企業(yè)電子合同管理系統(tǒng)使用手冊企業(yè)電子合同管理系統(tǒng)以數(shù)字化方式重構(gòu)合同管理全流程，覆蓋合同創(chuàng)建、簽署、存儲、審批、統(tǒng)計分析等核心環(huán)節(jié)，幫助企業(yè)降低紙質(zhì)合同管理成本、提升簽署效率，并通過合規(guī)化電子簽名技術(shù)保障合同法律效力。本手冊將從功能模塊、操作流程、系統(tǒng)維護(hù)等維度，為不同角色用戶提供清晰指引。一、系統(tǒng)功能模塊說明（一）合同創(chuàng)建模塊合同發(fā)起方（如業(yè)務(wù)人員、合同管理員）登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入「合同管理」→「新建合同」界面，按以下步驟操作：基本信息填寫：錄入合同名稱、類型（如采購、勞動合同）、關(guān)聯(lián)項目/客戶等信息（帶“*”為必填項）。合同文本上傳：支持PDF、Word等格式文件上傳，系統(tǒng)自動生成電子預(yù)覽（需在線編輯可使用內(nèi)置工具補充條款）。簽署方配置：添加簽署方信息（姓名、手機號/郵箱、企業(yè)主體），支持設(shè)置簽署順序（如甲方先簽、乙方后簽）或簽署截止時間；多方簽署可依次添加參與方。審批流程關(guān)聯(lián)（可選）：若需內(nèi)部審批，可關(guān)聯(lián)預(yù)設(shè)流程（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)），提交后自動流轉(zhuǎn)至審批人。注意：合同文本需內(nèi)容完整、格式規(guī)范，上傳后系統(tǒng)生成唯一編號，用于后續(xù)檢索。（二）電子簽署模塊身份驗證：首次簽署需完成身份核驗（個人用戶人臉識別、企業(yè)用戶上傳營業(yè)執(zhí)照/法人授權(quán)書），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)CA數(shù)字證書（部分系統(tǒng)支持第三方CA認(rèn)證，需提前申請）。合同預(yù)覽與確認(rèn)：查看全文無誤后，點擊「簽署」按鈕，系統(tǒng)生成電子簽名（含簽署時間、簽名圖像）并嵌入合同指定位置。簽署完成反饋：簽署成功后，系統(tǒng)向發(fā)起方和所有簽署方推送通知，合同狀態(tài)更新為「已完成」。提示：企業(yè)簽署需授權(quán)代表操作，系統(tǒng)支持“企業(yè)印章+個人簽名”組合簽署（需提前上傳印章電子模板，由管理員授權(quán)）。（三）合同存儲與查詢模塊系統(tǒng)采用加密云存儲保存合同，支持多維度檢索：基礎(chǔ)檢索：通過合同編號、名稱、簽署方、時間等關(guān)鍵詞快速查找。高級篩選：按狀態(tài)（待簽署、已完成、已過期）、類型、關(guān)聯(lián)項目等條件組合篩選，支持導(dǎo)出結(jié)果為Excel報表。版本管理：合同修改后自動生成新版本，可查看歷史修改記錄（需管理員開啟版本追蹤）。操作路徑：登錄系統(tǒng)→「合同管理」→「合同庫」，輸入關(guān)鍵詞或選擇篩選條件，點擊「查詢」即可。（四）審批與統(tǒng)計分析模塊1.審批流程合同發(fā)起后，審批人在「待辦事項」中收到通知，點擊進(jìn)入詳情頁：查看合同文本、簽署方信息、關(guān)聯(lián)資料；選擇「通過」「駁回」或「轉(zhuǎn)辦」（轉(zhuǎn)辦需指定新審批人），駁回需填寫原因（反饋給發(fā)起方）。2.統(tǒng)計分析管理員或權(quán)限用戶進(jìn)入「統(tǒng)計中心」，可查看：合同簽署量趨勢（按日/周/月統(tǒng)計）；各部門/業(yè)務(wù)線合同分布；簽署時效分析（如平均時長、逾期率）；導(dǎo)出報表（支持自定義時間范圍與維度）。二、不同角色操作流程（一）發(fā)起方（合同創(chuàng)建者）1.登錄系統(tǒng)，進(jìn)入「合同管理」→「新建合同」；2.填寫信息、上傳文本、添加簽署方并設(shè)置規(guī)則；3.（可選）關(guān)聯(lián)審批流程，提交合同；4.跟蹤狀態(tài)（待簽署/審批中/已完成），「草稿箱」或「待審批」階段可撤回編輯。（二）簽署方（合同參與方）2.完成身份驗證（首次需核驗）；3.預(yù)覽合同，確認(rèn)無誤后點擊「簽署」；4.簽署完成后，在「我的合同」中查看文件。（三）管理員（系統(tǒng)運維/權(quán)限管理）1.用戶與權(quán)限管理：進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「用戶管理」，添加/刪除用戶，分配角色（如發(fā)起方、簽署方、審批人），設(shè)置權(quán)限范圍（如僅查看本部門合同）。2.系統(tǒng)配置：上傳企業(yè)印章模板（需公章掃描件，系統(tǒng)生成電子印章），設(shè)置審批流程模板（如“部門→法務(wù)→財務(wù)”三級審批），開啟/關(guān)閉版本追蹤、簽署提醒等功能。3.數(shù)據(jù)維護(hù)：每月導(dǎo)出合同數(shù)據(jù)備份（路徑：「系統(tǒng)設(shè)置」→「數(shù)據(jù)備份」），監(jiān)控系統(tǒng)日志（如異常登錄、合同修改記錄），處理用戶反饋。三、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)（一）用戶權(quán)限配置管理員在「系統(tǒng)設(shè)置」→「角色管理」中，為不同角色（如普通員工、部門經(jīng)理、法務(wù)）自定義權(quán)限：普通員工：僅創(chuàng)建、簽署本人負(fù)責(zé)的合同；部門經(jīng)理：查看本部門所有合同，審批本部門發(fā)起的合同；法務(wù)：查看所有合同，審批需法務(wù)審核的合同，編輯條款模板。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)為避免數(shù)據(jù)丟失，管理員每月備份：1.進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「數(shù)據(jù)備份」；恢復(fù)數(shù)據(jù)時，點擊「數(shù)據(jù)恢復(fù)」，選擇備份文件并確認(rèn)（恢復(fù)前確保無新數(shù)據(jù)，避免沖突）。（三）系統(tǒng)更新與反饋系統(tǒng)定期推送功能更新（如優(yōu)化簽署流程、新增統(tǒng)計維度），管理員在「系統(tǒng)設(shè)置」→「版本更新」中查看日志并一鍵升級。若遇問題，通過「幫助中心」提交反饋（描述場景、上傳截圖），技術(shù)團(tuán)隊1-2個工作日內(nèi)回復(fù)。四、常見問題與解決方案（一）簽署失敗怎么辦？身份驗證失敗：檢查人臉識別/驗證碼是否正確，或聯(lián)系管理員重新核驗信息。合同已過期：聯(lián)系發(fā)起方延長簽署時間，或重新發(fā)起合同。頁面卡頓：刷新頁面（避免重復(fù)點擊），檢查網(wǎng)絡(luò)，或切換瀏覽器（推薦Chrome、Edge）。（二）合同查詢不到？篩選條件錯誤：確認(rèn)編號、名稱是否正確，時間范圍是否包含目標(biāo)合同。權(quán)限不足：若為部門合同，聯(lián)系管理員申請跨部門查看權(quán)限。狀態(tài)錯誤：若合同處于“審批中”或“已駁回”，需在對應(yīng)列表（如「待審批合同」「駁回合同」）中查找。（三）審批流程卡?。柯?lián)系審批人：在「審批記錄」中查看節(jié)點，通過系統(tǒng)內(nèi)信或線下提醒處理。管理員干預(yù)：若審批人離職，管理員在「審批管理」中強制跳轉(zhuǎn)節(jié)點或重新指定審批人。（四）電子合同是否具備法律效力？系統(tǒng)采用國家認(rèn)可的電子簽名技術(shù)（如CA數(shù)字證書、區(qū)塊鏈存證），簽署后的合同與紙質(zhì)合同具備同