采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)（供應(yīng)商選擇及合同管理版）一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司采購(gòu)活動(dòng)中供應(yīng)商選擇及合同管理全流程，保證采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性、公平性、經(jīng)濟(jì)性，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高采購(gòu)效率，特制定本手冊(cè)。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司所有部門（含分支機(jī)構(gòu)）的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物料采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等涉及供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履行及歸檔的全流程管理。（三）職責(zé)分工采購(gòu)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商尋源、資格審查、組織評(píng)估、合同起草及履行跟蹤，統(tǒng)籌供應(yīng)商庫(kù)管理。業(yè)務(wù)需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求、明確技術(shù)參數(shù)、參與供應(yīng)商評(píng)估及驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、合同付款條款，參與供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況評(píng)估。法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同條款合法性審核、合同糾紛處理，參與供應(yīng)商法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。審計(jì)部：負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商選擇及合同管理流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。二、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）適用場(chǎng)景新項(xiàng)目/新物料采購(gòu)需首次引入供應(yīng)商；現(xiàn)有供應(yīng)商因業(yè)績(jī)不達(dá)標(biāo)、合作終止等原因需新增替代供應(yīng)商；戰(zhàn)略供應(yīng)商年度合作評(píng)審后需調(diào)整供應(yīng)商名單；采購(gòu)金額達(dá)到招標(biāo)閾值（如：?jiǎn)喂P采購(gòu)≥10萬(wàn)元）時(shí)。（二）操作步驟步驟1：采購(gòu)需求確認(rèn)與供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)制定操作說(shuō)明：業(yè)務(wù)需求部門提交《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)部結(jié)合需求，制定《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》，內(nèi)容包括：基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）；能力要求：生產(chǎn)/服務(wù)能力、技術(shù)實(shí)力、財(cái)務(wù)狀況（近三年財(cái)務(wù)報(bào)表）、供貨穩(wěn)定性；業(yè)績(jī)要求：同類項(xiàng)目合作案例（提供合同復(fù)印件或客戶證明）；信用要求：無(wú)嚴(yán)重違法記錄、未被列入失信被執(zhí)行人名單。步驟2：供應(yīng)商尋源與信息收集操作說(shuō)明：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)以下渠道收集供應(yīng)商信息：公開渠道：招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)門戶網(wǎng)站、供應(yīng)商自薦；邀請(qǐng)渠道：行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、現(xiàn)有供應(yīng)商合作方推薦、戰(zhàn)略合作伙伴庫(kù)篩選。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，形成《潛在供應(yīng)商名單》。步驟3：供應(yīng)商資格審查操作說(shuō)明：采購(gòu)部向潛在供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商資料收集函》，要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績(jī)證明等材料（加蓋公章）。采購(gòu)部聯(lián)合業(yè)務(wù)需求部門、財(cái)務(wù)部對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審查，重點(diǎn)核實(shí)：資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)、范圍是否與采購(gòu)需求匹配；財(cái)務(wù)狀況是否良好（資產(chǎn)負(fù)債率≤70%、無(wú)重大逾期債務(wù)）；業(yè)績(jī)案例的真實(shí)性（聯(lián)系客戶核實(shí)合作情況）。審查通過(guò)后，供應(yīng)商進(jìn)入《合格供應(yīng)商名錄》；審查未通過(guò)的，書面反饋原因（無(wú)需說(shuō)明具體供應(yīng)商信息）。步驟4：供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察（可選，適用于重要/高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)）操作說(shuō)明：對(duì)采購(gòu)金額≥50萬(wàn)元或技術(shù)要求復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部組織業(yè)務(wù)需求部門、技術(shù)部組成考察小組，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。考察內(nèi)容包括：生產(chǎn)/辦公場(chǎng)所環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量控制流程、研發(fā)能力、員工素質(zhì)等，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》，并由考察小組成員簽字確認(rèn)?？疾旖Y(jié)果作為供應(yīng)商評(píng)估的重要依據(jù)，考察不合格的供應(yīng)商直接淘汰。步驟5：供應(yīng)商評(píng)估與篩選操作說(shuō)明：采購(gòu)部成立供應(yīng)商評(píng)估小組（成員包括采購(gòu)部、業(yè)務(wù)需求部門、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部代表），制定《供應(yīng)商評(píng)估打分表》。評(píng)估指標(biāo)及權(quán)重參考：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）價(jià)格合理性30%滿足預(yù)算且最低價(jià)得30分，每高于預(yù)算1%扣2分質(zhì)量保障25%ISO9001認(rèn)證、質(zhì)檢報(bào)告齊全得25分履約能力20%交付及時(shí)率≥95%得20分，每低5%扣3分信譽(yù)評(píng)價(jià)15%無(wú)訴訟記錄、客戶滿意度≥90%得15分技術(shù)支持10%提供售后技術(shù)方案得10分評(píng)估小組對(duì)通過(guò)資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行獨(dú)立打分，匯總后按總分從高到低排序，確定候選供應(yīng)商（≥3家，若供應(yīng)商不足3家需說(shuō)明原因并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批）。步驟6：供應(yīng)商審批與備案操作說(shuō)明：采購(gòu)部將《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（含候選名單、得分情況、考察記錄）報(bào)采購(gòu)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，候選供應(yīng)商正式納入《合格供應(yīng)商名錄》；審批未通過(guò)的，重新啟動(dòng)尋源流程。采購(gòu)部建立供應(yīng)商檔案，定期更新供應(yīng)商資質(zhì)、業(yè)績(jī)、評(píng)估結(jié)果等信息，動(dòng)態(tài)管理供應(yīng)商庫(kù)。（三）相關(guān)模板《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（模板見附件1）《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》（模板見附件2）《供應(yīng)商資格審查表》（模板見附件3）《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》（模板見附件4）《供應(yīng)商評(píng)估打分表》（模板見附件5）《供應(yīng)商審批備案表》（模板見附件6）三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）適用場(chǎng)景與供應(yīng)商達(dá)成合作意向后需簽訂正式采購(gòu)合同；合同履行過(guò)程中需變更條款（如數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等）；合同因違約、不可抗力等原因需提前終止。（二）操作步驟步驟1：合同起草操作說(shuō)明：采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)需求，使用公司標(biāo)準(zhǔn)《采購(gòu)合同模板》起草合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）；采購(gòu)標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收方法、質(zhì)保期）；履約安排（交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移）；付款方式（預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例、發(fā)票要求）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款違約的違約金計(jì)算方式）；爭(zhēng)議解決（協(xié)商不成提交公司所在地法院訴訟）；合同生效條件（雙方法定代表人簽字并加蓋公章后生效）。業(yè)務(wù)需求部門、技術(shù)部審核合同技術(shù)條款的準(zhǔn)確性，保證與采購(gòu)需求一致。步驟2：合同評(píng)審操作說(shuō)明：采購(gòu)部組織法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)需求部門對(duì)合同條款進(jìn)行評(píng)審，填寫《合同評(píng)審表》，重點(diǎn)審核：合法性：是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效條款；合理性：價(jià)格是否與市場(chǎng)行情一致，付款方式是否對(duì)公司有利；完整性：是否涵蓋采購(gòu)需求的所有要素，是否存在遺漏或歧義。重大合同（金額≥100萬(wàn)元）需邀請(qǐng)外部法律顧問參與評(píng)審，出具《法律意見書》。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，各方在《合同評(píng)審表》上簽字確認(rèn)；評(píng)審未通過(guò)的，退回采購(gòu)部修改后重新評(píng)審。步驟3：合同審批操作說(shuō)明：采購(gòu)部將評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同及《合同評(píng)審表》按審批權(quán)限報(bào)批：金額≤10萬(wàn)元：采購(gòu)經(jīng)理*審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，合同進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)；審批未通過(guò)的，終止合同流程并說(shuō)明原因。步驟4：合同簽訂操作說(shuō)明：采購(gòu)部將審批后的合同文本打印一式多份（至少4份：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)需求部門、供應(yīng)商各1份），加蓋公司公章及合同專用章。供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋公章，雙方各執(zhí)一份原件。采購(gòu)部在合同簽訂后2個(gè)工作日內(nèi)，將合同掃描件至公司OA系統(tǒng)，同步通知財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)需求部門備案。步驟5：合同履行跟蹤操作說(shuō)明：采購(gòu)部建立《合同履行跟蹤表》，實(shí)時(shí)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度、發(fā)貨時(shí)間、物流信息，保證按合同約定交付。業(yè)務(wù)需求部門在供應(yīng)商交付后，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》，需驗(yàn)收人（業(yè)務(wù)部門代表、技術(shù)部代表）簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部將《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對(duì)發(fā)票、合同條款后安排付款；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理（退貨、換貨或扣款）。步驟6：合同變更與解除操作說(shuō)明：合同變更：因市場(chǎng)需求變化、不可抗力等原因需變更合同條款，由業(yè)務(wù)需求部門提交《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更內(nèi)容及原因，經(jīng)采購(gòu)部、法務(wù)部審核后按原審批流程報(bào)批。審批通過(guò)后，雙方簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，作為原合同的組成部分。合同解除：若供應(yīng)商存在嚴(yán)重違約（如逾期交貨超過(guò)30天、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)且拒不整改）或因不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行，采購(gòu)部發(fā)出《合同解除通知書》，明確解除原因及善后處理方案（如已付款項(xiàng)的退還、未交付貨物的處理），經(jīng)法務(wù)部審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。步驟7：合同歸檔操作說(shuō)明：合同履行完畢或解除后，采購(gòu)部將合同文本、評(píng)審表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件等資料整理成冊(cè)，標(biāo)注“已歸檔”字樣。合同檔案按“年度-合同類型-供應(yīng)商名稱”分類編號(hào)，存放于公司檔案室，保存期限不少于10年（涉及重大項(xiàng)目的合同保存期限不少于15年）。采購(gòu)部建立《合同歸檔目錄》，定期（每季度）向檔案室移交合同檔案，保證檔案完整、可查。（三）相關(guān)模板《采購(gòu)合同模板（通用）》（模板見附件7）《合同評(píng)審表》（模板見附件8）《合同履行跟蹤表》（模板見附件9）《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》（模板見附件10）《合同變更/解除申請(qǐng)表》（模板見附件11）《合同歸檔目錄》（模板見附件12）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與注意事項(xiàng)（一）合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商選擇需嚴(yán)格遵守《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，達(dá)到招標(biāo)金額的必須公開招標(biāo)，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)；合同條款不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定，如“格式條款”需顯著提示，避免“霸王條款”。（二）信息保密風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商信息、合同內(nèi)容、采購(gòu)價(jià)格等敏感信息僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁泄露給外部單位或個(gè)人；涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密條款，約定保密義務(wù)及違約責(zé)任。（三）履約風(fēng)險(xiǎn)對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行定期評(píng)估（每半年/1次），評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)；質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)向供應(yīng)商索賠，保留相關(guān)證據(jù)（照片、檢測(cè)報(bào)告、溝通記錄）。（四）溝通協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商選擇及合同管理需各部門密切配合，保證信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致流程延誤；與供應(yīng)商溝通時(shí)，保持專業(yè)、禮貌態(tài)度，維護(hù)公司良好形象。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)合同檔案需指定專人管理，建立借閱登記制度，非經(jīng)授權(quán)不得復(fù)制、外借；電子檔案需定期備份（每月1次），防止因系統(tǒng)故障或病毒導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。五、附則本手冊(cè)由