某市公安局執(zhí)法案卷歸檔管理制度

一、總則（一）目的為加強(qiáng)某市公安局執(zhí)法案卷的歸檔管理，確保執(zhí)法案卷的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高執(zhí)法工作的規(guī)范化水平，有效服務(wù)于公安執(zhí)法活動(dòng)及相關(guān)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于某市公安局各執(zhí)法部門在執(zhí)法過程中形成的各類執(zhí)法案卷的歸檔管理工作。包括但不限于刑事執(zhí)法案卷、行政執(zhí)法案卷等。（三）基本原則1.遵循合法性原則，嚴(yán)格按照法律法規(guī)及相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行案卷歸檔操作。2.堅(jiān)持真實(shí)性原則，確保歸檔案卷內(nèi)容真實(shí)反映執(zhí)法活動(dòng)全過程。3.注重完整性原則，保證案卷材料齊全、完整，無遺漏重要信息。4.貫徹規(guī)范性原則，統(tǒng)一案卷整理、分類、編號(hào)、裝訂等歸檔標(biāo)準(zhǔn)。二、歸檔職責(zé)分工（一）辦案部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)在執(zhí)法過程中及時(shí)收集、整理各類執(zhí)法文書、證據(jù)材料等，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.在案件辦理終結(jié)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，按照本制度要求對(duì)執(zhí)法案卷進(jìn)行初步整理和裝訂，并向檔案管理部門移交。3.對(duì)已歸檔的執(zhí)法案卷如有補(bǔ)充、更正等情況，及時(shí)與檔案管理部門溝通并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定執(zhí)法案卷歸檔管理的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并對(duì)辦案部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.接收辦案部門移交的執(zhí)法案卷，對(duì)案卷的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的案卷退回辦案部門整改。3.按照規(guī)定對(duì)歸檔的執(zhí)法案卷進(jìn)行分類、編號(hào)、上架存儲(chǔ)等管理工作，建立完善的檔案檢索體系，方便查詢利用。4.做好執(zhí)法案卷檔案庫房的日常管理工作，確保檔案庫房的安全、衛(wèi)生，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。三、歸檔范圍與要求（一）歸檔范圍1.刑事執(zhí)法案卷：包括受案登記表、立案決定書、犯罪嫌疑人基本情況材料、證據(jù)材料（如物證、書證、證人證言、視聽資料等）、強(qiáng)制措施文書（如拘留證、逮捕證等）、偵查終結(jié)報(bào)告、起訴意見書等。2.行政執(zhí)法案卷：涵蓋行政案件受理登記表、立案審批表、當(dāng)事人基本情況材料、證據(jù)材料（如現(xiàn)場檢查筆錄、詢問筆錄、鑒定意見等）、行政處罰決定書、行政復(fù)議或行政訴訟相關(guān)材料等。（二）歸檔要求1.文書材料要求：執(zhí)法文書應(yīng)使用統(tǒng)一格式，內(nèi)容填寫規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰，有明確的文號(hào)、日期、執(zhí)法人員簽名等。證據(jù)材料應(yīng)來源合法、內(nèi)容真實(shí)，具備關(guān)聯(lián)性。2.整理順序要求：案卷材料應(yīng)按照執(zhí)法程序的先后順序進(jìn)行整理，一般分為立案、調(diào)查取證、處理決定、執(zhí)行等階段依次排列。3.裝訂要求：案卷應(yīng)采用線裝或膠裝等規(guī)范方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料的翻閱和查看。裝訂前應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、歸檔流程（一）收集整理辦案人員在案件辦理過程中，應(yīng)同步收集各類執(zhí)法文書和證據(jù)材料，并按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行初步整理。案件辦理終結(jié)后，對(duì)全部材料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，檢查是否齊全、完整。（二）裝訂成冊對(duì)整理好的材料，按照規(guī)定的裝訂要求進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)在材料左側(cè)打孔，穿線固定，確保材料不松動(dòng)。同時(shí)，在案卷首頁編制目錄，標(biāo)明材料的名稱、頁碼等信息。（三）移交審核辦案部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將裝訂好的執(zhí)法案卷移交給檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的案卷進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查案卷的完整性、規(guī)范性以及材料的質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知辦案部門整改。（四）分類編號(hào)經(jīng)審核合格的執(zhí)法案卷，檔案管理部門按照案件類型、年度等進(jìn)行分類，并統(tǒng)一編制檔案編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。（五）上架存儲(chǔ)根據(jù)分類結(jié)果，將執(zhí)法案卷上架存儲(chǔ)在檔案庫房的相應(yīng)位置。同時(shí)，建立電子檔案目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)案卷的編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案保管與保護(hù)（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測并記錄溫濕度情況。2.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)施設(shè)備。如滅火器、煙霧報(bào)警器、監(jiān)控?cái)z像頭、除濕機(jī)、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案庫房進(jìn)行定期清潔，保持庫房環(huán)境整潔，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。（二）檔案盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)執(zhí)法案卷檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。核對(duì)檔案的數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，確保檔案的實(shí)際情況與電子目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）檔案修復(fù)對(duì)在保管過程中發(fā)現(xiàn)的有破損、褪色等問題的執(zhí)法案卷，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。采用專業(yè)的檔案修復(fù)技術(shù)和材料，盡量恢復(fù)檔案的原始面貌，確保檔案信息的完整性和可讀性。六、檔案查閱與利用（一）查閱規(guī)定1.本局內(nèi)部人員因工作需要查閱執(zhí)法案卷檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案編號(hào)或名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本局執(zhí)法案卷檔案的，應(yīng)持單位介紹信及相關(guān)證明材料，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照本局規(guī)定的查閱程序進(jìn)行查閱。（二）查閱方式查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、污損檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用反饋檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的歸還情況進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。同時(shí)，鼓勵(lì)查閱人員對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及改進(jìn)建議進(jìn)行反饋，以不斷完善檔案管理工作。七、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密責(zé)任書，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.執(zhí)法案卷檔案涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。對(duì)檔案的查閱、復(fù)制、傳遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)篡改。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)檔案庫房的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，保障檔案的安全。八、檔案銷毀（一）銷毀鑒定檔案管理部門定期對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的執(zhí)法案卷檔案進(jìn)行鑒定。成立由檔案管理部門、辦案部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否需要銷毀。（二）銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，報(bào)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。（三）銷毀實(shí)施經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀?？蛇x擇焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上注明銷毀時(shí)間、方式、監(jiān)督人等信息。九、附則（一）本制度自發(fā)布之日起