企業(yè)行政文件存檔與查閱管理辦法一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)行政文件的管理流程，保證文件資料的完整性、安全性和可查閱性，提高行政工作效率，防范文件丟失或泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)所有行政類(lèi)文件的存檔、保管、查閱及銷(xiāo)毀管理，涵蓋但不限于制度文件、通知公告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、檔案資料等。（三）管理原則行政文件管理遵循“分類(lèi)歸檔、集中保管、規(guī)范查閱、安全保密”原則，保證文件管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、可追溯。二、職責(zé)分工（一）行政部職責(zé)負(fù)責(zé)企業(yè)行政文件的統(tǒng)一收集、分類(lèi)、整理、歸檔及保管；建立健全文件管理制度及電子檔案系統(tǒng)，維護(hù)檔案的完整性與安全性；審核文件查閱申請(qǐng)，監(jiān)督查閱過(guò)程，記錄查閱信息；定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、盤(pán)點(diǎn)，到期文件按規(guī)定組織銷(xiāo)毀。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)按要求及時(shí)將本部門(mén)形成的行政文件提交至行政部歸檔；配合行政部做好文件分類(lèi)與信息核對(duì)，保證文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；嚴(yán)格遵守查閱流程，規(guī)范使用檔案資料。（三）審批人職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)涉密文件、重要文件的查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批；對(duì)文件借閱期限、用途的合規(guī)性進(jìn)行把關(guān)。三、文件分類(lèi)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)（一）文件分類(lèi)行政文件按以下標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)，保證分類(lèi)清晰、便于檢索：制度類(lèi)：企業(yè)章程、管理制度、流程規(guī)范、崗位職責(zé)等；通知類(lèi)：上級(jí)單位發(fā)文、企業(yè)內(nèi)部通知、公告、通報(bào)等；會(huì)議類(lèi)：各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議、會(huì)議簽到表、會(huì)議材料等；合同類(lèi)：行政類(lèi)合同（如辦公場(chǎng)地租賃、采購(gòu)合同等）、協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等；證照類(lèi)：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、各類(lèi)許可證、資質(zhì)證書(shū)等；檔案類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、項(xiàng)目檔案、審計(jì)報(bào)告、年檢材料等；其他類(lèi)：無(wú)法歸入上述類(lèi)別的行政文件，如外部單位函件、宣傳資料等。（二）歸檔范圍企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料；上級(jí)單位、合作單位發(fā)送的需企業(yè)留存的重要文件；經(jīng)審批通過(guò)的各類(lèi)文件定稿（含簽批頁(yè)、修改稿等）。（三）歸檔要求紙質(zhì)文件需使用A4紙打印，字跡清晰、無(wú)涂改（若有修改需加蓋修改人章）；電子文件需為PDF、Word等通用格式，命名規(guī)范為“文件名稱(chēng)-文號(hào)-日期-版本號(hào)”；文件需齊全完整，附件、簽批頁(yè)、原件等不得缺失；涉密文件需標(biāo)注“密級(jí)”及“保密期限”，單獨(dú)存放管理。四、文件歸檔操作流程（一）文件收集各部門(mén)在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，將紙質(zhì)文件及電子版提交至行政部；行政部指定專(zhuān)人（*文員）負(fù)責(zé)接收文件，核對(duì)文件完整性，填寫(xiě)《文件交接登記表》（見(jiàn)附表1），雙方簽字確認(rèn)。（二）文件分類(lèi)行政部根據(jù)“文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)”對(duì)收集的文件進(jìn)行分類(lèi)，標(biāo)注分類(lèi)代碼（如“制度類(lèi)-ZD”“通知類(lèi)-TZ”）；對(duì)跨部門(mén)形成的文件，由主辦部門(mén)牽頭分類(lèi)，協(xié)辦部門(mén)配合提供相關(guān)材料。（三）文件編號(hào)按“年份-部門(mén)代碼-文件類(lèi)別-流水號(hào)”規(guī)則編號(hào)，示例：2024-XZ-ZD-001（2024年行政部制度類(lèi)第1號(hào)文件）；部門(mén)代碼用部門(mén)名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)（如行政部-XZ、財(cái)務(wù)部-CW），流水號(hào)按自然順序編制，不得重復(fù)。（四）信息錄入行政部將文件信息（文件名稱(chēng)、編號(hào)、分類(lèi)、形成日期、頁(yè)數(shù)、存放位置等）錄入《電子檔案管理系統(tǒng)》；電子文件需同步至系統(tǒng)，與紙質(zhì)文件關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)，保證線(xiàn)上線(xiàn)下一致。（五）歸檔存放紙質(zhì)文件按編號(hào)順序裝入檔案盒，盒面標(biāo)注“編號(hào)、文件名稱(chēng)、歸檔日期、保管期限、盒內(nèi)文件清單”；檔案盒按分類(lèi)代碼順序存入專(zhuān)用檔案柜，柜體張貼分類(lèi)標(biāo)簽（如“制度類(lèi)2024”“通知類(lèi)2024”）；涉密文件存放于帶鎖保密柜，鑰匙由行政部*主管專(zhuān)人保管，出入庫(kù)需登記。五、文件查閱與借閱管理（一）查閱權(quán)限普通文件：企業(yè)員工因工作需要可查閱本部門(mén)相關(guān)文件，跨部門(mén)文件需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意；涉密文件：僅限相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、經(jīng)授權(quán)人員查閱，需經(jīng)*總監(jiān)審批；外部單位查閱：需持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，并由行政部人員陪同。（二）查閱流程提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附表2），說(shuō)明查閱文件名稱(chēng)、編號(hào)、用途、查閱方式（查閱/復(fù)?。?；審核審批：普通文件：由本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；涉密文件：由*總監(jiān)審批；外部查閱：由行政部經(jīng)理審批。查閱登記：審批通過(guò)后，申請(qǐng)人至檔案室登記，出示工牌/身份證，檔案管理員核對(duì)信息后提供文件；查閱規(guī)范：查閱時(shí)不得涂改、抽取、撤換、勾畫(huà)文件；涉密文件需在指定區(qū)域查閱，嚴(yán)禁帶出檔案室；復(fù)印文件需經(jīng)審批，并在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)印”章，注明復(fù)印日期及用途。（三）借閱管理借閱范圍：僅限因工作需要需臨時(shí)借出使用的非涉密紙質(zhì)文件；借閱期限：一般不超過(guò)3個(gè)工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)審批后可延長(zhǎng)3天；借閱流程：申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件借閱登記表》（見(jiàn)附表3），注明借閱文件、用途、歸還日期；經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部*主管審批后，檔案管理員辦理借閱手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)；借閱人對(duì)文件安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、損壞或丟失；歸還時(shí)，檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷(xiāo)借閱記錄。六、文件保管與期限管理（一）保管場(chǎng)所檔案室需配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光設(shè)施，保持溫度（18-22℃）、濕度（45%-60%）適宜；電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器需定期維護(hù)，數(shù)據(jù)備份至少保存2份，異地存放1份。（二）保管期限永久保管：企業(yè)章程、重要合同、審計(jì)報(bào)告、歷史沿革資料等；長(zhǎng)期保管（10年以上）：管理制度、會(huì)議紀(jì)要、證照資質(zhì)、員工檔案等；短期保管（1-10年）：通知公告、日常函件、臨時(shí)性資料等。（三）到期處理對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的文件，由行政部編制《文件銷(xiāo)毀清單》（見(jiàn)附表4），經(jīng)行政部經(jīng)理、*總監(jiān)審批后，方可銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證文件信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)；涉密文件銷(xiāo)毀需使用碎紙機(jī)處理，銷(xiāo)毀過(guò)程全程記錄。七、安全保密與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）密級(jí)管理文件密級(jí)分為“秘密”“機(jī)密”“絕密”三級(jí)，由行政部會(huì)同相關(guān)部門(mén)劃定；涉密文件需標(biāo)注密級(jí)、保密期限及傳閱范圍，嚴(yán)格控制知悉人員。（二）保密措施檔案室非工作時(shí)間需鎖門(mén)，鑰匙由行政部*主管保管，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入；電子檔案系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限管理，不同崗位人員分配不同操作權(quán)限（如查閱、錄入、刪除等）；員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，需辦理文件交接手續(xù)，清退所借文件。（三）違規(guī)處理對(duì)擅自復(fù)制、涂改、損壞、丟失文件的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分；造成企業(yè)損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；涉嫌違法的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、附則本辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門(mén)可根據(jù)本辦法結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)行政部備案；本辦法如與國(guó)家法律法規(guī)沖突，以國(guó)家規(guī)定為準(zhǔn)。九、附表附表1：文件交接登記表序號(hào)文件名稱(chēng)文件編號(hào)形成部門(mén)份數(shù)交接日期交接人接收人備注12附表2：文件查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門(mén)工號(hào)聯(lián)系方式申請(qǐng)日期查閱信息文件名稱(chēng)文件編號(hào)查閱用途查閱方式（□查閱□復(fù)?。╊A(yù)計(jì)查閱時(shí)長(zhǎng)審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人：日期：審批人（*總監(jiān)/行政部經(jīng)理）：日期：查閱記錄查閱日期：查閱人簽字：歸還日期：檔案管理員簽字：附表3：文件借閱登記表借閱人部門(mén)工號(hào)聯(lián)系方式借