在報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)全流程中，印章作為企業(yè)權(quán)利義務(wù)的法定載體，其規(guī)范使用與管理不僅關(guān)系到海關(guān)監(jiān)管要求的合規(guī)落實(shí)，更直接影響企業(yè)商業(yè)信譽(yù)與法律風(fēng)險(xiǎn)防控。為切實(shí)強(qiáng)化印章管理的規(guī)范性、安全性，結(jié)合《中華人民共和國海關(guān)法》《報(bào)關(guān)單位注冊登記管理規(guī)定》及企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營實(shí)際，特制定本規(guī)范，以明確印章刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)，保障企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)合法有序開展。一、印章類型及適用范圍報(bào)關(guān)企業(yè)日常運(yùn)營涉及的印章需根據(jù)用途嚴(yán)格區(qū)分，各類印章的使用場景及權(quán)限如下：（一）報(bào)關(guān)專用章核心用途：僅限于向海關(guān)提交的報(bào)關(guān)單、隨附單證（如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證書等）及海關(guān)要求的其他業(yè)務(wù)文書。合規(guī)要求：印章樣式、尺寸需與海關(guān)備案印模完全一致，使用前需確認(rèn)單證內(nèi)容與報(bào)關(guān)申報(bào)邏輯相符，嚴(yán)禁超范圍用于非海關(guān)業(yè)務(wù)文書。（二）企業(yè)公章核心用途：以企業(yè)名義出具的公文、授權(quán)委托書、對外協(xié)議（非合同類）、資質(zhì)證明文件、工商/海關(guān)變更備案文書等需企業(yè)承擔(dān)法律責(zé)任的正式文件。合規(guī)要求：使用前需審核文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性，確保與企業(yè)決策層的授權(quán)范圍一致。（三）財(cái)務(wù)專用章核心用途：銀行結(jié)算憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)文件、收款/付款單據(jù)、發(fā)票（僅限發(fā)票專用章外的財(cái)務(wù)用印場景）等財(cái)務(wù)類文書。合規(guī)要求：需與法定代表人章（或授權(quán)人私章）配合使用時(shí)，需嚴(yán)格遵循財(cái)務(wù)內(nèi)控制度，雙人復(fù)核用印事項(xiàng)。（四）合同專用章核心用途：企業(yè)對外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同（如代理報(bào)關(guān)協(xié)議、物流服務(wù)合同、供應(yīng)鏈合作協(xié)議等），明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的文書。合規(guī)要求：用印前需經(jīng)法務(wù)部審核合同條款的法律效力，確保合同標(biāo)的、權(quán)責(zé)劃分符合企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控要求。二、印章刻制與備案管理印章的刻制與備案需嚴(yán)格遵循“申請-審批-合規(guī)刻制-法定備案”的流程，確保印章來源合法、使用合規(guī)：（一）刻制申請與審批因業(yè)務(wù)新增、印章?lián)p壞/遺失需重新刻制時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，說明刻制原因、印章類型及樣式（需附設(shè)計(jì)稿），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由行政部統(tǒng)籌辦理。嚴(yán)禁部門或個(gè)人私自刻制印章。（二）刻制單位選擇必須委托具備公安部門備案資質(zhì)的合法刻章單位，刻制前需核驗(yàn)其營業(yè)執(zhí)照、刻章資質(zhì)證明，確保印章材質(zhì)（如報(bào)關(guān)專用章需采用防偽銅質(zhì)或指定光敏材質(zhì)）、樣式符合國家及海關(guān)相關(guān)規(guī)定（如報(bào)關(guān)專用章尺寸、字體需符合海關(guān)總署《報(bào)關(guān)單位注冊登記管理規(guī)定》附件要求）。（三）備案要求1.報(bào)關(guān)專用章：刻制完成后，需在3個(gè)工作日內(nèi)向企業(yè)注冊地海關(guān)提交備案申請，提交《報(bào)關(guān)單位情況登記表》（含印模）、刻章單位資質(zhì)證明等材料，經(jīng)海關(guān)核驗(yàn)通過并取得《報(bào)關(guān)專用章備案回執(zhí)》后，方可投入使用。2.公章、財(cái)務(wù)章、合同章：需按《印章治安管理辦法》規(guī)定，向企業(yè)所在地公安機(jī)關(guān)治安管理部門備案，備案后將印模留存至行政部檔案庫，作為后續(xù)用印核驗(yàn)的依據(jù)。三、印章使用流程規(guī)范印章使用需遵循“申請-審批-核驗(yàn)-用印-登記”的閉環(huán)流程，確保每一次用印都可追溯、可管控：（一）使用申請用印申請人需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印文件名稱、內(nèi)容摘要、使用場景（如“報(bào)關(guān)申報(bào)”“合同簽訂”“財(cái)務(wù)付款”等），并附待印文件原件（或經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的復(fù)印件）。電子文件用印需提前打印紙質(zhì)版，標(biāo)注“電子文件打印，內(nèi)容與原件一致”。（二）審批權(quán)限根據(jù)用印事項(xiàng)的重要性及印章類型，設(shè)置分級審批機(jī)制：報(bào)關(guān)專用章：單次用于常規(guī)報(bào)關(guān)單證的，由報(bào)關(guān)部負(fù)責(zé)人審批；涉及“特殊監(jiān)管區(qū)域業(yè)務(wù)”“重大報(bào)關(guān)項(xiàng)目”等事項(xiàng)的，需分管業(yè)務(wù)副總審批。公章：涉及“企業(yè)重大決策”“對外承諾”“資質(zhì)申報(bào)”等事項(xiàng)的，需總經(jīng)理審批；日常公文、普通證明文件由行政部負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，涉及資金支付的需附《付款申請單》《合同審批單》等相關(guān)流程文件。合同章：由法務(wù)部審核合同條款（重點(diǎn)核查“違約責(zé)任”“爭議解決”“權(quán)利義務(wù)對等性”）后，分管業(yè)務(wù)副總審批。（三）用印操作1.核驗(yàn)環(huán)節(jié)：印章保管人需核對《印章使用申請表》的審批簽字、待印文件內(nèi)容與申請描述是否一致，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白報(bào)關(guān)單上加蓋印章。2.用印要求：需在文件指定位置加蓋印章，確保印跡清晰、完整；涉及多頁文件的，需加蓋騎縫章（覆蓋所有騎縫頁），并由保管人在騎縫處簽字確認(rèn)。3.登記留痕：用印后，保管人需在《印章使用登記表》中記錄“用印時(shí)間、文件名稱、申請人、審批人、用印類型、文件份數(shù)”等信息，申請人需簽字確認(rèn)。電子印章使用需通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定加密平臺(tái)，操作人需經(jīng)“人臉識(shí)別+密碼”雙重身份認(rèn)證，用印記錄自動(dòng)同步至檔案系統(tǒng)。四、印章保管與風(fēng)險(xiǎn)防控印章保管需落實(shí)“專人負(fù)責(zé)、安全存放、動(dòng)態(tài)監(jiān)控”的原則，從源頭防范遺失、盜用等風(fēng)險(xiǎn)：（一）專人保管報(bào)關(guān)專用章：由報(bào)關(guān)部指定具備報(bào)關(guān)員資質(zhì)、無不良信用記錄的專人保管，保管人需簽訂《印章保管責(zé)任書》。公章、合同章：由行政部專人保管；財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)部專人保管。嚴(yán)禁一人保管多枚核心印章（如公章與合同章、財(cái)務(wù)章與法人章需分離保管）。（二）保管要求1.印章需存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜或密碼箱中，保管人離開崗位時(shí)需上鎖，鑰匙/密碼僅限保管人掌握；嚴(yán)禁將印章帶離辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，雙人陪同并登記去向）。2.保管人需每周檢查印章完好性，發(fā)現(xiàn)損壞、遺失需立即報(bào)告行政部，啟動(dòng)“公告作廢+補(bǔ)辦刻制+備案更新”流程，同時(shí)向海關(guān)、公安等部門報(bào)備。（三）交接管理保管人因離職、調(diào)崗等原因需移交印章時(shí)，需填寫《印章交接清單》，列明“印章類型、印模、使用記錄、保管責(zé)任”等內(nèi)容，由移交人、接收人、監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人）三方簽字確認(rèn)，交接過程需全程錄像留存。（四）停用與銷毀1.停用處理：印章因“樣式變更”“企業(yè)名稱變更”等原因停用的，需經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部收回停用印章，在印面上加蓋“作廢”戳記，登記后封存至檔案庫（保存期不少于10年）。2.銷毀流程：需銷毀的印章，由行政部提出銷毀申請，經(jīng)管理層審批后，委托公安備案的銷毀單位處理，銷毀過程需有監(jiān)銷人（如審計(jì)部人員）在場，留存“銷毀記錄、影像資料”備查。五、違規(guī)行為與責(zé)任追究對違反本規(guī)范的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重追究行政、經(jīng)濟(jì)及法律責(zé)任：（一）違規(guī)情形包括但不限于：未經(jīng)審批擅自用印、超越權(quán)限審批用??；在空白文件、不符合要求的文書上加蓋印章；私自復(fù)制、偽造印章或違規(guī)外借印章；保管人未履行保管職責(zé)導(dǎo)致印章遺失、被盜用；電子印章使用未按規(guī)定進(jìn)行身份認(rèn)證或泄露密鑰。（二）處理措施行政處分：對違規(guī)責(zé)任人給予“警告、記過、降職”等處分，并處以相應(yīng)罰款；經(jīng)濟(jì)賠償：造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的，需按損失金額的相應(yīng)比例承擔(dān)賠償責(zé)任；法律追責(zé)：涉嫌“偽造印章罪”“合同詐騙”等違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理；文件效力：對違規(guī)用印的文件，企業(yè)有權(quán)依法主張無效，由此產(chǎn)生的法律后果由責(zé)任人承擔(dān)。六、附則1.本規(guī)范由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行，原相關(guān)規(guī)定同時(shí)廢止。2.各部門需組織員工學(xué)習(xí)本規(guī)范，每年度開展1次印章管理合規(guī)培訓(xùn)，行政部每季度抽查“用印記錄、保管情況”，確保