PAGEPAGE42006年1月國開電大行管、中文?？啤掇k公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的(B)A.伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C.各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方2.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的(D)A.定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B.想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C.開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做3.文員在接打電話時(shí)，正確的做法是(B)A.電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B.在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C.文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D.文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)4.文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是(A)A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B.應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C.經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好5.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是(C)A.上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B.一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C.雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D.握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好6.文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)(A)A.拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B.對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C.處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D.對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)7.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是(C)A.文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B.什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C.會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D.文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作8.文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面(B)A.歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B.歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求C.收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D.歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求9.上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確(D)A.首先搞清楚上司想作什么樣的安排B.辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C.與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名(同時(shí)告知你的姓名),如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)10.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的(D)A.有更多的機(jī)會(huì)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B.到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C.對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D.應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助二、判斷題(正確劃“√”，錯(cuò)誤劃“×”。每小題1分，共10分)1.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。[答案]“√”2.如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。[答案]“√”3.文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。[答案]“×”4.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。5.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。[答案]“×”6.口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。[答案]“√”7.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。[答案]“√”8.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。[答案]“×”9.列人保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。[答案]“√”10.文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。[答案]“×”三、簡(jiǎn)答題(每小題10分，共20分)1.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、使用提示性備忘錄、準(zhǔn)備約會(huì)表、準(zhǔn)備特殊提示卡、準(zhǔn)備交往提示文件。2.提高會(huì)議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)1.總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做?答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。2.某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦?要考慮哪些因素?答：清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。五、案例分析題(每小題20分，共40分)1.為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。問題一：小萬錯(cuò)在哪里?應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知?答：會(huì)議通知缺少主題(議題),時(shí)間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn),請(qǐng)哪些人出席不明確,發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋。如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否出席。過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題二：作為大會(huì)組織者，小萬錯(cuò)在哪里?針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施?答：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。小萬沒有認(rèn)真校對(duì)材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種，如果學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。2.皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長(zhǎng)駐中國的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報(bào)的?他們是如何搶走生意的?問題：(1)羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的?答：李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。(2)秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言?答：即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人