采購流程審批及供應(yīng)商管理指南一、指南概述與應(yīng)用范圍本指南旨在規(guī)范企業(yè)采購活動的全流程管理，明確采購審批各環(huán)節(jié)職責分工，建立科學(xué)、高效的供應(yīng)商管理體系，保證采購過程合規(guī)、透明、成本可控。適用于公司各部門（包括生產(chǎn)、行政、研發(fā)等）的所有采購行為，涵蓋物料采購、服務(wù)采購、工程采購等場景，涉及需求部門、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部及管理層等多角色協(xié)同。二、采購流程審批詳解采購流程需遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、合規(guī)優(yōu)先”原則，分為需求發(fā)起、預(yù)算審核、供應(yīng)商選擇、合同審批、執(zhí)行驗收、付款申請六個核心步驟，具體操作（一）需求發(fā)起與提報操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部需采購原材料，行政部需采購辦公用品）。操作步驟：（1）需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、項目立項、日常運營等），填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途說明、期望交付日期及供應(yīng)商偏好（如有）。（2）部門負責人對需求的合理性（如必要性、數(shù)量準確性）進行審核，簽字確認后提交至采購部。輸出文件：《采購申請表》（需部門負責人簽字原件）。（二）預(yù)算審核操作主體：財務(wù)部。操作步驟：（1）采購部接收《采購申請表》后，提交至財務(wù)部進行預(yù)算匹配審核。（2）財務(wù)部核對采購預(yù)算是否在部門年度/季度預(yù)算額度內(nèi)，重點審核預(yù)估單價、總價是否合理（參考歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格波動等）。（3）若預(yù)算充足，財務(wù)部在《采購申請表》上簽署“同意采購”意見；若預(yù)算不足，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，按預(yù)算調(diào)整流程審批通過后，方可繼續(xù)采購流程。輸出文件：《采購申請表》（財務(wù)部審核意見）、《預(yù)算調(diào)整申請》（如需）。（三）供應(yīng)商尋源與選擇操作主體：采購部（需求部門協(xié)助）。操作步驟：（1）采購部根據(jù)《采購申請表》需求，通過以下方式篩選供應(yīng)商：公開尋源：通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、行業(yè)招標平臺、公開市場詢價等方式獲取至少3家潛在供應(yīng)商；定向?qū)ぴ矗簩τ趹?zhàn)略物資或獨家供應(yīng)商，需經(jīng)管理層審批后，直接與指定供應(yīng)商接洽。（2）采購部向供應(yīng)商索取《供應(yīng)商報價單》、產(chǎn)品資質(zhì)證明（如3C認證、檢測報告等）、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照（副本復(fù)印件）等文件，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)。（3）組織需求部門、技術(shù)部（如需）對供應(yīng)商進行評估，評估維度包括：價格競爭力、產(chǎn)品質(zhì)量、交期保障能力、售后服務(wù)、合作歷史（如有）等，填寫《供應(yīng)商比價評估表》。（4）根據(jù)評估結(jié)果，選擇綜合最優(yōu)供應(yīng)商，擬定《采購意向說明》并提交需求部門確認。輸出文件：《供應(yīng)商報價單》、《供應(yīng)商資質(zhì)證明文件》、《供應(yīng)商比價評估表》、《采購意向說明》。（四）合同擬定與審批操作主體：采購部（主導(dǎo)）、法務(wù)部（審核）、管理層（最終審批）。操作步驟：（1）采購部與選定的供應(yīng)商就采購細節(jié)（如價格、數(shù)量、交付時間、質(zhì)量標準、違約責任、付款方式等）進行溝通，擬定《采購合同》。（2）法務(wù)部對合同條款的合法性、嚴謹性（如知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決方式、違約賠償?shù)龋┻M行審核，提出修改意見，采購部根據(jù)意見調(diào)整合同后再次提交法務(wù)部確認。（3）根據(jù)采購金額分級審批：金額≤5萬元：采購部經(jīng)理審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理審批。（4）審批通過后，由采購部與供應(yīng)商雙方簽字蓋章（合同一式三份，采購部、供應(yīng)商、財務(wù)部各執(zhí)一份）。輸出文件：《采購合同》（最終版，簽字蓋章版）。（五）采購執(zhí)行與驗收操作主體：采購部（協(xié)調(diào)）、需求部門（驗收）、供應(yīng)商（交付）。操作步驟：（1）采購部按合同約定時間，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、聯(lián)系人等信息，并跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度。（2）供應(yīng)商按《采購訂單》要求交付貨物/服務(wù)，需求部門組織相關(guān)人員（如質(zhì)檢員、使用部門代表）進行現(xiàn)場驗收：貨物驗收：核對數(shù)量、規(guī)格型號是否與合同一致，檢查外觀、包裝是否完好，必要時送檢或出具《質(zhì)量檢測報告》；服務(wù)驗收：根據(jù)服務(wù)標準（如項目交付成果、服務(wù)響應(yīng)時效等）評估服務(wù)完成情況，填寫《服務(wù)驗收確認單》。（3）驗收合格后，需求部門在《到貨驗收單》上簽字確認；若不合格，需求部門需在2個工作日內(nèi)提出書面異議，采購部負責與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。輸出文件：《采購訂單》、《到貨驗收單》（需求部門簽字確認）、《服務(wù)驗收確認單》（如需）。（六）付款申請與結(jié)算操作主體：采購部（發(fā)起）、財務(wù)部（審核）、管理層（審批）。操作步驟：（1）采購部憑《采購合同》、《到貨驗收單》、《服務(wù)驗收確認單》、供應(yīng)商開具的合規(guī)增值稅發(fā)票，填寫《付款申請單》，提交財務(wù)部。（2）財務(wù)部核對單據(jù)的完整性（合同、驗收單、發(fā)票信息一致）、發(fā)票的合法性（真?zhèn)?、稅率等），確認無誤后，按合同約定的付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）及審批權(quán)限辦理付款：預(yù)付款：合同簽訂后，支付30%-50%（需提供銀行保函等擔保措施）；貨到付款：驗收合格后，支付70%-100%；分期付款：按項目節(jié)點驗收后分期支付。（3）付款完成后，財務(wù)部將付款憑證反饋至采購部，采購部更新供應(yīng)商付款記錄。輸出文件：《付款申請單》（采購部、財務(wù)部簽字）、《銀行付款憑證》。三、供應(yīng)商管理體系構(gòu)建供應(yīng)商管理是采購流程的核心支撐，需建立“準入-評估-分級-維護”的閉環(huán)機制，保證供應(yīng)商資源穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)。（一）供應(yīng)商準入管理準入條件：供應(yīng)商需滿足以下基本要求：具備獨立法人資格，提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）；經(jīng)營范圍涵蓋所供產(chǎn)品/服務(wù)，提供相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、ISO9001質(zhì)量體系認證等）；近三年內(nèi)無重大違法經(jīng)營記錄、無重大質(zhì)量（需提供書面承諾及無不良記錄證明）。準入流程：（1）供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準入申請表》及資質(zhì)文件至采購部；（2）采購部聯(lián)合需求部門、技術(shù)部對供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察（生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)能力、倉儲物流等）；（3）考察通過后，將供應(yīng)商信息錄入《合格供應(yīng)商名錄》，并分配唯一供應(yīng)商編碼，方可參與采購活動。（二）供應(yīng)商分類與分級分類管理：根據(jù)采購物資的重要程度，將供應(yīng)商分為三類：戰(zhàn)略供應(yīng)商：提供核心原材料/關(guān)鍵服務(wù)的供應(yīng)商（如生產(chǎn)芯片、核心零部件），合作深度高，需簽訂長期合作協(xié)議；重點供應(yīng)商：提供重要物資/服務(wù)的供應(yīng)商（如原材料、主要輔料），需定期評估績效；普通供應(yīng)商：提供非關(guān)鍵物資/服務(wù)的供應(yīng)商（如辦公用品、低值易耗品），簡化管理流程。分級標準：每半年對供應(yīng)商進行績效評估，按評分結(jié)果分為A（優(yōu)秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四級，評估維度及權(quán)重產(chǎn)品質(zhì)量（30%）：合格率、質(zhì)量問題整改及時性；交付能力（25%）：準時交貨率、訂單滿足率；價格水平（20%）：價格競爭力、成本控制能力；服務(wù)水平（15%）：售后響應(yīng)速度、問題解決效率；合作配合度（10%）：溝通順暢度、合同履約情況。（三）供應(yīng)商績效評估與動態(tài)管理評估周期：月度評估：針對戰(zhàn)略供應(yīng)商、重點供應(yīng)商，跟蹤交期、質(zhì)量等關(guān)鍵指標；半年度綜合評估：對所有供應(yīng)商進行評分，確定分級結(jié)果。評估流程：（1）采購部收集供應(yīng)商月度/半年度數(shù)據(jù)（如驗收合格率、交貨準時率、價格波動等）；（2）組織需求部門、技術(shù)部、財務(wù)部組成評估小組，按《供應(yīng)商績效評估表》進行打分；（3）評估結(jié)果經(jīng)管理層審批后，反饋至供應(yīng)商并更新分級。動態(tài)調(diào)整：A級供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單，給予付款周期優(yōu)惠，邀請參與新產(chǎn)品開發(fā)；B級供應(yīng)商：維持正常合作，針對薄弱環(huán)節(jié)（如交期）提出改進要求；C級供應(yīng)商：發(fā)出《整改通知書》，限期1個月內(nèi)整改，整改后仍不達標則降級；D級供應(yīng)商：從《合格供應(yīng)商名錄》中清除，終止合作，并記錄至供應(yīng)商黑名單。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護定期溝通：每季度召開供應(yīng)商溝通會，通報采購需求、質(zhì)量要求及合作問題，聽取供應(yīng)商反饋；聯(lián)合改進：針對A級供應(yīng)商及戰(zhàn)略供應(yīng)商，開展質(zhì)量、成本聯(lián)合優(yōu)化項目（如VMI供應(yīng)商管理庫存、協(xié)同研發(fā)）；風險預(yù)警：建立供應(yīng)商風險監(jiān)控機制，關(guān)注供應(yīng)商經(jīng)營狀況（如財務(wù)報表、輿情信息），提前識別供應(yīng)鏈風險（如破產(chǎn)、停產(chǎn)），制定應(yīng)急預(yù)案。四、配套模板工具（一）采購申請表序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明期望交付日期申請人部門負責人簽字采購部意見財務(wù)部審核意見1（二）供應(yīng)商比價評估表供應(yīng)商名稱報價（元）質(zhì)量認證（有/無）交期（天）歷史合作評價（好/中/差）綜合評分（100分）排名是否推薦（三）供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼評估周期產(chǎn)品質(zhì)量（30%）交付能力（25%）價格水平（20%）服務(wù)水平（15%）合作配合度（10%）總分級別（A/B/C/D）（四）采購合同審批表合同名稱合同編號供應(yīng)商名稱合同金額（元）合同主要內(nèi)容概述采購部意見法務(wù)部審核意見分管副總意見總經(jīng)理意見審批日期五、關(guān)鍵注意事項（一）采購流程注意事項預(yù)算控制：嚴禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，緊急采購需提前提交《緊急采購申請》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行，事后3個工作日內(nèi)補辦預(yù)算手續(xù)；比價合規(guī)：單次采購金額≥5萬元，必須進行至少3家供應(yīng)商比價（戰(zhàn)略協(xié)議供應(yīng)商除外），比價過程需留存書面記錄；驗收嚴格：需求部門需對到貨物資100%驗收，避免“先付款后驗收”，驗收不合格的物資嚴禁入庫或投入使用；合同規(guī)范：嚴禁簽訂“口頭合同”或“陰陽合同”，合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，違約責任需量化（如逾期交貨按日收取合同總額0.5%的違約金）。（二）供應(yīng)商管理注意事項資質(zhì)審核動態(tài)化：供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證）需每年復(fù)核一次，過期或失效的供應(yīng)商