會(huì)議管理規(guī)定制定一、會(huì)議管理規(guī)定概述

會(huì)議管理是企業(yè)或組織高效運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范的會(huì)議管理能夠提升決策效率、節(jié)約時(shí)間和資源。制定會(huì)議管理規(guī)定旨在明確會(huì)議的組織、流程、參與及后續(xù)執(zhí)行要求，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。以下是會(huì)議管理規(guī)定的詳細(xì)內(nèi)容，涵蓋會(huì)議分類、準(zhǔn)備、召開(kāi)及會(huì)后跟進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、會(huì)議分類與適用范圍

（一）會(huì)議分類

1.**決策會(huì)議**：用于討論重大事項(xiàng)、制定關(guān)鍵決策，如年度規(guī)劃會(huì)議。

2.**工作例會(huì)**：常規(guī)性會(huì)議，如周例會(huì)、部門(mén)例會(huì)，用于工作進(jìn)展同步。

3.**專題會(huì)議**：針對(duì)特定議題的臨時(shí)會(huì)議，如項(xiàng)目評(píng)審會(huì)。

4.**培訓(xùn)會(huì)議**：以知識(shí)分享或技能培訓(xùn)為目的的會(huì)議。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于所有部門(mén)及員工參與的內(nèi)部會(huì)議，外部合作會(huì)議可參照?qǐng)?zhí)行。

三、會(huì)議準(zhǔn)備與通知

（一）會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)

1.**發(fā)起人**：各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)。

2.**申請(qǐng)內(nèi)容**：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、預(yù)期目標(biāo)等。

3.**審批流程**：申請(qǐng)需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可組織。

（二）會(huì)議通知

1.**通知時(shí)間**：會(huì)議發(fā)起后24小時(shí)內(nèi)發(fā)出通知。

2.**通知方式**：通過(guò)郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊工具或會(huì)議系統(tǒng)發(fā)送。

3.**通知內(nèi)容**：明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及需準(zhǔn)備的材料。

四、會(huì)議召開(kāi)流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**場(chǎng)地布置**：確保會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響等）正常運(yùn)作。

2.**材料準(zhǔn)備**：提前分發(fā)會(huì)議資料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)表格等。

3.**參會(huì)確認(rèn)**：通過(guò)回復(fù)確認(rèn)參會(huì)人員是否出席。

（二）會(huì)議召開(kāi)

1.**主持人職責(zé)**：控制會(huì)議節(jié)奏，確保按議程進(jìn)行。

2.**發(fā)言規(guī)則**：每位參會(huì)者發(fā)言時(shí)間不超過(guò)5分鐘，避免跑題。

3.**記錄要求**：指定專人記錄會(huì)議要點(diǎn)及決議。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：主持人總結(jié)會(huì)議成果，明確后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)。

2.**紀(jì)要確認(rèn)**：會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)者。

五、會(huì)議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)

（一）會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容

1.**會(huì)議基本信息**：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

2.**主要討論內(nèi)容**：逐項(xiàng)記錄發(fā)言要點(diǎn)及決策。

3.**行動(dòng)項(xiàng)分配**：明確責(zé)任人與完成時(shí)限，如“市場(chǎng)部需在3日內(nèi)提交方案”。

（二）后續(xù)跟進(jìn)

1.**責(zé)任落實(shí)**：相關(guān)負(fù)責(zé)人需在分配時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)。

2.**進(jìn)度跟蹤**：主持人定期檢查行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行情況，如通過(guò)郵件或簡(jiǎn)報(bào)同步進(jìn)展。

六、會(huì)議費(fèi)用與資源管理

（一）費(fèi)用控制

1.**內(nèi)部會(huì)議**：一般無(wú)需額外費(fèi)用。

2.**外部會(huì)議**：如需租賃場(chǎng)地或支付外部講師費(fèi)用，需提前審批。

（二）資源利用

1.**設(shè)備共享**：會(huì)議室及設(shè)備優(yōu)先內(nèi)部共享，減少資源浪費(fèi)。

2.**電子化材料**：鼓勵(lì)使用電子版資料，降低紙質(zhì)打印成本。

七、附則

（一）規(guī)定修訂

本規(guī)定將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況每年修訂一次，確保持續(xù)優(yōu)化。

（二）解釋權(quán)

本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問(wèn)可聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人。

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**一、會(huì)議管理規(guī)定概述**

會(huì)議管理是企業(yè)或組織高效運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范的會(huì)議管理能夠提升決策效率、節(jié)約時(shí)間和資源。制定會(huì)議管理規(guī)定旨在明確會(huì)議的組織、流程、參與及后續(xù)執(zhí)行要求，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。以下是會(huì)議管理規(guī)定的詳細(xì)內(nèi)容，涵蓋會(huì)議分類、準(zhǔn)備、召開(kāi)及會(huì)后跟進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在提供一個(gè)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南，以促進(jìn)組織內(nèi)部溝通的順暢和決策的精準(zhǔn)。

**二、會(huì)議分類與適用范圍**

（一）會(huì)議分類

1.**決策會(huì)議**：

***定義**：用于討論、審議并最終決定對(duì)組織具有重大影響的事項(xiàng)或策略方向。此類會(huì)議通常涉及資源分配、重要項(xiàng)目啟動(dòng)或重大政策調(diào)整等。

***適用場(chǎng)景示例**：年度經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略會(huì)議、重大投資項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、組織架構(gòu)調(diào)整研討會(huì)。

***特點(diǎn)**：參會(huì)層級(jí)較高，決策結(jié)果具有權(quán)威性，需形成正式?jīng)Q議。

2.**工作例會(huì)**：

***定義**：為保障日常工作順利進(jìn)行而定期召開(kāi)的會(huì)議，主要目的是信息同步、工作進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題協(xié)調(diào)和任務(wù)分配。

***適用場(chǎng)景示例**：部門(mén)周例會(huì)、項(xiàng)目每日站會(huì)（DailyStand-up）、月度運(yùn)營(yíng)分析會(huì)。

***特點(diǎn)**：周期性、常規(guī)性，參會(huì)人員相對(duì)固定，聚焦于短期目標(biāo)和具體問(wèn)題。

3.**專題會(huì)議**：

***定義**：針對(duì)特定議題、問(wèn)題或項(xiàng)目，臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在進(jìn)行深入探討、尋求解決方案或獲取特定信息。

***適用場(chǎng)景示例**：新產(chǎn)品發(fā)布前的評(píng)審會(huì)、跨部門(mén)技術(shù)難題攻關(guān)會(huì)、客戶投訴處理專題分析會(huì)。

***特點(diǎn)**：目的性強(qiáng)，議題明確，參會(huì)人員根據(jù)議題相關(guān)性確定。

4.**培訓(xùn)會(huì)議**：

***定義**：以知識(shí)傳授、技能培養(yǎng)、理念統(tǒng)一或經(jīng)驗(yàn)分享為主要目的的會(huì)議。

***適用場(chǎng)景示例**：新員工入職培訓(xùn)、某項(xiàng)專業(yè)技能的內(nèi)部授課會(huì)、管理方法分享會(huì)。

***特點(diǎn)**：側(cè)重于學(xué)習(xí)和交流，通常有講師和明確的培訓(xùn)內(nèi)容。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于所有部門(mén)及員工參與的內(nèi)部會(huì)議。各部門(mén)在組織會(huì)議時(shí)，應(yīng)首先判斷會(huì)議類型，并遵循本規(guī)定中相應(yīng)的程序和要求。對(duì)于涉及與外部合作伙伴（如供應(yīng)商、客戶）的會(huì)議，可參照本規(guī)定的基本原則（如通知、記錄、紀(jì)要等），但具體細(xì)節(jié)可根據(jù)合作性質(zhì)另行約定。本規(guī)定由行政部或指定管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行和解釋。

**三、會(huì)議準(zhǔn)備與通知**

（一）會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)

1.**發(fā)起人**：

*任何有明確會(huì)議需求并具備組織能力的部門(mén)或個(gè)人均可作為發(fā)起人。

*對(duì)于部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，通常由部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的團(tuán)隊(duì)成員發(fā)起。

*對(duì)于跨部門(mén)或?qū)蛹?jí)較高的會(huì)議，發(fā)起人需具備協(xié)調(diào)相關(guān)參與者的能力。

2.**申請(qǐng)內(nèi)容**：會(huì)議發(fā)起人需填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件一），內(nèi)容應(yīng)包含以下核心要素：

***會(huì)議主題**：清晰、具體地概括會(huì)議的核心議題（例如：“第二季度市場(chǎng)營(yíng)銷策略討論會(huì)”）。

***會(huì)議目的**：明確說(shuō)明召開(kāi)此次會(huì)議希望達(dá)成的具體目標(biāo)（例如：“確定Q2核心營(yíng)銷活動(dòng)方案并分配執(zhí)行任務(wù)”）。

***建議時(shí)間與時(shí)長(zhǎng)**：提出會(huì)議的期望召開(kāi)日期、具體開(kāi)始時(shí)間，并預(yù)估所需時(shí)長(zhǎng)（建議以15分鐘或30分鐘為基本單位，例如：“2023年X月X日上午10:00，時(shí)長(zhǎng)90分鐘”）。

***建議地點(diǎn)**：指定會(huì)議場(chǎng)所，如指定會(huì)議室編號(hào)，或注明是否需特殊布置。對(duì)于線上會(huì)議，需明確使用的平臺(tái)（如Zoom、Teams、企業(yè)微信會(huì)議等）及鏈接。

***參會(huì)人員**：列出必須參會(huì)的內(nèi)外部人員名單及職務(wù)。對(duì)于可選參會(huì)者，可注明原因或添加“可自行決定是否參加”說(shuō)明。

***議題與議程**：詳細(xì)列出會(huì)議的主要討論議題，并按邏輯順序排列形成初步議程。每個(gè)議題可預(yù)估發(fā)言或討論時(shí)間。

***所需材料**：列出會(huì)議前需準(zhǔn)備并分發(fā)給參會(huì)者的資料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、背景文件等，并注明提交截止日期。

***所需設(shè)備/支持**：說(shuō)明是否需要投影儀、視頻設(shè)備、屏幕共享權(quán)限、茶水、簽到表等特殊支持。

3.**審批流程**：

***部門(mén)內(nèi)部會(huì)議**：申請(qǐng)表由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

***跨部門(mén)會(huì)議**：除部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)外，可能需要相關(guān)協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

***高層級(jí)會(huì)議/專項(xiàng)重大會(huì)議**：除上述審批外，還需提交至更高層級(jí)的管理者或指定審批人（如分管副總、總經(jīng)理）審批。審批人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并注明審批日期。

***審批時(shí)限**：發(fā)起人需預(yù)留足夠時(shí)間進(jìn)行審批，建議在計(jì)劃會(huì)議日期前至少2個(gè)工作日提交申請(qǐng)。

（二）會(huì)議通知

1.**通知時(shí)間**：會(huì)議申請(qǐng)獲得最終批準(zhǔn)后，應(yīng)立即或最遲在批準(zhǔn)后的1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出正式會(huì)議通知。

2.**通知方式**：

***優(yōu)先方式**：通過(guò)組織認(rèn)可的企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘、內(nèi)部郵件系統(tǒng)）發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)。

***輔助方式**：對(duì)于重要會(huì)議或參會(huì)人員較多的情況，可輔以張貼會(huì)議通知（在公告欄、會(huì)議室門(mén)口等）。

***線上會(huì)議**：確保所有參會(huì)者都收到會(huì)議鏈接、會(huì)議號(hào)及密碼（如有）。

3.**通知內(nèi)容**：會(huì)議通知必須包含以下全部信息，確保清晰無(wú)誤：

***會(huì)議主題**。

***明確日期和時(shí)間**（年、月、日、時(shí)、分）。

***精確地點(diǎn)**（具體會(huì)議室編號(hào)，或線上會(huì)議鏈接及要求）。

***參會(huì)人員名單**。

***詳細(xì)議程**（包含各議題及大致時(shí)間安排）。

***需提前閱讀或準(zhǔn)備的材料**（如有，請(qǐng)?zhí)峁┇@取方式或附件）。

***會(huì)議預(yù)期目標(biāo)或重點(diǎn)**。

***參會(huì)要求**（如需攜帶特定物品、提前思考某個(gè)問(wèn)題等）。

***聯(lián)系人及聯(lián)系方式**（用于參會(huì)者確認(rèn)或咨詢）。

4.**參會(huì)確認(rèn)**：對(duì)于重要會(huì)議或需要精確掌握參會(huì)情況的會(huì)議，可在通知中要求參會(huì)者在指定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)是否出席。會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前根據(jù)確認(rèn)情況調(diào)整安排（如預(yù)訂會(huì)議室、準(zhǔn)備材料份數(shù)等）。

**四、會(huì)議召開(kāi)流程**

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試**：

***物理會(huì)議室**：確認(rèn)會(huì)議室已預(yù)訂，并提前進(jìn)行清潔。根據(jù)參會(huì)人數(shù)和議程需要，布置合適的桌椅（如U型、環(huán)形或劇院式）。提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查并調(diào)試所有設(shè)備，包括投影儀、幕布/白板、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端、網(wǎng)絡(luò)連接等，確保其處于正常工作狀態(tài)。測(cè)試屏幕共享、視頻通話等功能。

***線上會(huì)議**：提前測(cè)試所選會(huì)議平臺(tái)的音視頻效果，確保發(fā)起人能夠順利開(kāi)啟會(huì)議、共享屏幕、管理參會(huì)者等。準(zhǔn)備好共享的電子版材料，并確保鏈接有效。

2.**材料準(zhǔn)備與分發(fā)**：

*將《會(huì)議申請(qǐng)表》中列出的需提前準(zhǔn)備的材料整理齊全。對(duì)于紙質(zhì)材料，按參會(huì)人員名單打印相應(yīng)份數(shù)，并在會(huì)前送達(dá)或放置在會(huì)場(chǎng)指定位置。

*對(duì)于電子材料，確保在會(huì)前通過(guò)郵件、內(nèi)部共享平臺(tái)等方式發(fā)送給所有參會(huì)者，并提醒其查收。必要時(shí)，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)再次提醒查看。

3.**參會(huì)人員提醒與簽到**：

*在會(huì)議開(kāi)始前15-30分鐘，通過(guò)短信、即時(shí)消息或電話等方式提醒參會(huì)人員會(huì)議即將開(kāi)始，確認(rèn)其是否能夠準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。

*安排專人負(fù)責(zé)簽到，無(wú)論是物理簽到（簽到表）還是線上簽到（會(huì)議平臺(tái)內(nèi)的簽到功能），目的是確認(rèn)實(shí)際參會(huì)情況。

（二）會(huì)議召開(kāi)

1.**主持人/引導(dǎo)員職責(zé)**：

***準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始**：主持人負(fù)責(zé)宣布會(huì)議開(kāi)始，核對(duì)主要參會(huì)人員到位情況。

***控制議程**：嚴(yán)格按照會(huì)議議程推進(jìn)，適時(shí)提醒發(fā)言時(shí)間，確保討論不偏離主題。

***管理秩序**：維持會(huì)場(chǎng)秩序，引導(dǎo)發(fā)言，確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)觀點(diǎn)（除非是充分討論型會(huì)議）。

***時(shí)間管理**：密切關(guān)注時(shí)間，確保會(huì)議能在預(yù)定時(shí)長(zhǎng)內(nèi)結(jié)束，或在必要時(shí)決定是否適當(dāng)延長(zhǎng)。

2.**發(fā)言與討論規(guī)則**：

***輪流發(fā)言**：對(duì)于需要討論的議題，主持人可安排按順序發(fā)言，確保公平性。

***聚焦議題**：鼓勵(lì)參會(huì)者圍繞當(dāng)前討論的議題發(fā)言，避免無(wú)關(guān)話題。

***時(shí)間限制**：對(duì)于有發(fā)言時(shí)間的設(shè)定，主持人需適時(shí)提醒。一般建議個(gè)人發(fā)言時(shí)間控制在5-10分鐘內(nèi)，以保持會(huì)議效率。對(duì)于需要深入討論的議題，可設(shè)定專門(mén)的討論環(huán)節(jié)。

***積極傾聽(tīng)**：提倡尊重他人發(fā)言，不打斷（除非有極端必要），進(jìn)行建設(shè)性反饋。

***記錄要求**：指定1-2名記錄員（可以是主持人兼任，或指定專人），重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容：

*各議題的主要觀點(diǎn)、討論焦點(diǎn)。

*形成的決議、決策或行動(dòng)方案。

*明確的責(zé)任人（Who）、任務(wù)（What）、完成時(shí)限（When）。

*需要進(jìn)一步跟進(jìn)或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。

*記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出關(guān)鍵信息。

3.**互動(dòng)與決策**：

*鼓勵(lì)參會(huì)者提問(wèn)和澄清疑問(wèn)。

*對(duì)于需要集體決策的議題，確保所有相關(guān)方都充分表達(dá)意見(jiàn)后，由主持人或指定負(fù)責(zé)人引導(dǎo)形成共識(shí)或投票決定（根據(jù)組織文化決定是否采用投票）。

*重要決策需明確記錄，并確保理解一致。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)與確認(rèn)**：

*會(huì)議接近預(yù)定結(jié)束時(shí)間時(shí)，主持人應(yīng)進(jìn)行總結(jié)發(fā)言?；仡櫛敬螘?huì)議的主要討論成果、達(dá)成的決議和關(guān)鍵行動(dòng)項(xiàng)。

*主持人或記錄員應(yīng)清晰地重申各項(xiàng)決議和行動(dòng)要求，特別是責(zé)任人和截止日期，確保與會(huì)者理解一致，避免歧義。

2.**答疑與確認(rèn)**：

*開(kāi)放簡(jiǎn)短答疑環(huán)節(jié)，讓參會(huì)者對(duì)會(huì)議結(jié)論或行動(dòng)項(xiàng)有最后疑問(wèn)。

*可以通過(guò)口頭或舉手方式，讓參會(huì)者確認(rèn)自己是否清楚所承擔(dān)的任務(wù)。

3.**后續(xù)工作安排**：

*明確會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送時(shí)間（通常在會(huì)后的1-2個(gè)工作日內(nèi)）。

*說(shuō)明后續(xù)如何跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)的執(zhí)行情況（例如，通過(guò)定期簡(jiǎn)報(bào)、郵件匯報(bào)等）。

4.**場(chǎng)地清理與關(guān)閉**：

*主持人或指定人員負(fù)責(zé)安排人員清理會(huì)場(chǎng)，如關(guān)閉投影儀、燈光、空調(diào)等設(shè)備，整理白板筆、紙張等物品。

*確認(rèn)物理會(huì)議室已恢復(fù)原狀，線上會(huì)議室設(shè)置已正確關(guān)閉或歸檔。

**五、會(huì)議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)**

（一）會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容

1.**標(biāo)準(zhǔn)格式**：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含以下標(biāo)準(zhǔn)部分：

***會(huì)議基本信息**：會(huì)議名稱、召開(kāi)日期與時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)（或線上會(huì)議鏈接）、主持人、記錄人。

***參會(huì)人員**：列出實(shí)際參會(huì)人員名單及缺席人員（如有，注明原因）。

***缺席人員**：列出應(yīng)參會(huì)但缺席的人員名單（如有），并建議會(huì)后補(bǔ)發(fā)紀(jì)要。

***會(huì)議目的**：簡(jiǎn)要重申本次會(huì)議的核心目的。

***主要討論內(nèi)容**：按議程順序，概括各議題的討論要點(diǎn)、關(guān)鍵觀點(diǎn)、不同意見(jiàn)（如有）。

***決議與決策**：清晰、準(zhǔn)確地列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、決議、決定或形成的行動(dòng)方案。這是紀(jì)要的核心部分。

***行動(dòng)項(xiàng)列表**：將會(huì)議中確定的行動(dòng)項(xiàng)單獨(dú)列出，形成清晰的清單，包括：

*行動(dòng)描述：具體要完成什么任務(wù)。

*責(zé)任人：明確由誰(shuí)負(fù)責(zé)該項(xiàng)任務(wù)。

*協(xié)助人（如有）：需要哪些人提供支持。

*完成時(shí)限：任務(wù)需要在何時(shí)前完成。

*交付物（如有）：任務(wù)完成后需要提交什么成果。

***待辦事項(xiàng)/需進(jìn)一步討論**：列出會(huì)議未解決的問(wèn)題、需要后續(xù)討論或收集更多信息的事項(xiàng)。

***附件**：如有需要，可附上會(huì)議中使用的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、圖表、演示文稿等原始材料。

2.**編寫(xiě)要求**：

***及時(shí)性**：會(huì)議結(jié)束后盡快整理并完成初稿，確保信息的準(zhǔn)確性。

***準(zhǔn)確性**：忠實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，尤其是決議和行動(dòng)項(xiàng)，避免個(gè)人主觀臆斷。

***簡(jiǎn)潔性**：語(yǔ)言精練，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)和口語(yǔ)化表達(dá)。

***客觀性**：記錄事實(shí)和觀點(diǎn)，保持中立。

3.**分發(fā)流程**：

*會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，可先由主持人審閱確認(rèn)。

*正式紀(jì)要完成后，在《會(huì)議申請(qǐng)表》中規(guī)定的時(shí)限內(nèi)（通常是1-2個(gè)工作日），通過(guò)郵件或內(nèi)部共享平臺(tái)發(fā)送給所有參會(huì)人員，以及根據(jù)需要抄送給相關(guān)未參會(huì)人員或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

*確保接收人明確收到紀(jì)要。

（二）后續(xù)跟進(jìn)

1.**責(zé)任落實(shí)與監(jiān)督**：

*各項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)的責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)明確自己的任務(wù)和時(shí)限，并開(kāi)始著手執(zhí)行。

*主持人或指定跟進(jìn)人（通常是發(fā)起人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)責(zé)監(jiān)督各項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)的進(jìn)展情況。

2.**進(jìn)度跟蹤機(jī)制**：

***定期檢查**：可以設(shè)定固定的檢查周期（如每周例會(huì)、專項(xiàng)跟進(jìn)會(huì)），由責(zé)任人匯報(bào)進(jìn)展，或由跟進(jìn)人主動(dòng)詢問(wèn)。

***郵件/即時(shí)消息匯報(bào)**：對(duì)于簡(jiǎn)單任務(wù)，可要求責(zé)任人在截止日期前通過(guò)郵件或即時(shí)消息簡(jiǎn)報(bào)完成情況。

***共享文檔更新**：對(duì)于復(fù)雜項(xiàng)目，可在共享文檔（如在線表格）中更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)。

3.**成果驗(yàn)收與歸檔**：

*行動(dòng)項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)向主持人或跟進(jìn)人提交成果或進(jìn)行演示。

*跟進(jìn)人進(jìn)行初步驗(yàn)收，確認(rèn)完成后，將相關(guān)成果文件與會(huì)議紀(jì)要一起歸檔保存（物理或電子形式），作為工作記錄和未來(lái)參考。

4.**偏差處理**：

*如果在執(zhí)行過(guò)程中遇到困難或延期，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向跟進(jìn)人匯報(bào)，說(shuō)明原因，并提出調(diào)整建議或?qū)で笾С?。跟進(jìn)人需根據(jù)情況協(xié)調(diào)資源或調(diào)整計(jì)劃。

**六、會(huì)議費(fèi)用與資源管理**

（一）費(fèi)用控制

1.**內(nèi)部會(huì)議**：原則上，組織內(nèi)部常規(guī)會(huì)議不產(chǎn)生額外費(fèi)用。所需會(huì)議室、設(shè)備等資源由組織統(tǒng)一提供，計(jì)入部門(mén)或整體運(yùn)營(yíng)成本。鼓勵(lì)節(jié)約使用紙張、打印等資源。

2.**外部會(huì)議/活動(dòng)**：對(duì)于需要租用外部場(chǎng)地、邀請(qǐng)外部講師、購(gòu)買設(shè)備、準(zhǔn)備印刷材料等產(chǎn)生的費(fèi)用：

***預(yù)算申請(qǐng)**：發(fā)起人需在提交《會(huì)議申請(qǐng)表》時(shí)，根據(jù)預(yù)估需求提交詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。

***審批流程**：預(yù)算需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)和審批人的審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

***費(fèi)用報(bào)銷**：活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)負(fù)責(zé)人需按照財(cái)務(wù)規(guī)定，及時(shí)提交費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，并附上會(huì)議通知、簽到表、采購(gòu)憑證等證明材料。

3.**標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范**：行政部或財(cái)務(wù)部可制定相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如租賃費(fèi)、印刷費(fèi)、差旅標(biāo)準(zhǔn)等），以規(guī)范費(fèi)用支出，控制成本。

（二）資源利用

1.**會(huì)議室資源管理**：

***統(tǒng)一預(yù)訂**：建立統(tǒng)一的會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)（線上或線下），明確預(yù)訂規(guī)則（如提前期、時(shí)長(zhǎng)限制、優(yōu)先級(jí)等）。

***按需分配**：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、類型和需求，合理分配會(huì)議室資源。優(yōu)先保障重要會(huì)議和有明確需求的會(huì)議。

***使用評(píng)估**：定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行評(píng)估，優(yōu)化資源配置。

2.**設(shè)備資源管理**：

***共享設(shè)備**：組織內(nèi)的投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議設(shè)備等應(yīng)作為共享資源，由行政部或指定部門(mén)統(tǒng)一管理、維護(hù)和調(diào)度。

***維護(hù)保養(yǎng)**：建立設(shè)備臺(tái)賬，定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備完好率。

***使用登記**：對(duì)于重要或高頻使用的設(shè)備，可實(shí)行借用登記制度，方便追蹤和管理。

3.**材料資源管理**：

***電子化優(yōu)先**：提倡使用電子版會(huì)議材料，通過(guò)內(nèi)部平臺(tái)共享，減少紙張打印。

***打印規(guī)范**：如確需打印紙質(zhì)材料，應(yīng)遵守打印規(guī)范，雙面打印，合理控制份數(shù)。

***材料回收**：會(huì)議結(jié)束后，可回收部分可重復(fù)使用的紙張、文件夾等物品。

**七、附則**

（一）規(guī)定修訂

本會(huì)議管理規(guī)定將根據(jù)組織發(fā)展的實(shí)際需要、運(yùn)行效果反饋以及內(nèi)外部環(huán)境變化，由行政部或指定管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期（建議每年或每半年）進(jìn)行審視和修訂。修訂后的規(guī)定將發(fā)布通知，并組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。

（二）解釋權(quán)

本會(huì)議管理規(guī)定由行政部（或指定負(fù)責(zé)會(huì)議管理的部門(mén)）負(fù)責(zé)解釋。各部門(mén)在執(zhí)行過(guò)程中如遇疑問(wèn)或特殊情況，可向行政部提出咨詢。

（三）生效日期

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。

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一、會(huì)議管理規(guī)定概述

會(huì)議管理是企業(yè)或組織高效運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范的會(huì)議管理能夠提升決策效率、節(jié)約時(shí)間和資源。制定會(huì)議管理規(guī)定旨在明確會(huì)議的組織、流程、參與及后續(xù)執(zhí)行要求，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。以下是會(huì)議管理規(guī)定的詳細(xì)內(nèi)容，涵蓋會(huì)議分類、準(zhǔn)備、召開(kāi)及會(huì)后跟進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、會(huì)議分類與適用范圍

（一）會(huì)議分類

1.**決策會(huì)議**：用于討論重大事項(xiàng)、制定關(guān)鍵決策，如年度規(guī)劃會(huì)議。

2.**工作例會(huì)**：常規(guī)性會(huì)議，如周例會(huì)、部門(mén)例會(huì)，用于工作進(jìn)展同步。

3.**專題會(huì)議**：針對(duì)特定議題的臨時(shí)會(huì)議，如項(xiàng)目評(píng)審會(huì)。

4.**培訓(xùn)會(huì)議**：以知識(shí)分享或技能培訓(xùn)為目的的會(huì)議。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于所有部門(mén)及員工參與的內(nèi)部會(huì)議，外部合作會(huì)議可參照?qǐng)?zhí)行。

三、會(huì)議準(zhǔn)備與通知

（一）會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)

1.**發(fā)起人**：各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)。

2.**申請(qǐng)內(nèi)容**：包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、預(yù)期目標(biāo)等。

3.**審批流程**：申請(qǐng)需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可組織。

（二）會(huì)議通知

1.**通知時(shí)間**：會(huì)議發(fā)起后24小時(shí)內(nèi)發(fā)出通知。

2.**通知方式**：通過(guò)郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊工具或會(huì)議系統(tǒng)發(fā)送。

3.**通知內(nèi)容**：明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及需準(zhǔn)備的材料。

四、會(huì)議召開(kāi)流程

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**場(chǎng)地布置**：確保會(huì)議室設(shè)備（投影儀、音響等）正常運(yùn)作。

2.**材料準(zhǔn)備**：提前分發(fā)會(huì)議資料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)表格等。

3.**參會(huì)確認(rèn)**：通過(guò)回復(fù)確認(rèn)參會(huì)人員是否出席。

（二）會(huì)議召開(kāi)

1.**主持人職責(zé)**：控制會(huì)議節(jié)奏，確保按議程進(jìn)行。

2.**發(fā)言規(guī)則**：每位參會(huì)者發(fā)言時(shí)間不超過(guò)5分鐘，避免跑題。

3.**記錄要求**：指定專人記錄會(huì)議要點(diǎn)及決議。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：主持人總結(jié)會(huì)議成果，明確后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)。

2.**紀(jì)要確認(rèn)**：會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)者。

五、會(huì)議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)

（一）會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容

1.**會(huì)議基本信息**：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員。

2.**主要討論內(nèi)容**：逐項(xiàng)記錄發(fā)言要點(diǎn)及決策。

3.**行動(dòng)項(xiàng)分配**：明確責(zé)任人與完成時(shí)限，如“市場(chǎng)部需在3日內(nèi)提交方案”。

（二）后續(xù)跟進(jìn)

1.**責(zé)任落實(shí)**：相關(guān)負(fù)責(zé)人需在分配時(shí)限內(nèi)完成任務(wù)。

2.**進(jìn)度跟蹤**：主持人定期檢查行動(dòng)項(xiàng)執(zhí)行情況，如通過(guò)郵件或簡(jiǎn)報(bào)同步進(jìn)展。

六、會(huì)議費(fèi)用與資源管理

（一）費(fèi)用控制

1.**內(nèi)部會(huì)議**：一般無(wú)需額外費(fèi)用。

2.**外部會(huì)議**：如需租賃場(chǎng)地或支付外部講師費(fèi)用，需提前審批。

（二）資源利用

1.**設(shè)備共享**：會(huì)議室及設(shè)備優(yōu)先內(nèi)部共享，減少資源浪費(fèi)。

2.**電子化材料**：鼓勵(lì)使用電子版資料，降低紙質(zhì)打印成本。

七、附則

（一）規(guī)定修訂

本規(guī)定將根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況每年修訂一次，確保持續(xù)優(yōu)化。

（二）解釋權(quán)

本規(guī)定由行政部負(fù)責(zé)解釋，如有疑問(wèn)可聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人。

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**一、會(huì)議管理規(guī)定概述**

會(huì)議管理是企業(yè)或組織高效運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范的會(huì)議管理能夠提升決策效率、節(jié)約時(shí)間和資源。制定會(huì)議管理規(guī)定旨在明確會(huì)議的組織、流程、參與及后續(xù)執(zhí)行要求，確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。以下是會(huì)議管理規(guī)定的詳細(xì)內(nèi)容，涵蓋會(huì)議分類、準(zhǔn)備、召開(kāi)及會(huì)后跟進(jìn)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在提供一個(gè)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南，以促進(jìn)組織內(nèi)部溝通的順暢和決策的精準(zhǔn)。

**二、會(huì)議分類與適用范圍**

（一）會(huì)議分類

1.**決策會(huì)議**：

***定義**：用于討論、審議并最終決定對(duì)組織具有重大影響的事項(xiàng)或策略方向。此類會(huì)議通常涉及資源分配、重要項(xiàng)目啟動(dòng)或重大政策調(diào)整等。

***適用場(chǎng)景示例**：年度經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略會(huì)議、重大投資項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、組織架構(gòu)調(diào)整研討會(huì)。

***特點(diǎn)**：參會(huì)層級(jí)較高，決策結(jié)果具有權(quán)威性，需形成正式?jīng)Q議。

2.**工作例會(huì)**：

***定義**：為保障日常工作順利進(jìn)行而定期召開(kāi)的會(huì)議，主要目的是信息同步、工作進(jìn)展匯報(bào)、問(wèn)題協(xié)調(diào)和任務(wù)分配。

***適用場(chǎng)景示例**：部門(mén)周例會(huì)、項(xiàng)目每日站會(huì)（DailyStand-up）、月度運(yùn)營(yíng)分析會(huì)。

***特點(diǎn)**：周期性、常規(guī)性，參會(huì)人員相對(duì)固定，聚焦于短期目標(biāo)和具體問(wèn)題。

3.**專題會(huì)議**：

***定義**：針對(duì)特定議題、問(wèn)題或項(xiàng)目，臨時(shí)召集的會(huì)議，旨在進(jìn)行深入探討、尋求解決方案或獲取特定信息。

***適用場(chǎng)景示例**：新產(chǎn)品發(fā)布前的評(píng)審會(huì)、跨部門(mén)技術(shù)難題攻關(guān)會(huì)、客戶投訴處理專題分析會(huì)。

***特點(diǎn)**：目的性強(qiáng)，議題明確，參會(huì)人員根據(jù)議題相關(guān)性確定。

4.**培訓(xùn)會(huì)議**：

***定義**：以知識(shí)傳授、技能培養(yǎng)、理念統(tǒng)一或經(jīng)驗(yàn)分享為主要目的的會(huì)議。

***適用場(chǎng)景示例**：新員工入職培訓(xùn)、某項(xiàng)專業(yè)技能的內(nèi)部授課會(huì)、管理方法分享會(huì)。

***特點(diǎn)**：側(cè)重于學(xué)習(xí)和交流，通常有講師和明確的培訓(xùn)內(nèi)容。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于所有部門(mén)及員工參與的內(nèi)部會(huì)議。各部門(mén)在組織會(huì)議時(shí)，應(yīng)首先判斷會(huì)議類型，并遵循本規(guī)定中相應(yīng)的程序和要求。對(duì)于涉及與外部合作伙伴（如供應(yīng)商、客戶）的會(huì)議，可參照本規(guī)定的基本原則（如通知、記錄、紀(jì)要等），但具體細(xì)節(jié)可根據(jù)合作性質(zhì)另行約定。本規(guī)定由行政部或指定管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行和解釋。

**三、會(huì)議準(zhǔn)備與通知**

（一）會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)

1.**發(fā)起人**：

*任何有明確會(huì)議需求并具備組織能力的部門(mén)或個(gè)人均可作為發(fā)起人。

*對(duì)于部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，通常由部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的團(tuán)隊(duì)成員發(fā)起。

*對(duì)于跨部門(mén)或?qū)蛹?jí)較高的會(huì)議，發(fā)起人需具備協(xié)調(diào)相關(guān)參與者的能力。

2.**申請(qǐng)內(nèi)容**：會(huì)議發(fā)起人需填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件一），內(nèi)容應(yīng)包含以下核心要素：

***會(huì)議主題**：清晰、具體地概括會(huì)議的核心議題（例如：“第二季度市場(chǎng)營(yíng)銷策略討論會(huì)”）。

***會(huì)議目的**：明確說(shuō)明召開(kāi)此次會(huì)議希望達(dá)成的具體目標(biāo)（例如：“確定Q2核心營(yíng)銷活動(dòng)方案并分配執(zhí)行任務(wù)”）。

***建議時(shí)間與時(shí)長(zhǎng)**：提出會(huì)議的期望召開(kāi)日期、具體開(kāi)始時(shí)間，并預(yù)估所需時(shí)長(zhǎng)（建議以15分鐘或30分鐘為基本單位，例如：“2023年X月X日上午10:00，時(shí)長(zhǎng)90分鐘”）。

***建議地點(diǎn)**：指定會(huì)議場(chǎng)所，如指定會(huì)議室編號(hào)，或注明是否需特殊布置。對(duì)于線上會(huì)議，需明確使用的平臺(tái)（如Zoom、Teams、企業(yè)微信會(huì)議等）及鏈接。

***參會(huì)人員**：列出必須參會(huì)的內(nèi)外部人員名單及職務(wù)。對(duì)于可選參會(huì)者，可注明原因或添加“可自行決定是否參加”說(shuō)明。

***議題與議程**：詳細(xì)列出會(huì)議的主要討論議題，并按邏輯順序排列形成初步議程。每個(gè)議題可預(yù)估發(fā)言或討論時(shí)間。

***所需材料**：列出會(huì)議前需準(zhǔn)備并分發(fā)給參會(huì)者的資料，如報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、背景文件等，并注明提交截止日期。

***所需設(shè)備/支持**：說(shuō)明是否需要投影儀、視頻設(shè)備、屏幕共享權(quán)限、茶水、簽到表等特殊支持。

3.**審批流程**：

***部門(mén)內(nèi)部會(huì)議**：申請(qǐng)表由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

***跨部門(mén)會(huì)議**：除部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)外，可能需要相關(guān)協(xié)作部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

***高層級(jí)會(huì)議/專項(xiàng)重大會(huì)議**：除上述審批外，還需提交至更高層級(jí)的管理者或指定審批人（如分管副總、總經(jīng)理）審批。審批人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并注明審批日期。

***審批時(shí)限**：發(fā)起人需預(yù)留足夠時(shí)間進(jìn)行審批，建議在計(jì)劃會(huì)議日期前至少2個(gè)工作日提交申請(qǐng)。

（二）會(huì)議通知

1.**通知時(shí)間**：會(huì)議申請(qǐng)獲得最終批準(zhǔn)后，應(yīng)立即或最遲在批準(zhǔn)后的1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出正式會(huì)議通知。

2.**通知方式**：

***優(yōu)先方式**：通過(guò)組織認(rèn)可的企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘、內(nèi)部郵件系統(tǒng)）發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)。

***輔助方式**：對(duì)于重要會(huì)議或參會(huì)人員較多的情況，可輔以張貼會(huì)議通知（在公告欄、會(huì)議室門(mén)口等）。

***線上會(huì)議**：確保所有參會(huì)者都收到會(huì)議鏈接、會(huì)議號(hào)及密碼（如有）。

3.**通知內(nèi)容**：會(huì)議通知必須包含以下全部信息，確保清晰無(wú)誤：

***會(huì)議主題**。

***明確日期和時(shí)間**（年、月、日、時(shí)、分）。

***精確地點(diǎn)**（具體會(huì)議室編號(hào)，或線上會(huì)議鏈接及要求）。

***參會(huì)人員名單**。

***詳細(xì)議程**（包含各議題及大致時(shí)間安排）。

***需提前閱讀或準(zhǔn)備的材料**（如有，請(qǐng)?zhí)峁┇@取方式或附件）。

***會(huì)議預(yù)期目標(biāo)或重點(diǎn)**。

***參會(huì)要求**（如需攜帶特定物品、提前思考某個(gè)問(wèn)題等）。

***聯(lián)系人及聯(lián)系方式**（用于參會(huì)者確認(rèn)或咨詢）。

4.**參會(huì)確認(rèn)**：對(duì)于重要會(huì)議或需要精確掌握參會(huì)情況的會(huì)議，可在通知中要求參會(huì)者在指定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)是否出席。會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前根據(jù)確認(rèn)情況調(diào)整安排（如預(yù)訂會(huì)議室、準(zhǔn)備材料份數(shù)等）。

**四、會(huì)議召開(kāi)流程**

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試**：

***物理會(huì)議室**：確認(rèn)會(huì)議室已預(yù)訂，并提前進(jìn)行清潔。根據(jù)參會(huì)人數(shù)和議程需要，布置合適的桌椅（如U型、環(huán)形或劇院式）。提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查并調(diào)試所有設(shè)備，包括投影儀、幕布/白板、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議終端、網(wǎng)絡(luò)連接等，確保其處于正常工作狀態(tài)。測(cè)試屏幕共享、視頻通話等功能。

***線上會(huì)議**：提前測(cè)試所選會(huì)議平臺(tái)的音視頻效果，確保發(fā)起人能夠順利開(kāi)啟會(huì)議、共享屏幕、管理參會(huì)者等。準(zhǔn)備好共享的電子版材料，并確保鏈接有效。

2.**材料準(zhǔn)備與分發(fā)**：

*將《會(huì)議申請(qǐng)表》中列出的需提前準(zhǔn)備的材料整理齊全。對(duì)于紙質(zhì)材料，按參會(huì)人員名單打印相應(yīng)份數(shù)，并在會(huì)前送達(dá)或放置在會(huì)場(chǎng)指定位置。

*對(duì)于電子材料，確保在會(huì)前通過(guò)郵件、內(nèi)部共享平臺(tái)等方式發(fā)送給所有參會(huì)者，并提醒其查收。必要時(shí)，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)再次提醒查看。

3.**參會(huì)人員提醒與簽到**：

*在會(huì)議開(kāi)始前15-30分鐘，通過(guò)短信、即時(shí)消息或電話等方式提醒參會(huì)人員會(huì)議即將開(kāi)始，確認(rèn)其是否能夠準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。

*安排專人負(fù)責(zé)簽到，無(wú)論是物理簽到（簽到表）還是線上簽到（會(huì)議平臺(tái)內(nèi)的簽到功能），目的是確認(rèn)實(shí)際參會(huì)情況。

（二）會(huì)議召開(kāi)

1.**主持人/引導(dǎo)員職責(zé)**：

***準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始**：主持人負(fù)責(zé)宣布會(huì)議開(kāi)始，核對(duì)主要參會(huì)人員到位情況。

***控制議程**：嚴(yán)格按照會(huì)議議程推進(jìn)，適時(shí)提醒發(fā)言時(shí)間，確保討論不偏離主題。

***管理秩序**：維持會(huì)場(chǎng)秩序，引導(dǎo)發(fā)言，確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)觀點(diǎn)（除非是充分討論型會(huì)議）。

***時(shí)間管理**：密切關(guān)注時(shí)間，確保會(huì)議能在預(yù)定時(shí)長(zhǎng)內(nèi)結(jié)束，或在必要時(shí)決定是否適當(dāng)延長(zhǎng)。

2.**發(fā)言與討論規(guī)則**：

***輪流發(fā)言**：對(duì)于需要討論的議題，主持人可安排按順序發(fā)言，確保公平性。

***聚焦議題**：鼓勵(lì)參會(huì)者圍繞當(dāng)前討論的議題發(fā)言，避免無(wú)關(guān)話題。

***時(shí)間限制**：對(duì)于有發(fā)言時(shí)間的設(shè)定，主持人需適時(shí)提醒。一般建議個(gè)人發(fā)言時(shí)間控制在5-10分鐘內(nèi)，以保持會(huì)議效率。對(duì)于需要深入討論的議題，可設(shè)定專門(mén)的討論環(huán)節(jié)。

***積極傾聽(tīng)**：提倡尊重他人發(fā)言，不打斷（除非有極端必要），進(jìn)行建設(shè)性反饋。

***記錄要求**：指定1-2名記錄員（可以是主持人兼任，或指定專人），重點(diǎn)記錄以下內(nèi)容：

*各議題的主要觀點(diǎn)、討論焦點(diǎn)。

*形成的決議、決策或行動(dòng)方案。

*明確的責(zé)任人（Who）、任務(wù)（What）、完成時(shí)限（When）。

*需要進(jìn)一步跟進(jìn)或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)。

*記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出關(guān)鍵信息。

3.**互動(dòng)與決策**：

*鼓勵(lì)參會(huì)者提問(wèn)和澄清疑問(wèn)。

*對(duì)于需要集體決策的議題，確保所有相關(guān)方都充分表達(dá)意見(jiàn)后，由主持人或指定負(fù)責(zé)人引導(dǎo)形成共識(shí)或投票決定（根據(jù)組織文化決定是否采用投票）。

*重要決策需明確記錄，并確保理解一致。

（三）會(huì)議結(jié)束

1.**總結(jié)與確認(rèn)**：

*會(huì)議接近預(yù)定結(jié)束時(shí)間時(shí)，主持人應(yīng)進(jìn)行總結(jié)發(fā)言?；仡櫛敬螘?huì)議的主要討論成果、達(dá)成的決議和關(guān)鍵行動(dòng)項(xiàng)。

*主持人或記錄員應(yīng)清晰地重申各項(xiàng)決議和行動(dòng)要求，特別是責(zé)任人和截止日期，確保與會(huì)者理解一致，避免歧義。

2.**答疑與確認(rèn)**：

*開(kāi)放簡(jiǎn)短答疑環(huán)節(jié)，讓參會(huì)者對(duì)會(huì)議結(jié)論或行動(dòng)項(xiàng)有最后疑問(wèn)。

*可以通過(guò)口頭或舉手方式，讓參會(huì)者確認(rèn)自己是否清楚所承擔(dān)的任務(wù)。

3.**后續(xù)工作安排**：

*明確會(huì)議紀(jì)要的發(fā)送時(shí)間（通常在會(huì)后的1-2個(gè)工作日內(nèi)）。

*說(shuō)明后續(xù)如何跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)的執(zhí)行情況（例如，通過(guò)定期簡(jiǎn)報(bào)、郵件匯報(bào)等）。

4.**場(chǎng)地清理與關(guān)閉**：

*主持人或指定人員負(fù)責(zé)安排人員清理會(huì)場(chǎng)，如關(guān)閉投影儀、燈光、空調(diào)等設(shè)備，整理白板筆、紙張等物品。

*確認(rèn)物理會(huì)議室已恢復(fù)原狀，線上會(huì)議室設(shè)置已正確關(guān)閉或歸檔。

**五、會(huì)議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)**

（一）會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容

1.**標(biāo)準(zhǔn)格式**：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含以下標(biāo)準(zhǔn)部分：

***會(huì)議基本信息**：會(huì)議名稱、召開(kāi)日期與時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)（或線上會(huì)議鏈接）、主持人、記錄人。

***參會(huì)人員**：列出實(shí)際參會(huì)人員名單及缺席人員（如有，注明原因）。

***缺席人員**：列出應(yīng)參會(huì)但缺席的人員名單（如有），并建議會(huì)后補(bǔ)發(fā)紀(jì)要。

***會(huì)議目的**：簡(jiǎn)要重申本次會(huì)議的核心目的。

***主要討論內(nèi)容**：按議程順序，概括各議題的討論要點(diǎn)、關(guān)鍵觀點(diǎn)、不同意見(jiàn)（如有）。

***決議與決策**：清晰、準(zhǔn)確地列出會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、決議、決定或形成的行動(dòng)方案。這是紀(jì)要的核心部分。

***行動(dòng)項(xiàng)列表**：將會(huì)議中確定的行動(dòng)項(xiàng)單獨(dú)列出，形成清晰的清單，包括：

*行動(dòng)描述：具體要完成什么任務(wù)。

*責(zé)任人：明確由誰(shuí)負(fù)責(zé)該項(xiàng)任務(wù)。

*協(xié)助人（如有）：需要哪些人提供支持。

*完成時(shí)限：任務(wù)需要在何時(shí)前完成。

*交付物（如有）：任務(wù)完成后需要提交什么成果。

***待辦事項(xiàng)/需進(jìn)一步討論**：列出會(huì)議未解決的問(wèn)題、需要后續(xù)討論或收集更多信息的事項(xiàng)。

***附件**：如有需要，可附上會(huì)議中使用的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、圖表、演示文稿等原始材料。

2.**編寫(xiě)要求**：

***及時(shí)性**：會(huì)議結(jié)束后盡快整理并完成初稿，確保信息的準(zhǔn)確性。

***準(zhǔn)確性**：忠實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，尤其是決議和行動(dòng)項(xiàng)，避免個(gè)人主觀臆斷。

***簡(jiǎn)潔性**：語(yǔ)言精練，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)和口語(yǔ)化表達(dá)。

***客觀性**：記錄事實(shí)和觀點(diǎn)，保持中立。

3.**分發(fā)流程**：

*會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，可先由主持人審閱確認(rèn)。

*正式紀(jì)要完成后，在《會(huì)議申請(qǐng)表》中規(guī)定的時(shí)限內(nèi)（通常是1-2個(gè)工作日），通過(guò)郵件或內(nèi)部共享平臺(tái)發(fā)送給所有參會(huì)人員