會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化撰寫格式及使用規(guī)范一、引言會議紀(jì)要作為會議成果的書面載體，是傳遞信息、明確責(zé)任、追溯決策的重要工具。為統(tǒng)一會議紀(jì)要的撰寫標(biāo)準(zhǔn)，提高信息傳遞效率與規(guī)范性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)化格式及使用規(guī)范，適用于各類工作會議、項(xiàng)目推進(jìn)會、決策研討會等場景，保證會議內(nèi)容清晰、可執(zhí)行、可追溯。二、適用范圍與典型場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、跨部門協(xié)作等各類會議場景，尤其適用于以下典型情形：常規(guī)例會：如周例會、月度總結(jié)會，需同步工作進(jìn)展、明確下一步計(jì)劃；專項(xiàng)會議：如項(xiàng)目啟動會、需求評審會，需記錄關(guān)鍵決策、技術(shù)方案或資源協(xié)調(diào)事項(xiàng)；決策會議：如戰(zhàn)略研討會、預(yù)算審批會，需固化會議結(jié)論、待辦事項(xiàng)及責(zé)任主體；問題解決會：如故障復(fù)盤會、投訴處理會，需分析問題原因、制定改進(jìn)措施及完成時限。三、標(biāo)準(zhǔn)化撰寫操作流程（一）會前準(zhǔn)備：明確會議要素，奠定記錄基礎(chǔ)獲取會議信息：提前向會議組織者（如主持人）確認(rèn)會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員（含主持人、記錄人、核心參會人）、會議議程及預(yù)期目標(biāo)。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會議重要性選擇記錄方式（如電子文檔、專用紀(jì)要模板、錄音輔助），提前熟悉模板結(jié)構(gòu)，預(yù)留關(guān)鍵信息填寫區(qū)域。梳理背景資料：若會議涉及專項(xiàng)議題，提前查閱相關(guān)背景材料（如項(xiàng)目文檔、上期紀(jì)要、問題清單），保證記錄時能快速關(guān)聯(lián)上下文。（二）會中記錄：聚焦核心內(nèi)容，保證信息完整記錄基本信息：準(zhǔn)確填寫會議名稱、日期、具體起止時間（如“2024年X月X日14:00-16:30”）、會議地點(diǎn)（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人，以及參會人員名單（含缺席人員*及原因，如“因出差請假”）。梳理會議議程：按會議議程順序記錄各議題的討論過程，重點(diǎn)關(guān)注“討論要點(diǎn)”“不同意見”“結(jié)論性觀點(diǎn)”，避免逐字逐句記錄，提煉關(guān)鍵信息。固化決策與待辦：對會議形成的決議（如“同意采用A方案”）、需跟進(jìn)的事項(xiàng)（如“完成模塊開發(fā)”），需明確以下要素：事項(xiàng)描述：清晰說明任務(wù)內(nèi)容（避免模糊表述，如“盡快完成”需改為“6月30日前完成模塊開發(fā)”）；責(zé)任主體：指定具體負(fù)責(zé)人（如“負(fù)責(zé)人：*”）；完成時限：明確截止日期（如“截止時間：2024年6月30日”）；所需資源（若有）：如“需協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部提供UI支持”。記錄附件與補(bǔ)充說明：若會議涉及演示文稿、數(shù)據(jù)報(bào)表、協(xié)議草案等附件，需在紀(jì)要中注明附件名稱及獲取方式（如“附件：《項(xiàng)目需求說明書v2.0》見會議共享文件夾”）。（三）會后整理：核對信息準(zhǔn)確性，規(guī)范輸出格式整理初稿：會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，根據(jù)會中記錄整理紀(jì)要初稿，保證邏輯清晰、語言簡練，重點(diǎn)突出“決議事項(xiàng)”和“待辦任務(wù)”，刪除無關(guān)討論細(xì)節(jié)。內(nèi)容核對：將初稿提交至主持人及關(guān)鍵參會人（如事項(xiàng)負(fù)責(zé)人*）核對，重點(diǎn)確認(rèn)：決議結(jié)論是否準(zhǔn)確反映會議結(jié)果；待辦事項(xiàng)的責(zé)任主體、時限、描述是否無誤；參會人員名單、時間地點(diǎn)等基本信息是否完整。定稿與分發(fā)：核對無誤后，按公司規(guī)定流程定稿（如需部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)），通過郵件、企業(yè)等正式渠道分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)方，并抄送存檔部門。歸檔管理：電子版紀(jì)要按“年份-月份-會議主題”命名（如“2024-05-項(xiàng)目啟動會紀(jì)要”），存儲至指定共享文件夾；紙質(zhì)版紀(jì)要（若有）按部門分類歸檔，保存期限不少于2年（重要項(xiàng)目紀(jì)要可長期保存）。四、會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會議紀(jì)要會議基本信息會議名稱（例：產(chǎn)品2024年第二季度規(guī)劃會）會議日期年月日會議時間：—：（24小時制）會議地點(diǎn)（例：公司3樓會議室A/騰訊會議號X）主持人*記錄人*參會人員（含部門/職務(wù)）、（部門/職務(wù)）、……（按職務(wù)或部門排序）缺席人員及原因*（部門/職務(wù)，因原因缺席）會議議程1.議題一：工作進(jìn)展匯報(bào)2.議題二：問題討論與決策3.議題三：下一階段工作安排會議內(nèi)容記錄議題一：工作進(jìn)展匯報(bào)討論要點(diǎn)：-匯報(bào)：項(xiàng)目已完成需求分析，輸出文檔見附件1；當(dāng)前進(jìn)度較計(jì)劃提前2天。-補(bǔ)充：技術(shù)團(tuán)隊(duì)已完成架構(gòu)設(shè)計(jì)，需確認(rèn)第三方接口對接方案。決議事項(xiàng)：-同意第三方接口對接采用方案B，由*趙六牽頭協(xié)調(diào)供應(yīng)商，6月15日前提交測試版本。待辦事項(xiàng)：議題二：問題討論與決策討論要點(diǎn)：-周八提出：當(dāng)前用戶反饋功能操作復(fù)雜，需優(yōu)化交互流程。-吳九建議：參考競品設(shè)計(jì)，簡化步驟3-5，優(yōu)先處理高頻場景。決議事項(xiàng)：-同意優(yōu)化功能交互流程，由*周八負(fù)責(zé)組織用戶調(diào)研，6月20日前輸出新版原型。待辦事項(xiàng)：議題三：下一階段工作安排決議事項(xiàng)：-6月底前完成項(xiàng)目V1.0版本開發(fā)，進(jìn)入測試階段。-下次例會時間：2024年7月5日14:00，地點(diǎn)：3樓會議室A。待辦事項(xiàng)：其他事項(xiàng)附件清單1.《項(xiàng)目需求說明書v2.0》2.第三方接口對接方案A/B對比表分發(fā)范圍所有參會人員、產(chǎn)品部、研發(fā)部、法務(wù)部記錄人簽字________________審核人簽字（主持人）________________日期年月日五、撰寫與使用關(guān)鍵要點(diǎn)（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性客觀記錄：忠實(shí)反映會議內(nèi)容，不添加個人觀點(diǎn)或主觀臆斷，對爭議性觀點(diǎn)需注明“部分參會人認(rèn)為”“*提出異議”等。要素完整：保證會議基本信息、議程、決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任主體、時限等核心要素?zé)o遺漏，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯。（二）格式規(guī)范性結(jié)構(gòu)清晰：按“基本信息-會議內(nèi)容（分議題）-其他事項(xiàng)”邏輯組織內(nèi)容，議題下細(xì)分“討論要點(diǎn)-決議事項(xiàng)-待辦事項(xiàng)”，便于快速查閱。語言簡練：采用書面語，避免口語化表達(dá)（如“搞定”“弄一下”可改為“完成”“處理”），長段落需分點(diǎn)表述，重點(diǎn)內(nèi)容可加粗或標(biāo)紅。（三）時效性與可執(zhí)行性及時整理：會議紀(jì)需在會后2個工作日內(nèi)完成初稿并分發(fā)，保證信息傳遞及時，避免因延遲導(dǎo)致任務(wù)遺忘或執(zhí)行偏差。責(zé)任到人：待辦事項(xiàng)必須明確唯一負(fù)責(zé)人，避免“多人負(fù)責(zé)等于無人負(fù)責(zé)”，截止日期需具體到“年/月/日”，而非“下周”“月底”。（四）保密與歸檔信息保密：涉及公司機(jī)密、敏感數(shù)據(jù)（如未公開戰(zhàn)略、客戶信息）的會議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”，并按公司保密制度限定分發(fā)范圍。規(guī)范歸檔：電子版紀(jì)要定期備份，紙質(zhì)版紀(jì)要交由行政部門統(tǒng)一管理，保