學(xué)校辦公用品供應(yīng)服務(wù)方案（標(biāo)準(zhǔn)版）一、總則（一）編制目的為規(guī)范學(xué)校辦公用品采購(gòu)、供應(yīng)、管理全流程工作，保障教學(xué)辦公需求，降低采購(gòu)成本，提升供應(yīng)效率，確保辦公用品質(zhì)量安全、環(huán)保合規(guī)，為新學(xué)期開學(xué)及日常教育教學(xué)活動(dòng)提供堅(jiān)實(shí)后勤支撐，結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定本方案。（二）適用范圍本方案適用于全校各部門（教務(wù)處、學(xué)生處、總務(wù)處、各年級(jí)組、班級(jí)等）的辦公用品供應(yīng)服務(wù)，包括辦公文具、辦公設(shè)備耗材、清潔用品、勞保用品等各類物資的采購(gòu)、入庫(kù)、分發(fā)、回收及應(yīng)急供應(yīng)。（三）核心原則需求導(dǎo)向：以教學(xué)辦公實(shí)際需求為核心，精準(zhǔn)匹配物資種類與數(shù)量，避免浪費(fèi)；質(zhì)優(yōu)價(jià)廉：選擇合規(guī)供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)、環(huán)保無(wú)害，同時(shí)優(yōu)化采購(gòu)成本；及時(shí)高效：建立快速響應(yīng)機(jī)制，保障開學(xué)前集中供應(yīng)及日常零星補(bǔ)給的時(shí)效性；規(guī)范透明：采購(gòu)流程公開透明，物資管理臺(tái)賬清晰，全程可追溯；綠色環(huán)保：優(yōu)先采購(gòu)可降解、可再生的環(huán)保辦公用品，踐行節(jié)能減排理念。二、組織架構(gòu)與責(zé)任分工（一）供應(yīng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組職務(wù)姓名職責(zé)組長(zhǎng)分管后勤副校長(zhǎng)統(tǒng)籌審批供應(yīng)方案、供應(yīng)商準(zhǔn)入、重大采購(gòu)事項(xiàng)副組長(zhǎng)總務(wù)處處長(zhǎng)協(xié)調(diào)落實(shí)采購(gòu)供應(yīng)工作，監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量與價(jià)格成員總務(wù)處后勤管理員、各部門辦公聯(lián)絡(luò)人、財(cái)務(wù)處代表收集需求、核對(duì)物資、辦理入庫(kù)、結(jié)算付款（二）具體責(zé)任分工需求收集組（各部門辦公聯(lián)絡(luò)人）：統(tǒng)計(jì)本部門辦公用品需求，按周期提交采購(gòu)申請(qǐng)；采購(gòu)執(zhí)行組（總務(wù)處后勤管理員）：篩選供應(yīng)商、組織采購(gòu)、簽訂供應(yīng)合同、跟蹤到貨進(jìn)度；物資管理組（總務(wù)處倉(cāng)庫(kù)管理員）：負(fù)責(zé)物資入庫(kù)驗(yàn)收、分類存儲(chǔ)、臺(tái)賬登記、按需分發(fā)；質(zhì)量監(jiān)督組（財(cái)務(wù)處+各部門代表）：核查物資質(zhì)量、價(jià)格合規(guī)性，反饋使用問題；應(yīng)急保障組（總務(wù)處牽頭）：處理突發(fā)供應(yīng)需求，協(xié)調(diào)供應(yīng)商緊急補(bǔ)貨。三、辦公用品分類與采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)（一）物資分類清單類別核心物資適用場(chǎng)景辦公文具筆（中性筆、鋼筆、粉筆）、筆記本、文件夾、檔案袋、回形針、訂書機(jī)、膠水等日常辦公、教學(xué)記錄、文件整理設(shè)備耗材打印機(jī)硒鼓、墨盒、復(fù)印紙、打印紙、投影儀幕布、鼠標(biāo)、鍵盤等教學(xué)打印、會(huì)議演示、設(shè)備維護(hù)清潔用品洗手液、消毒液、垃圾袋、抹布、掃帚、拖把、清潔劑等校園環(huán)境清潔、辦公區(qū)域消毒勞保用品口罩、手套、圍裙、急救包等后勤作業(yè)、防疫防護(hù)、應(yīng)急處置其他物資標(biāo)簽紙、裝訂繩、計(jì)算器、辦公用剪刀、尺規(guī)等專項(xiàng)辦公、教學(xué)輔助（二）采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求：文具類：符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)異味、無(wú)有害物質(zhì)，書寫流暢、耐用性強(qiáng)；耗材類：與學(xué)?，F(xiàn)有設(shè)備型號(hào)匹配，打印/復(fù)印效果清晰，無(wú)漏墨、卡紙等問題；清潔/勞保類：消毒用品符合防疫標(biāo)準(zhǔn)，勞保用品防護(hù)性能達(dá)標(biāo)，無(wú)質(zhì)量隱患；環(huán)保要求：優(yōu)先采購(gòu)可回收、可降解產(chǎn)品，如再生紙、無(wú)磷清潔劑等，減少一次性用品使用；價(jià)格要求：建立價(jià)格比對(duì)機(jī)制，同類物資采購(gòu)價(jià)格不高于市場(chǎng)均價(jià)，批量采購(gòu)享受優(yōu)惠折扣；供應(yīng)商要求：具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、完善的售后服務(wù)體系，能提供質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告及發(fā)票。四、供應(yīng)服務(wù)流程（一）需求收集與匯總定期采購(gòu)：開學(xué)前15天：各部門提交《開學(xué)辦公用品需求申請(qǐng)表》，明確物資種類、數(shù)量、規(guī)格；日常補(bǔ)給：實(shí)行“月度申報(bào)+緊急申領(lǐng)”模式，每月5日前各部門上報(bào)月度需求，零星需求隨時(shí)申領(lǐng)；需求審核：總務(wù)處對(duì)需求清單進(jìn)行匯總審核，剔除重復(fù)采購(gòu)、超量采購(gòu)項(xiàng)目，結(jié)合庫(kù)存情況優(yōu)化采購(gòu)清單。（二）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)執(zhí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入：通過公開招標(biāo)、詢價(jià)對(duì)比等方式篩選3-5家合格供應(yīng)商，簽訂年度供應(yīng)合同，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、供貨周期、售后服務(wù)等條款；采購(gòu)實(shí)施：批量采購(gòu)（開學(xué)前）：根據(jù)匯總需求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，要求開學(xué)前7天完成供貨；零星采購(gòu)（日常）：通過線上采購(gòu)平臺(tái)或電話下單，供應(yīng)商需在24-48小時(shí)內(nèi)送貨到校；付款結(jié)算：物資驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)處憑入庫(kù)單、發(fā)票按合同約定結(jié)算，批量采購(gòu)可預(yù)留5%-10%質(zhì)保金。（三）入庫(kù)驗(yàn)收與分發(fā)入庫(kù)驗(yàn)收：倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格與訂單是否一致，檢查包裝是否完好、有無(wú)質(zhì)量問題；對(duì)不符合要求的物資，當(dāng)場(chǎng)拒收并通知供應(yīng)商更換，做好驗(yàn)收記錄；分類存儲(chǔ)：按物資類別、使用頻率分區(qū)存放，做好防潮、防火、防蟲處理，張貼清晰標(biāo)識(shí)；按需分發(fā)：開學(xué)集中分發(fā)：各部門憑《領(lǐng)用申請(qǐng)表》統(tǒng)一領(lǐng)取辦公用品，簽字確認(rèn)；日常零星領(lǐng)用：教職工憑工作證或部門證明到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用，登記領(lǐng)用信息（物資名稱、數(shù)量、用途）。（四）庫(kù)存管理與盤點(diǎn)建立電子臺(tái)賬：實(shí)時(shí)記錄物資入庫(kù)、領(lǐng)用、庫(kù)存情況，定期更新，確保賬實(shí)相符；庫(kù)存預(yù)警：對(duì)常用物資設(shè)置最低庫(kù)存預(yù)警線（如復(fù)印紙剩余5箱時(shí)觸發(fā)預(yù)警），及時(shí)啟動(dòng)補(bǔ)貨流程；定期盤點(diǎn)：每月月底進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，每學(xué)期末進(jìn)行全面盤點(diǎn)，排查積壓物資、過期物資，形成盤點(diǎn)報(bào)告，優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃。五、開學(xué)季專項(xiàng)保障（一）提前儲(chǔ)備開學(xué)前20天完成核心物資采購(gòu)，確保辦公文具、打印耗材、清潔防疫用品等儲(chǔ)備量滿足開學(xué)后1個(gè)月使用需求；針對(duì)開學(xué)后集中使用的物資（如粉筆、筆記本、檔案袋），額外儲(chǔ)備20%的應(yīng)急用量，避免供應(yīng)短缺。（二）快速配送與供應(yīng)商約定開學(xué)前7天完成全部物資送貨，分批次入庫(kù)，優(yōu)先保障教學(xué)一線部門（教務(wù)處、年級(jí)組、班級(jí)）物資供應(yīng)；開通開學(xué)季“綠色通道”，對(duì)臨時(shí)增加的需求，供應(yīng)商需在12小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)送貨到校。（三）專項(xiàng)服務(wù)為新生班級(jí)、新入職教職工單獨(dú)配備辦公用品套裝，提前發(fā)放至班級(jí)或個(gè)人；安排專人對(duì)接各部門，協(xié)助完成物資領(lǐng)取、分發(fā)工作，解答使用疑問。六、應(yīng)急供應(yīng)保障突發(fā)需求處置：針對(duì)臨時(shí)會(huì)議、應(yīng)急演練、設(shè)備故障等突發(fā)情況，建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)，存放常用物資（如打印紙、墨盒、急救包），確保隨時(shí)領(lǐng)用；供應(yīng)商應(yīng)急響應(yīng)：與供應(yīng)商簽訂應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議，突發(fā)狀況下供應(yīng)商需優(yōu)先調(diào)配資源，保障2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、4小時(shí)內(nèi)供貨（同城范圍）；替代方案：若某類物資供應(yīng)中斷，及時(shí)啟動(dòng)替代物資采購(gòu)，如無(wú)某型號(hào)墨盒時(shí)，協(xié)調(diào)使用兼容型號(hào)或臨時(shí)調(diào)配其他部門閑置物資。七、質(zhì)量監(jiān)督與反饋改進(jìn)質(zhì)量抽檢：入庫(kù)時(shí)隨機(jī)抽取物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，使用過程中收集各部門反饋，對(duì)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)物資要求供應(yīng)商退換貨；滿意度調(diào)查：每學(xué)期開展1次供應(yīng)商服務(wù)滿意度調(diào)查，從供貨及時(shí)性、物資質(zhì)量、售后服務(wù)等維度評(píng)分，評(píng)分不合格的供應(yīng)商取消合作資格；流程優(yōu)化：定期分析供應(yīng)服務(wù)中存在的問題（如供貨延遲、物資不符），優(yōu)化需求收集、采購(gòu)執(zhí)行、庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)，提升服務(wù)效率。八、成本控制措施批量采購(gòu)：對(duì)常用物資實(shí)行批量采購(gòu)，爭(zhēng)取供應(yīng)商優(yōu)惠折扣，降低采購(gòu)單價(jià)；循環(huán)利用：推廣辦公用品循環(huán)使用，如文件夾、檔案盒重復(fù)使用，紙張雙面打印，減少浪費(fèi)；庫(kù)存優(yōu)化：根據(jù)使用頻率