一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初步審核需求提出：由業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、需求時(shí)間、用途說明及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門復(fù)核：采購(gòu)負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)主管*）復(fù)核采購(gòu)需求的合規(guī)性（是否符合公司采購(gòu)政策）、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)，并初步判斷采購(gòu)品類（如集中采購(gòu)目錄內(nèi)或目錄外），確定后續(xù)采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來源等）。（二）供應(yīng)商選擇與確定供應(yīng)商尋源：對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品（如辦公用品），可通過合格供應(yīng)商庫篩選或公開招募；對(duì)于定制化產(chǎn)品/服務(wù)，需通過行業(yè)推薦、展會(huì)調(diào)研等方式拓展?jié)撛诠?yīng)商。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部門要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等）、過往業(yè)績(jī)證明等，審核其經(jīng)營(yíng)合法性、履約能力及信譽(yù)度。詢比價(jià)或招標(biāo)：小額采購(gòu)（如金額低于X元）：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，收集報(bào)價(jià)后進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、交期對(duì)比，形成《供應(yīng)商評(píng)估表》；大額采購(gòu)（如金額高于X元）：按公司招標(biāo)管理規(guī)定組織公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)，成立評(píng)標(biāo)小組（含采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)人員），綜合評(píng)估價(jià)格、技術(shù)方案、服務(wù)能力等因素，確定候選供應(yīng)商。供應(yīng)商確定：采購(gòu)部門將比選結(jié)果及推薦意見報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人（如采購(gòu)總監(jiān)*）審批，審批通過后與最終供應(yīng)商接洽采購(gòu)意向。（三）合同擬定與條款審核合同起草：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定合同文本，明確以下核心條款：合同主體（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）；標(biāo)的物（名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法）；價(jià)款與支付方式（單價(jià)、總價(jià)、幣種、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）；履行期限（交貨/服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、方式）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不合格、違約金計(jì)算等）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）；其他約定（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。多部門聯(lián)合審核：技術(shù)部門（如工程師*）：審核標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求是否與需求一致；財(cái)務(wù)部門（如財(cái)務(wù)經(jīng)理*）：審核價(jià)款合理性、支付條款是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票類型及開具要求；法務(wù)部門（如法務(wù)專員*）：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決是否約定清晰）。修訂與確認(rèn)：采購(gòu)部門根據(jù)審核意見修改合同，與供應(yīng)商溝通一致后，形成合同最終版本。（四）合同簽訂與生效審批流程：最終版合同按公司權(quán)限報(bào)批：金額低于Y元：由采購(gòu)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字；金額高于Y元：需總經(jīng)理（或分管副總*）簽字確認(rèn)。用印與簽訂：審批通過后，由采購(gòu)部門持合同原件至行政部申請(qǐng)加蓋公司公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代表簽字，同時(shí)督促供應(yīng)商加蓋公章并簽字，合同正式生效。分發(fā)與備案：采購(gòu)部門將正本合同至少留存2份（1份采購(gòu)部存檔，1份財(cái)務(wù)部備案），副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）執(zhí)行監(jiān)控與驗(yàn)收履約跟蹤：采購(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人跟蹤合同履行進(jìn)度，重點(diǎn)關(guān)注：供應(yīng)商是否按約定時(shí)間交付/提供服務(wù)；標(biāo)的物質(zhì)量是否符合合同約定（如需生產(chǎn)監(jiān)造、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試，需提前協(xié)調(diào)）；付款節(jié)點(diǎn)是否滿足，發(fā)票是否及時(shí)開具。異常處理：若出現(xiàn)延遲交付、質(zhì)量問題等，采購(gòu)部門需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，書面提出整改要求，必要時(shí)啟動(dòng)違約責(zé)任條款，并上報(bào)采購(gòu)負(fù)責(zé)人。驗(yàn)收確認(rèn)：貨物類采購(gòu)：業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門、采購(gòu)部門共同到場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、外觀及質(zhì)量，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)；服務(wù)類采購(gòu)：按服務(wù)階段或項(xiàng)目成果驗(yàn)收，形成《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確服務(wù)是否達(dá)標(biāo)。（六）歸檔總結(jié)與復(fù)盤資料歸檔：采購(gòu)部門將采購(gòu)全流程資料（含采購(gòu)申請(qǐng)單、供應(yīng)商評(píng)估表、合同文本、審批記錄、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等）整理成冊(cè)，按“一合同一檔”原則編號(hào)存檔，保存期限不少于合同履行完畢后5年。供應(yīng)商評(píng)價(jià)：每季度或每年對(duì)合作供應(yīng)商從交貨及時(shí)性、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)度、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，更新《供應(yīng)商年度評(píng)價(jià)表》，作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。流程復(fù)盤：定期組織采購(gòu)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)部門召開采購(gòu)流程復(fù)盤會(huì)，分析典型問題（如需求變更頻繁、驗(yàn)收爭(zhēng)議等），優(yōu)化采購(gòu)管理制度和模板。三、核心模板表格示例（一）采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容需求數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）預(yù)算科目需求時(shí)間年月日用途說明附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）1.__________________________2.__________________________部門負(fù)責(zé)人審核意見簽字：______________日期：______采購(gòu)部門復(fù)核意見簽字：______________日期：______（二）供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人*聯(lián)系方式采購(gòu)項(xiàng)目名稱評(píng)估日期年月日評(píng)估方式（詢價(jià)/招標(biāo)等）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分備注（如資質(zhì)、業(yè)績(jī)）價(jià)格合理性符合預(yù)算且最具性價(jià)比質(zhì)量保障能力資質(zhì)證書、質(zhì)檢報(bào)告履約及時(shí)性過往交貨及時(shí)率≥95%服務(wù)響應(yīng)度售后服務(wù)承諾、響應(yīng)速度綜合得分評(píng)估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰評(píng)估人簽字______________日期：______（三）合同審批表合同名稱合同編號(hào)供應(yīng)商名稱合同金額元采購(gòu)部門申請(qǐng)人*審批流程環(huán)節(jié)審批人審批意見采購(gòu)負(fù)責(zé)人技術(shù)部門財(cái)務(wù)部門法務(wù)部門總經(jīng)理/副總審批結(jié)論□同意簽訂□修改后重審□不同意（四）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商名稱履行階段（□待交付□交付中□待驗(yàn)收□已完成）計(jì)劃交付時(shí)間年月日實(shí)際交付時(shí)間年月日履行情況記錄□按計(jì)劃進(jìn)行□延遲_天（原因：_____________）□質(zhì)量問題（描述：________________，整改要求：________________）跟蹤人*更新日期年月日（五）采購(gòu)驗(yàn)收單驗(yàn)收部門驗(yàn)收人*驗(yàn)收日期年月日合同編號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)物品/服務(wù)名稱驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求（合同條款）實(shí)際情況是否合格數(shù)量□是□否規(guī)格型號(hào)□是□否質(zhì)量參數(shù)□是□否服務(wù)完成度□是□否驗(yàn)收結(jié)論□合格，同意入庫/使用□不合格，需整改□拒收參驗(yàn)人員簽字業(yè)務(wù)部門：_________技術(shù)部門：_________采購(gòu)部門：_________四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）流程規(guī)范性控制嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購(gòu)，所有采購(gòu)需求必須通過《采購(gòu)申請(qǐng)單》發(fā)起并完成部門及采購(gòu)部門審核；大額采購(gòu)（如超過公司規(guī)定金額）必須采用招標(biāo)或詢比價(jià)方式，保證“公開、公平、公正”，禁止單一來源采購(gòu)濫用；合同條款必須經(jīng)法務(wù)部門審核，嚴(yán)禁使用口頭協(xié)議或未經(jīng)審批的合同文本。（二）風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴(yán)格核驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍及行業(yè)資質(zhì)，避免與無經(jīng)營(yíng)主體或超范圍供應(yīng)商合作；合同中“違約責(zé)任”條款需明確具體（如逾期交貨按日收取違約金的比例），模糊表述（如“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”）易引發(fā)爭(zhēng)議；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需多方參與（業(yè)務(wù)、技術(shù)、采購(gòu)），驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需與合同約定一致，避免“先收后驗(yàn)”或“驗(yàn)而不嚴(yán)”。（三）協(xié)作與溝通要求需求部門應(yīng)提前規(guī)劃采購(gòu)需求，避免“緊急采購(gòu)”導(dǎo)致流程簡(jiǎn)化或供應(yīng)商選擇倉(cāng)促；采購(gòu)部門需及時(shí)向業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋合同履行進(jìn)展，異常情況需24小時(shí)內(nèi)上