采購(gòu)合同審查流程化標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用情境與范圍二、審查操作流程1.審查準(zhǔn)備階段操作內(nèi)容：明確合同類型與背景：根據(jù)采購(gòu)需求（如設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)服務(wù)、外包項(xiàng)目等），確認(rèn)合同性質(zhì)，收集采購(gòu)立項(xiàng)文件、招標(biāo)/比選結(jié)果、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、技術(shù)規(guī)格書(shū)、報(bào)價(jià)單等背景資料。組建審查小組：由采購(gòu)負(fù)責(zé)人牽頭，業(yè)務(wù)部門（需求方）、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門（必要時(shí)）共同參與，明確各成員審查職責(zé)（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)條款、法務(wù)負(fù)責(zé)法律條款、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)付款條件等）。審查資料清單核對(duì)：對(duì)照《合同審查資料清單》（見(jiàn)模板表格1），確認(rèn)資料完整性，缺失資料需及時(shí)補(bǔ)充，避免影響審查效率。責(zé)任人：采購(gòu)負(fù)責(zé)人輸出成果：完整的審查資料包、明確的人員分工。2.合同形式審查階段操作內(nèi)容：合同主體信息核對(duì)：檢查合同雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表信息是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)一致，避免主體不適格（如供應(yīng)商超越經(jīng)營(yíng)范圍、無(wú)相應(yīng)資質(zhì)等）。合同要素完整性檢查：確認(rèn)合同是否包含必備條款，如合同編號(hào)、簽訂日期、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格（含稅費(fèi)構(gòu)成）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、交付/驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、雙方法定代表人/簽字蓋章頁(yè)等，要素缺失需及時(shí)補(bǔ)充。合同文本規(guī)范性審核：檢查合同文本是否清晰、無(wú)涂改（如有涂改需雙方蓋章確認(rèn)），頁(yè)碼連續(xù)，附件是否齊全且與引用一致。責(zé)任人：采購(gòu)專員、法務(wù)專員輸出成果：《合同形式審查記錄表》（見(jiàn)模板表格2），標(biāo)注問(wèn)題點(diǎn)及整改要求。3.合同實(shí)質(zhì)審查階段操作內(nèi)容：法律合規(guī)性審查：主體資格：供應(yīng)商是否具備履行合同所需的行政許可（如特種行業(yè)資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證等），是否存在失信被執(zhí)行人、重大訴訟等風(fēng)險(xiǎn)（可通過(guò)“信用中國(guó)”等公開(kāi)渠道初步核查）。條款合法性：檢查條款是否違反法律、行政法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”、約定免責(zé)法定責(zé)任等），爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）是否明確且有效。商務(wù)條款合理性審查：價(jià)格與支付：價(jià)格是否與招標(biāo)/比選結(jié)果一致，支付條件是否與合同履行進(jìn)度匹配（如預(yù)付款比例、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金的比例及支付節(jié)點(diǎn)），避免資金風(fēng)險(xiǎn)。履行期限與方式：交付/服務(wù)期限是否滿足采購(gòu)需求，履行地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)是否明確（如“交付后風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至買方”）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定，驗(yàn)收流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、異議處理機(jī)制是否具體可執(zhí)行（如“驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商應(yīng)在X日內(nèi)更換或整改”）。風(fēng)險(xiǎn)條款重點(diǎn)審查：違約責(zé)任：雙方違約責(zé)任是否對(duì)等，違約金計(jì)算方式是否合理（如“逾期交貨每日按合同總額X%支付違約金，總額不超過(guò)X%”），是否約定了不可抗力范圍及處理方式。知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密：涉及技術(shù)服務(wù)的合同，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及保密義務(wù)（如“供應(yīng)商在履行合同過(guò)程中知悉的買方商業(yè)秘密，需永久保密”）。合同變更與解除：變更、解除的條件和程序是否明確，避免單方面隨意變更導(dǎo)致糾紛。責(zé)任人：法務(wù)專員（主導(dǎo)）、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門輸出成果：《合同實(shí)質(zhì)審查問(wèn)題清單》（見(jiàn)模板表格3），列出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議。4.溝通反饋與修訂階段操作內(nèi)容：匯總審查意見(jiàn)：采購(gòu)負(fù)責(zé)人收集各環(huán)節(jié)審查問(wèn)題，整理形成統(tǒng)一的《合同修訂意見(jiàn)表》，明確問(wèn)題性質(zhì)（如重大風(fēng)險(xiǎn)、一般建議）、修改要求及完成時(shí)限。與供應(yīng)商溝通：通過(guò)書(shū)面形式（如郵件、函件）向供應(yīng)商反饋審查意見(jiàn)，重點(diǎn)溝通重大風(fēng)險(xiǎn)條款（如違約責(zé)任、保密義務(wù)），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)限內(nèi)書(shū)面回復(fù)修訂意見(jiàn)或說(shuō)明理由。內(nèi)部確認(rèn)修訂結(jié)果：供應(yīng)商反饋修訂方案后，采購(gòu)負(fù)責(zé)人組織審查小組復(fù)核，確認(rèn)問(wèn)題是否整改到位，重大修訂需再次履行內(nèi)部評(píng)審流程。責(zé)任人：采購(gòu)負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員輸出成果：雙方確認(rèn)的修訂版合同文本、《合同修訂溝通記錄》（含供應(yīng)商反饋及內(nèi)部復(fù)核意見(jiàn)）。5.審批簽署階段操作內(nèi)容：履行審批流程：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》，按合同金額、類型劃分審批權(quán)限（如10萬(wàn)元以下由采購(gòu)總監(jiān)審批，10萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批），依次提交采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、管理層簽署審批意見(jiàn)。最終文本核對(duì)：審批通過(guò)后，采購(gòu)專員與供應(yīng)商核對(duì)最終合同文本，保證所有修訂內(nèi)容已落實(shí)，頁(yè)碼、附件無(wú)遺漏，雙方簽字蓋章頁(yè)清晰（如為合同章，需確認(rèn)授權(quán)范圍）。簽署與分發(fā)：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同章，合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部門向法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門分發(fā)正本及副本，保證各部門留存一致文本。責(zé)任人：采購(gòu)專員、審批人輸出成果：簽署生效的合同正本/副本、《合同審批簽署記錄表》。6.歸檔管理階段操作內(nèi)容：資料整理歸檔：采購(gòu)專員將合同文本（含所有修訂版）、審批文件、背景資料（招標(biāo)文件、供應(yīng)商資質(zhì)、溝通記錄等）整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽署日期，按《合同檔案管理辦法》編號(hào)歸檔。電子化備案：將合同掃描件及電子文檔錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全可追溯。履約跟蹤準(zhǔn)備：歸檔后同步將合同關(guān)鍵信息（如履行期限、付款節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）同步至采購(gòu)履約跟蹤表，為后續(xù)履約監(jiān)控提供依據(jù)。責(zé)任人：采購(gòu)專員、檔案管理員輸出成果：完整的合同檔案、電子化備案記錄、履約跟蹤表。三、審查工具表格模板表格1：合同審查資料清單序號(hào)資料名稱是否必備資料來(lái)源備注1采購(gòu)立項(xiàng)審批表是采購(gòu)部門需明確采購(gòu)需求及預(yù)算2招標(biāo)/比選結(jié)果通知書(shū)是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)/采購(gòu)部門中標(biāo)/成交供應(yīng)商信息3供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件是供應(yīng)商需加蓋公章，核對(duì)有效期4供應(yīng)商資質(zhì)證明文件否供應(yīng)商如行業(yè)許可證、認(rèn)證證書(shū)等5技術(shù)規(guī)格書(shū)/需求說(shuō)明書(shū)是業(yè)務(wù)部門明確標(biāo)的物/服務(wù)技術(shù)要求6報(bào)價(jià)單/預(yù)算表是供應(yīng)商/財(cái)務(wù)部門含價(jià)格構(gòu)成及稅費(fèi)明細(xì)7授權(quán)委托書(shū)否供應(yīng)商如非法定代表人簽署需提供模板表格2：合同形式審查記錄表合同編號(hào)合同名稱審查日期審查人審查項(xiàng)目審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（合格/不合格）問(wèn)題描述主體信息一致性與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)一致合同要素完整性包含必備條款（標(biāo)的、價(jià)格、違約責(zé)任等）文本規(guī)范性無(wú)涂改、頁(yè)碼連續(xù)、附件齊全簽章頁(yè)完整性雙方簽字蓋章清晰，授權(quán)范圍有效模板表格3：合同實(shí)質(zhì)審查問(wèn)題清單合同編號(hào)審查階段審查部門審查人日期條款編號(hào)條款內(nèi)容簡(jiǎn)述問(wèn)題描述（如風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、不合規(guī)等）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）修改建議第3.2條付款條件：“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付95%”未明確“驗(yàn)收合格”的具體標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收主體，易產(chǎn)生爭(zhēng)議中增加驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)引用及技術(shù)部門參與驗(yàn)收的約定第5.1條違約責(zé)任：“供應(yīng)商逾期交貨，每日按合同總額0.5%支付違約金”違約金比例過(guò)高（可能超過(guò)法定30%上限），存在被調(diào)減風(fēng)險(xiǎn)高調(diào)整為“每日按逾期部分金額0.3%支付，總額不超過(guò)合同總額10%”第7.3條爭(zhēng)議解決：“提交買方所在地法院訴訟”未明確“買方所在地”具體城市，管轄法院不清晰低修改為“提交買方住所地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”四、審查要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格審查優(yōu)先：供應(yīng)商主體不適格可能導(dǎo)致合同無(wú)效，需重點(diǎn)核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍及行業(yè)資質(zhì)，避免與“三無(wú)”企業(yè)合作。條款表述避免模糊：如“合理期限”“市場(chǎng)價(jià)”等模糊表述需明確量化（如“合理期限為X個(gè)工作日”“市場(chǎng)價(jià)指同期平臺(tái)公開(kāi)成交價(jià)”），防止履約爭(zhēng)議。違約責(zé)任對(duì)等原則：避免僅約定供應(yīng)商違約責(zé)任，買方違約責(zé)任（如逾期付款）也應(yīng)明確，保證權(quán)責(zé)平衡。保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：涉及技術(shù)、商業(yè)秘密的合同，需明保證密范圍