公司采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程(共四篇)一、總則為了規(guī)范公司的采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，維護(hù)公司的利益，特制定本采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程。本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠(chéng)實(shí)信用的原則，以最低的成本獲取符合質(zhì)量要求的商品和服務(wù)。二、采購(gòu)管理組織架構(gòu)及職責(zé)（一）采購(gòu)決策委員會(huì)由公司高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)等。主要職責(zé)是制定公司采購(gòu)戰(zhàn)略和重大采購(gòu)政策，審批重大采購(gòu)項(xiàng)目，協(xié)調(diào)采購(gòu)與其他部門之間的關(guān)系，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)部門1.采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)部門的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，選擇和評(píng)估供應(yīng)商，處理采購(gòu)合同，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作。2.采購(gòu)專員執(zhí)行采購(gòu)經(jīng)理下達(dá)的采購(gòu)任務(wù)，尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，驗(yàn)收采購(gòu)貨物，處理采購(gòu)過程中的異常情況。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息，參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行貨物的驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，進(jìn)行采購(gòu)成本的核算和分析。3.質(zhì)量控制部門對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，處理質(zhì)量問題，與供應(yīng)商協(xié)商質(zhì)量改進(jìn)措施。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)提前提交給采購(gòu)部門，以便采購(gòu)部門有足夠的時(shí)間進(jìn)行采購(gòu)準(zhǔn)備工作。緊急采購(gòu)需求應(yīng)在申請(qǐng)表中注明“緊急采購(gòu)”字樣，并說明原因。3.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)需求進(jìn)行審核，主要審核需求的合理性、預(yù)算的可行性等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，結(jié)合公司的庫(kù)存情況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商選擇方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)按照采購(gòu)項(xiàng)目的重要性和緊急程度進(jìn)行排序，合理安排采購(gòu)資金和采購(gòu)進(jìn)度。對(duì)于大型或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)制定詳細(xì)的采購(gòu)方案。3.采購(gòu)計(jì)劃制定完成后，應(yīng)提交給采購(gòu)決策委員會(huì)審批。經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門按照采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶推薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況，包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或書面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)證書、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于一般采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)、比價(jià)的方式選擇供應(yīng)商；對(duì)于大型或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇到最優(yōu)的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)詢價(jià)、比價(jià)與議價(jià)1.采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函。詢價(jià)函應(yīng)明確采購(gòu)物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。采購(gòu)專員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行收集和整理，進(jìn)行比價(jià)分析。比價(jià)時(shí)應(yīng)考慮價(jià)格的合理性、質(zhì)量的可靠性、交貨期的及時(shí)性等因素。3.對(duì)于價(jià)格較高或有談判空間的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)專員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。議價(jià)過程中應(yīng)堅(jiān)持原則，爭(zhēng)取以合理的價(jià)格獲得符合要求的商品和服務(wù)。在議價(jià)過程中，應(yīng)做好記錄，以備后續(xù)查詢。（五）采購(gòu)合同簽訂1.經(jīng)過詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)后，確定最終供應(yīng)商。采購(gòu)專員與供應(yīng)商就采購(gòu)合同的條款進(jìn)行協(xié)商，合同條款應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求。合同簽訂前，應(yīng)將合同草案提交給公司的法務(wù)部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.合同審核通過后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商代表簽字蓋章，正式簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同一式多份，采購(gòu)部門、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部門、需求部門等各留存一份。（六）采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員根據(jù)合同內(nèi)容向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等，與采購(gòu)合同內(nèi)容一致。采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)通知需求部門和相關(guān)部門，以便做好接收貨物的準(zhǔn)備工作。（七）采購(gòu)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解貨物的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并向采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。2.采購(gòu)專員應(yīng)定期向需求部門反饋采購(gòu)進(jìn)度，讓需求部門了解采購(gòu)工作的進(jìn)展情況。對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤頻率，確保按時(shí)交貨。（八）貨物驗(yàn)收1.貨物到達(dá)公司后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量問題等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。對(duì)于嚴(yán)重的質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《貨物驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員、采購(gòu)專員、需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)?！敦浳矧?yàn)收單》是辦理付款手續(xù)的重要依據(jù)。（九）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)《貨物驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同，填寫《付款申請(qǐng)單》，并附上相關(guān)的發(fā)票、合同等資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性，合同的執(zhí)行情況，付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，及時(shí)辦理付款申請(qǐng)手續(xù)。在付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解原材料價(jià)格、市場(chǎng)供求關(guān)系等變化情況。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的商品，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略，如簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等，以降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.建立市場(chǎng)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)異常波動(dòng)或供應(yīng)出現(xiàn)短缺時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)策略，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。（二）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取警告、整改、淘汰等措施。2.與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確違約責(zé)任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約帶來的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，建立供應(yīng)商應(yīng)急儲(chǔ)備機(jī)制，當(dāng)主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)從備用供應(yīng)商處采購(gòu)所需物品。（三）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)貨物的質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收制度。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。2.對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購(gòu)貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如換貨、退貨、賠償?shù)?。同時(shí)，對(duì)質(zhì)量問題進(jìn)行分析和總結(jié)，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的要求。在簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同的合法性和有效性。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。在采購(gòu)活動(dòng)中，避免出現(xiàn)違法違規(guī)行為，如商業(yè)賄賂、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等。五、采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等。2.采購(gòu)檔案應(yīng)按照采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，便于查詢和使用。檔案的保存期限應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于五年。3.采購(gòu)檔案的查閱和借閱應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍，確保檔案的安全和保密。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.采購(gòu)決策委員會(huì)和采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的日常監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范、透明、公正。（二）考核機(jī)制1.建立采購(gòu)人員考核制度，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、職業(yè)道德等進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)