醫(yī)院檔案信息管理辦法一、總則為規(guī)范醫(yī)院檔案信息管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性與安全性，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)、科研創(chuàng)新、行政管理等方面的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本院實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于醫(yī)院各部門(mén)（含臨床、醫(yī)技、行政、后勤等）產(chǎn)生的各類(lèi)檔案信息管理，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體形式的檔案。二、管理原則與組織架構(gòu)（一）管理原則1.集中管理：各類(lèi)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性與可追溯性；電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證信息一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)：各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的初步整理與移交，檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌全局管理工作。3.安全優(yōu)先：建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，保障檔案信息不被篡改、泄露或損毀，同時(shí)滿足合法合規(guī)的利用需求。（二）組織架構(gòu)醫(yī)院成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管院領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員包括辦公室、醫(yī)務(wù)部、信息部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)負(fù)責(zé)人。檔案管理部門(mén)（如綜合檔案室）為日常管理機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用及數(shù)字化建設(shè)等工作。三、檔案分類(lèi)與范圍（一）醫(yī)療檔案包括門(mén)（急）診病歷、住院病歷、體檢檔案、病理資料、醫(yī)學(xué)影像資料（X光、CT、MRI等）、檢驗(yàn)報(bào)告等，記錄患者診療全過(guò)程的醫(yī)療文書(shū)及相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）行政檔案涵蓋醫(yī)院行政管理過(guò)程中形成的文件，如規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事任免、公文收發(fā)、宣傳資料等，反映醫(yī)院管理決策與運(yùn)行軌跡。（三）科研檔案包含科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、成果鑒定材料等，記錄科研活動(dòng)的全過(guò)程，為學(xué)術(shù)傳承與成果轉(zhuǎn)化提供依據(jù)。（四）基建檔案涉及醫(yī)院新建、改建、擴(kuò)建工程的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，保障基建項(xiàng)目的可追溯性與后期維護(hù)利用。（五）設(shè)備檔案包括醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)手冊(cè)、報(bào)廢處置文件等，支撐設(shè)備全生命周期管理。（六）財(cái)務(wù)檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)資料、收費(fèi)票據(jù)存根等，滿足財(cái)務(wù)監(jiān)督、審計(jì)及經(jīng)濟(jì)決策需求。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)性：各部門(mén)應(yīng)在工作完成后30個(gè)工作日內(nèi)完成檔案的初步整理并移交檔案管理部門(mén)；醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院（或診療結(jié)束）后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.完整性：歸檔材料需完整反映工作過(guò)程與結(jié)果，不得遺漏關(guān)鍵文件；電子檔案應(yīng)包含元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、責(zé)任人、版本信息），確?？勺R(shí)別、可追溯。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；紙質(zhì)檔案需字跡清晰、紙張完好，電子檔案需格式規(guī)范（如PDF、XML等）、無(wú)病毒或損壞。（二）整理規(guī)范1.紙質(zhì)檔案：按類(lèi)別、年度、保管期限進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編制案卷目錄；文件材料需去除金屬裝訂物，采用線裝或膠裝，保持頁(yè)面平整。2.電子檔案：建立標(biāo)準(zhǔn)化命名規(guī)則（如“部門(mén)-年份-類(lèi)別-序號(hào)”），存儲(chǔ)路徑清晰可查；對(duì)音頻、視頻等特殊格式檔案，需轉(zhuǎn)換為通用格式并附說(shuō)明文件。3.數(shù)字化加工：對(duì)歷史紙質(zhì)檔案逐步開(kāi)展數(shù)字化掃描，確保掃描件清晰度（分辨率≥300dpi）、色彩還原準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，建立索引數(shù)據(jù)庫(kù)。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)檔案庫(kù)房：溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光設(shè)備（如滅火器、監(jiān)控、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、遮光窗簾）。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，配置冗余備份（如異地備份、定期冷備份）；服務(wù)器機(jī)房需滿足恒溫、恒濕、防靜電要求，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具備防火墻、入侵檢測(cè)等安全防護(hù)。（二）保管期限根據(jù)檔案價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三類(lèi)：永久保管：醫(yī)院章程、重要人事檔案、重大科研成果、基建工程竣工圖等；長(zhǎng)期保管：醫(yī)療病歷（按《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》執(zhí)行）、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要設(shè)備檔案等；短期保管：日常行政文件、臨時(shí)項(xiàng)目資料、普通設(shè)備維修記錄等。（三）檔案移交與銷(xiāo)毀1.移交：各部門(mén)需按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門(mén)移交檔案，填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)；電子檔案需同步移交數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)。2.銷(xiāo)毀：保管期滿的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審核、分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序銷(xiāo)毀（紙質(zhì)檔案需登記造冊(cè)，電子檔案需徹底清除數(shù)據(jù)）。六、檔案的利用與開(kāi)發(fā)（一）利用服務(wù)1.內(nèi)部利用：醫(yī)院職工因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，可在檔案管理部門(mén)查閱或復(fù)制（電子檔案可在線申請(qǐng)，經(jīng)權(quán)限驗(yàn)證后獲?。?。2.外部利用：患者或家屬查閱病歷需憑有效證件及相關(guān)證明，按《病歷管理規(guī)定》辦理；科研機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等單位需查閱檔案，需出具公函并經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）開(kāi)發(fā)利用1.科研支撐：檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)為科研項(xiàng)目提供歷史數(shù)據(jù)支持，如整理歷年疾病譜、治療效果統(tǒng)計(jì)等資料，輔助臨床研究。2.數(shù)字化建設(shè)：建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析；開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如病歷知識(shí)庫(kù)、科研成果庫(kù)，提升信息利用效率。3.編研工作：定期編纂《醫(yī)院年鑒》《檔案利用案例集》等資料，總結(jié)醫(yī)院發(fā)展歷程與管理經(jīng)驗(yàn)，為決策提供參考。七、安全與保密管理（一）權(quán)限管理1.建立檔案查閱權(quán)限分級(jí)制度：核心檔案（如人事檔案、財(cái)務(wù)機(jī)密）僅限指定人員查閱；醫(yī)療檔案僅限醫(yī)護(hù)人員及授權(quán)人員訪問(wèn)；行政檔案按部門(mén)職責(zé)劃分查閱范圍。2.電子檔案采用角色權(quán)限管理，設(shè)置管理員、查閱員、審計(jì)員等角色，定期更新權(quán)限配置，避免越權(quán)訪問(wèn)。（二）安全防護(hù)1.紙質(zhì)檔案：庫(kù)房安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入；檔案借閱需辦理登記手續(xù)，逾期未還需催還，丟失需追責(zé)。2.電子檔案：采用數(shù)據(jù)加密（如傳輸加密、存儲(chǔ)加密）、訪問(wèn)日志審計(jì)（記錄操作時(shí)間、人員、內(nèi)容）；定期進(jìn)行病毒查殺、漏洞掃描，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）保密制度1.檔案管理人員需簽訂《保密責(zé)任書(shū)》，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容；離職時(shí)需辦理檔案交接與保密義務(wù)告知。2.對(duì)涉及患者隱私、醫(yī)院機(jī)密的檔案，需采取額外保密措施，如紙質(zhì)檔案單獨(dú)存放、電子檔案脫敏處理（如需對(duì)外提供時(shí)）。八、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督檔案管理部門(mén)定期檢查各部門(mén)檔案收集、整理情況，抽查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；信息部配合做好電子檔案系統(tǒng)的安全監(jiān)測(cè)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。（二）考核機(jī)制將檔案管理工作納入部門(mén)