辦公用品采購管理制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司辦公用品的采購管理，降低采購成本，保證辦公用品的質(zhì)量和及時供應(yīng)，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)的辦公用品采購、使用和管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公用品的采購由公司指定的部門統(tǒng)一負責，實行集中采購，避免分散采購帶來的成本增加和管理混亂。2.按需采購原則：根據(jù)各部門的實際需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和浪費。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證辦公用品質(zhì)量的前提下，選擇性價比高的產(chǎn)品，確保辦公用品能夠滿足辦公需求。4.預算控制原則：嚴格控制辦公用品的采購預算，確保采購費用在預算范圍內(nèi)。二、采購管理部門及職責（一）采購管理部門公司行政部門為辦公用品的采購管理部門，負責辦公用品的采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收、入庫、發(fā)放等工作。（二）職責1.采購計劃制定：根據(jù)各部門的需求和公司的實際情況，制定年度、季度和月度辦公用品采購計劃。2.供應(yīng)商選擇：通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，選擇合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。3.采購合同簽訂：與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。4.采購執(zhí)行：按照采購計劃和采購合同的要求，及時組織采購人員進行采購。5.驗收：對采購回來的辦公用品進行驗收，檢查產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合合同要求。6.入庫：將驗收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬。7.發(fā)放：根據(jù)各部門的需求，及時發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。8.庫存管理：定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量準確，及時處理積壓和過期的辦公用品。9.成本控制：嚴格控制辦公用品的采購成本，通過與供應(yīng)商談判、批量采購等方式降低采購價格。三、采購計劃管理（一）需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。（二）采購計劃制定行政部門收到各部門的《辦公用品需求申請表》后，進行匯總和分析，結(jié)合公司的庫存情況和采購預算，制定年度、季度和月度辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。（三）采購計劃審批采購計劃制定完成后，提交給公司領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導根據(jù)公司的實際情況和采購預算，對采購計劃進行審核，批準后由行政部門組織實施。（四）采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作需要或其他原因需要調(diào)整采購計劃的，各部門應(yīng)及時填寫《辦公用品采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。行政部門根據(jù)實際情況進行審核，如確需調(diào)整的，報公司領(lǐng)導審批后進行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇標準1.具有合法的經(jīng)營資格：供應(yīng)商應(yīng)具有營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件，且經(jīng)營活動合法合規(guī)。2.具有良好的信譽和口碑：供應(yīng)商應(yīng)具有良好的商業(yè)信譽和口碑，無不良記錄。3.具有穩(wěn)定的供貨能力：供應(yīng)商應(yīng)具有穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和供貨渠道，能夠保證按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)辦公用品。4.具有合理的價格：供應(yīng)商應(yīng)提供合理的價格，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，能夠提供具有競爭力的價格。5.具有良好的售后服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)提供良好的售后服務(wù)，能夠及時處理產(chǎn)品質(zhì)量問題和客戶投訴。（二）供應(yīng)商選擇流程1.市場調(diào)研：行政部門通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、雜志等渠道，收集供應(yīng)商的信息，并對供應(yīng)商進行初步篩選。2.實地考察：對初步篩選出來的供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平等情況。3.樣品測試：要求供應(yīng)商提供樣品，對樣品進行測試和檢驗，確保樣品的質(zhì)量符合公司的要求。4.招標或詢價：通過招標或詢價的方式，邀請供應(yīng)商報價，并對供應(yīng)商的報價進行比較和分析。5.綜合評估：根據(jù)供應(yīng)商的信譽、口碑、供貨能力、價格、售后服務(wù)等因素，對供應(yīng)商進行綜合評估，選擇合適的供應(yīng)商。6.簽訂合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）供應(yīng)商評價與淘汰1.定期評價：行政部門定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.評價結(jié)果處理：根據(jù)供應(yīng)商的評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，給予警告和整改要求；對嚴重違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，予以淘汰。3.供應(yīng)商淘汰流程：行政部門提出供應(yīng)商淘汰建議，報公司領(lǐng)導審批后，通知供應(yīng)商終止合作，并辦理相關(guān)手續(xù)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：行政部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商的報價，起草采購合同，并提交給公司法律顧問審核。2.合同審核：公司法律顧問對采購合同進行審核，確保合同的條款符合法律法規(guī)和公司的利益。3.合同簽訂：經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，由行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（二）合同執(zhí)行1.跟蹤監(jiān)督：行政部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、交貨時間等信息，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)辦公用品。2.變更處理：如因特殊原因需要變更采購合同的，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后生效。（三）合同結(jié)算1.驗收結(jié)算：辦公用品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后，根據(jù)采購合同的約定，辦理結(jié)算手續(xù)。2.付款方式：公司根據(jù)采購合同的約定，選擇合適的付款方式，如現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等。六、采購驗收管理（一）驗收標準1.產(chǎn)品質(zhì)量：辦公用品的質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司的要求，無質(zhì)量問題。2.產(chǎn)品規(guī)格：辦公用品的規(guī)格應(yīng)符合采購合同的約定，無規(guī)格不符的情況。3.產(chǎn)品數(shù)量：辦公用品的數(shù)量應(yīng)與采購合同的約定一致，無數(shù)量短缺的情況。4.包裝完好：辦公用品的包裝應(yīng)完好無損，無破損、變形等情況。（二）驗收流程1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時通知行政部門到貨時間和地點。2.驗收準備：行政部門收到到貨通知后，組織相關(guān)人員做好驗收準備工作，包括準備驗收工具、驗收表格等。3.現(xiàn)場驗收：行政部門組織相關(guān)人員到現(xiàn)場對辦公用品進行驗收，檢查產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝等情況，并填寫《辦公用品驗收單》。4.驗收結(jié)果處理：如驗收合格，行政部門辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，行政部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行處理，并要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)重新供貨。七、庫存管理（一）入庫管理1.辦理入庫手續(xù)：驗收合格的辦公用品，由行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并登記庫存臺賬。2.分類存放：辦公用品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，便于管理和查找。3.標識管理：庫存的辦公用品應(yīng)設(shè)置明顯的標識，標明產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。（二）出庫管理1.領(lǐng)用申請：各部門需要領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用的辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給行政部門。2.審批發(fā)放：行政部門對各部門的領(lǐng)用申請進行審核，如符合規(guī)定，予以發(fā)放；如不符合規(guī)定，應(yīng)說明原因并拒絕發(fā)放。3.辦理出庫手續(xù)：行政部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請，辦理出庫手續(xù)，填寫《辦公用品出庫單》，并登記庫存臺賬。（三）庫存盤點1.定期盤點：行政部門定期對辦公用品的庫存進行盤點，一般每月進行一次小盤點，每季度進行一次中盤點，每年進行一次大盤點。2.盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公用品庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與庫存臺賬不符，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。（四）庫存控制1.安全庫存：行政部門根據(jù)辦公用品的使用情況和采購周期，確定每種辦公用品的安全庫存數(shù)量，確保庫存能夠滿足公司的日常辦公需求。2.庫存預警：當庫存數(shù)量低于安全庫存數(shù)量時，行政部門應(yīng)及時發(fā)出庫存預警，提醒采購人員及時采購。3.積壓處理：對積壓的辦公用品，行政部門應(yīng)及時進行處理，如降價銷售、捐贈等，避免造成浪費。八、采購成本控制（一）預算控制1.預算編制：行政部門根據(jù)公司的年度工作計劃和辦公用品的使用情況，編制年度辦公用品采購預算，并提交給公司領(lǐng)導審批。2.預算執(zhí)行：在采購過程中，嚴格按照采購預算進行控制，不得超預算采購。如因特殊原因需要超預算采購的，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導審批。3.預算調(diào)整：如因工作需要或其他原因需要調(diào)整采購預算的，行政部門應(yīng)及時填寫《辦公用品采購預算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整的原因和內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導審批后進行調(diào)整。（二）價格控制1.批量采購：通過批量采購的方式，與供應(yīng)商談判，爭取更優(yōu)惠的價格。2.招標采購：對于金額較大的辦公用品采購項目，采用招標采購的方式，邀請多家供應(yīng)商參與投標，通過競爭降低采購價格。3.價格比較：在采購過程中，對不同供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇價格合理的供應(yīng)商。4.價格監(jiān)控：行政部門定期對辦公用品的市場價格進行監(jiān)控，及時了解價格變化情況，以便在采購時做出合理的決策。（三）費用報銷控制1.報銷標準：公司制定辦公用品費用報銷標準，明確報銷的范圍和額度。2.報銷流程：采購人員在采購辦公用品后，應(yīng)及時填寫《辦公用品費用報銷單》，并附上發(fā)票、采購合同等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。3.報銷審核：財務(wù)部門對采購人員的報銷申請進行審核，審核內(nèi)容包括報銷憑證的真實性、合法性、完整性，報銷金額是否符合報銷標準等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購人員溝通，并要求其補充或更正相關(guān)憑證。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司審計部門定期對辦公用品采購管理情況進行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購執(zhí)行、驗收、入庫、發(fā)放、庫存管理、成本控制等方面。（二）監(jiān)督檢查行政部門定期對各部門的辦公用品使用情況進