會議室預(yù)約及使用管理制度會議室作為組織內(nèi)部溝通協(xié)作的重要場所，其高效有序的管理對于提升工作效率、保障會議質(zhì)量具有關(guān)鍵意義。為規(guī)范會議室的預(yù)約、使用與管理，確保資源得到合理分配與充分利用，特制定本制度。一、會議室資源概述本組織共設(shè)有X間會議室，包括小型討論間X間、中型會議室X間、大型報告廳X間，均配備基礎(chǔ)會議設(shè)備（投影儀、白板、音響等），部分高級會議室配備視頻會議系統(tǒng)及智能協(xié)作設(shè)備。會議室按功能區(qū)域劃分，不同規(guī)格滿足不同規(guī)模會議需求。所有會議室均遵循統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實行預(yù)約優(yōu)先、按時使用原則。二、預(yù)約管理機(jī)制（一）預(yù)約渠道1.線上預(yù)約系統(tǒng)：通過組織內(nèi)部OA系統(tǒng)或?qū)Ｓ脮h室預(yù)約平臺進(jìn)行在線申請，支持日歷同步與實時查詢。2.線下預(yù)約：向行政部提交紙質(zhì)預(yù)約申請表，工作日提前1-3天辦理。預(yù)約需提供會議主題、時間（起止時間）、參會人數(shù)、所需設(shè)備清單等信息，系統(tǒng)自動記錄并推送確認(rèn)通知。（二）預(yù)約規(guī)則1.使用優(yōu)先級：部門主管會議>部門例會>一般性討論；高層領(lǐng)導(dǎo)會議優(yōu)先使用大型會議室。2.時間限制：單次會議預(yù)約時長不超過4小時，特殊情況需報行政部審批。相鄰會議可申請連續(xù)使用，但需間隔至少15分鐘清場。3.重復(fù)預(yù)約：周期性會議（如每周例會）可申請批量預(yù)約，有效期為三個月，到期前需重新確認(rèn)。4.取消機(jī)制：會議臨時取消須至少提前2小時申請，釋放資源給其他待用需求。三、使用規(guī)范（一）入場要求1.憑預(yù)約憑證入場，未經(jīng)許可禁止擅自使用。會議開始前15分鐘，使用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)。2.參會人員遵守會場秩序，手機(jī)調(diào)至靜音，保持室內(nèi)環(huán)境安靜。3.禁止在會議室吸煙、飲食，確需使用茶水需自帶杯具并妥善處理垃圾。（二）設(shè)備管理1.投影儀使用需提前開啟，會議結(jié)束后恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置；白板筆用完后補(bǔ)充至指定位置。2.視頻會議系統(tǒng)操作需由專人負(fù)責(zé)，使用后核對設(shè)備狀態(tài)并記錄異常情況。3.如遇設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用并向行政部報修，不得擅自拆卸。（三）衛(wèi)生維護(hù)1.會議結(jié)束后，使用部門負(fù)責(zé)清理桌面、椅子歸位、關(guān)閉設(shè)備電源。2.行政部每日對會議室進(jìn)行例行保潔，每周進(jìn)行深度消毒，確保環(huán)境衛(wèi)生達(dá)標(biāo)。3.發(fā)現(xiàn)破壞公物行為，按價賠償并通報責(zé)任部門。四、特殊會議保障（一）重要會議1.大型活動或外部接待需提前一周協(xié)調(diào)場地，行政部提供專人協(xié)助布置。2.涉及保密內(nèi)容的會議，需設(shè)置臨時門禁或監(jiān)控，會后立即恢復(fù)原狀。3.外單位使用會議室需簽訂使用協(xié)議，明確雙方權(quán)責(zé)。（二）應(yīng)急使用1.突發(fā)事件臨時占用，須報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，優(yōu)先保障行政部值班會議室。2.節(jié)假日值班會議按月度集中預(yù)約，行政部統(tǒng)籌安排。3.系統(tǒng)故障導(dǎo)致無法預(yù)約時，由行政部協(xié)調(diào)就近場地替代。五、監(jiān)督與考核（一）行政部職責(zé)1.每日巡查會議室使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行記錄與提醒。2.每月匯總使用數(shù)據(jù)，分析資源閑置原因并提出優(yōu)化建議。3.定期組織設(shè)備維護(hù)培訓(xùn)，提升使用部門管理意識。（二）責(zé)任追究1.未經(jīng)預(yù)約使用會議室，取消當(dāng)月部門預(yù)約額度，屢次者通報批評。2.設(shè)備損壞未報修或故意破壞，按原價雙倍賠償并納入績效考核。3.會議結(jié)束后未清理場地，次月強(qiáng)制加派保潔任務(wù)。六、制度修訂本制度每年評估一次，根據(jù)組織規(guī)模變化和技術(shù)升級適時調(diào)整。修訂需經(jīng)管