某食品機(jī)械廠行政部辦公用品發(fā)放辦法

某食品機(jī)械廠辦公用品管理辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)某食品機(jī)械廠辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、使用及回收等流程，合理控制成本，提高辦公用品使用效率，確保各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于某食品機(jī)械廠內(nèi)所有部門(mén)及員工。第三條管理原則1.統(tǒng)一管理原則：辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放等工作由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保資源的有效調(diào)配和使用。2.按需配置原則：根據(jù)各部門(mén)實(shí)際工作需求，合理確定辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，避免浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證辦公用品質(zhì)量的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)渠道、合理庫(kù)存管理等方式，降低辦公用品采購(gòu)及使用成本。4.監(jiān)督考核原則：行政部對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并將各部門(mén)辦公用品使用管理情況納入部門(mén)績(jī)效考核，促使各部門(mén)合理使用辦公用品。第二章職責(zé)分工第四條行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門(mén)需求及庫(kù)存情況，定期編制采購(gòu)清單。2.負(fù)責(zé)辦公用品供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，建立穩(wěn)定的供應(yīng)商合作關(guān)系，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。3.組織辦公用品的采購(gòu)工作，按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、采購(gòu)合同簽訂等工作。4.負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作，建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。5.對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，推廣節(jié)約使用辦公用品的良好習(xí)慣。6.負(fù)責(zé)辦公用品報(bào)廢處理工作，對(duì)無(wú)法繼續(xù)使用的辦公用品進(jìn)行鑒定、登記，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢處理。第五條各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的管理工作，統(tǒng)計(jì)本部門(mén)員工的辦公用品需求，定期向行政部提交辦公用品需求計(jì)劃。2.嚴(yán)格按照行政部制定的辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和使用規(guī)定，合理使用辦公用品，教育引導(dǎo)本部門(mén)員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。3.協(xié)助行政部做好辦公用品的驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)等工作，及時(shí)反饋辦公用品在使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。第六條財(cái)務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和控制。2.參與辦公用品供應(yīng)商的評(píng)估工作，從財(cái)務(wù)角度對(duì)采購(gòu)價(jià)格、付款方式等進(jìn)行審核和把關(guān)。3.協(xié)助行政部做好辦公用品的成本核算和分析工作，為辦公用品管理提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。第三章辦公用品分類(lèi)與配備標(biāo)準(zhǔn)第七條辦公用品分類(lèi)1.辦公文具類(lèi)：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、文件夾、文件袋、筆記本、便簽紙等。2.辦公設(shè)備類(lèi)：如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、電腦桌椅、文件柜等。3.辦公耗材類(lèi)：如打印紙、復(fù)印紙、硒鼓、墨盒、色帶、碳粉等。4.其他辦公用品：如垃圾桶、垃圾袋、清潔用品、飲用水等。第八條配備標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)：根據(jù)員工崗位需求，每人每月配備適量的中性筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮等；文件夾、文件袋等根據(jù)實(shí)際工作需要按一定比例配備。2.辦公設(shè)備類(lèi)：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等設(shè)備根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)量和工作需求統(tǒng)一配置，原則上每個(gè)部門(mén)配備一臺(tái)常用辦公設(shè)備；電腦桌椅、文件柜等按照員工人數(shù)和辦公空間合理安排。3.辦公耗材類(lèi)：打印紙、復(fù)印紙按照員工人數(shù)和業(yè)務(wù)量進(jìn)行定額供應(yīng)，每月每員工[X]包；硒鼓、墨盒等耗材根據(jù)設(shè)備使用情況進(jìn)行更換，以舊換新。4.其他辦公用品：垃圾桶、垃圾袋等清潔用品根據(jù)辦公區(qū)域面積和使用頻率定期發(fā)放；飲用水根據(jù)實(shí)際需求供應(yīng)。第四章辦公用品采購(gòu)管理第九條采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)在每月末將次月辦公用品需求計(jì)劃提交給行政部，行政部結(jié)合辦公用品庫(kù)存情況，綜合考慮各部門(mén)需求，編制次月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.對(duì)于臨時(shí)性辦公用品需求，各部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部，行政部根據(jù)情況及時(shí)安排采購(gòu)。第十條供應(yīng)商選擇與管理1.行政部通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集辦公用品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況，選擇符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行合作。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行溝通整改或淘汰。第十一條采購(gòu)流程1.行政部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，行政部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)到貨。3.辦公用品到貨后，行政部會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的辦公用品及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取退換貨等措施。第五章辦公用品入庫(kù)與保管第十二條入庫(kù)管理1.辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)訂單和送貨清單，對(duì)辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保與采購(gòu)要求相符。2.驗(yàn)收合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并由采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。3.《辦公用品入庫(kù)單》一式三聯(lián)，第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為登記庫(kù)存臺(tái)賬的依據(jù)；第二聯(lián)采購(gòu)部門(mén)留存，作為核對(duì)采購(gòu)記錄的憑證；第三聯(lián)財(cái)務(wù)部門(mén)留存，作為記賬憑證。第十三條庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公用品存放區(qū)域，對(duì)不同類(lèi)型、不同規(guī)格的辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放，便于管理和查找。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.做好倉(cāng)庫(kù)的安全防護(hù)工作，確保辦公用品存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜。對(duì)易損、易壞的辦公用品，應(yīng)采取特殊的保管措施，避免損壞。第六章辦公用品發(fā)放管理第十四條發(fā)放流程1.各部門(mén)指定的辦公用品管理人員每月初到行政部領(lǐng)取《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，填寫(xiě)本部門(mén)員工辦公用品領(lǐng)用需求，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部。2.行政部對(duì)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用數(shù)量在配備標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)后，按照申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)發(fā)放記錄，在庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)的登記。3.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。第十五條特殊情況處理1.對(duì)于因工作需要超出配備標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品的情況，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的原因，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人審批后，方可領(lǐng)取。2.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的尚未使用完的辦公用品交回行政部，由行政部進(jìn)行登記并收回。如發(fā)現(xiàn)有丟失或損壞的情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。第七章辦公用品使用與維護(hù)第十六條使用規(guī)定1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)和人為損壞。對(duì)于貴重或易損的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用。2.禁止將辦公用品帶出公司用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。3.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)、不合理使用等問(wèn)題。第十七條維護(hù)與維修1.辦公設(shè)備類(lèi)的辦公用品，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，使用部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.對(duì)于可維修的辦公文具類(lèi)和辦公耗材類(lèi)用品，如訂書(shū)機(jī)、硒鼓等，應(yīng)盡量進(jìn)行維修后再使用，以降低成本。行政部可組織相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的維修技能。第八章辦公用品報(bào)廢管理第十八條報(bào)廢鑒定1.行政部定期對(duì)庫(kù)存及在用的辦公用品進(jìn)行檢查，對(duì)無(wú)法繼續(xù)使用、已損壞且無(wú)維修價(jià)值、超過(guò)使用年限等符合報(bào)廢條件的辦公用品進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于辦公設(shè)備類(lèi)的報(bào)廢鑒定，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員或設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，確定是否達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)。第十九條報(bào)廢流程1.經(jīng)鑒定需要報(bào)廢的辦公用品，由行政部填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出報(bào)廢辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.對(duì)于已批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，行政部應(yīng)做好登記工作，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行集中處理。對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢辦公用品，可通過(guò)公開(kāi)拍賣(mài)、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理，所得款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)。第九章監(jiān)督與考核第二十條監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)各部門(mén)辦公用品的使用、保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、使用是否合理、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、庫(kù)存管理是否規(guī)范等。2.行政部可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱領(lǐng)用記錄、盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。第二十一條考核機(jī)制1.將各部門(mén)辦公用品管理情況納入部門(mén)績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括辦公用品費(fèi)用控制、節(jié)約意識(shí)、使用規(guī)范等方面。2.對(duì)于在辦公用品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給