機(jī)關(guān)單位內(nèi)部文件管理實(shí)施細(xì)則一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位內(nèi)部文件管理工作，提升文件利用效率，保障文件安全完整，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，制定本實(shí)施細(xì)則。本細(xì)則適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)的文件管理工作，涵蓋文件的收文、發(fā)文、歸檔、借閱、保管及銷毀等全流程管理。文件管理工作遵循依法依規(guī)、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、高效利用的原則，確保文件管理與單位工作需求相適配，既保障文件安全，又便于工作查閱使用。二、文件分類與歸檔管理（一）文件分類1.按性質(zhì)分類：分為公文（含請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等法定文種）、內(nèi)部工作資料（如會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研材料、工作方案等）、會(huì)議文件（如會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議決議等）、專項(xiàng)材料（如審計(jì)報(bào)告、督查通報(bào)、考核資料等）。2.按密級(jí)分類：分為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件、普通文件（非涉密）。涉密文件需單獨(dú)標(biāo)識(shí)、專柜保管，嚴(yán)格執(zhí)行保密管理規(guī)定。3.按緊急程度分類：分為特急文件、加急文件、平件。緊急文件需優(yōu)先處理，確保時(shí)效性。（二）歸檔范圍下列文件應(yīng)當(dāng)納入歸檔管理：上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的與本單位工作相關(guān)的政策文件、批復(fù)、通知等；本單位制發(fā)的各類公文、內(nèi)部管理制度、工作總結(jié)、計(jì)劃等；本單位召開(kāi)的各類會(huì)議形成的文件材料；本單位開(kāi)展專項(xiàng)工作、調(diào)研、督查、考核等形成的材料；與外單位往來(lái)的重要函件、協(xié)議、合同等；其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）歸檔要求1.文件歸檔需做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保文件內(nèi)容與形式的一致性，附件、簽報(bào)、審批單等相關(guān)材料一并歸檔。2.各部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后15個(gè)工作日內(nèi)，將需歸檔的文件移交至單位檔案室；年度總結(jié)、計(jì)劃等周期性文件，應(yīng)在次年1月底前完成移交。3.歸檔文件需按檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，電子文件需同步歸檔，確?？勺x取、可追溯。三、收文管理（一）簽收與登記1.收文由辦公室統(tǒng)一簽收，核對(duì)來(lái)文單位、文件份數(shù)、密級(jí)、緊急程度等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《收文登記簿》上登記，記錄文號(hào)、標(biāo)題、來(lái)文單位、收文日期、份數(shù)、處理狀態(tài)等內(nèi)容。2.涉密文件需由專人簽收，單獨(dú)登記，嚴(yán)禁通過(guò)普通辦公系統(tǒng)傳輸，需使用加密設(shè)備或載體傳遞。（二）擬辦與批辦1.辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、職責(zé)分工及領(lǐng)導(dǎo)批示要求，提出擬辦意見(jiàn)（如“請(qǐng)某部門(mén)辦理”“請(qǐng)某領(lǐng)導(dǎo)閱示”等），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批辦。2.領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)需明確辦理要求、責(zé)任部門(mén)及辦結(jié)時(shí)限，批辦意見(jiàn)應(yīng)清晰、具體，便于承辦部門(mén)執(zhí)行。（三）承辦與催辦1.承辦部門(mén)收到文件后，應(yīng)按批辦要求及時(shí)開(kāi)展工作，如需多部門(mén)協(xié)同辦理，牽頭部門(mén)需做好溝通協(xié)調(diào)，確保工作銜接。2.辦公室對(duì)限時(shí)辦理的文件進(jìn)行跟蹤催辦，通過(guò)電話、書(shū)面通知等方式了解辦理進(jìn)度，對(duì)超期未辦結(jié)的文件，及時(shí)向承辦部門(mén)及分管領(lǐng)導(dǎo)反饋，督促加快辦理。四、發(fā)文管理（一）擬稿與審核1.發(fā)文擬稿由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，內(nèi)容需符合政策法規(guī)、工作實(shí)際，格式需遵循公文處理規(guī)范（如文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等要素齊全）。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、針對(duì)性；辦公室對(duì)文稿格式、政策依據(jù)、行文邏輯進(jìn)行核稿，提出修改意見(jiàn)，確保發(fā)文質(zhì)量。（二）簽發(fā)與編號(hào)1.發(fā)文經(jīng)部門(mén)初審、辦公室核稿后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)需簽署意見(jiàn)、姓名及日期，對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé)。2.辦公室根據(jù)發(fā)文類型、年度、部門(mén)等規(guī)則編制文號(hào)，確保文號(hào)唯一、規(guī)范，便于檢索管理。（三）印制與分發(fā)2.辦公室按發(fā)文范圍分發(fā)文件，填寫(xiě)《發(fā)文登記簿》，記錄發(fā)文日期、文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、份數(shù)等，通過(guò)專人遞送、機(jī)要交換或加密傳輸?shù)确绞剿瓦_(dá)，確保文件安全、及時(shí)傳遞。五、文件借閱與使用管理（一）內(nèi)部借閱1.單位內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，確需延期的需重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.借閱文件需妥善保管，不得涂改、標(biāo)注、轉(zhuǎn)借，使用完畢后及時(shí)歸還，檔案室需核對(duì)文件完整性，注銷借閱記錄。（二）外部借閱1.外單位借閱本單位文件，需出具公函，說(shuō)明借閱目的、文件范圍，經(jīng)辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱。2.外部借閱原則上僅限查閱普通文件，涉密文件一律不予外借；確因工作需要查閱涉密文件的，需在本單位指定場(chǎng)所進(jìn)行，由專人陪同，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容。六、文件保管與銷毀管理（一）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防磁等條件，配備專用檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備，確保文件存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.文件保管期限分為永久（如單位章程、重要政策文件、年度總結(jié)等）、定期（如10年、30年，根據(jù)文件價(jià)值確定），定期文件到期后需重新鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的按程序銷毀。3.檔案室應(yīng)建立《文件保管清冊(cè)》，定期核對(duì)文件數(shù)量、狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時(shí)修復(fù)，確保文件完整可讀。（二）銷毀流程1.每年年底，檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)到期文件進(jìn)行鑒定，編制《文件銷毀清冊(cè)》，列明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀文件需在指定場(chǎng)所進(jìn)行，涉密文件由專人監(jiān)銷，銷毀過(guò)程需全程記錄（如拍照、視頻），監(jiān)銷人需在《文件銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，確保銷毀徹底、可追溯。七、監(jiān)督與考核（一）職責(zé)分工1.辦公室負(fù)責(zé)文件管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度落實(shí)監(jiān)督，定期檢查各部門(mén)文件管理情況，通報(bào)存在問(wèn)題，提出整改要求。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)文件管理工作負(fù)總責(zé)，確保文件收、發(fā)、存、用各環(huán)節(jié)合規(guī)，指定專人負(fù)責(zé)文件管理，明確崗位職責(zé)。（二）檢查與考核1.辦公室每半年開(kāi)展一次文件管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查文件歸檔完整性、借閱登記規(guī)范性、涉密文件管理合規(guī)性等，檢查結(jié)果納入部門(mén)年度績(jī)效考核。2.對(duì)文件管理