會(huì)議紀(jì)要通用書寫指南一、適用場景：哪些會(huì)議需要規(guī)范記錄無論是日常工作中的周例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)，還是跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)，規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要都是保證會(huì)議成果落地、信息傳遞準(zhǔn)確的重要工具。尤其當(dāng)會(huì)議涉及多方協(xié)作、決策事項(xiàng)或行動(dòng)分工時(shí)，一份清晰的紀(jì)要能有效避免信息遺漏、責(zé)任推諉，為后續(xù)工作提供明確依據(jù)。具體場景包括：需明確行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)的會(huì)議；涉及跨部門協(xié)作、需同步進(jìn)展的會(huì)議；形成重要決議、需后續(xù)執(zhí)行或追溯的會(huì)議；信息量大、需提煉核心結(jié)論的會(huì)議。二、書寫流程：從準(zhǔn)備到歸檔的完整步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，預(yù)設(shè)框架明確會(huì)議核心目的與會(huì)議主持人提前溝通，確認(rèn)會(huì)議主題（如“Q3項(xiàng)目進(jìn)度復(fù)盤”“新功能需求評(píng)審”）及預(yù)期成果（如“明確延期原因及解決方案”“確定功能開發(fā)優(yōu)先級(jí)”），避免記錄偏離方向。收集基礎(chǔ)信息，梳理議程獲取會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、主持人、參會(huì)人員（含職務(wù)）、缺席人員及原因，并梳理會(huì)議議程（按議題排序，標(biāo)注每個(gè)議題的預(yù)計(jì)時(shí)長）。準(zhǔn)備記錄工具，預(yù)設(shè)模板結(jié)構(gòu)根據(jù)議程提前設(shè)計(jì)紀(jì)要框架（如“基本信息-議題討論-決議事項(xiàng)-行動(dòng)項(xiàng)-附件”），使用電子文檔（如Word、飛書文檔）或紙質(zhì)筆記本，方便快速填寫；若會(huì)議涉及數(shù)據(jù)、圖表，提前準(zhǔn)備空白表格或示意圖位。（二）會(huì)中記錄：抓取重點(diǎn)，區(qū)分主次聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”重點(diǎn)記錄：關(guān)鍵結(jié)論（如“同意采用方案A”）、爭議焦點(diǎn)（如“技術(shù)部提出需延長開發(fā)周期2周，產(chǎn)品部反對(duì)”）、行動(dòng)項(xiàng)（需包含“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”）、待辦事項(xiàng)（如“需*財(cái)務(wù)部補(bǔ)充預(yù)算明細(xì)”）。對(duì)背景介紹、重復(fù)發(fā)言等次要信息可簡略記錄或。使用“關(guān)鍵詞+短句”速記法避免逐字記錄，采用符號(hào)縮寫（如“→”表示結(jié)論，“？”表示待確認(rèn)，“△”表示重點(diǎn)）或短句提煉觀點(diǎn)。例如：*市場部：競品Q2銷量增長15%，建議加大推廣力度（△重點(diǎn)）。*研發(fā)部：技術(shù)方案可行，但需增加2周開發(fā)周期（？需確認(rèn)是否調(diào)整排期）。標(biāo)注發(fā)言人觀點(diǎn)，保證客觀性記錄時(shí)明確觀點(diǎn)歸屬，避免混淆個(gè)人意見與集體決議。例如：*總經(jīng)理：“本次項(xiàng)目延期不可接受，需壓縮測試周期1周。”（個(gè)人觀點(diǎn)）會(huì)議決議：“同意壓縮測試周期1周，由*研發(fā)部牽頭制定調(diào)整計(jì)劃?！保w結(jié)論）（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，完善細(xì)節(jié)24小時(shí)內(nèi)完成初稿，補(bǔ)充遺漏會(huì)后立即整理記錄，根據(jù)會(huì)議錄音（若允許）或與參會(huì)人（如主持人、關(guān)鍵議題負(fù)責(zé)人）核對(duì)，補(bǔ)充模糊信息（如未記錄清楚的行動(dòng)項(xiàng)截止時(shí)間、決議細(xì)節(jié)），保證內(nèi)容準(zhǔn)確。結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)，邏輯清晰按議程順序梳理內(nèi)容，每個(gè)議題單獨(dú)成段，決議事項(xiàng)與行動(dòng)項(xiàng)分列明確（可使用“一、二、三”或“1.2.3”分級(jí)）；語言簡潔，避免口語化表達(dá)（如“大概”“可能”），改用“預(yù)計(jì)”“需進(jìn)一步確認(rèn)”。標(biāo)注“密級(jí)”與分發(fā)范圍根據(jù)會(huì)議內(nèi)容敏感程度標(biāo)注密級(jí)（如“內(nèi)部公開”“秘密”），明確分發(fā)對(duì)象（如僅參會(huì)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人），避免信息泄露。（四）歸檔管理：便于查閱，追蹤進(jìn)度統(tǒng)一命名與存儲(chǔ)會(huì)議紀(jì)按“會(huì)議名稱-日期-版本號(hào)”格式命名（如“Q3項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)-20230815-初稿”），存儲(chǔ)至指定共享文件夾（如“公司文檔-會(huì)議紀(jì)要”），保證團(tuán)隊(duì)成員可便捷查閱。定期更新行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)度紀(jì)要中行動(dòng)項(xiàng)需同步至項(xiàng)目管理工具（如飛書項(xiàng)目、釘釘任務(wù)），每周/每月更新進(jìn)度，保證責(zé)任到人、按時(shí)完成；已完成行動(dòng)項(xiàng)在紀(jì)要中標(biāo)注“已完成”及完成時(shí)間。三、標(biāo)準(zhǔn)模板：會(huì)議紀(jì)要通用表格結(jié)構(gòu)會(huì)議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱（例：2023年Q3產(chǎn)品迭代規(guī)劃會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2023年8月15日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)：123-456-789））主持人（例：*總）參會(huì)人員（例：產(chǎn)品部、研發(fā)部、*市場部負(fù)責(zé)人及相關(guān)成員，共8人）缺席人員及原因（例：測試部經(jīng)理，因外出培訓(xùn)）記錄人（例：*助理）會(huì)議議程1.Q2產(chǎn)品迭代總結(jié)（產(chǎn)品部）；2.Q3需求評(píng)審及優(yōu)先級(jí)排序（產(chǎn)品部）；3.資源協(xié)調(diào)與排期（研發(fā)部）；4.下一步工作計(jì)劃（總）議題討論與決議記錄表序號(hào)議題主題發(fā)言人主要觀點(diǎn)/討論內(nèi)容決議/結(jié)論1Q2產(chǎn)品迭代總結(jié)產(chǎn)品部經(jīng)理-用戶增長未達(dá)預(yù)期（目標(biāo)10%，實(shí)際7%）；-主要問題：新功能上線延遲（原定6月，實(shí)際7月）；-用戶反饋：操作流程復(fù)雜（占比40%）。-問題已記錄，Q3重點(diǎn)優(yōu)化操作流程；-*研發(fā)部需在8月20日前提交操作流程簡化方案。2Q3需求評(píng)審及排序產(chǎn)品部主管-提出5個(gè)需求（A/B/C/D/E）；-*研發(fā)部評(píng)估：A需求（核心功能）需3周，B需求（優(yōu)化）需2周，C-E需求可延后。-優(yōu)先級(jí)：A＞B＞C＞D＞E；-先完成A、B需求，C需求待9月評(píng)估。3資源協(xié)調(diào)與排期研發(fā)部經(jīng)理-當(dāng)前開發(fā)人員3人，A+B需求需5周，人力不足；-建議：增加1名開發(fā)人員或延后C需求。-同意增加1名開發(fā)人員（*人力部8月18日前到位）；-A需求9月10日前上線，B需求9月20日前上線。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)行動(dòng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人截止時(shí)間所需資源/支持完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□延期）1提交操作流程簡化方案研發(fā)部2023-08-20無□未開始2增加開發(fā)人員1名人力部2023-08-18*研發(fā)部提交崗位需求□進(jìn)行中3A需求開發(fā)及測試研發(fā)部2023-09-10測試環(huán)境支持（*測試部配合）□未開始附件清單（如有，列出附件名稱及提供人，例：“Q2用戶反饋數(shù)據(jù)匯總表-產(chǎn)品部”；“A需求技術(shù)方案文檔-研發(fā)部”）四、關(guān)鍵要點(diǎn)：提升紀(jì)要質(zhì)量的注意事項(xiàng)（一）客觀中立，避免主觀表述紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不加入記錄人個(gè)人觀點(diǎn)或情緒。例如不說“經(jīng)理的方案太理想化”，而改為“經(jīng)理提出方案，需評(píng)估資源可行性”。（二）行動(dòng)項(xiàng)“三明確”，避免模糊責(zé)任行動(dòng)項(xiàng)必須包含“具體任務(wù)+負(fù)責(zé)人+截止時(shí)間”，避免“盡快”“盡快處理”等模糊表述。例如錯(cuò)誤：“研發(fā)部優(yōu)化功能”，正確：“研發(fā)部于8月25日前完成登錄頁面優(yōu)化”。（三）語言簡潔，突出“干貨”刪除冗余信息（如客套話、無關(guān)討論），用短句、分點(diǎn)呈現(xiàn)核心內(nèi)容。單段文字不超過3行，重點(diǎn)內(nèi)容可加粗或標(biāo)紅（電子文檔中）。（四）保密管理，規(guī)范分發(fā)涉及敏感信息（