企業(yè)采購合同審批及執(zhí)行流程表一、適用范圍與核心目標(biāo)本流程表適用于企業(yè)各類采購合同（包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等）從需求發(fā)起至合同履行完畢的全過程管理，覆蓋需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、管理層及供應(yīng)商等核心角色。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購行為合規(guī)、審批高效、執(zhí)行可控，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)采購目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。二、全流程操作步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、交付時(shí)間、使用場景等關(guān)鍵信息。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。輸出成果：《采購需求申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人審批意見）步驟2：采購方式確定與供應(yīng)商篩選責(zé)任主體：采購部門操作內(nèi)容：采購部門收到《采購需求申請(qǐng)表》后，根據(jù)采購金額、物品/服務(wù)特性（如是否屬于集中采購目錄、是否有特殊資質(zhì)要求等），確定采購方式（如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢比價(jià)等）。按照確定的采購方式開展供應(yīng)商篩選：公開/邀請(qǐng)招標(biāo)：通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，接收投標(biāo)文件并組織評(píng)審；詢比價(jià)：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素；單一來源采購：需提供唯一供應(yīng)商說明及合理性論證，報(bào)管理層審批。篩選出候選供應(yīng)商后，形成《供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告》，明確推薦供應(yīng)商及理由。輸出成果：《采購方式審批表》《供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告》步驟3：合同草擬與條款審核責(zé)任主體：采購部門（主導(dǎo)）、法務(wù)部門（審核）、財(cái)務(wù)部門（審核）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)確定的供應(yīng)商及談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板草擬采購合同，明確以下核心條款：合同雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人等）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等）；合同金額、計(jì)價(jià)方式、付款條件（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金等）；交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不合格等的處理方式）；爭議解決方式（如仲裁、訴訟管轄地）；合同生效條件、份數(shù)及附件清單。法務(wù)部門審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，重點(diǎn)檢查違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，出具《法務(wù)審核意見書》。財(cái)務(wù)部門審核合同中的付款方式、稅務(wù)條款、資金預(yù)算等是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，出具《財(cái)務(wù)審核意見書》。采購部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見修改合同，形成《合同修訂說明》，與供應(yīng)商就最終條款進(jìn)行溝通確認(rèn)。輸出成果：采購合同草案（含法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見）、《合同修訂說明》步驟4：內(nèi)部審批與授權(quán)簽署責(zé)任主體：各審批層級(jí)、管理層、授權(quán)簽署人操作內(nèi)容：采購部門將最終版合同及相關(guān)附件（如采購需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告、審核意見書等）提交至內(nèi)部審批流程，審批層級(jí)根據(jù)合同金額及重要性確定（示例）：金額≤5萬元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人；5萬元＜金額≤50萬元：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管副總；金額＞50萬元：需增加總經(jīng)理審批。各審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，明確簽署“同意”“不同意”或“修改后同意”意見，不同意的需注明理由并退回采購部門。審批通過后，由授權(quán)簽署人（如總經(jīng)理、分管副總或其授權(quán)人）代表企業(yè)與法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)合同專用章及騎縫章；供應(yīng)商簽字蓋章后，合同正式生效。輸出成果：審批完整的合同文本（含各環(huán)節(jié)審批意見）、合同簽署記錄步驟5：合同履行與交付驗(yàn)收責(zé)任主體：采購部門（協(xié)調(diào)）、需求部門（驗(yàn)收）、供應(yīng)商（履約）操作內(nèi)容：采購部門向供應(yīng)商發(fā)出《合同履行通知》，明確交付時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系人，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。供應(yīng)商按合同約定交付貨物/提供服務(wù)后，需求部門牽頭組織驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否與合同一致，檢查外觀、包裝是否完好，必要時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢測（如委托第三方機(jī)構(gòu)）；服務(wù)驗(yàn)收：根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估服務(wù)成果，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，需求部門需在2個(gè)工作日內(nèi)書面通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退換貨、整改、扣減違約金等）。驗(yàn)收合格后，需求部門、采購部門、供應(yīng)商共同簽署《驗(yàn)收合格單》，作為后續(xù)付款依據(jù)。輸出成果：《驗(yàn)收合格單》、不合格處理記錄步驟6：付款結(jié)算與合同歸檔責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門（付款）、采購部門（歸檔）、檔案管理部門操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門收到《驗(yàn)收合格單》及合同約定的付款憑證（如發(fā)票、結(jié)算單等）后，核對(duì)金額、付款條件等是否符合合同約定，按企業(yè)財(cái)務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。采購部門負(fù)責(zé)收集合同履行全過程的資料（包括采購需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告、合同文本、審批意見、驗(yàn)收單、付款憑證等），整理成冊(cè)，保證資料完整、準(zhǔn)確。合同履行完畢（含質(zhì)保期到期）后，采購部門將全套資料移交至檔案管理部門，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定編號(hào)、歸檔，電子版同步存入合同管理系統(tǒng)，便于后續(xù)查詢。輸出成果》：《付款審批單》、歸檔合同資料包三、采購合同審批及執(zhí)行跟蹤表模板合同基本信息合同編號(hào)（按企業(yè)編碼規(guī)則填寫，如CG-年份-部門序號(hào)-合同序號(hào)）合同名稱（示例：公司2024年辦公設(shè)備采購合同）供應(yīng)商全稱供應(yīng)商聯(lián)系人/電話（電話用虛擬號(hào)，如）采購標(biāo)的（簡要說明，如“筆記本電腦50臺(tái)”）合同總金額（元）合同簽訂日期合同生效日期預(yù)計(jì)交付日期實(shí)際交付日期驗(yàn)收日期付款狀態(tài)□待付款□部分付款□已付清審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人/部門需求部門審核*經(jīng)理（需求部）采購部門審核*主管（采購部）財(cái)務(wù)部門審核*經(jīng)理（財(cái)務(wù)部）法務(wù)部門審核*專員（法務(wù)部）分管副總審批*總（分管副總）總經(jīng)理審批（如需）*總（總經(jīng)理）授權(quán)簽署*經(jīng)理（授權(quán)代表）執(zhí)行跟蹤信息交付情況□按期交付□逾期交付（原因：_________）□未交付驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（處理方式：_________）付款記錄付款批次付款金額（元）付款日期付款憑證編號(hào)123履行備注（如質(zhì)保期、違約情況、補(bǔ)充協(xié)議等）四、關(guān)鍵操作提示與風(fēng)險(xiǎn)防范信息準(zhǔn)確性：采購需求申請(qǐng)表、合同條款中的關(guān)鍵信息（如規(guī)格、金額、時(shí)間）需反復(fù)核對(duì)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合同爭議或履行障礙。審批權(quán)限合規(guī)：嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限流程執(zhí)行，不得越級(jí)審批或簡化流程，重大合同（如金額超過50萬元）需經(jīng)管理層集體決策。供應(yīng)商資質(zhì)審核：合同簽訂前需核實(shí)供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等）及履約能力，避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同條款需明確、無歧義，特別是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決等核心內(nèi)容，法務(wù)部門需全程參與審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。執(zhí)行過程跟蹤：采購部門需定期跟蹤合同履行進(jìn)度，對(duì)逾