公司日常開(kāi)支及報(bào)銷(xiāo)管理制度匯編一、制度目的與適用范圍本制度旨在規(guī)范公司日常開(kāi)支的申請(qǐng)、審批、報(bào)銷(xiāo)及資金管理流程，保證費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性及效益性，保障公司資金安全。適用于公司全體員工在開(kāi)展日常辦公、業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)必要開(kāi)支及報(bào)銷(xiāo)管理，包括但不限于辦公費(fèi)用、差旅費(fèi)用、業(yè)務(wù)接待費(fèi)用、部門(mén)采購(gòu)支出等。二、日常開(kāi)支管理場(chǎng)景與操作規(guī)范（一）辦公費(fèi)用管理場(chǎng)景描述：指員工因日常工作需要產(chǎn)生的文具采購(gòu)、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)、辦公設(shè)備維護(hù)等小額支出。操作步驟：需求提報(bào)：?jiǎn)T工根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額及用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。采購(gòu)執(zhí)行：行政部根據(jù)申領(lǐng)表統(tǒng)一采購(gòu)（單次采購(gòu)金額超500元需至少比價(jià)2家供應(yīng)商），采購(gòu)?fù)瓿珊髮⑽锲钒l(fā)放至申請(qǐng)人，并提供采購(gòu)清單及發(fā)票。費(fèi)用登記：申請(qǐng)人收到物品后，在《辦公用品領(lǐng)用登記表》簽字確認(rèn)，行政部每月匯總辦公費(fèi)用明細(xì)，報(bào)財(cái)務(wù)部備案。（二）差旅費(fèi)用管理場(chǎng)景描述：?jiǎn)T工因公出差產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助等支出。操作步驟：出差審批：?jiǎn)T工提前填寫(xiě)《出差審批單》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具及預(yù)算金額，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批（出差超3天或跨省需總經(jīng)理審批）。費(fèi)用發(fā)生：出差期間，員工優(yōu)先選擇公司協(xié)議酒店（如有），住宿費(fèi)憑發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)（標(biāo)準(zhǔn)參照公司《差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)表》）；交通費(fèi)優(yōu)先選擇公共交通，特殊情況乘坐出租車(chē)需注明事由；伙食補(bǔ)助按出差天數(shù)包干發(fā)放，無(wú)需提供發(fā)票。報(bào)銷(xiāo)提交：出差返回3個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱(chēng)、稅號(hào)完整），填寫(xiě)《差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，附出差審批單、發(fā)票、行程單等材料，按審批流程提交。（三）業(yè)務(wù)接待費(fèi)用管理場(chǎng)景描述：因業(yè)務(wù)需要接待客戶(hù)、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品等支出。操作步驟：事前申請(qǐng)：?jiǎn)T工需提前1個(gè)工作日填寫(xiě)《業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)表》，注明接待對(duì)象、事由、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)估人數(shù)及費(fèi)用，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（單次接待金額超2000元需總經(jīng)理審批）。接待執(zhí)行：接待需在公司協(xié)議餐廳進(jìn)行（特殊情況提前報(bào)備），費(fèi)用原則上以轉(zhuǎn)賬方式支付（避免現(xiàn)金交易），并取得合規(guī)發(fā)票；禮品贈(zèng)送需符合公司規(guī)定，單價(jià)不超過(guò)500元/份，且注明贈(zèng)送事由。報(bào)銷(xiāo)核銷(xiāo)：接待完成后，員工將發(fā)票、消費(fèi)清單、接待申請(qǐng)單等材料提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部核對(duì)申請(qǐng)金額與實(shí)際支出，超預(yù)算部分需補(bǔ)簽審批手續(xù)。（四）部門(mén)采購(gòu)支出管理場(chǎng)景描述：部門(mén)因工作需要采購(gòu)固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)）、低值易耗品（如打印機(jī)墨盒）或服務(wù)（如保潔、維修）等支出。操作步驟：預(yù)算編制：每年12月，各部門(mén)根據(jù)次年工作計(jì)劃編制《年度采購(gòu)預(yù)算表》，報(bào)財(cái)務(wù)部匯總后提交總經(jīng)理辦公會(huì)審批。采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)前，部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批（單次采購(gòu)金額超1萬(wàn)元需總經(jīng)理審批）。采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收：采購(gòu)部根據(jù)審批后的申請(qǐng)表實(shí)施采購(gòu)（固定資產(chǎn)采購(gòu)需簽訂合同），物品/服務(wù)送達(dá)后，由需求部門(mén)、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》。付款與報(bào)銷(xiāo)：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部憑采購(gòu)申請(qǐng)表、合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等材料辦理報(bào)銷(xiāo)或付款手續(xù)，財(cái)務(wù)部核對(duì)無(wú)誤后安排支付。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板示例（一）日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)人報(bào)銷(xiāo)日期費(fèi)用類(lèi)型（□辦公費(fèi)□差旅費(fèi)□接待費(fèi)□其他）附件份數(shù)金額（元）費(fèi)用項(xiàng)目發(fā)票日期發(fā)票號(hào)碼金額（元）備注（事由、地點(diǎn)等）審批簽字：部門(mén)負(fù)責(zé)人：__________財(cái)務(wù)審核：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________總經(jīng)理：__________（二）出差審批單員工姓名部門(mén)職位出差地點(diǎn)出差事由出差時(shí)間往返交通方式□飛機(jī)□高鐵□汽車(chē)□其他預(yù)估交通費(fèi)（元）預(yù)估住宿費(fèi)（元/天）預(yù)估伙食補(bǔ)助（元/天）預(yù)算總額（元）備注說(shuō)明審批意見(jiàn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________總經(jīng)理：__________（三）業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)表接待部門(mén)接待人接待日期接待對(duì)象（單位/姓名）接待事由接待地點(diǎn)接待人數(shù)預(yù)估費(fèi)用（元）費(fèi)用來(lái)源審批意見(jiàn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人：__________分管領(lǐng)導(dǎo)：__________總經(jīng)理：__________四、管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）預(yù)算控制管理所有支出需納入年度預(yù)算管理，超預(yù)算支出需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可執(zhí)行。財(cái)務(wù)部每月匯總各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算或預(yù)算執(zhí)行異常的部門(mén)進(jìn)行預(yù)警提醒。（二）票據(jù)合規(guī)性要求報(bào)銷(xiāo)需提供合法、合規(guī)的發(fā)票，發(fā)票抬頭需為公司全稱(chēng)（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致），稅號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、金額等信息完整無(wú)誤，不得涂改或偽造。發(fā)票需在費(fèi)用發(fā)生后30天內(nèi)提交，逾期未提交需說(shuō)明原因，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷(xiāo)（最長(zhǎng)不超過(guò)60天）。（三）審批時(shí)限與流程常規(guī)報(bào)銷(xiāo)審批時(shí)限：財(cái)務(wù)部收到完整材料后，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核；審批流程中每個(gè)環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況需反饋進(jìn)度。緊急費(fèi)用處理：如遇緊急業(yè)務(wù)需求，可先通過(guò)電話(huà)向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，事后補(bǔ)填審批手續(xù)，但需在費(fèi)用發(fā)生后2個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)簽。（四）特殊情況處理票據(jù)丟失：需填寫(xiě)《票據(jù)丟失說(shuō)明表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人證明、財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可憑相關(guān)證明材料（如消費(fèi)記錄、合同復(fù)印件）報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)金額不超過(guò)原票面金額的80%。多人共同費(fèi)用：如多人出差共同產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)，需在報(bào)銷(xiāo)單中注明分?jǐn)偡绞郊敖痤~，并由所有參與人簽字確認(rèn)。（五）檔案管理報(bào)銷(xiāo)材料（含審批單、發(fā)票、附件等）由財(cái)務(wù)部按月整理歸檔，保存期限不少于5年。員工對(duì)報(bào)銷(xiāo)有異議的，可在報(bào)銷(xiāo)完成后30日內(nèi)向財(cái)務(wù)部查詢(xún)，財(cái)務(wù)部需在5個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)。（六）責(zé)任追究對(duì)虛報(bào)冒領(lǐng)、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)、偽造票據(jù)等行為，一經(jīng)查實(shí)，將追究員工及審批人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)合同并追