企業(yè)會議紀要撰寫及存檔規(guī)范模板一、適用范圍與場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類正式會議的紀要撰寫與存檔管理，包括但不限于：定期經(jīng)營分析會、月度/季度工作例會；項目啟動會、階段評審會、專題研討會；跨部門協(xié)調會、客戶需求對接會；重大決策會議（如戰(zhàn)略規(guī)劃、預算審批等）。通過標準化紀要流程，保證會議內容準確傳達、決議有效落地、過程可追溯，為企業(yè)運營管理提供書面依據(jù)。二、會議紀要全流程操作指引（一）會前準備：奠定紀要基礎明確會議信息提前獲取會議通知，記錄會議名稱、時間、地點、主持人、預計時長、核心議題及參會部門/人員范圍。若涉及外部單位，需標注參會單位及人員職務（如“客戶方：A公司總經(jīng)理*先生”）。準備資料與工具收集會議背景資料（如議程草案、上次會議紀要、相關數(shù)據(jù)報表等），供記錄時參考。準備會議記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、企業(yè)協(xié)作平臺），同步開啟錄音設備（需提前告知參會人員），或使用專用會議記錄本。確認參會人員提前與主持人確認參會人員名單，包括請假人員及原因，避免紀要中遺漏關鍵角色。（二）會中記錄：捕捉核心內容聚焦議程與議題按會議議程順序記錄，重點關注每個議題的討論背景、核心觀點、分歧點及初步結論。避免逐字記錄，提煉關鍵信息：如“市場部提出：當前產品用戶增長放緩，需優(yōu)化推廣策略”，而非完整發(fā)言內容。明確決議與行動項決議：記錄最終達成的共識，需清晰、無歧義，如“同意將Q3營銷預算增加15%，重點投入線上渠道”。行動項：逐項記錄“任務內容+負責人+完成時限+交付標準”，例如：“完成競品分析報告，負責人：（市場部經(jīng)理），完成時限：2023年X月X日，交付標準：含3家競品定價及功能對比”。標注待辦與疑問對未當場解決的問題或需進一步確認的信息，標注“待辦”或“待確認”，會后及時跟進補充。（三）會后整理：形成規(guī)范紀要初稿撰寫會議結束后24小時內完成初稿，按以下結構組織內容：會議基本信息：名稱、日期、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）、列席人員。會議議程：按實際討論順序列出各議題。議題討論情況：簡要說明每個議題的討論過程及關鍵觀點（可附發(fā)言人姓名，如“（技術部總監(jiān)）建議……”）。會議決議：匯總所有共識性結論。行動項清單：表格化呈現(xiàn)（詳見“三、標準化會議紀要模板”）。附件：如會議PPT、數(shù)據(jù)圖表、簽到表等。審核與定稿初稿完成后，提交主持人審核，重點核對決議準確性、行動項負責人及時限是否明確。根據(jù)審核意見修改，經(jīng)主持人簽字或線上確認后，形成正式紀要。分發(fā)與傳達正式紀要在會后2個工作日內分發(fā)給所有參會人員及相關部門負責人，抄送需知曉的上級領導。涉及保密內容的紀要，需標注“內部文件，注意保密”，并限定分發(fā)范圍。（四）存檔管理：保證可追溯性存檔方式電子存檔：將正式紀要（含審核簽字掃描件）及附件統(tǒng)一存儲至企業(yè)指定服務器或共享文檔平臺（如OA系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)盤），按“年份-月份-會議類型”分類命名（如“2023-09-經(jīng)營分析會紀要”）。紙質存檔：重要會議（如戰(zhàn)略決策會、董事會）需打印紙質版，經(jīng)主持人簽字后交行政部歸檔，保存期限不少于5年。存檔要求存檔文件需包含完整版本：會議通知、簽到表、會議記錄初稿、審核稿、正式紀要及附件。定期檢查存檔文件完整性，保證電子文檔可正常打開，紙質文檔無缺損。三、標準化會議紀要模板會議基本信息會議名稱例：2023年第三季度經(jīng)營分析會會議日期年月日會議時間上/下午時分至時分會議地點例：公司3樓第一會議室/線上會議（騰訊會議，會議號：*–）主持人（職務：）記錄人（職務：）參會人員（含缺席）出席：（部門）、（部門）……缺席：（部門），原因：*列席人員例：（外部顧問）會議議程與討論情況議題一：Q2業(yè)績回顧討論要點：1.財務部經(jīng)理匯報：Q2營收同比增長8%，凈利潤下降3%，主要因成本上升；2.銷售部總監(jiān)建議：優(yōu)化渠道結構，重點拓展線上分銷。決議：同意線上渠道拓展方案，預算增加10萬元。議題二：Q3重點項目規(guī)劃討論要點：1.產品部經(jīng)理提出：新產品A需在9月底前完成測試；2.研發(fā)部總監(jiān)反饋：當前人力不足，需增配2名工程師。決議：增配研發(fā)工程師，由人力資源部*周經(jīng)理負責協(xié)調，X月X日前到位。行動項清單任務內容負責人完成時限交付標準備注1線上渠道拓展方案細化（銷售部）2023年X月X日含預算分配、合作方篩選標準2研發(fā)工程師招聘（人力部）2023年X月X日2名工程師到崗3新產品A測試計劃報備（研發(fā)部）2023年X月X日含測試節(jié)點、風險預案附件1.Q2業(yè)績數(shù)據(jù)報表2.線上渠道拓展方案草案3.簽到表分發(fā)范圍公司領導、各部門負責人、參會人員存檔編號例：BJ-2023-09-001四、關鍵注意事項與合規(guī)要求內容準確性紀要需客觀反映會議內容，避免主觀臆斷或遺漏關鍵決議。行動項的負責人、時限、標準需與主持人確認無誤，避免責任模糊。及時性與保密性嚴格遵守“24小時內初稿、2個工作日內定稿”的時間要求，保證信息及時傳遞。涉密會議紀要需通過加密渠道傳輸，嚴禁私下外傳。格式規(guī)范性統(tǒng)一使用企業(yè)模板，字體、字號、段落格式保持一致（如標題黑體三號，宋體小四，行距1.5倍）。行動項建議用表格呈現(xiàn)，清晰易讀。存檔完整性電子存檔需定