會(huì)議室資源管理與使用規(guī)范為優(yōu)化會(huì)議室資源配置、提升會(huì)議組織效率、保障企業(yè)內(nèi)外部溝通協(xié)作的有序開展，結(jié)合實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本規(guī)范，明確會(huì)議室的管理職責(zé)、使用流程及行為準(zhǔn)則，確保資源利用最大化、使用過程規(guī)范化。一、管理職責(zé)劃分會(huì)議室資源由行政部（或綜合管理部）統(tǒng)籌管理，核心職責(zé)為：建立并動(dòng)態(tài)更新各會(huì)議室的空間規(guī)格、設(shè)備配置（如投影儀、視頻會(huì)議終端、音響等）、容納人數(shù)及使用狀態(tài)，確保資源信息真實(shí)可查；依托企業(yè)OA系統(tǒng)或?qū)Ｓ妙A(yù)約平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)約、審批、調(diào)度的線上化，支持實(shí)時(shí)查看資源占用情況，減少線下溝通成本；定期組織設(shè)備巡檢（每月至少1次），協(xié)調(diào)技術(shù)人員處理故障報(bào)修；每季度評(píng)估設(shè)備老化情況，提出更新或升級(jí)建議；分析會(huì)議室使用頻率、時(shí)長(zhǎng)分布、設(shè)備故障率等數(shù)據(jù)，為資源優(yōu)化配置（如新增會(huì)議室、調(diào)整設(shè)備配置）提供決策依據(jù)。各部門需指定專人對(duì)接會(huì)議室使用需求，配合行政部做好資源使用的合規(guī)性監(jiān)督，及時(shí)反饋本部門的特殊使用場(chǎng)景（如大型培訓(xùn)、客戶接待）。二、使用流程規(guī)范（一）申請(qǐng)與審批會(huì)議組織者需根據(jù)會(huì)議規(guī)模、設(shè)備需求提前1-3個(gè)工作日提交使用申請(qǐng)（緊急會(huì)議需提前2小時(shí)說明事由），通過內(nèi)部預(yù)約系統(tǒng)填報(bào)以下信息：會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)；設(shè)備需求（如投影儀、視頻會(huì)議、白板等）；特殊要求（如涉密會(huì)議、客戶接待需專屬布置）。系統(tǒng)將自動(dòng)校驗(yàn)資源沖突，若存在時(shí)間/空間重疊，行政部將遵循“重要緊急優(yōu)先、部門層級(jí)協(xié)調(diào)”原則人工調(diào)度。審批權(quán)限如下：常規(guī)會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門/高層參與會(huì)議：行政部復(fù)核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，系統(tǒng)將生成包含會(huì)議室編號(hào)、使用時(shí)段、設(shè)備清單的確認(rèn)函，同步推送至組織者及參會(huì)人員。（二）會(huì)議開展與收尾會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議開始前15分鐘，組織者需到場(chǎng)檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（如投影儀是否正常投屏、視頻會(huì)議是否連通），如有異常立即聯(lián)系行政部技術(shù)崗。會(huì)中規(guī)范：會(huì)議期間應(yīng)規(guī)范操作設(shè)備，不得擅自連接外接存儲(chǔ)設(shè)備（涉密會(huì)議需使用專用介質(zhì)）；如需延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，需在結(jié)束前30分鐘通過系統(tǒng)或現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)，經(jīng)確認(rèn)無后續(xù)預(yù)約后方可延續(xù)。會(huì)后收尾：組織者需督促參會(huì)人員帶走個(gè)人物品，關(guān)閉所有設(shè)備電源（含投影儀、空調(diào)、照明），整理桌椅歸位，將會(huì)議垃圾清理至指定區(qū)域；若使用了電子白板、會(huì)議記錄設(shè)備，需刪除敏感信息并提交《會(huì)議室使用反饋表》（含設(shè)備狀態(tài)、清潔情況）至行政部備案。三、使用行為準(zhǔn)則（一）預(yù)約管理同一會(huì)議室單日預(yù)約時(shí)長(zhǎng)原則上不超過4小時(shí)，連續(xù)預(yù)約不得超過2天；特殊需求（如項(xiàng)目攻堅(jiān)、培訓(xùn)）需提前24小時(shí)提交書面申請(qǐng)，經(jīng)行政部與相關(guān)部門協(xié)商后審批。預(yù)約成功后如需取消，應(yīng)在會(huì)議開始前2小時(shí)通過系統(tǒng)操作；無故爽約或未及時(shí)取消導(dǎo)致資源閑置的，將扣除部門季度資源使用積分。（二）場(chǎng)地使用規(guī)范會(huì)議室僅限開展工作相關(guān)活動(dòng)（會(huì)議、培訓(xùn)、研討等），禁止用于餐飲、娛樂、私人聚會(huì)或堆放雜物。嚴(yán)禁在墻面、桌椅張貼釘掛物品，不得使用油性筆、膠帶等易造成污損的工具；參會(huì)人員應(yīng)遵守公共秩序，避免喧嘩、吸煙或攜帶易燃易爆物品進(jìn)入。（三）設(shè)備操作要求投影儀、視頻會(huì)議終端等專業(yè)設(shè)備需由行政部培訓(xùn)過的人員操作，首次使用需提前聯(lián)系技術(shù)崗協(xié)助調(diào)試。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)立即停止操作并通過“企業(yè)報(bào)修平臺(tái)”提交故障描述（含設(shè)備型號(hào)、故障現(xiàn)象），不得擅自拆機(jī)維修。會(huì)議期間如需使用外接設(shè)備，需提前進(jìn)行病毒查殺；涉密會(huì)議須使用經(jīng)加密的內(nèi)部設(shè)備。（四）安全與保密涉密會(huì)議（如商業(yè)機(jī)密、戰(zhàn)略規(guī)劃）需在預(yù)約時(shí)標(biāo)注“涉密”等級(jí)，行政部將優(yōu)先調(diào)度具備物理屏蔽或信號(hào)干擾功能的會(huì)議室。會(huì)議期間禁止無關(guān)人員進(jìn)入，參會(huì)人員不得私自錄音、錄像或傳播會(huì)議內(nèi)容；電子會(huì)議資料需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)刪除，紙質(zhì)資料由組織者統(tǒng)一回收銷毀。四、維護(hù)與保障機(jī)制日常維護(hù)：行政部每周五17:00-18:00為設(shè)備維護(hù)時(shí)段（緊急會(huì)議除外）；保潔人員每日會(huì)前會(huì)后各進(jìn)行1次清潔（地面清掃、桌面擦拭、垃圾清運(yùn)），每月開展1次深度清潔（含地毯吸塵、設(shè)備消毒）。應(yīng)急處理：設(shè)備突發(fā)故障時(shí)，行政部應(yīng)在接到報(bào)修后30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時(shí)內(nèi)提供備用設(shè)備或協(xié)調(diào)臨時(shí)場(chǎng)地；遇極端天氣、電力故障等突發(fā)情況，行政部需提前通知受影響的會(huì)議組織者，協(xié)助調(diào)整會(huì)議安排。升級(jí)改造：每年年底根據(jù)使用頻率、設(shè)備老化情況，制定下一年度會(huì)議室升級(jí)改造計(jì)劃，報(bào)管理層審批后實(shí)施（如新增智能會(huì)議系統(tǒng)、優(yōu)化空間布局）。五、違規(guī)處理與申訴對(duì)違反本規(guī)范的行為，行政部將視情節(jié)輕重采取以下措施：首次違規(guī)：口頭警告并限期整改；季度內(nèi)累計(jì)2次違規(guī)：暫停該部門1周的會(huì)議室預(yù)約權(quán)限；設(shè)備損壞：責(zé)任人需承擔(dān)維修或賠償費(fèi)用（由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部評(píng)估損失）；泄密行為：按《企業(yè)保密管理制度》追究法律責(zé)任。被處罰部門或個(gè)人可在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)向行政部提交書面申訴，由行政部聯(lián)合工會(huì)、法務(wù)部進(jìn)行復(fù)核。六、附則本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂；各分支機(jī)構(gòu)可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)