供應商信息資料卡詳細模板通用版應用場景概述操作步驟詳解一、前期準備明確責任人：指定專人（如采購專員某或供應商管理員某）作為供應商信息資料卡的主導收集與維護人，保證責任到人。梳理需求清單：根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)特性（如制造業(yè)、服務業(yè)等）及合作類型（如原材料供應、外包服務等），確定需收集的必填信息項（如資質證書、經營范圍等），避免信息冗余或遺漏。準備附件模板：同步準備附件清單（如營業(yè)執(zhí)照掃描件、資質證書模板等），告知供應商需提供的佐證材料規(guī)格（如PDF格式、清晰度要求等）。二、信息收集與填寫供應商自主填報：通過郵件、供應商門戶或標準化表單，將模板及附件要求發(fā)送至供應商聯(lián)系人（如供應商對接人某），要求其在規(guī)定時限內（如5個工作日）填寫完整并加蓋企業(yè)公章（電子章需符合企業(yè)內部規(guī)定）。內部信息補充：對于可通過公開渠道查詢的信息（如統(tǒng)一社會信用代碼、企業(yè)類型等），由責任人自行核實補充，保證與供應商提供信息一致。交叉驗證關鍵信息：對供應商提供的核心資質（如ISO體系認證、行業(yè)準入許可等），通過國家市場監(jiān)管總局“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、行業(yè)協(xié)會官網(wǎng)等官方渠道進行真實性核驗，留存核驗記錄。三、審核與確認部門初審：由采購部門負責人或指定審核人（如采購經理某）對資料卡的完整性、規(guī)范性進行初審，重點檢查必填項是否空缺、附件是否齊全、格式是否符合要求。多部門聯(lián)審：根據(jù)合作風險等級，組織相關部門（如法務部、質量部、財務部）進行聯(lián)合評審：法務部審核合同條款、資質合規(guī)性；質量部審核生產標準、檢測報告（如涉及）；財務部審核財務狀況、納稅信用等級（如需）。供應商確認：審核通過后，將最終版資料卡反饋至供應商，由其負責人簽字確認（電子簽字需具備法律效力），保證雙方信息一致。四、歸檔與更新分類歸檔：將審核通過的資料卡（含附件、審核記錄、確認函）按“供應商編號-年度”規(guī)則歸檔，電子檔存儲于企業(yè)指定服務器（如OA系統(tǒng)、供應商管理平臺），紙質檔存放于檔案室，保證可追溯。動態(tài)更新機制：建立供應商信息年度更新制度（如每年第一季度），提醒供應商更新可能變更的信息（如聯(lián)系方式、資質有效期、注冊地址等）；若發(fā)生重大變更（如股權結構、法人代表），供應商需在變更后10個工作日內提交更新資料。模板表格結構供應商信息資料卡一、基本信息供應商全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致，填寫完整公司名稱）統(tǒng)一社會信用代碼（18位代碼，通過官方渠道核驗）企業(yè)類型□有限責任公司□股份有限公司□合伙企業(yè)□其他（請注明）注冊資本（幣種+金額，如：人民幣1000萬元）成立時間（年月日，如：2010年5月18日）注冊地址（詳細到省市區(qū)街道門牌號，與營業(yè)執(zhí)照一致）經營地址（如與注冊地址不同，需填寫實際經營地址）經營范圍（以營業(yè)執(zhí)照為準，簡述核心業(yè)務）供應商等級□戰(zhàn)略級□核心級□普通級□潛在級（根據(jù)企業(yè)供應商分類標準填寫）二、資質與認證信息營業(yè)執(zhí)照有效期（起始日期-截止日期，如：2020-01-01至2030-12-31）行業(yè)準入許可證□有（名稱：__________，編號：__________，有效期：__________）□無質量體系認證□ISO9001（認證編號：__________，有效期：__________）□ISO14001（認證編號：__________，有效期：__________）□其他（請注明）環(huán)保合規(guī)證明□有（如：環(huán)評批復、排污許可證編號：__________）□無專利/知識產權（如有，填寫專利名稱、類型、授權號，如：實用新型專利ZL2023X）三、聯(lián)系人信息主要對接人姓名：某（用*號代替）職位（如：銷售經理、供應鏈總監(jiān)）辦公電話（示例：010-X，禁止填寫正確電話）聯(lián)系方式（示例：，禁止填寫正確電話）電子郵箱（示例：xxxsupplier，禁止填寫正確郵箱）備用對接人姓名：某職位（如：客戶服務專員）辦公電話（示例：010-X）備注（如：緊急聯(lián)系時段、節(jié)假日聯(lián)系方式等）四、合作信息合作起始日期（年月日，如：2022-03-01）合作產品/服務（詳細列明，如：A型號電子元器件、年度物流運輸服務）年合作金額（幣種+金額，如：人民幣500萬元）付款方式□月結30天□季度結□貨到付款□其他（請注明）合作期限（起始日期-截止日期，如：2022-01-01至2024-12-31）履約評價□優(yōu)秀□良好□合格□需改進（根據(jù)年度合作情況填寫）備注（如：是否涉及獨家合作、特殊條款等）五、附件清單□營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）□法定代表人證件號碼復印件（加蓋公章）□資質證書復印件（加蓋公章）□近一年度財務報表（資產負債表、利潤表）□合作合同關鍵頁復印件□其他（請注明：__________）注意事項說明信息真實性要求：供應商須保證所提供信息真實、準確、有效，不得偽造、篡改或隱瞞關鍵信息；若發(fā)覺虛假信息，企業(yè)有權立即終止合作并追究其法律責任。時效性管理：資質證書、聯(lián)系人信息等易變更內容需定期更新，逾期未更新且未說明原因的供應商，將被暫停合作資格直至信息補全。保密與安全：供應商信息資料卡涉及企業(yè)商業(yè)秘密，相關部門及人員需嚴格遵守保密制度，嚴禁非工作用途泄露或外傳；電子檔存儲需加密，訪問權限需分級控制。格式規(guī)范：填寫時需使用簡體中文，數(shù)字、日期等統(tǒng)一按模板格式要求；附件材料需清晰可辨，關鍵信息（如公章、簽字）不得遮擋。特殊情況處理：對于異地供應商、特殊