行政辦公事務處理標準化手冊一、會議管理標準化規(guī)范（一）適用情境適用于公司各類常規(guī)會議（如周例會、月度總結會、項目推進會）、臨時會議（如突發(fā)事項協(xié)調會）及跨部門專題會議的組織、召開與跟進工作，保證會議高效有序、決議落地。（二）標準化操作流程1.會前準備階段明確會議要素：由會議發(fā)起人（部門負責人或項目經辦人）填寫《會議需求登記表》，明確會議主題、目標、時間（建議控制在1.5小時內）、地點（優(yōu)先選擇自帶設備的會議室）、參會人員（含主持人、記錄人）及議程（按重要性排序，預留討論時間）。審批與通知：會議需求需提前2個工作日報部門負責人審批，審批通過后由行政專員通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送《會議通知》，通知需包含會議主題、時間、地點、議程、參會人及會議材料（如有），并提醒提前10分鐘到場。場地與設備準備：行政專員*提前1小時檢查會議室設備（投影儀、麥克風、空調、網絡），擺放席卡、飲用水、會議材料（紙質版按參會人數+備用份數準備），保證環(huán)境整潔。2.會中執(zhí)行階段簽到與紀律：參會人員入場時在《會議簽到表》簽字，遲到10分鐘以上需向主持人說明原因；會議期間將手機調至靜音或震動，禁止隨意走動或接打電話，主持人需把控各環(huán)節(jié)時間，避免超時。記錄與討論：記錄人（指定專人或會議發(fā)起人*）詳細記錄會議決議、待辦事項（明確責任部門/人、完成時限）、爭議點及結論，重要決議需經參會人確認。突發(fā)情況處理：若設備故障，立即聯系行政專員*啟用備用設備；若議程沖突，由主持人協(xié)調優(yōu)先級或安排后續(xù)專項會議。3.會后跟進階段紀要整理：會議結束后24小時內，記錄人整理《會議紀要》，內容包括會議基本信息、議程回顧、決議事項、待辦清單（含責任人和截止日期），經主持人審核無誤后，于1個工作日內分發(fā)至參會人及相關部門抄送部門負責人*。決議跟蹤：行政專員*建立《會議決議跟蹤表》，每周更新待辦事項進度，對逾期未完成的部門進行提醒，并在下次會議中通報完成情況。資料歸檔：會議通知、簽到表、紀要、相關材料由行政專員*整理歸檔（電子版存OA系統(tǒng)，紙質版按年度裝訂），保存期限不少于3年。（三）配套表單模板1.會議通知單會議主題會議時間年月日時分會議地點參會人員會議議程1.2.3.會議材料（如：項目方案、月度數據報表）聯系人行政專員*聯系方式內線X2.會議簽到表序號部門姓名職務簽到時間備注123.會議紀要模板會議基本信息主題：時間：年月日時分-時分地點：主持人：記錄人：參會人：議程與內容議題一：討論要點：決議：議題二：討論要點：決議：待辦事項清單序號任務描述責任部門/人完成時限備注12（四）關鍵執(zhí)行要點會議主題需聚焦單一目標，避免議題發(fā)散；重要會議需提前測試設備，保證音視頻清晰；會議紀要需突出“決議”和“待辦”，避免流水式記錄；決議跟蹤需責任到人，杜絕“議而不決、決而不行”。二、文件處理標準化規(guī)范（一）適用情境適用于公司內外部收文（如上級單位文件、客戶函件、合作單位來文）、發(fā)文（如公司通知、報告、函件）及內部流轉文件（如部門申請、審批單）的全流程管理，保證文件規(guī)范、高效、可追溯。（二）標準化操作流程1.收文處理流程簽收與登記：行政專員*收到紙質文件時，核對文件份數、密級（如有）、發(fā)文單位，填寫《收文登記表》（含收文日期、文件標題、文號、密級、經辦人）；電子文件通過OA系統(tǒng)接收后，同步登記并標注“電子收文”。擬辦與分辦：對收文進行初步分類（如需辦理、知悉、存檔），填寫《文件擬辦單》，提出擬辦意見（如“報總經理審閱”“轉市場部辦理”），附文件原件提交部門負責人*審核。承辦與催辦：承辦部門收到文件后，明確辦理責任人及時限，需反饋的文件在辦理完畢后提交至行政專員；對超過辦理時限的，行政專員及時提醒承辦部門，重大文件向部門負責人*匯報。歸檔：辦理完畢的收文（含批復、結果）由行政專員*整理，按“年度-文號-類別”分類歸檔，電子文件同步至OA系統(tǒng)歸檔模塊。2.發(fā)文處理流程擬稿與審核：經辦人根據需求起草文件，使用公司標準模板（如紅頭文件模板、通知模板），經部門負責人審核內容準確性、格式規(guī)范性；涉及跨部門的文件，需提前征求相關部門*意見。核稿與簽發(fā)：行政專員對文件進行核稿，重點檢查文字、格式、文號是否符合規(guī)范，審核通過后按權限簽發(fā)（一般文件由部門負責人簽發(fā)，重要文件由總經理*簽發(fā)）。印發(fā)與分發(fā)：文件簽發(fā)后，行政專員按需印制（紙質文件加蓋公章，電子文件加密），填寫《發(fā)文登記表》，分發(fā)至相關部門或外部單位，并留存分發(fā)記錄。歸檔：發(fā)文原稿、簽批單、分發(fā)記錄由行政專員*整理歸檔，電子文件同步存檔，保存期限與收文一致。（三）配套表單模板1.收文登記表收文日期文件標題文號密級發(fā)文單位簽收人擬辦意見辦理結果歸檔日期2.文件擬辦單文件標題文號收文日期擬辦意見（部門負責人*）：審核意見（行政專員*）：3.發(fā)文登記表發(fā)文日期文件標題文號密級簽發(fā)人印制份數分送部門/單位經辦人（四）關鍵執(zhí)行要點收文需“日收日清”，避免積壓；發(fā)文需“一文一號”，禁止重復編號；涉密文件需單獨登記、專人保管，嚴禁通過普通郵箱傳輸；文件格式需統(tǒng)一（如字體、字號、頁邊距），保證正式性；歸檔文件需完整，不得缺失關鍵環(huán)節(jié)（如簽批單、辦理結果）。三、辦公用品管理標準化規(guī)范（一）適用情境適用于公司日常辦公所需耗材（如紙張、筆、文件夾）、設備（如U盤、計算器）、勞保用品（如口罩、消毒液）的申領、采購、庫存管理，保障辦公需求，避免資源浪費。（二）標準化操作流程1.需求提報與審核月度需求提報：每月25日前，各部門根據實際需求填寫《辦公用品需求申請表》，列明物品名稱、規(guī)格、數量、用途，經部門負責人審核后提交至行政專員*。臨時需求提報：突發(fā)或緊急需求（如耗材耗盡），可填寫《臨時用品申請表》，經部門負責人審批后，行政專員優(yōu)先協(xié)調庫存或緊急采購。2.采購與入庫采購審批：行政專員匯總各部門需求，填寫《采購申請單》，按金額權限審批（500元以下由行政主管審批，500元以上由總經理*審批）。供應商選擇：優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定的供應商（至少2家比價），保證物品質量合格、價格合理，簽訂年度采購框架協(xié)議（如適用）。入庫驗收：物品送達后，行政專員與采購員共同核對物品名稱、規(guī)格、數量、質量，填寫《辦公用品入庫登記表》（含采購日期、單價、供應商、驗收人），不合格物品當場拒收并聯系退換。3.領用與庫存管理領用流程：員工憑工牌到行政部領用，填寫《辦公用品領用登記表》（含領用日期、物品名稱、數量、領用人），部門領用需部門負責人簽字；貴重物品（如U盤、計算器）需注明“領用-歸還”標識，離職時需交回行政部*。庫存盤點：每月最后一個工作日，行政專員與財務部共同盤點庫存，填寫《庫存盤點表》，核對賬實是否一致，差異需說明原因并報部門負責人*處理；季度庫存低于安全庫存時，及時啟動采購流程。（三）配套表單模板1.辦公用品需求申請表部門申請日期物品名稱規(guī)格型號單位需求數量用途領用人部門負責人*審核意見：2.辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位數量單價供應商驗收人備注3.辦公用品領用登記表領用日期物品名稱規(guī)格型號單位數量領用人部門備注（四）關鍵執(zhí)行要點按需申領，禁止個人或部門囤積辦公用品；采購需貨比三家，保證性價比，禁止收受回扣；庫存需分類存放（易潮、易燃物品單獨存放），定期檢查保質期；貴重物品建立“領用-歸還”臺賬，避免資產流失。四、訪客接待標準化規(guī)范（一）適用情境適用于預約訪客（如客戶、合作伙伴、應聘者）、臨時訪客（如快遞人員、上門咨詢人員）及重要訪客（如上級單位領導、行業(yè)專家）的接待工作，展現公司專業(yè)形象，保障辦公秩序。（二）標準化操作流程1.接待申請與確認預約接待：對接人提前1個工作日填寫《訪客接待申請表》，明確訪客姓名、單位、職務、人數、到訪時間、接待事由、陪同人員，經部門負責人審批后提交至行政專員；行政專員確認會議室、接待人員（如需），反饋對接人*。臨時接待：對接人通過電話或OA系統(tǒng)臨時申請，說明訪客信息，行政專員協(xié)調場地后，對接人*至前臺引導訪客。2.前臺接待與引導訪客登記：訪客到前臺時，前臺人員核對證件號碼（如需），填寫《訪客登記表》（含姓名、單位、事由、到訪/離開時間、聯系方式、被訪人），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。引導與通知：前臺人員聯系對接人*或陪同人員，確認后引導訪客至接待區(qū)或會議室（如需攜帶物品，協(xié)助存放至指定位置）；重要訪客需提前備好茶水、紙巾，環(huán)境整潔。3.接待與送客接待禮儀：對接人*或陪同人員主動起身迎接，雙手遞上名片（如有），使用“您好，歡迎光臨公司”等禮貌用語；會議中專注溝通，避免頻繁看手機，重要內容做好記錄。送客流程：接待結束后，對接人*送訪客至公司門口，乘坐電梯時主動按“開門”鍵，目送訪客離開后返回；如訪客需寄送物品，協(xié)助填寫《快遞寄送申請表》。4.后續(xù)跟進資料歸檔：訪客登記表、接待申請表由行政專員*整理歸檔，電子版存OA系統(tǒng)，保存期限1年。反饋與總結：對接人將接待結果（如合作意向、面試反饋）及時反饋至部門負責人，重要接待需填寫《接待總結報告》，提出改進建議。（三）配套表單模板1.訪客接待申請表接待部門申請日期訪客姓名單位職務人數到訪時間離開時間接待事由陪同人員聯系方式審批意見（部門負責人*）：2.訪客登記表序號姓名單位事由到訪時間離開時間聯系方式被訪人訪客證號1（四）關鍵執(zhí)行要點訪客證需專人專用，離公司時收回；重要訪客接待前需確認對方行程偏好（如飲食禁忌），提前準備；涉密區(qū)域（如財務部、研發(fā)部）需限制訪客進入，確需進入需經部門負責人*批準；送客時主動詢問“是否需要幫助車輛”，體現細致服務。五、檔案管理標準化規(guī)范（一）適用情境適用于公司各類文書檔案（如合同、紀要、制度）、電子檔案（如OA系統(tǒng)文件、郵件）、聲像檔案（如照片、視頻）的收集、整理、保管、借閱與銷毀，保證檔案完整、安全、便于查詢。（二）標準化操作流程1.檔案收集范圍界定：凡反映公司主要職能活動、具有查考利用價值的文件材料（含紙質、電子、聲像），均需納入歸檔范圍，包括但不限于：上級文件、公司發(fā)文、合同協(xié)議、會議紀要、項目資料、員工檔案等。時間要求：文書檔案在次年3月底前完成上年度歸檔；電子檔案實時至OA系統(tǒng)歸檔模塊；聲像檔案在活動結束后3個工作日內提交。2.檔案整理分類編號：按“年度-問題-保管期限”分類（如2023年-行政類-永久），每類檔案編制“檔號”（如2023-XZ-001），標注在檔案盒脊背；電子檔案按“年度-部門-類別”建立文件夾層級。排列與編目：檔案按時間順序或重要程度排列，填寫《檔案目錄》（含檔號、題名、年度、頁數、保管期限、備注），一卷一目錄；電子檔案添加元數據（如作者、創(chuàng)建日期、關鍵詞）。3.檔案保管庫房管理：檔案庫房需配備防火、防潮、防蟲、防盜設備（如滅火器、除濕機、溫濕度計），保持溫度14-24℃，濕度45-60%；紙質檔案放入檔案盒，豎放排列，避免擠壓；電子檔案定期備份（每月1次），異地存儲（如服務器+云端）。保密管理：涉密檔案（如未公開合同、財務數據）單獨存放，借閱需經總經理審批，限在指定區(qū)域查閱，嚴禁帶出或復制；非涉密檔案借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人審批。4.檔案銷毀鑒定與審批：對超過保管期限的檔案，由行政部會同業(yè)務部門、財務部進行鑒定，確認無繼續(xù)保存價值后，填寫《檔案銷毀清冊》，經總經理審批。銷毀流程：銷毀時由2人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復（紙質檔案碎紙?zhí)幚?，電子檔案徹底刪除），監(jiān)