企業(yè)文件存檔與歸檔標準化手冊前言為規(guī)范企業(yè)文件全生命周期管理，保證文件的真實性、完整性和可追溯性，提高工作效率，降低運營風險，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門、各分支機構(gòu)的文件存檔與歸檔工作，旨在統(tǒng)一標準、明確流程、責任到人，為企業(yè)運營、決策支持及合規(guī)審計提供可靠依據(jù)。一、適用場景與文件類型本手冊適用于企業(yè)在日常運營中產(chǎn)生、處理和需長期保存的各類文件，具體場景及文件類型（一）行政事務(wù)類場景：企業(yè)日常行政管理、會議組織、制度建設(shè)、對外公函等。文件類型：會議紀要、通知公告、內(nèi)部管理制度、請示報告、辦公會議決議、對外函件（含郵件往來記錄）等。（二）人力資源管理類場景：員工招聘、入職、培訓、考核、離職、薪酬福利等全流程管理。文件類型：員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核表、離職證明、薪酬調(diào)整審批單、人事任免文件等。（三）財務(wù)管理類場景：預算編制、資金收支、成本核算、稅務(wù)處理、審計監(jiān)督等。文件類型：財務(wù)報表（月度/季度/年度）、費用報銷憑證、預算審批表、稅務(wù)申報表、審計報告、銀行對賬單等（注：涉及敏感財務(wù)數(shù)據(jù)需單獨加密管理）。（四）項目管理類場景：項目立項、實施、驗收、復盤等全過程管理。文件類型：項目立項申請書、項目計劃書、可行性研究報告、會議紀要、進度報告、驗收報告、項目總結(jié)等。（五）合同協(xié)議類場景：業(yè)務(wù)合作、采購、銷售、服務(wù)外包等涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議簽署與履行。文件類型：合同文本、補充協(xié)議、招投標文件、簽約審批單、履行過程中的變更函、爭議處理文件等。二、標準化操作流程文件存檔與歸檔需遵循“統(tǒng)一分類、及時歸檔、規(guī)范管理、便于檢索”的原則，具體流程分為以下步驟：（一）文件收集與初審責任主體：各部門文件形成人/部門指定專員。操作說明：文件形成后，需在3個工作日內(nèi)完成初步整理，檢查文件內(nèi)容是否完整（如附件、簽批手續(xù)是否齊全）、格式是否規(guī)范（如標題清晰、無錯別字）。對不符合要求的文件，需及時補充完善；無法補充的，需由部門負責人*出具書面說明并簽字確認。涉及多部門協(xié)作的文件，由主辦部門牽頭收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。（二）文件分類與編碼責任主體：部門檔案管理員*（或指定專員）、企業(yè)檔案管理部門。操作說明：分類：依據(jù)《企業(yè)文件分類表》（見附件1）將文件劃分為一級類目（如行政、人事、財務(wù)等）、二級類目（如行政下的會議紀要、通知公告）、三級類目（如會議紀要下的年度經(jīng)營會、部門周例會）。編碼規(guī)則：采用“一級類目代碼-二級類目代碼-年份-流水號”格式，例如：行政類會議紀要：XZ-JY-2024-001（XZ=行政，JY=會議紀要，2024=年份，001=流水號）財務(wù)類報銷憑證：CW-BX-2024-015（CW=財務(wù)，BX=報銷憑證）編碼需唯一，流水號按年度從001開始順序編制，不得重復或跳號。（三）文件整理與裝訂責任主體：部門檔案管理員*。操作說明：排序：按文件形成時間或邏輯順序排列，如會議紀要按會議日期從早到晚排序，合同按簽約時間先后排序。去除雜物：移除文件中的回形針、大頭針等金屬物，避免氧化損壞；復印件需與原件核對一致，并在復印件上注明“與原件一致”及核對人姓名*。裝訂：采用左側(cè)裝訂，對超過3頁的文件使用膠裝或穿線裝訂，保證牢固平整；單頁文件可使用檔案夾統(tǒng)一封裝，并在封面標注文件名稱、編碼、日期。（四）文件歸檔與登記責任主體：部門檔案管理員*、企業(yè)檔案管理部門。操作說明：歸檔時間：月度文件：次月5日前完成歸檔；年度文件：次年1月20日前完成歸檔；項目文件：項目驗收完成后15個工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔方式：紙質(zhì)文件：移交至企業(yè)檔案庫房，由檔案管理員*清點核對無誤后，雙方在《文件歸檔交接清單》（見附件2）上簽字確認。電子文件：存儲至企業(yè)指定的服務(wù)器或云盤（如企業(yè)OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)），按編碼規(guī)則命名文件夾，同時打印紙質(zhì)版《電子文件歸檔登記表》（見附件3）與紙質(zhì)文件一并歸檔。登記信息：在《企業(yè)文件歸檔總臺賬》（見附件4）中記錄文件名稱、編碼、分類、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置、移交人、接收人等信息。（五）文件保管與維護責任主體：企業(yè)檔案管理部門。操作說明：存放環(huán)境：紙質(zhì)文件存放在專用檔案柜中，庫房需保持干燥（濕度45%-60%）、通風、避光、防火、防蟲、防鼠；電子文件需定期備份（每月1次），重要文件需異地備份（每季度1次）。定期檢查：檔案管理員*每季度對紙質(zhì)文件進行抽查，查看是否有霉變、蟲蛀、破損等情況；每半年對電子文件進行病毒查殺和格式兼容性檢查。損壞處理：對輕微破損的紙質(zhì)文件，由檔案管理員使用專用修復工具進行修補；嚴重損壞或丟失的，需由部門負責人出具說明，報分管領(lǐng)導*審批后，按“重新形成+補充說明”方式處理，并在臺賬中備注原因。（六）文件借閱與利用責任主體：借閱人、檔案管理員、部門負責人、分管領(lǐng)導*。操作說明：借閱申請：借閱人填寫《文件借閱申請單》（見附件5），注明文件名稱、編碼、借閱原因、借閱期限、用途，經(jīng)部門負責人簽字后，報檔案管理部門審批（涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導審批）。借閱流程：檔案管理員*核對申請單無誤后，提供文件借閱（涉密文件需在指定場所查閱，不得帶出）；借閱期限一般不超過7個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前2個工作日重新申請。歸還與檢查：借閱人歸還文件時，檔案管理員*需檢查文件是否完好、有無缺頁，確認無誤后在《文件借閱登記表》（見附件6）上記錄歸還時間；如文件損壞或丟失，按《企業(yè)文件丟失損壞處理辦法》追責。（七）文件鑒定與銷毀責任主體：檔案鑒定小組（由檔案管理部門、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人組成）、分管領(lǐng)導。操作說明：鑒定周期：每3年組織一次文件鑒定工作。鑒定標準：依據(jù)《企業(yè)文件保管期限表》（見附件7）確定文件是否具有繼續(xù)保存價值，保管期限屆滿且無保存價值的文件方可銷毀。銷毀流程：檔案管理部門編制《文件銷毀清冊》（見附件8），列明文件名稱、編碼、數(shù)量、保管期限、銷毀原因，經(jīng)鑒定小組審核、分管領(lǐng)導審批后，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人*)共同監(jiān)銷；銷毀時需保證信息無法復原（紙質(zhì)文件采用粉碎或焚燒處理，電子文件進行徹底刪除并覆蓋），監(jiān)銷人需在《文件銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔10年。三、常用模板與填寫規(guī)范附件1：企業(yè)文件分類表（示例）一級類目二級類目三級類目說明行政會議紀要年度經(jīng)營會公司年度、半年度經(jīng)營會議部門周例會各部門內(nèi)部周例會通知公告公司級通知涉及全公司的通知部門通知部門內(nèi)部通知人事入職管理入職登記表員工入職時填寫勞動合同正式/試用期合同財務(wù)報銷憑證差旅費報銷出差費用報銷憑證辦公費報銷辦公用品等費用報銷附件2：文件歸檔交接清單（示例）序號文件名稱文件編碼分類形成日期頁數(shù)保管期限存放位置移交人接收人備注12024年第一次經(jīng)營會紀要XZ-JY-2024-001行政2024-01-15510年檔案柜-A1-01**2員工入職登記表RS-RZ-2024-025人事2024-02-203永久檔案柜-B2-03**附件3：電子文件歸檔登記表（示例）序號文件名稱文件編碼存儲路徑形成日期文件格式頁數(shù)移交人接收人歸檔日期備注12024年Q1財務(wù)報表CW-FB-2024-010服務(wù)器/財務(wù)/2024/Q12024-04-05PDF12趙六**2024-04-08附件4：企業(yè)文件歸檔總臺賬（示例）歸檔日期文件名稱文件編碼分類形成部門移交人接收人存放位置保管期限借閱記錄備注2024-03-012024年部門考核方案XZ-KH-2024-008行政人力資源部**檔案柜-A1-055年無附件5：文件借閱申請單（示例）借閱人部門聯(lián)系方式劉七*市場部文件名稱文件編碼借閱原因2023年市場推廣方案SC-TG-2023-015新項目參考借閱期限歸還日期部門負責人簽字5個工作日2024–陳八*檔案管理部門審批分管領(lǐng)導審批同意借閱同意審批人：*審批人：周九*附件6：文件借閱登記表（示例）借閱日期文件名稱文件編碼借閱人部門借閱期限歸還日期經(jīng)辦人備注2024-04-102024年Q1財務(wù)報表CW-FB-2024-010劉七*市場部5天2024-04-15*附件7：企業(yè)文件保管期限表（示例）文件類型保管期限說明公司章程永久公司設(shè)立及變更核心文件年度財務(wù)報表永久反映公司經(jīng)營狀況勞動合同員工離職后10年勞動關(guān)系憑證會議紀要10年重大決策記錄差旅費報銷憑證5年稅務(wù)審計依據(jù)附件8：文件銷毀清冊（示例）銷毀日期文件名稱文件編碼數(shù)量保管期限銷毀原因監(jiān)銷人*備注2024-05-202019年差旅費報銷憑證CW-CB-2019-X50份5年保管期限屆滿、四、關(guān)鍵注意事項與風險控制（一）文件完整性控制文件形成時需保證所有必要環(huán)節(jié)（如簽批、附件）齊全，避免因缺失影響法律效力或后續(xù)利用；部門負責人對本部門文件完整性負總責，檔案管理員在歸檔前需逐項核對《文件歸檔交接清單》。（二）保密與權(quán)限管理涉密文件（如未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料、戰(zhàn)略合作協(xié)議）需單獨標識“機密”字樣，存放在帶鎖保密柜中，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導*審批；電子文件需設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看或，嚴禁私自拷貝或外傳。（三）及時性與準確性文件收集、歸檔需在規(guī)定時限內(nèi)完成，避免因拖延導致文件丟失或信息失真；編碼規(guī)則一旦確定，不得隨意變更，如需調(diào)整需經(jīng)檔案管理部門審核、分管領(lǐng)導*批準后，發(fā)布《文件編碼調(diào)整通知》并同步更新臺賬。（四）電子文件特殊要求電子文件需采用通用格式（如PDF、DOCX），避免使用加密或過時格式（如WPS舊版）；重要電子文件需保留“形成過程信息”（如修改記錄、審批痕跡），保證可