某戲劇家協(xié)會燈光設(shè)備采購實(shí)施細(xì)則

某戲劇家協(xié)會燈光設(shè)備采購實(shí)施細(xì)則一、總則本細(xì)則旨在規(guī)范某戲劇家協(xié)會燈光設(shè)備采購工作，確保采購過程公開、公平、公正，提高資金使用效益，保證所采購燈光設(shè)備滿足協(xié)會戲劇活動的需求，推動戲劇事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。本細(xì)則適用于協(xié)會為開展各類戲劇創(chuàng)作、演出、培訓(xùn)等活動而進(jìn)行的燈光設(shè)備采購行為。燈光設(shè)備采購工作應(yīng)遵循合法性、合理性、效益性原則，嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和協(xié)會相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購領(lǐng)導(dǎo)小組成立以協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的采購領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)為：審定燈光設(shè)備采購計(jì)劃；審議重大采購項(xiàng)目的采購方式和采購文件；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。（二）采購工作小組由協(xié)會行政部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)專家等組成采購工作小組。行政部門負(fù)責(zé)采購工作的組織協(xié)調(diào)和日常事務(wù)處理；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算編制、審核和支付管理；技術(shù)專家負(fù)責(zé)對燈光設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等進(jìn)行審核和評估，提供專業(yè)意見。（三）使用部門各燈光設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)提出采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)要求和使用說明，參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。三、采購預(yù)算與計(jì)劃（一）預(yù)算編制每年末，各燈光設(shè)備使用部門根據(jù)協(xié)會下一年度戲劇活動計(jì)劃，結(jié)合現(xiàn)有燈光設(shè)備狀況，提出燈光設(shè)備采購需求，填寫采購需求申請表。申請表應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因等內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門根據(jù)各部門提交的采購需求申請表，結(jié)合協(xié)會年度財(cái)務(wù)預(yù)算安排，編制燈光設(shè)備采購預(yù)算草案，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，將采購預(yù)算納入?yún)f(xié)會年度財(cái)務(wù)預(yù)算，并報(bào)協(xié)會理事會批準(zhǔn)。（二）采購計(jì)劃制定采購工作小組根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算，制定年度燈光設(shè)備采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、采購方式、采購時間、采購責(zé)任人等內(nèi)容。對于因特殊情況需要臨時增加的采購項(xiàng)目，使用部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，納入采購計(jì)劃。四、采購方式（一）公開招標(biāo)達(dá)到國家規(guī)定的公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的燈光設(shè)備采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。采購工作小組委托具有相應(yīng)資質(zhì)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)組織招標(biāo)活動，按照法定程序發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)。（二）邀請招標(biāo)符合下列情形之一的燈光設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購項(xiàng)目總價值的比例過大的。邀請招標(biāo)應(yīng)向三家以上具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，并按照規(guī)定程序進(jìn)行招標(biāo)。（三）競爭性談判符合下列情形之一的燈光設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價格總額的。采購工作小組成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的燈光設(shè)備采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，應(yīng)在協(xié)會內(nèi)部進(jìn)行公示，并報(bào)相關(guān)部門批準(zhǔn)。（五）詢價采購的燈光設(shè)備規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價方式。采購工作小組向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，對供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。五、采購文件編制（一）招標(biāo)文件公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)的采購項(xiàng)目，采購工作小組應(yīng)委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、投標(biāo)文件格式、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同條款等內(nèi)容。招標(biāo)文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容，確保投標(biāo)人能夠準(zhǔn)確理解采購需求。（二）談判文件競爭性談判的采購項(xiàng)目，采購工作小組應(yīng)編制談判文件。談判文件應(yīng)包括談判邀請書、供應(yīng)商須知、談判文件格式、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、談判程序、成交標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。談判文件應(yīng)明確談判的程序、內(nèi)容和要求，為談判活動提供明確的指導(dǎo)。（三）詢價文件詢價采購項(xiàng)目，采購工作小組應(yīng)編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價通知書、報(bào)價表、技術(shù)規(guī)格要求、商務(wù)條款、詢價程序、成交標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。詢價文件應(yīng)明確詢價的范圍、要求和成交標(biāo)準(zhǔn)，便于供應(yīng)商報(bào)價。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商資格審查采購工作小組應(yīng)在采購活動前對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，確保供應(yīng)商具備承擔(dān)采購項(xiàng)目的能力和資格。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人授權(quán)書、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)材料。（二）供應(yīng)商誠信管理建立供應(yīng)商誠信檔案，對供應(yīng)商在采購活動中的表現(xiàn)進(jìn)行記錄和評價。對于提供虛假材料、惡意串通、違約等不良行為的供應(yīng)商，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會規(guī)定進(jìn)行處理，并列入不良供應(yīng)商名單，限制其參與協(xié)會后續(xù)采購活動。（三）供應(yīng)商培訓(xùn)與溝通定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，向供應(yīng)商介紹協(xié)會的采購政策、流程和要求，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，建立良好的合作關(guān)系。七、采購合同管理（一）合同簽訂采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購工作小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件的要求。（二）合同執(zhí)行成交供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，按時、按質(zhì)、按量提供燈光設(shè)備。采購工作小組應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂補(bǔ)充合同。（三）合同驗(yàn)收燈光設(shè)備到貨后，采購工作小組應(yīng)組織使用部門、技術(shù)專家等按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換設(shè)備，直至驗(yàn)收合格。八、采購資金支付（一）支付申請采購工作小組根據(jù)合同約定和驗(yàn)收報(bào)告，填寫采購資金支付申請表，經(jīng)使用部門、財(cái)務(wù)部門、采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門辦理支付手續(xù)。（二）支付審核財(cái)務(wù)部門對采購資金支付申請表及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、發(fā)票真實(shí)性、驗(yàn)收報(bào)告等。審核無誤后，按照協(xié)會財(cái)務(wù)管理制度辦理資金支付手續(xù)。（三）支付方式采購資金支付應(yīng)按照國家法律法規(guī)和協(xié)會財(cái)務(wù)管理制度的要求，采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全、規(guī)范的支付方式，確保資金支付的安全和準(zhǔn)確。九、監(jiān)督與評估（一）內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對燈光設(shè)備采購工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，督促采購工作小組進(jìn)行整改。（二）社會監(jiān)督采購工作應(yīng)接受社會監(jiān)督，對于供應(yīng)商和其他利害關(guān)系人提出的質(zhì)疑和投訴，采購工作小組應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時處理，并將處理結(jié)果向社會公開。（三）績效評估建立燈光設(shè)備采購績效評估制度，對采購項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、環(huán)境效益等進(jìn)行評估?？冃гu估結(jié)果應(yīng)作為改進(jìn)采購工作、編制采購預(yù)算和選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)。十、附則本細(xì)則自發(fā)布之日起施行。如