協(xié)會(huì)會(huì)議室使用預(yù)約制度

一、總則1.目的為了合理安排和有效利用本攝影家協(xié)會(huì)的會(huì)議室資源，確保各部門(mén)、會(huì)員及相關(guān)活動(dòng)的順利開(kāi)展，提高會(huì)議室的使用效率，特制定本預(yù)約制度。2.適用范圍本制度適用于攝影家協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門(mén)、會(huì)員以及經(jīng)協(xié)會(huì)批準(zhǔn)的外部合作單位或個(gè)人使用協(xié)會(huì)會(huì)議室的相關(guān)事宜。3.管理部門(mén)協(xié)會(huì)會(huì)議室由行政部門(mén)統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)、設(shè)備管理以及預(yù)約登記工作。二、會(huì)議室信息1.會(huì)議室種類與規(guī)格協(xié)會(huì)設(shè)有[X]間不同規(guī)格的會(huì)議室，分別為大型會(huì)議室（可容納[X]人）、中型會(huì)議室（可容納[X]人）和小型會(huì)議室（可容納[X]人）。各會(huì)議室配備有投影儀、音響設(shè)備、會(huì)議桌椅、書(shū)寫(xiě)板等基本設(shè)施，部分會(huì)議室還配備了先進(jìn)的高清攝影展示設(shè)備，以滿足攝影作品展示等特殊需求。2.會(huì)議室位置大型會(huì)議室位于協(xié)會(huì)辦公大樓[具體樓層]，中型會(huì)議室位于[具體樓層]，小型會(huì)議室分布在[具體樓層]。各會(huì)議室周邊環(huán)境安靜，交通便利，方便參會(huì)人員進(jìn)出。三、預(yù)約規(guī)則1.預(yù)約時(shí)間范圍使用者需提前預(yù)約會(huì)議室，原則上至少提前[X]個(gè)工作日進(jìn)行預(yù)約。對(duì)于緊急會(huì)議，可在會(huì)議開(kāi)始前[X]小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)臨時(shí)預(yù)約，但需經(jīng)行政部門(mén)同意。2.預(yù)約方式采用線上預(yù)約和線下預(yù)約相結(jié)合的方式。線上可通過(guò)協(xié)會(huì)官方網(wǎng)站的會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)或協(xié)會(huì)內(nèi)部辦公軟件進(jìn)行預(yù)約申請(qǐng)；線下可到行政部門(mén)辦公室填寫(xiě)《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》進(jìn)行預(yù)約。3.預(yù)約信息填寫(xiě)預(yù)約時(shí)需詳細(xì)填寫(xiě)以下信息：預(yù)約部門(mén)或個(gè)人、聯(lián)系方式、預(yù)約會(huì)議室類型、預(yù)約使用時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間）、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等。對(duì)于需要使用特殊設(shè)備或進(jìn)行攝影作品展示等特殊需求的會(huì)議，應(yīng)在預(yù)約信息中注明。4.優(yōu)先順序在多個(gè)預(yù)約申請(qǐng)沖突時(shí)，按照以下優(yōu)先順序安排會(huì)議室：協(xié)會(huì)重要決策會(huì)議、會(huì)員代表大會(huì)等重要活動(dòng)優(yōu)先；涉及協(xié)會(huì)整體發(fā)展規(guī)劃和重大項(xiàng)目的會(huì)議優(yōu)先；預(yù)約時(shí)間較早的申請(qǐng)優(yōu)先。行政部門(mén)在協(xié)調(diào)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)預(yù)約者溝通，盡量滿足各方需求。四、使用規(guī)范1.使用時(shí)間使用者應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室，不得提前或延遲占用會(huì)議室。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，在不影響其他預(yù)約安排的情況下，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，按時(shí)歸還會(huì)議室使用權(quán)。2.設(shè)備使用使用者應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，按照操作說(shuō)明正確使用投影儀、音響等設(shè)備。在使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)安排維修，不得擅自拆卸或維修設(shè)備。未經(jīng)許可，不得將會(huì)議室設(shè)備帶出會(huì)議室。3.衛(wèi)生維護(hù)使用者應(yīng)保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議桌椅擺放整齊，清理桌面垃圾，關(guān)閉電器設(shè)備電源。對(duì)于造成會(huì)議室衛(wèi)生臟亂差的部門(mén)或個(gè)人，行政部門(mén)將進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其整改。4.會(huì)議秩序在會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、打鬧。參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意接聽(tīng)電話、玩手機(jī)等影響會(huì)議正常進(jìn)行的行為。對(duì)于違反會(huì)議秩序的人員，會(huì)議組織者有權(quán)進(jìn)行制止。五、費(fèi)用規(guī)定1.內(nèi)部使用協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門(mén)和會(huì)員使用會(huì)議室，原則上不收取費(fèi)用。但對(duì)于因特殊需求使用會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行攝影作品創(chuàng)作或展示等活動(dòng)，可能會(huì)根據(jù)設(shè)備使用情況和時(shí)長(zhǎng)收取一定的設(shè)備損耗費(fèi)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)制定并公示。2.外部使用經(jīng)協(xié)會(huì)批準(zhǔn)的外部合作單位或個(gè)人使用會(huì)議室，將根據(jù)會(huì)議室類型、使用時(shí)間等因素收取一定的費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：大型會(huì)議室每小時(shí)[X]元，中型會(huì)議室每小時(shí)[X]元，小型會(huì)議室每小時(shí)[X]元。如需使用特殊設(shè)備，還將另行收取設(shè)備使用費(fèi)。費(fèi)用在預(yù)約成功后，由行政部門(mén)通知使用者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)繳納。六、取消與變更預(yù)約1.取消預(yù)約使用者如需取消預(yù)約，應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日通知行政部門(mén)。對(duì)于臨時(shí)取消預(yù)約（提前不足[X]個(gè)工作日）的情況，如給協(xié)會(huì)或其他使用者造成不便，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)預(yù)約者進(jìn)行批評(píng)教育或限制其后續(xù)預(yù)約權(quán)限。2.變更預(yù)約使用者如需變更預(yù)約信息（如會(huì)議室類型、使用時(shí)間等），應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部門(mén)提出申請(qǐng)。行政部門(mén)將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，如變更后的預(yù)約與其他預(yù)約沖突，將與預(yù)約者協(xié)商解決方案。七、監(jiān)督與檢查1.日常巡查行政部門(mén)將安排專人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行日常巡查，檢查會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施是否完好、衛(wèi)生情況是否達(dá)標(biāo)、是否有違規(guī)使用會(huì)議室的行為等。對(duì)于巡查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，將及時(shí)記錄并通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。2.使用反饋行政部門(mén)將定期收集使用者對(duì)會(huì)議室使用的反饋意見(jiàn)和建議，以便不斷完善會(huì)議室的管理和服務(wù)。對(duì)于合理的建議和意見(jiàn)，行政部門(mén)將認(rèn)真研究并積極采納，努力為使用者提供更好的會(huì)議室使用體驗(yàn)。八、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸攝影家協(xié)會(huì)行政部門(mén)所有。行政部門(mén)將根據(jù)協(xié)會(huì)發(fā)展和實(shí)際使用情況，適時(shí)對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。2.制度生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。希望協(xié)會(huì)各部門(mén)、廣大會(huì)員以及相關(guān)合作單位和個(gè)人嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)協(xié)會(huì)會(huì)議室的良好使用秩序