公司日?；顒?dòng)場(chǎng)地預(yù)訂與布置工具指南一、適用活動(dòng)類型與場(chǎng)景本工具適用于公司內(nèi)部各類常規(guī)活動(dòng)的場(chǎng)地預(yù)訂與布置統(tǒng)籌，涵蓋以下場(chǎng)景：會(huì)議類：部門周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)等；培訓(xùn)類：新員工入職培訓(xùn)、技能提升講座、外部講師分享會(huì)等；團(tuán)建類：部門團(tuán)建、年會(huì)、節(jié)日慶祝（如中秋、春節(jié)聯(lián)歡）等；接待類：客戶交流會(huì)、合作伙伴洽談會(huì)、行業(yè)小型沙龍等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證場(chǎng)地資源高效利用，活動(dòng)布置符合主題需求，提升活動(dòng)體驗(yàn)。二、場(chǎng)地預(yù)訂與布置全流程操作指南1.活動(dòng)需求發(fā)起與審批操作主體：活動(dòng)負(fù)責(zé)人（如部門主管、項(xiàng)目組長(zhǎng)）操作步驟：（1）明確活動(dòng)基本信息：活動(dòng)名稱、類型、預(yù)計(jì)參與人數(shù)、計(jì)劃時(shí)間（精確到小時(shí)）、核心目標(biāo)（如培訓(xùn)、慶祝、溝通）；（2）填寫《活動(dòng)需求申請(qǐng)表》（見模板1），詳細(xì)說明場(chǎng)地需求（如容納人數(shù)、必備設(shè)施：投影儀、白板、麥克風(fēng)等）及布置要求（如背景板主題、桌椅擺放形式、是否需要綠植/鮮花等）；（3）提交至部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后同步抄送行政部門對(duì)接人。2.場(chǎng)地資源查詢與預(yù)訂操作主體：行政部門對(duì)接人操作步驟：（1）根據(jù)活動(dòng)需求，查詢公司可用場(chǎng)地（如總部會(huì)議室A、培訓(xùn)中心B、多功能廳C等），核對(duì)場(chǎng)地容量、設(shè)施狀態(tài)及空閑時(shí)間；（2）若現(xiàn)有場(chǎng)地?zé)o法滿足需求，協(xié)調(diào)外部場(chǎng)地資源（如合作酒店會(huì)議廳、共享辦公空間），并提前確認(rèn)場(chǎng)地租賃費(fèi)用及附加服務(wù)；（3）與場(chǎng)地管理部門（或外部場(chǎng)地方）確認(rèn)預(yù)訂細(xì)節(jié)，填寫《場(chǎng)地預(yù)訂確認(rèn)表》（見模板2），明確使用時(shí)段、設(shè)施清單、費(fèi)用承擔(dān)方及違約責(zé)任；（4）將預(yù)訂結(jié)果同步至活動(dòng)負(fù)責(zé)人，雙方簽字確認(rèn)后視為預(yù)訂成功。3.布置方案制定與資源協(xié)調(diào)操作主體：活動(dòng)負(fù)責(zé)人、行政部門對(duì)接人操作步驟：（1）活動(dòng)負(fù)責(zé)人根據(jù)活動(dòng)主題制定布置方案（如團(tuán)建活動(dòng)需輕松活潑的氛圍，研討會(huì)需簡(jiǎn)潔正式的布局）；（2）行政部門對(duì)接人根據(jù)方案協(xié)調(diào)資源：物料采購(gòu)/租賃：如背景板設(shè)計(jì)制作、桌椅擺放形式（劇院式、課桌式、圓桌式）、裝飾物料（氣球、橫幅、綠植）、設(shè)備調(diào)試（投影、音響、燈光）；人員安排：若需專業(yè)布置團(tuán)隊(duì)，提前對(duì)接供應(yīng)商；若內(nèi)部布置，明確分工（如負(fù)責(zé)物料搬運(yùn)，負(fù)責(zé)設(shè)備調(diào)試）；（3）填寫《布置任務(wù)清單表》（見模板3），細(xì)化各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)限及所需資源，保證無遺漏。4.活動(dòng)前場(chǎng)地檢查與布置執(zhí)行操作主體：活動(dòng)負(fù)責(zé)人、行政部門對(duì)接人、布置團(tuán)隊(duì)操作步驟：（1）活動(dòng)前1天，三方共同到場(chǎng)檢查場(chǎng)地：確認(rèn)設(shè)施完好（如投影儀是否能正常開機(jī)、麥克風(fēng)是否有雜音）、場(chǎng)地清潔度、電源接口數(shù)量等；（2）按照《布置任務(wù)清單表》執(zhí)行布置：桌椅擺放：根據(jù)活動(dòng)形式調(diào)整間距，預(yù)留主通道（寬度不低于1.2米）；物料安裝：背景板安裝牢固，裝飾物料固定穩(wěn)妥（避免高空墜物）；設(shè)備調(diào)試：提前1小時(shí)完成音響、投影等設(shè)備聯(lián)調(diào)，測(cè)試話筒音量及PPT播放效果；（3）布置完成后，拍攝場(chǎng)地照片留存，與活動(dòng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)最終效果，如有調(diào)整需在活動(dòng)前2小時(shí)完成。5.活動(dòng)期間場(chǎng)地支持與應(yīng)急處理操作主體：行政部門對(duì)接人、現(xiàn)場(chǎng)支持人員操作步驟：（1）活動(dòng)開始前30分鐘，現(xiàn)場(chǎng)支持人員到位，檢查場(chǎng)地設(shè)施狀態(tài)，保證空調(diào)、燈光等正常運(yùn)行；（2）活動(dòng)期間，全程留守，及時(shí)處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障：?jiǎn)⒂脗溆迷O(shè)備或聯(lián)系技術(shù)人員；物料損壞：協(xié)調(diào)補(bǔ)充物料；人數(shù)臨時(shí)增加：協(xié)調(diào)加座或調(diào)整場(chǎng)地布局）；（3）活動(dòng)結(jié)束后，引導(dǎo)參會(huì)人員有序離場(chǎng)，提醒活動(dòng)負(fù)責(zé)人清理個(gè)人物品。6.場(chǎng)地復(fù)原與反饋優(yōu)化操作主體：活動(dòng)負(fù)責(zé)人、行政部門對(duì)接人操作步驟：（1）活動(dòng)結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，組織人員復(fù)原場(chǎng)地：桌椅歸位、垃圾清理、設(shè)備關(guān)閉、租賃物料歸還；（2）活動(dòng)負(fù)責(zé)人填寫《場(chǎng)地使用反饋表》（見模板4），反饋場(chǎng)地使用體驗(yàn)（如設(shè)施便捷性、布置滿意度、問題改進(jìn)建議）；（3）行政部門對(duì)接人匯總反饋，與場(chǎng)地管理部門溝通優(yōu)化方案（如增加高頻使用設(shè)施、調(diào)整場(chǎng)地開放時(shí)間），同步更新《場(chǎng)地預(yù)訂與布置操作手冊(cè)》。三、常用表格模板模板1：活動(dòng)需求申請(qǐng)表活動(dòng)名稱申請(qǐng)部門活動(dòng)類型□會(huì)議□培訓(xùn)□團(tuán)建□接待預(yù)計(jì)參與人數(shù)活動(dòng)負(fù)責(zé)人*聯(lián)系方式計(jì)劃時(shí)間年月日時(shí)-時(shí)活動(dòng)地點(diǎn)（意向）場(chǎng)地需求□容納50人以下□容納50-100人□容納100人以上必備設(shè)施：□投影儀□白板□麥克風(fēng)□舞臺(tái)□茶歇區(qū)布置需求□背景板（尺寸：______）□桌椅形式：□劇院式□課桌式□圓桌式□裝飾：□氣球□橫幅□綠植□其他：______特殊要求（如：需提前調(diào)試燈光、設(shè)置簽到處等）部門負(fù)責(zé)人審批簽字：________日期：______模板2：場(chǎng)地預(yù)訂確認(rèn)表預(yù)訂編號(hào)預(yù)訂日期活動(dòng)名稱預(yù)訂部門預(yù)訂人*聯(lián)系方式使用日期年月日使用時(shí)間段時(shí)-時(shí)場(chǎng)地名稱場(chǎng)地位置場(chǎng)地容量預(yù)訂費(fèi)用元（□公司承擔(dān)□部門承擔(dān)）包含設(shè)施□桌椅□投影儀□音響□白板□空調(diào)□其他：______布置需求確認(rèn)（根據(jù)活動(dòng)需求勾選或補(bǔ)充）預(yù)訂人簽字___________場(chǎng)地管理部門簽字___________確認(rèn)日期年月日模板3：布置任務(wù)清單表任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人任務(wù)內(nèi)容完成時(shí)間所需資源備注背景板設(shè)計(jì)與制作*確定主題、尺寸、材質(zhì)并安裝活動(dòng)前1天設(shè)計(jì)稿、背景板材料、工具需提前3天定稿桌椅擺放*按劇院式擺放，預(yù)留通道活動(dòng)前4小時(shí)活動(dòng)場(chǎng)地、桌搬運(yùn)工具確認(rèn)座位數(shù)量設(shè)備調(diào)試*投影、音響、話筒測(cè)試活動(dòng)前2小時(shí)投影儀、音響、話筒、電腦準(zhǔn)備備用電池裝飾物料布置*氣球、綠植擺放活動(dòng)前3小時(shí)氣球、綠植、膠帶、剪刀避免遮擋消防設(shè)施模板4：場(chǎng)地使用反饋表活動(dòng)名稱使用日期場(chǎng)地名稱使用部門活動(dòng)負(fù)責(zé)人*聯(lián)系方式場(chǎng)地使用情況評(píng)價(jià)□優(yōu)秀（設(shè)施完善、布置便捷）□良好（基本滿足需求，有小瑕疵）□一般（部分設(shè)施不足，需改進(jìn)）□較差（存在嚴(yán)重問題）具體反饋（如：投影儀亮度不足、桌椅數(shù)量不夠、場(chǎng)地空調(diào)溫度不適等）布置滿意度□非常滿意□滿意□一般□不滿意建議：____________________清理情況確認(rèn)□已清理干凈，無遺留物品□有遺留物品（請(qǐng)注明：______）場(chǎng)地管理部門確認(rèn)簽字：________日期：______四、操作關(guān)鍵提示提前規(guī)劃：大型活動(dòng)（如年會(huì)、團(tuán)建）需提前2周提交需求，常規(guī)活動(dòng)至少提前3個(gè)工作日，避免場(chǎng)地沖突；設(shè)施核對(duì)：預(yù)訂后務(wù)必與場(chǎng)地管理部門確認(rèn)設(shè)施清單（如投影儀是否含遙控器、麥克風(fēng)是否有線），避免活動(dòng)當(dāng)天無法使用；布置合規(guī)：禁止在場(chǎng)地墻面、地面直接打孔或用強(qiáng)力膠帶粘貼，破壞原有設(shè)施；使用明火（如蠟燭）需提前報(bào)備并配備滅火設(shè)備；安全優(yōu)先：桌椅擺