中小企業(yè)員工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強中小企業(yè)員工檔案管理，規(guī)范檔案的建立、保管、利用和銷毀等工作，保障員工個人信息的安全與完整，為企業(yè)的人力資源管理、決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本中小企業(yè)全體員工的檔案管理工作，包括在職員工、離職員工以及離退休員工的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理：員工檔案由企業(yè)人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映員工的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)績等情況。3.安全保密：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格保密員工的個人信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理：隨著員工崗位變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保證檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息檔案1.個人簡歷：包括員工的姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等基本信息，以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.身份證復(fù)印件：提供員工有效身份證件的復(fù)印件，確保信息的準(zhǔn)確性和可核查性。3.照片：近期免冠一寸照片，用于識別員工身份。4.聯(lián)系方式：包括家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱等，方便企業(yè)與員工進行溝通。（二）入職檔案1.求職申請表：記錄員工應(yīng)聘時填寫的個人信息、求職意向、工作經(jīng)驗、技能特長等內(nèi)容。2.面試評估表：面試官對員工面試表現(xiàn)的評估意見，包括專業(yè)能力、溝通能力、團隊協(xié)作能力等方面的評價。3.錄用通知書：企業(yè)向員工發(fā)出的錄用通知，明確錄用崗位、薪資待遇、入職時間等重要信息。4.體檢報告：員工入職前的體檢報告，確保員工身體健康，能夠勝任工作。5.離職證明：員工從原單位離職的證明文件，用于核實員工的工作經(jīng)歷和離職情況。（三）教育培訓(xùn)檔案1.學(xué)歷證書復(fù)印件：員工的最高學(xué)歷證書復(fù)印件，證明員工的學(xué)習(xí)水平和專業(yè)背景。2.職業(yè)資格證書復(fù)印件：員工獲得的與工作相關(guān)的職業(yè)資格證書復(fù)印件，如會計師證書、工程師證書等。3.培訓(xùn)記錄：記錄員工參加企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果評估等。（四）績效考核檔案1.績效評估表：定期對員工的工作績效進行評估的表格，包括工作目標(biāo)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面的評價。2.績效改進計劃：針對員工績效評估中存在的問題，制定的改進計劃和措施。3.獎勵與處罰記錄：記錄員工在工作中獲得的獎勵和受到的處罰情況，如優(yōu)秀員工獎、遲到早退處罰等。（五）薪酬福利檔案1.工資條：記錄員工每月的工資收入情況，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等項目。2.社保繳納記錄：企業(yè)為員工繳納社會保險的記錄，包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險。3.福利發(fā)放記錄：記錄員工享受的企業(yè)福利情況，如節(jié)日福利、生日福利、帶薪年假等。（六）崗位變動檔案1.崗位調(diào)動申請表：員工申請崗位調(diào)動時填寫的表格，說明調(diào)動原因、調(diào)動崗位等信息。2.晉升與降職文件：企業(yè)對員工進行晉升或降職的決定文件，明確晉升或降職的崗位、時間等。3.兼職與掛職記錄：記錄員工在企業(yè)內(nèi)部兼職或掛職的情況，包括兼職崗位、掛職時間等。（七）離職檔案1.離職申請表：員工申請離職時填寫的表格，說明離職原因、離職時間等信息。2.離職審計報告：對離職員工進行審計的報告，包括工作交接情況、財務(wù)清理情況等。3.解除勞動關(guān)系證明：企業(yè)與員工解除勞動關(guān)系的證明文件，明確解除勞動關(guān)系的原因、時間等。三、檔案建立（一）入職建檔1.員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時為其建立個人檔案。要求員工如實填寫《求職申請表》《員工基本信息表》等相關(guān)表格，并提供身份證、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證件的原件和復(fù)印件。2.人力資源部門對員工提供的資料進行審核，確保資料的真實性和完整性。審核無誤后，將相關(guān)資料存入員工檔案。3.在員工入職后的一周內(nèi)，完成檔案的初步建立工作，并將檔案信息錄入企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)。（二）檔案補充1.隨著員工在企業(yè)的工作發(fā)展，如參加培訓(xùn)、獲得獎勵、崗位變動等，相關(guān)部門應(yīng)及時將有關(guān)資料提交給人力資源部門，由人力資源部門補充到員工檔案中。2.員工個人信息發(fā)生變更時，如聯(lián)系方式、婚姻狀況等，應(yīng)及時向人力資源部門提交變更申請，并提供相關(guān)證明材料。人力資源部門審核后，更新員工檔案信息。四、檔案保管（一）保管方式1.員工檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照員工姓名或工號進行分類存放；電子檔案存儲在企業(yè)的服務(wù)器上，設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。2.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施。（二）保管期限1.在職員工檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職。2.離職員工檔案應(yīng)至少保存兩年，對于涉及重要商業(yè)機密或法律糾紛的檔案，應(yīng)根據(jù)實際情況延長保管期限。3.離退休員工檔案應(yīng)永久保存。（三）檔案安全1.人力資源部門應(yīng)安排專人負責(zé)檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。2.對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，提高其檔案管理水平和安全意識。3.加強對檔案存放場所的安全管理，定期進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.嚴(yán)格控制檔案的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱、借閱員工檔案。五、檔案利用（一）查閱1.企業(yè)內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得涂改、損壞檔案，不得將檔案帶出檔案存放場所。3.查閱檔案的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于工作需要，不得泄露員工的個人隱私信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過一周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上做任何標(biāo)記。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）外部查詢1.外部單位因司法調(diào)查、政審等原因需要查詢員工檔案的，應(yīng)出具單位介紹信和相關(guān)證明材料，經(jīng)企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。2.外部查詢?nèi)藛T應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)為失去保存意義的檔案。（二）銷毀程序1.由人力資源部門定期對檔案進行清理和鑒定，提出需要銷毀的檔案清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)企業(yè)負責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式等。4.銷毀檔案的記錄應(yīng)永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)定期對員工檔案管理工作進行內(nèi)部審計和檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.審計和檢查的內(nèi)容包括檔案的建立、保管、利用和銷毀等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時整改。（二）外部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合有關(guān)部門的工作，提供必要的檔案資料。2.對于政府相關(guān)部門提出的整改意見，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真落實，及時改進檔案管理工作。八、責(zé)任追究（一）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員因工作失誤導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息泄露的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.對于違反檔案管理規(guī)章制度的檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。（二）查閱借閱人員責(zé)任1.查閱借閱人員因違反檔案管理規(guī)定導(dǎo)致檔案損壞、丟失或信息泄露