企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)使用指南一、系統(tǒng)概述企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)（以下簡稱“HR系統(tǒng)”）是集員工信息管理、考勤薪酬、招聘培訓(xùn)、報(bào)表分析等功能于一體的數(shù)字化管理平臺(tái)，旨在通過信息化手段提升人力資源管理工作效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。本系統(tǒng)適用于各類企業(yè)人力資源部門及員工日常辦公使用，覆蓋員工入職、在職、離職全生命周期管理。二、系統(tǒng)適用場景與核心價(jià)值（一）典型應(yīng)用場景新員工入職管理：HR通過系統(tǒng)快速創(chuàng)建員工檔案，辦理入職手續(xù)，同步配置勞動(dòng)合同、社保公積金等信息，縮短入職流程耗時(shí)。日?？记谂c排班：支持打卡數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入、異常考勤提醒、彈性排班設(shè)置，解決傳統(tǒng)考勤統(tǒng)計(jì)繁瑣、易出錯(cuò)的問題。薪酬核算與發(fā)放：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)考勤、績效數(shù)據(jù)，工資表，支持批量審批與銀行代發(fā)，提升薪酬核算準(zhǔn)確性與效率。招聘流程跟蹤：從崗位發(fā)布、簡歷篩選、面試安排到錄用審批，全流程線上化管理，實(shí)時(shí)掌握招聘進(jìn)度。培訓(xùn)與績效管理：支持培訓(xùn)計(jì)劃制定、線上課程學(xué)習(xí)、考核結(jié)果記錄，結(jié)合績效數(shù)據(jù)員工發(fā)展評(píng)估報(bào)告。（二）核心價(jià)值流程規(guī)范化：標(biāo)準(zhǔn)化HR業(yè)務(wù)流程，減少人為操作誤差，保證數(shù)據(jù)一致性。效率提升：自動(dòng)化處理重復(fù)性工作（如考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬計(jì)算），HR事務(wù)性工作時(shí)間縮短50%以上。數(shù)據(jù)可視化：通過多維度報(bào)表（如人員結(jié)構(gòu)、離職率、培訓(xùn)覆蓋率）輔助企業(yè)人力資源規(guī)劃。員工體驗(yàn)優(yōu)化：員工可通過自助端查詢個(gè)人信息、提交假期申請(qǐng)、查看工資條，提升滿意度。三、核心功能模塊操作指南（一）員工信息管理操作流程功能說明：集中管理員工基本信息、合同信息、異動(dòng)記錄等，支持增刪改查及批量導(dǎo)入導(dǎo)出。操作步驟：登錄系統(tǒng)：HR管理員通過企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄HR系統(tǒng)后臺(tái)，選擇“員工管理”模塊。新增員工：“新增員工”，填寫必填項(xiàng)：工號(hào)、姓名（某）、身份證號(hào)、入職日期、部門、崗位、聯(lián)系方式等；附件：身份證掃描件、學(xué)歷證書、勞動(dòng)合同（電子版）；選擇“合同信息”選項(xiàng)卡，填寫合同期限、崗位、薪資標(biāo)準(zhǔn)，勾選“自動(dòng)續(xù)簽提醒”（提前30天提醒）；“提交”，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送待辦審批至部門負(fù)責(zé)人及HR總監(jiān)。信息查詢與修改：在員工列表頁，支持按工號(hào)、姓名、部門等條件搜索；員工姓名進(jìn)入詳情頁，可修改非關(guān)鍵信息（如聯(lián)系方式），關(guān)鍵信息（如合同期限）需提交審批流程。員工異動(dòng)記錄：員工轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、晉升時(shí)，在“異動(dòng)管理”中選擇對(duì)應(yīng)類型，填寫生效日期、新部門/崗位、薪資調(diào)整方案，關(guān)聯(lián)審批流程。示例模板：員工基本信息表（部分字段）工號(hào)姓名部門崗位入職日期勞動(dòng)合同期限聯(lián)系方式1001某技術(shù)部前端開發(fā)工程師2023-03-152023-03-15至2026-03-1413856781002某銷售部銷售代表2023-05-202023-05-20至2026-05-19139（二）考勤管理操作指南功能說明：對(duì)接考勤設(shè)備（如打卡機(jī)、移動(dòng)端APP），自動(dòng)考勤數(shù)據(jù)，支持異常處理與月度統(tǒng)計(jì)。操作步驟：考勤規(guī)則配置（僅管理員）：進(jìn)入“考勤管理-規(guī)則設(shè)置”，選擇考勤制度（如標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制、綜合計(jì)算工時(shí)制）；設(shè)置上下班時(shí)間（如上午9:00-18:00，午休1小時(shí)）、遲到/早退扣款規(guī)則、加班審批流程。員工打卡：員工通過企業(yè)/APP“打卡”，系統(tǒng)自動(dòng)獲取GPS定位及WiFi信息；支持外勤打卡（需提前提交外勤申請(qǐng)，注明事由、地點(diǎn)、時(shí)長）。異?？记谔幚恚篐R每日查看“異?？记凇绷斜?，針對(duì)遲到、缺勤等情況，“異常處理”，選擇補(bǔ)卡、調(diào)休或扣款操作；提交審批至部門負(fù)責(zé)人，審批通過后數(shù)據(jù)更新至考勤統(tǒng)計(jì)表。月度考勤統(tǒng)計(jì)：每月最后1日，系統(tǒng)自動(dòng)《月度考勤統(tǒng)計(jì)表》，包含出勤天數(shù)、遲到次數(shù)、加班時(shí)長、應(yīng)扣款金額等；HR核對(duì)無誤后，提交財(cái)務(wù)部門作為薪酬核算依據(jù)。示例模板：月度考勤統(tǒng)計(jì)表（部分字段）工號(hào)姓名部門應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)遲到次數(shù)早退次數(shù)加班時(shí)長（h）異常備注1001某技術(shù)部22211083月15日病假1天1002某銷售部22220012周末項(xiàng)目加班（三）薪酬管理操作流程功能說明：整合考勤、績效數(shù)據(jù)，自動(dòng)化計(jì)算工資，支持薪酬發(fā)放與個(gè)稅申報(bào)。操作步驟：薪資項(xiàng)目配置（僅管理員）：進(jìn)入“薪酬管理-薪資項(xiàng)目”，設(shè)置基本工資、績效工資、補(bǔ)貼、扣款（如社保、公積金、個(gè)稅）等明細(xì)項(xiàng)；關(guān)聯(lián)考勤數(shù)據(jù)（如遲到扣款=基本工資/21.75/8×遲到時(shí)長），關(guān)聯(lián)績效數(shù)據(jù)（如績效工資=績效基數(shù)×考核系數(shù)）。月度薪酬核算：HR在“薪酬核算”模塊選擇月份，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入考勤數(shù)據(jù)與績效考核結(jié)果；核對(duì)員工薪資明細(xì)，手動(dòng)調(diào)整特殊補(bǔ)貼（如節(jié)日福利）或扣款（如違紀(jì)罰款）；“工資表”，導(dǎo)出Excel版提交財(cái)務(wù)審批。工資發(fā)放與查詢：審批通過后，HR在“工資發(fā)放”中銀行代發(fā)文件，系統(tǒng)提示“發(fā)放成功”；員工通過“員工自助端”查看工資條，支持歷史工資查詢與明細(xì)。示例模板：薪酬發(fā)放明細(xì)表（部分字段）工號(hào)姓名部門基本工資績效工資交通補(bǔ)貼應(yīng)發(fā)合計(jì)社保個(gè)人公積金個(gè)人個(gè)稅實(shí)發(fā)工資1001某技術(shù)部800020005001050096080029084501002某銷售部6000300050095007206001508030（四）招聘管理操作流程功能說明：實(shí)現(xiàn)招聘需求提報(bào)、簡歷篩選、面試安排、錄用全流程線上化管理。操作步驟：招聘需求提報(bào)：用人部門在“招聘管理-需求申請(qǐng)”中填寫崗位名稱、招聘人數(shù)、任職要求、到崗時(shí)間，提交HR部門審批。職位發(fā)布：HR審批通過后，在“職位管理”中選擇發(fā)布渠道（如招聘網(wǎng)站、內(nèi)部推薦），職位/二維碼。簡歷篩選：應(yīng)聘者投遞簡歷后，系統(tǒng)自動(dòng)導(dǎo)入“簡歷庫”，HR按關(guān)鍵詞（如學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)）篩選簡歷；標(biāo)記“初篩通過”的簡歷，進(jìn)入面試環(huán)節(jié)。面試安排：HR在“面試管理”中創(chuàng)建面試安排，選擇面試官（某部門經(jīng)理）、時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會(huì)議）；系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送面試通知至應(yīng)聘者及面試官，提醒面試官填寫《面試評(píng)價(jià)表》。錄用審批：應(yīng)聘者通過終面后，HR在“錄用管理”中發(fā)放錄用Offer，明確薪資、入職時(shí)間等；候選人確認(rèn)接受后，系統(tǒng)《錄用審批表》，關(guān)聯(lián)至員工信息模塊，自動(dòng)創(chuàng)建員工檔案。四、系統(tǒng)使用注意事項(xiàng)（一）數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管理賬號(hào)保密：員工需妥善保管登錄賬號(hào)，不得轉(zhuǎn)借他人；密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，每3個(gè)月更換一次。權(quán)限分級(jí)：HR管理員擁有全模塊操作權(quán)限，普通HR僅可操作負(fù)責(zé)模塊（如考勤管理員不可修改薪酬數(shù)據(jù)），員工僅可查看個(gè)人信息及提交申請(qǐng)。數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)每日自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，HR需定期導(dǎo)出關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如員工檔案、薪酬記錄）本地存儲(chǔ)，防止意外丟失。（二）操作規(guī)范與常見問題信息準(zhǔn)確性：員工入職時(shí)需保證身份證號(hào)、銀行卡號(hào)等信息無誤，錯(cuò)誤信息可能導(dǎo)致社保繳費(fèi)、工資發(fā)放失敗。審批流程：所有需審批事項(xiàng)（如入職、調(diào)崗、薪酬調(diào)整）須在系統(tǒng)中提交，嚴(yán)禁線下操作，保證流程可追溯。常見問題處理：忘記密碼：通過“忘記密碼”功能，輸入工號(hào)及手機(jī)號(hào)驗(yàn)證后重置；考勤數(shù)據(jù)異常：檢查打卡設(shè)備是否在線，或聯(lián)系HR管理員手動(dòng)補(bǔ)錄（需提供證明材料）；工資條疑問：優(yōu)先通過員工自助端查看明細(xì)，或聯(lián)系HR部門核對(duì)。（三）系統(tǒng)更新與維護(hù)版本升級(jí)：系統(tǒng)每月進(jìn)行例行維護(hù)（如每月最后一個(gè)周六23:00-次日6:00），HR需提前通知員工避免在此期間操作。新功