行政辦公文件標準化寫作手冊一、手冊說明（一）編制目的為規(guī)范行政辦公文件的寫作格式與內(nèi)容表達，提升文件專業(yè)性與溝通效率，保證行政管理工作標準化、規(guī)范化，特編制本手冊。本手冊可作為各部門撰寫行政文件的參考指南，助力統(tǒng)一行文風(fēng)格、減少溝通成本。（二）適用范圍本手冊適用于公司內(nèi)部各類行政辦公文件，包括但不限于通知、報告、請示、函、會議紀要、工作總結(jié)、計劃類文件等，涵蓋從基層日常匯報到高層決策支持的全場景文件需求。（三）核心原則準確性：內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，避免模糊表述或歧義；簡潔性：語言精煉、邏輯清晰，突出核心信息，避免冗余；規(guī)范性：格式統(tǒng)一、要素齊全，符合行政公文通用標準；時效性：根據(jù)文件緊急程度合理安排撰寫與流轉(zhuǎn)時間，保證信息及時傳遞。二、通知類文件寫作規(guī)范（一）常見應(yīng)用場景適用于發(fā)布規(guī)章制度、布置工作安排、傳達重要事項、變更辦公信息（如時間、地點、流程）等需要周知或執(zhí)行的場景，例如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》《新員工入職辦公物品領(lǐng)取流程說明》。（二）寫作流程與步驟1.明確發(fā)文目的與對象確定通知的核心內(nèi)容（如“要求”“禁止”“告知”等）；列出主送機關(guān)（部門/人員），明確需知悉或執(zhí)行的范圍（如“各部門全體員工”“各項目組負責(zé)人”）。2.搭建通知框架標準結(jié)構(gòu)：標題+主送機關(guān)++落款+日期。3.撰寫內(nèi)容開頭：簡述發(fā)文背景或目的，例如“為保障辦公區(qū)域安全，現(xiàn)對用電管理規(guī)范如下”；主體：分條列項說明具體事項，每條內(nèi)容獨立，用“一、”“二、”“三、”等序號標識，邏輯清晰（如“要求事項”“執(zhí)行時間”“責(zé)任部門”）；結(jié)尾：可提出執(zhí)行要求或補充說明，例如“請各部門于X月X日前完成傳達落實，行政部將組織檢查”。4.規(guī)范格式要素居中，字體為黑體二號，如“關(guān)于的通知”；主送機關(guān)：頂格書寫，字體為仿宋_GB2312三號，后加冒號；每段首行縮進2字符，字體為仿宋_GB2312三號，行距為28磅；落款：發(fā)文部門（如“行政部”）或單位名稱，右對齊，字體為仿宋_GB2312三號；日期：阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年3月15日”），位于落款下方，右對齊。（三）標準模板示例要素內(nèi)容要求標題關(guān)于的通知（居中，黑體二號）主送機關(guān)各部門全體員工：（頂格，仿宋_GB2312三號）開頭為規(guī)范管理，提高工作效率，現(xiàn)就事項通知（首行縮進2字符，仿宋三號）主體內(nèi)容一、要求（另起一行，首行縮進2字符）1.具體條款（首行縮進2字符，序號后用“.”）二、執(zhí)行時間（同上）結(jié)尾請各部門嚴格遵照執(zhí)行，保證落實到位。（首行縮進2字符）落款行政部（右對齊，仿宋三號）日期2024年3月15日（右對齊，仿宋三號，阿拉伯?dāng)?shù)字）（四）寫作要點與避坑指南避免標題模糊：如“通知”“重要通知”，應(yīng)明確核心內(nèi)容，改為“關(guān)于系統(tǒng)升級的通知”；邏輯分層清晰：主體內(nèi)容按“總-分”或“背景-要求-執(zhí)行”邏輯展開，避免交叉表述；語氣得當(dāng)：周知類通知以“告知”為主，執(zhí)行類通知需明確“必須”“嚴禁”等要求，避免口語化（如“大家注意”改為“請全體員工知悉”）；要素齊全：落款部門需與發(fā)文主體一致，日期為實際發(fā)文日期（非擬稿日期）。三、報告類文件寫作規(guī)范（一）常見應(yīng)用場景適用于向上級匯報工作進展、反映問題、總結(jié)成果或提出建議，例如《2024年Q1行政部工作總結(jié)報告》《關(guān)于辦公區(qū)域安全隱患整改情況的報告》。（二）寫作流程與步驟1.確定報告類型與核心內(nèi)容明確是“工作報告”“情況報告”還是“建議報告”，聚焦核心訴求（如“匯報成果”“反映問題”“請求支持”）；收集相關(guān)數(shù)據(jù)、案例、背景材料，保證內(nèi)容有支撐。2.搭建報告框架標準結(jié)構(gòu)：標題+稱謂++附件（可選）+落款+日期。3.撰寫內(nèi)容開頭：簡述報告背景與目的，例如“根據(jù)公司年度工作計劃，現(xiàn)將Q1行政部工作情況匯報如下”；主體：工作總結(jié)類：按“工作內(nèi)容+完成情況+取得成效”分點闡述，用數(shù)據(jù)量化成果（如“完成3場大型會議保障，參會人員累計500人次”）；問題反映類：說明問題現(xiàn)狀、原因分析及初步建議，客觀描述（如“因空調(diào)使用年限較長，3號樓辦公區(qū)出現(xiàn)制冷效果不佳問題，初步排查為濾網(wǎng)老化”）；結(jié)尾：總結(jié)或提出下一步計劃，例如“下一步將重點推進工作，預(yù)計6月底前完成”。4.規(guī)范格式要素居中，黑體二號，如“2024年Q1行政部工作總結(jié)報告”；稱謂：頂格書寫，字體為仿宋_GB2312三號，后加冒號（如“尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：”）；同通知類文件要求；附件：如有支撐材料（如數(shù)據(jù)報表、照片），在后注明“附件：1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計表”；落款與日期：同通知類文件。（三）標準模板示例要素內(nèi)容要求標題2024年Q1行政部工作總結(jié)報告（居中，黑體二號）稱謂尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)：（頂格，仿宋_GB2312三號）開頭根據(jù)公司年度工作部署，行政部Q1圍繞“降本增效、服務(wù)提升”目標開展工作，現(xiàn)將具體情況匯報（首行縮進2字符）主體內(nèi)容一、主要工作及成效（另起一行，首行縮進2字符）1.辦公物資管理：優(yōu)化采購流程，較去年同期降低成本15%（數(shù)據(jù)支撐）二、存在問題（同上）1.部分辦公設(shè)備維修響應(yīng)不及時，平均耗時24小時結(jié)尾下一步將推進維修外包服務(wù)，預(yù)計將響應(yīng)時間縮短至8小時內(nèi)。（首行縮進2字符）附件附件：1.2024年Q1行政費用明細表（如有）落款行政部（右對齊，仿宋三號）日期2024年4月5日（右對齊，仿宋三號）（四）寫作要點與避坑指南數(shù)據(jù)支撐：避免空泛表述，用“完成率”“節(jié)約成本”“效率提升”等量化指標體現(xiàn)成果；客觀中立：問題反映類文件不推諉責(zé)任，重點分析原因并提出解決方案，而非單純抱怨；聚焦重點：內(nèi)容圍繞核心訴求展開，避免偏離主題（如“工作總結(jié)”無需過多描述無關(guān)細節(jié)）；附件規(guī)范：附件名稱需與提及一致，且附件內(nèi)容需簡潔、直觀（如用表格代替文字描述）。四、請示類文件寫作規(guī)范（一）常見應(yīng)用場景適用于向上級請求指示、批準事項或解決問題，例如《關(guān)于采購辦公設(shè)備的請示》《關(guān)于舉辦年度團建活動的請示》。（二）寫作流程與步驟1.明確請示事項與依據(jù)確定需批準的具體事項（如“采購10臺筆記本電腦”“申請5萬元團建經(jīng)費”）；說明請示的政策依據(jù)或?qū)嶋H需求（如“因現(xiàn)有電腦使用超5年，頻繁故障影響工作效率”）。2.搭建請示框架標準結(jié)構(gòu)：標題+主送機關(guān)++附件（可選）+落款+日期。3.撰寫內(nèi)容開頭：簡述請示緣由，說明為何需該事項（如“為保障新入職員工辦公需求，現(xiàn)需采購辦公桌椅20套”）；主體：明確提出請示事項，可附帶1-2個建議方案供上級參考（如“方案一：采購標準款辦公桌椅，預(yù)算8000元；方案二：定制多功能款，預(yù)算12000元，建議采用方案一”）；結(jié)尾：使用規(guī)范請示結(jié)語，如“妥否，請批示”“以上請示，請予審批”。4.規(guī)范格式要素居中，黑體二號，如“關(guān)于的請示”；主送機關(guān)：頂格書寫，明確單一上級（如“總經(jīng)理辦公室：”），避免多頭請示；同通知類文件要求，語氣需謙遜、尊重；落款與日期：同通知類文件。（三）標準模板示例要素內(nèi)容要求標題關(guān)于采購辦公設(shè)備的請示（居中，黑體二號）主送機關(guān)總經(jīng)理辦公室：（頂格，仿宋_GB2312三號）開頭因市場部新增5名員工，現(xiàn)有辦公電腦不足，影響工作開展，現(xiàn)申請采購筆記本電腦5臺。（首行縮進2字符）主體內(nèi)容一、設(shè)備需求明細（另起一行，首行縮進2字符）1.筆記本電腦：5臺，配置要求：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤二、預(yù)算方案（同上）參考京東企業(yè)采購價，每臺約6000元，合計30000元結(jié)尾以上請示妥否，請批示。（首行縮進2字符）落款市場部（右對齊，仿宋三號）日期2024年3月20日（右對齊，仿宋三號）（四）寫作要點與避坑指南一事一請：一份請示僅請示一件事，避免“關(guān)于和的請示”等合并表述；理由充分：請示緣由需具體、有說服力，避免“為了工作方便”等模糊理由；方案明確：提出具體需求或建議方案，而非僅提出問題讓上級自行決策；避免越級：嚴格按照隸屬關(guān)系逐級請示，特殊情況需抄送直接上級。五、會議紀要寫作規(guī)范（一）常見應(yīng)用場景適用于記錄會議主要議題、討論過程、參會人員意見及議定事項，作為后續(xù)執(zhí)行與追溯的依據(jù)，例如“項目推進會會議紀要”“2024年行政工作例會紀要”。（二）寫作流程與步驟1.會前準備確定會議主題、時間、地點、參會人員（主持人、記錄人、各部門負責(zé)人等）；準備會議議程、背景材料，提前發(fā)放給參會人員。2.會中記錄重點記錄“議題+討論要點+分歧點+共識+行動項”（誰提議、誰反對、最終結(jié)論）；對關(guān)鍵數(shù)據(jù)、決議內(nèi)容逐字核對，避免遺漏（如“預(yù)算由10萬元調(diào)整為8萬元”“責(zé)任人：行政部*經(jīng)理，完成時間：4月30日”）。3.會后整理會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，按“會議基本信息+議題紀要+附件”整理；發(fā)送給主持人或參會人員審核，確認無誤后定稿。4.規(guī)范格式要素居中，黑體二號，如“2024年3月25日行政工作例會紀要”；會議基本信息：頂格書寫，包括時間（“2024年3月25日14:00-16:00”）、地點（“301會議室”）、參會人員（“行政部經(jīng)理、市場部總監(jiān)等8人”）、缺席人員及原因（“財務(wù)部經(jīng)理，因出差”）、記錄人（“行政部助理”）；議題紀要：按議題分點記錄，每點包含“議題+討論過程+議定事項+責(zé)任分工+完成時限”；落款：記錄部門（如“行政部”）或“會議記錄人：*助理”；日期：定稿日期。（三）標準模板示例要素內(nèi)容要求標題2024年3月25日行政工作例會紀要（居中，黑體二號）會議基本信息時間：2024年3月25日14:00-16:00地點：301會議室參會人員：行政部經(jīng)理、市場部總監(jiān)、人力資源部主管等8人缺席人員：財務(wù)部經(jīng)理（出差）記錄人：行政部*助理議題一：辦公物資采購流程優(yōu)化（另起一行，首行縮進2字符）討論過程：經(jīng)理提出現(xiàn)有采購流程繁瑣，需簡化；總監(jiān)建議增加線上審批模塊。議定事項：1.自4月1日起啟用OA線上采購審批；2.行政部*助理負責(zé)對接IT部搭建流程，4月15日前完成。議題二：年度團建活動方案（同上）討論過程：主管提議5月組織戶外拓展，預(yù)算5萬元；經(jīng)理建議增加家屬參與環(huán)節(jié)。議定事項：1.團建主題為“凝心聚力·共促發(fā)展”，5月中旬舉辦；2.行政部*助理負責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商，4月10日前提交3個方案供選擇。落款記錄人：*助理（右對齊，仿宋三號）日期2024年3月26日（右對齊，仿宋三號）（四）寫作要點與避坑指南客觀準確：不記錄個人觀點，僅客觀反映會議內(nèi)容，避免“我認為”“大家應(yīng)該”等主觀表述；突出行動項：明確“責(zé)任人+完成時限”，避免“盡快落實”“后續(xù)跟進”等模糊要求；要素齊全：會議時間、地點、參會人員等基本信息缺一不可，方便追溯；語言精煉：避免逐字記錄討論內(nèi)容，提煉核心觀點，重點突出“議定事項”。六、文件寫作通用注意事項（一）格式規(guī)范字體與字號：標題用黑體二號，用仿宋_GB2312三號，一級標題用黑體三號，二級標題用楷體_GB2312三號；行距與頁邊距：行距28磅，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；頁碼：頁碼位于頁面底端居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“1,2,3…”標注。（二）內(nèi)容要求真實性：數(shù)據(jù)、案例需真實可查，不得虛構(gòu)或夸大；邏輯性：段落之間、條目之間需有邏輯關(guān)聯(lián)，避免內(nèi)容跳躍；時效性：文件內(nèi)容需符合當(dāng)前實際情況，避免使用“去年”“明年”等模糊時間（需明確具體年份）。（三）審核與簽發(fā)初稿完成后，需由部門負責(zé)人審核內(nèi)容準確性；涉及跨部門協(xié)作的文件，需提前征求相關(guān)部門意見；重要文件（如公司制度、請示類文件）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方可印發(fā)。（四）常見錯誤規(guī)避錯別字