合同文件審批與簽署管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同文件（如采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、租賃合同等）的審批流程管理及簽署環(huán)節(jié)規(guī)范化操作，覆蓋合同從發(fā)起、審核、會簽到最終簽署、歸檔的全過程管理。具體應(yīng)用場景包括但不限于：業(yè)務(wù)部門與外部合作方簽訂合作類合同；采購部門與供應(yīng)商簽訂采購類合同；行政部門與服務(wù)商簽訂租賃、物業(yè)等支持類合同；其他需通過企業(yè)內(nèi)部審批流程并正式簽署的合同文件。二、合同審批與簽署全流程操作指南（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：由合同業(yè)務(wù)部門（如采購部、市場部、行政部等）發(fā)起，填寫《合同審批流程表》（見模板一），并準(zhǔn)備以下核心材料：合同草案（需明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款）；合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明等，首次合作需提供）；與合同相關(guān)的背景說明（如立項批復(fù)、需求說明、比價/招標(biāo)結(jié)果等，根據(jù)合同類型提供）；其他需說明的特殊事項（如付款條件、保密要求等）。材料審核：發(fā)起人需保證合同草案內(nèi)容完整、條款清晰，附件材料齊全且真實有效，避免因材料缺失或內(nèi)容模糊導(dǎo)致審批延誤。（二）多部門審批流程合同審批需按“業(yè)務(wù)部門初審→法務(wù)部門審核→財務(wù)部門審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理審批”的層級依次推進(jìn)（根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置可調(diào)整順序或合并環(huán)節(jié)），各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核重點：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，合作方主體資格是否合規(guī)；合同條款（如標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限等）是否與前期溝通一致；合同風(fēng)險初步評估（如履約能力、付款風(fēng)險等）。輸出動作：審核通過后，在《合同審批流程表》中簽署意見并流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；若需修改，退回發(fā)起人并明確修改意見。2.法務(wù)部門審核責(zé)任人：法務(wù)專員/法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核重點：合同條款合法性、合規(guī)性，是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確，是否存在法律漏洞；合同文本格式是否規(guī)范，術(shù)語使用是否準(zhǔn)確。輸出動作：審核通過后簽署意見；若存在法律風(fēng)險，提出修改建議并與業(yè)務(wù)部門溝通完善后再次審核。3.財務(wù)部門審核責(zé)任人：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核重點：合同金額是否符合預(yù)算規(guī)定，資金來源是否落實；付款方式、節(jié)點、稅費(fèi)承擔(dān)等財務(wù)條款是否合理，是否符合企業(yè)財務(wù)管理制度；合作方收款賬戶信息是否完整、合規(guī)（需提供加蓋公章的賬戶確認(rèn)函）。輸出動作：審核通過后簽署意見；若涉及財務(wù)風(fēng)險（如超預(yù)算、付款方式不合理等），提出調(diào)整建議并退回修改。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任人：業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核重點：合同內(nèi)容是否符合部門年度工作目標(biāo)及企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃；跨部門協(xié)作事項是否協(xié)調(diào)到位，資源是否匹配；合同整體風(fēng)險可控性，審批權(quán)限是否符合規(guī)定。輸出動作：審批通過后簽署意見；若需調(diào)整重大事項，提交總經(jīng)理審議。5.總經(jīng)理審批（重大/特殊合同需此環(huán)節(jié)）責(zé)任人：企業(yè)總經(jīng)理/授權(quán)代表審核重點：合同涉及的重大事項（如大額資金、長期合作、核心業(yè)務(wù)合作等）是否符合企業(yè)利益；審批流程是否完整，各環(huán)節(jié)意見是否一致。輸出動作：審批通過后，在《合同審批流程表》中簽署最終意見，確認(rèn)合同可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（三）合同簽署與用印管理簽署方式：根據(jù)合同類型及企業(yè)規(guī)定，可選擇線上簽署（如電子簽章平臺）或線下簽署（紙質(zhì)文本簽署）。用印申請：審批通過后，由發(fā)起人憑《合同審批流程表》（含所有審批環(huán)節(jié)簽字）及最終版合同文本，向行政部門申請加蓋企業(yè)公章或合同專用章。用印規(guī)范：用印前需核對合同文本與審批版本是否一致，保證條款無修改；合同文本需為雙面打?。ɑ騿蚊娲蛴〉⒚鳌肮瞂頁，第X頁”），每頁加蓋騎縫章（多頁合同），關(guān)鍵條款處（如金額、履行期限、違約責(zé)任等）需加蓋公章；線上簽署需通過企業(yè)指定的電子簽章平臺，保證簽署人身份真實及合同不可篡改。簽署主體：企業(yè)方由法定代表人或其授權(quán)代表簽署（需提供《授權(quán)委托書》，見模板二）；合作方需由其法定代表人或授權(quán)代表簽署，并加蓋合作方公章（若為自然人，需簽字并按手?。?。（四）合同歸檔與跟蹤管理歸檔責(zé)任：合同簽署完成后，由業(yè)務(wù)部門在3個工作日內(nèi)將以下材料提交至檔案管理部門歸檔：最終版合同文本（紙質(zhì)版+電子版，紙質(zhì)版需含所有簽署頁及審批流程表）；合作方主體資格證明材料（復(fù)印件）；《授權(quán)委托書》（若涉及授權(quán)簽署）；與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更文件等。歸檔要求：檔案管理部門需對合同材料進(jìn)行編號、登記，建立《合同管理臺賬》（見模板三），保證合同信息可追溯。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門需負(fù)責(zé)合同履約過程中的跟蹤管理，定期記錄履約情況（如進(jìn)度、付款、驗收等），發(fā)覺問題及時上報并處理，保證合同順利履行。三、配套管理表格模板模板一：合同審批流程表合同基本信息合同名稱編號合作方名稱合同類型合同金額（元）履行期限業(yè)務(wù)發(fā)起部門發(fā)起人審批流程記錄審批環(huán)節(jié)責(zé)任人審批意見業(yè)務(wù)部門初審法務(wù)部門審核財務(wù)部門審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批備注（可填寫合同特殊條款、修改說明等）模板二：授權(quán)委托書（簽署合同專用）委托人信息單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人職務(wù)受托人信息姓名職務(wù)身份證號聯(lián)系方式委托事項茲委托受托人*作為我單位授權(quán)代表，在權(quán)限范圍內(nèi)代表我單位與【合作方名稱】簽訂《【合同名稱】》（合同編號：【編號】），處理與合同相關(guān)的磋商、簽署、履約等一切事宜。授權(quán)范圍1.以委托人名義簽署合同文本；2.對合同條款進(jìn)行確認(rèn)（不含重大條款修改，如金額、履行期限、違約責(zé)任等）；3.辦理合同用印、交付等相關(guān)手續(xù)。授權(quán)期限自年月日至年月日委托人聲明本委托書真實有效，受托人在授權(quán)范圍內(nèi)行為由委托人承擔(dān)法律責(zé)任。附件委托人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、受托人身份證復(fù)印件委托人（蓋章）法定代表人（簽字）：日期：年月日模板三：合同管理臺賬合同編號合同名稱合作方名稱合同類型簽署日期履行期限金額（元）負(fù)責(zé)人當(dāng)前狀態(tài)（如：待審批/已簽署/履行中/已終止）歸檔日期備注四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與管理規(guī)范（一）法律合規(guī)風(fēng)險合同條款需嚴(yán)格遵循《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止簽訂“陰陽合同”“顯失公平”的條款；合作方主體資格需核驗，避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽訂合同（如合作方為分公司，需提供總公司授權(quán)書）；涉及行政審批、特許經(jīng)營等特殊資質(zhì)的合同，需保證合作方已取得相關(guān)許可。（二）流程規(guī)范風(fēng)險嚴(yán)禁“先簽署后審批”或“繞過審批環(huán)節(jié)”的行為，所有合同必須完成完整審批流程后方可簽署；合同文本需經(jīng)所有審批部門確認(rèn)最終版本，簽署前不得私自修改核心條款（如金額、履行期限等）；用印需嚴(yán)格執(zhí)行“審批-用印登記”制度，杜絕違規(guī)用印。（三）信息保密風(fēng)險合同文本及審批過程中涉及的商業(yè)信息（如價格、技術(shù)方案等）需嚴(yán)格保密，僅限審批相關(guān)人員知悉；電子合同需通過加密平臺存儲，防止信息泄露；