PAGEPAGE42012年7月國(guó)開(kāi)電大行管、中文專(zhuān)科《辦公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1.辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中(A)應(yīng)不屬于辦公室范疇。A.醫(yī)療室B.廠長(zhǎng)室C.院長(zhǎng)室D.經(jīng)理室2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的(B)。A.準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方C.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿(mǎn)且要經(jīng)常清理D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密3.為了能保證質(zhì)量、有效率地工作，文員應(yīng)有一定的工作指導(dǎo)思想，應(yīng)圍繞著(C)這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程。A.計(jì)劃——實(shí)施——檢查B.計(jì)劃——檢查-實(shí)施C.實(shí)施——計(jì)劃——檢查D.檢查——實(shí)施——計(jì)劃4.為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”,下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)?(A)A.工作人員工作盡可能專(zhuān)門(mén)化、單一化B.盡可能定量控制辦公室工作C.重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成D.合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程5.電話(huà)是現(xiàn)代社會(huì)中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務(wù)電話(huà)時(shí)不應(yīng)該(D)。A.考慮打電話(huà)的時(shí)間是否合適B.核對(duì)電話(huà)號(hào)碼，確保一次撥號(hào)就能成功通話(huà)C.在盡量少的通話(huà)時(shí)間內(nèi)達(dá)到預(yù)期的效果D.在工作時(shí)間同久未打電話(huà)來(lái)的朋友閑聊6.在公務(wù)專(zhuān)用信件書(shū)寫(xiě)禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱(chēng)呼后習(xí)慣用(D)。A.“頃悉”、“際此”B.“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”C.“臺(tái)鑒”、“惠鑒”D.“臺(tái)安”、“鈞安”7.按照美國(guó)人類(lèi)學(xué)家愛(ài)德華·霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM,應(yīng)該是(A)。A.個(gè)人區(qū)B.社交區(qū)C.親密區(qū)D.公眾區(qū)8.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是(C)。A.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度B.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便C.會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作9.上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該(D)。A.和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中臨時(shí)以電話(huà)聯(lián)系的不便B.除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C.如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱(chēng)10.電子文件歸檔要做到真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。歸檔的電子應(yīng)該按“件”進(jìn)行管理，下列項(xiàng)目中，以“件”為單位，(A)項(xiàng)是不適宜的。A.多份電子文件B.重要法規(guī)的歷次修改稿C.正文和附件D.一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序二、判斷題(正確劃“√”，錯(cuò)誤劃“×”。每小題1分，共10分)11.感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機(jī)發(fā)送。[答案]“√”12.大辦公室一般隔成3-4平方米的個(gè)人工作室，隔板高約1.5米。[答案]“√”13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。[答案]“√”14.請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用，如“關(guān)于××××問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”。[答案]“×”15.受意是領(lǐng)導(dǎo)接納文員的意見(jiàn)和建議。[答案]“×”16.假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知廢棄，以免干擾其他事情。[答案]“×”17.如果需要與來(lái)訪(fǎng)者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪(fǎng)者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。[答案]“×”18.在西方，無(wú)論什么時(shí)候也不應(yīng)在街上去吻女性的手表示敬意。[答案]“√”19.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。[答案]“×”20.電子文件歸檔的做法是，將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。[答案]“√”三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)21.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？答：會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：(1)議決性會(huì)議紀(jì)要。(2)周知性會(huì)議紀(jì)要。22.簡(jiǎn)要說(shuō)明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。答：(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表示感謝。四、設(shè)計(jì)題(每小題15分，共30分)23.文員面對(duì)“有問(wèn)題”的來(lái)訪(fǎng)者時(shí)，這些來(lái)訪(fǎng)者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對(duì)？答：(1)固執(zhí)任性的來(lái)訪(fǎng)者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說(shuō)你沒(méi)有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對(duì)方寫(xiě)信給上司，上司一定會(huì)看到這封信。(2)進(jìn)行威脅的來(lái)訪(fǎng)者。悄悄地告訴老板，打電話(huà)保安部門(mén)，不要與蠻橫無(wú)理、可能帶來(lái)危險(xiǎn)的來(lái)訪(fǎng)者直接沖突。(3)情緒激動(dòng)的來(lái)訪(fǎng)者。如果來(lái)訪(fǎng)者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會(huì)使她平靜下來(lái)；如不行，找一個(gè)成熟的女同事來(lái)幫忙。(4)騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格低得離譜；②公司經(jīng)營(yíng)時(shí)間不長(zhǎng)；③個(gè)人或公司沒(méi)有通訊地址，或電話(huà)號(hào)碼有疑問(wèn)。必須保護(hù)公司和上司的利益。24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪(fǎng)，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；(2)征求上司意見(jiàn)或同意，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；(3)比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；(4)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；(5)附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱(chēng)，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。五、案例分析題(每小題15分，共30分)25.文員小曹向分管營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見(jiàn)后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？答：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見(jiàn)辦；(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見(jiàn)辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見(jiàn)。26.請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3)北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作計(jì)劃；(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；(12)北京廣播電視大學(xué)2008年度工作總結(jié)；答：案卷-：(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)案卷二：(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：(3)北京廣播電視大學(xué)2003年招生工作計(jì)劃；(12)北京廣播電視大學(xué)2003年度工作總結(jié)；標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)