(huì)人員（10人）總經(jīng)理、市場(chǎng)部經(jīng)理、技術(shù)部主管*等籌備總協(xié)調(diào)人行政專(zhuān)員*預(yù)算總額5000元（含場(chǎng)地物料2000元、餐飲3000元）表2：籌備任務(wù)分工表角色負(fù)責(zé)人任務(wù)描述完成時(shí)間總協(xié)調(diào)人行政專(zhuān)員*統(tǒng)籌籌備進(jìn)度、突發(fā)情況處理會(huì)議前1天確認(rèn)議程設(shè)計(jì)策劃專(zhuān)員*制定議程、確認(rèn)發(fā)言順序會(huì)議前3天場(chǎng)地與物料執(zhí)行專(zhuān)員*預(yù)訂場(chǎng)地、準(zhǔn)備簽到表/名牌等會(huì)議前1天到位資料準(zhǔn)備記錄專(zhuān)員*整理項(xiàng)目方案PPT、打印會(huì)議手冊(cè)會(huì)議前1天完成宣傳與通知宣傳專(zhuān)員*發(fā)送邀請(qǐng)函、會(huì)前提醒會(huì)議前3天發(fā)出表3：會(huì)議議程表時(shí)間環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人內(nèi)容說(shuō)明輸出物9:00-9:10開(kāi)場(chǎng)行政專(zhuān)員*介紹會(huì)議目標(biāo)、議程規(guī)則口頭明確目標(biāo)9:10-10:00項(xiàng)目方案匯報(bào)市場(chǎng)部經(jīng)理*Q3項(xiàng)目計(jì)劃、資源需求PPT演示+Q&A記錄10:00-10:40部門(mén)討論與決策總經(jīng)理*分配里程碑責(zé)任、明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)《待辦事項(xiàng)清單》10:40-11:20總結(jié)與下一步總經(jīng)理*重申關(guān)鍵結(jié)論、確定下次會(huì)議時(shí)間會(huì)議紀(jì)要初稿11:20-11:30簽收確認(rèn)全體參會(huì)簽字確認(rèn)待辦事項(xiàng)簽到表+待辦簽字頁(yè)表4：會(huì)議物料清單表物料名稱(chēng)規(guī)格/數(shù)量負(fù)責(zé)人完成狀態(tài)備注簽到表打印15份執(zhí)行專(zhuān)員*?已完成含參會(huì)人姓名、部門(mén)名牌10個(gè)（塑料材質(zhì)）執(zhí)行專(zhuān)員*?已完成提前按參會(huì)順序排列會(huì)議手冊(cè)10本記錄專(zhuān)員*?已完成含議程、項(xiàng)目方案摘要飲用水15瓶執(zhí)行專(zhuān)員*?已完成放置簽到臺(tái)及座位旁背景板3m×2m（含主題）執(zhí)行專(zhuān)員*?已完成提前1天安裝調(diào)試表5：參會(huì)人員簽到表序號(hào)姓名部門(mén)職位簽到時(shí)間聯(lián)系方式（可選）1總經(jīng)理*總經(jīng)辦總經(jīng)理8:552市場(chǎng)部經(jīng)理*市場(chǎng)部經(jīng)理9:0013956783技術(shù)部主管*技術(shù)部主管9:021379012………………表6：會(huì)議反饋收集表評(píng)價(jià)維度評(píng)分（1-5分）具體建議（可選）議程安排合理性4議題一可增加15分鐘討論時(shí)間場(chǎng)地設(shè)備滿(mǎn)意度5投影畫(huà)面清晰，網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定會(huì)議目標(biāo)達(dá)成度4明確了里程碑，但資源細(xì)節(jié)待細(xì)化其他建議-建議提前1天發(fā)送會(huì)議資料電子版四、關(guān)鍵要點(diǎn)提醒目標(biāo)導(dǎo)向貫穿始終：會(huì)議籌備前務(wù)必明確“通過(guò)本次會(huì)議解決什么問(wèn)題”，避免陷入“為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)”的形式主義，每個(gè)議程環(huán)節(jié)都需服務(wù)于核心目標(biāo)。溝通機(jī)制提前建立：籌備團(tuán)隊(duì)建立專(zhuān)屬溝通群（如企業(yè)），每日同步進(jìn)度，避免信息滯后；參會(huì)人員提前3天發(fā)送“會(huì)前準(zhǔn)備清單”（如需攜帶資料、需提前思考的問(wèn)題）。細(xì)節(jié)決定體驗(yàn)感：簽到時(shí)主動(dòng)引導(dǎo)、名牌提前擺放、飲用水充足供應(yīng)等細(xì)節(jié)，能讓參會(huì)人員感受到專(zhuān)業(yè)度；線(xiàn)上會(huì)議需提前