2026年智控專用設備公司現(xiàn)場調(diào)試差旅報銷管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司現(xiàn)場調(diào)試人員（因智控專用設備安裝、調(diào)試、維護等工作需前往客戶現(xiàn)場或項目現(xiàn)場的員工）差旅費用的報銷管理，明確報銷范圍、標準與流程，保障員工合法權(quán)益，同時控制公司運營成本，確保費用支出合規(guī)、透明，結(jié)合公司業(yè)務特性（如現(xiàn)場調(diào)試工作涉及跨區(qū)域、多項目、長周期等特點），制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有因現(xiàn)場調(diào)試工作產(chǎn)生差旅費用的員工（包括研發(fā)部調(diào)試工程師、生產(chǎn)部技術(shù)支持人員、項目組現(xiàn)場服務人員等），涉及差旅費用的申請、報銷、審核、支付等全流程管理。第三條核心原則合規(guī)性原則：差旅費用需符合國家財經(jīng)法律法規(guī)及公司財務制度，報銷憑證真實、合法、有效；合理性原則：差旅行程、交通方式、住宿標準需與現(xiàn)場調(diào)試工作需求匹配，避免不必要的費用支出；及時性原則：員工完成現(xiàn)場調(diào)試工作后，需在規(guī)定時限內(nèi)提交報銷申請，避免費用積壓；權(quán)責清晰原則：明確報銷人、部門負責人、財務部門的權(quán)責，確保報銷流程各環(huán)節(jié)可追溯、責任可落實。第二章差旅報銷范圍與標準第四條報銷范圍現(xiàn)場調(diào)試差旅費用報銷范圍包括以下類別，超出范圍的費用不予報銷：交通費用：員工從公司所在地（或常住地）前往項目現(xiàn)場、項目現(xiàn)場之間往返、項目現(xiàn)場返回公司所在地（或常住地）產(chǎn)生的交通費用，包括飛機票、火車票、汽車票、輪船票、市內(nèi)交通費（如出租車費、網(wǎng)約車費、公交地鐵費）；住宿費用：員工在現(xiàn)場調(diào)試期間（不含往返途中）產(chǎn)生的住宿費用，需為正規(guī)酒店、賓館開具的費用；伙食補貼：員工在現(xiàn)場調(diào)試期間（含往返途中）的伙食費用補貼，按實際差旅天數(shù)計算，不再額外報銷餐飲發(fā)票；其他費用：經(jīng)公司審批同意的特殊費用，如因項目緊急需加急購票產(chǎn)生的手續(xù)費、現(xiàn)場調(diào)試所需的小額工具臨時采購費（單次不超過500元），需提供對應審批單及發(fā)票。第五條交通費用標準長途交通（跨城市往返）標準：（1）職級劃分：員工按職級確定交通方式標準，中層及以上管理人員（如項目總監(jiān)、部門經(jīng)理）可選擇飛機經(jīng)濟艙、高鐵一等座、動車一等座、輪船二等艙；普通員工（如調(diào)試工程師、技術(shù)支持人員）可選擇飛機經(jīng)濟艙（僅限項目緊急且行程超過800公里）、高鐵二等座、動車二等座、輪船三等艙；（2）購票要求：需通過公司指定購票平臺（如合作旅行社、官方購票APP）預訂，優(yōu)先選擇折扣機票或高鐵票，避免高價購票；因項目緊急需購買全價票或加急票的，需提前通過OA系統(tǒng)提交《緊急差旅購票申請》，經(jīng)部門負責人、分管副總審批同意后，方可報銷；（3）市內(nèi)交通標準：員工從機場、車站往返項目現(xiàn)場或住宿地點的市內(nèi)交通費用，實報實銷（需提供發(fā)票）；在項目現(xiàn)場期間的市內(nèi)交通，單日報銷上限為100元，超額部分自理。第六條住宿費用標準按城市級別劃分住宿標準：（1）一線城市（如北京、上海、廣州、深圳）及省會城市：中層及以上管理人員單日住宿上限為400元，普通員工單日住宿上限為300元；（2）二線及以下城市（含縣級市）：中層及以上管理人員單日住宿上限為300元，普通員工單日住宿上限為240元；（3）多人同行標準：若2名及以上員工因同一項目前往同一現(xiàn)場調(diào)試，且性別相同，需安排雙人房，住宿費用按單人標準的1.5倍報銷（如2名普通員工在一線城市，單日報銷上限為450元），不得分別按單人標準報銷。住宿要求：需選擇正規(guī)住宿機構(gòu)，開具增值稅發(fā)票（發(fā)票需注明住宿人姓名、住宿日期、單價、總金額），不得入住豪華酒店或特色民宿（如溫泉酒店、度假民宿），特殊情況需提前審批。第七條伙食補貼標準伙食補貼按實際差旅天數(shù)計算，差旅天數(shù)以“出發(fā)日至返回日”的自然天數(shù)為準（出發(fā)日及返回日各按1天計算）；補貼標準：一線城市及省會城市單日補貼80元，二線及以下城市單日補貼60元；若員工在項目現(xiàn)場期間，客戶提供免費餐飲（需在報銷時注明），則對應天數(shù)的伙食補貼按50%發(fā)放。第三章差旅報銷流程第八條差旅申請（事前）員工因現(xiàn)場調(diào)試需出差前，需提前3個工作日通過公司OA系統(tǒng)提交《現(xiàn)場調(diào)試差旅申請單》，申請單需注明以下信息：項目名稱、調(diào)試地點、出差天數(shù)（出發(fā)日期、返回日期）、同行人員、交通方式、預計費用金額；申請單審批流程：部門負責人（審核出差必要性、行程合理性）→財務部（審核費用預算）→分管副總（最終審批）；若出差天數(shù)超過7天或預計費用超過5000元，需額外經(jīng)總經(jīng)理審批；緊急出差處理：因項目突發(fā)故障需緊急出差（無法提前3天申請）的，員工需在出差當天通過OA系統(tǒng)提交申請，同時電話告知部門負責人，審批流程同步推進，未完成審批的，需在出差返回后3個工作日內(nèi)補充完成，否則不予報銷。第九條報銷申請（事后）員工完成現(xiàn)場調(diào)試返回公司后，需在7個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)提交《現(xiàn)場調(diào)試差旅報銷單》，同時上傳以下附件材料：（1）差旅申請單審批截圖（證明事前已申請）；（2）交通費用發(fā)票（飛機票需附行程單，火車票需提供原件或電子發(fā)票，市內(nèi)交通費需提供明細發(fā)票）；（3）住宿費用發(fā)票（需附住宿明細單，注明住宿日期、房型、單價）；（4）其他費用相關(guān)材料（如緊急購票審批單、小額工具采購發(fā)票及審批單）；報銷單填寫要求：需按費用類別分項填寫（交通、住宿、伙食補貼、其他），金額計算準確，附件材料按“報銷單-申請單-發(fā)票-其他材料”順序整理，電子材料需清晰可辨，不得涂改、拼接。第十條審核與支付流程部門負責人審核：在收到報銷申請后2個工作日內(nèi)，審核以下內(nèi)容：差旅行程是否與申請一致、費用是否符合實際調(diào)試需求、附件材料是否完整，審核通過后提交至財務部；財務部審核：財務部在收到報銷申請后3個工作日內(nèi)，進行合規(guī)性審核：（1）費用標準審核：核查交通、住宿費用是否超出對應標準，伙食補貼計算是否準確；（2）憑證審核：核查發(fā)票是否真實（通過稅務系統(tǒng)驗證）、發(fā)票信息是否與報銷內(nèi)容一致（如發(fā)票抬頭為公司全稱、稅號正確）、附件材料是否齊全；（3）審核結(jié)果處理：審核通過的，提交至財務負責人審批；審核不通過的，注明原因（如“住宿發(fā)票無明細單”“交通費用超標準”），退回員工修改，員工需在3個工作日內(nèi)補充完善后重新提交；財務負責人審批：在收到財務部審核通過的報銷申請后1個工作日內(nèi)，審批費用支付，審批通過后進入支付環(huán)節(jié)；費用支付：財務部在審批通過后5個工作日內(nèi)，通過公司對公賬戶將報銷費用轉(zhuǎn)賬至員工個人銀行賬戶（需為員工在公司備案的本人賬戶），支付完成后通過OA系統(tǒng)向員工發(fā)送支付通知。第四章特殊情況處理第十一條超標準費用處理因客觀原因?qū)е沦M用超標的（如項目現(xiàn)場所在城市無符合標準的住宿機構(gòu)、緊急情況需超標準交通），員工需在報銷時提交《差旅費用超標說明》，詳細注明超標原因、金額，同時提供相關(guān)證明材料（如當?shù)鼐频陜r格查詢截圖、客戶出具的緊急情況說明）；超標費用審批流程：《差旅費用超標說明》需經(jīng)部門負責人確認、分管副總審核、總經(jīng)理審批，審批通過的，超標部分按實際金額報銷；審批未通過的，超標部分由員工自理。第十二條票據(jù)丟失處理交通票據(jù)丟失（如火車票、汽車票）：員工需提供購票平臺訂單截圖（含訂單號、金額、行程信息）、單位出具的《票據(jù)丟失證明》（注明丟失票據(jù)類型、金額、行程），經(jīng)部門負責人、財務部審核同意后，按對應標準的80%報銷；住宿票據(jù)丟失：員工需提供酒店出具的《住宿證明》（注明住宿日期、房型、單價、總金額，并加蓋酒店公章）、支付憑證截圖（如微信、支付寶支付記錄），經(jīng)部門負責人、財務部審核同意后，按對應標準報銷，不得全額報銷；票據(jù)丟失原則：同一趟差旅中，丟失票據(jù)不得超過2張，超過的部分不予報銷，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批。第十三條長期駐場調(diào)試處理現(xiàn)場調(diào)試周期超過30天（含）的，視為長期駐場，員工可選擇以下方式之一處理差旅費用：（1）按日常標準報銷：仍按本制度第二章規(guī)定的標準報銷交通、住宿、伙食補貼費用；（2）申請駐場補貼：員工若自行解決住宿（如在項目現(xiàn)場附近租房），可申請駐場補貼，補貼標準為：一線城市及省會城市每月2000元，二線及以下城市每月1500元，同時按單日40元標準發(fā)放伙食補貼，不再報銷住宿費用；長期駐場申請：需在差旅申請時注明“長期駐場”，并提交《長期駐場費用申請單》，經(jīng)部門負責人、財務部、分管副總審批同意后，按申請的方式報銷。第五章監(jiān)督與責任追究第十四條監(jiān)督機制日常監(jiān)督：財務部每月對差旅報銷情況進行抽查，抽查比例不低于當月報銷單數(shù)的15%，重點核查以下內(nèi)容：費用是否符合標準、票據(jù)是否真實有效、審批流程是否完整；專項審計：每年由內(nèi)部審計部門開展1次差旅費用專項審計，核查是否存在虛報、冒領(lǐng)、套取差旅費用的行為，審計結(jié)果上報總經(jīng)理；舉報渠道：公司設立差旅報銷違規(guī)舉報電話（脫敏處理）及郵箱（脫敏處理），接受員工舉報，對舉報內(nèi)容核實無誤的，給予舉報人適當獎勵（如舉報金額的10%，最高不超過2000元），并為舉報人保密。第十五條責任追究員工責任：（1）若員工存在虛報差旅費用（如偽造發(fā)票、多報天數(shù)、虛增金額）、將非差旅費用混入報銷（如私人消費發(fā)票）的行為，一經(jīng)查實，需退還違規(guī)報銷金額，同時按違規(guī)金額的2倍扣罰當月績效獎金；（2）連續(xù)2次出現(xiàn)報銷材料不完整、填寫錯誤的，給予書面警告；年度內(nèi)累計3次的，取消當年差旅相關(guān)評優(yōu)資格；（3）未按規(guī)定時限提交報銷申請（超期7天以上）且無正當理由的，每超期1天，扣減報銷金額的5%，最高扣減50%；審核責任：（1）部門負責人未認真審核報銷內(nèi)容，導致超標準費用、虛假票據(jù)通過初審的，每次扣罰當月績效獎金的5%；（2）財務部審核人員未發(fā)現(xiàn)票據(jù)虛假、金額計算錯誤等問題，導致違規(guī)費用支付的，每次扣罰當月績效獎金的10%；若與員工串通違規(guī)報銷，一經(jīng)查實，依法解除勞動合同，同時追究相應法律責任。第六章附則第十六條制度生效與修訂本制