法律事務所合同審核規(guī)范手冊一、引言合同作為民商事活動的核心載體，其條款的嚴謹性、合法性直接關系到當事人權益的實現(xiàn)與交易安全。本手冊旨在為法律事務所的合同審核工作提供標準化、專業(yè)化的操作指引，明確審核流程、核心要點及風險應對策略，確保審核工作高效、精準，助力事務所為客戶筑牢交易風險防線，維護公平有序的市場秩序。本手冊適用于本所承接的各類民商事合同（含涉外合同）的審核業(yè)務，由本所合規(guī)部牽頭制定，全體執(zhí)業(yè)律師及助理人員應嚴格遵循。二、合同審核基本流程（一）委托接收與初步篩查1.資料收集：接收客戶委托時，需同步收集合同文本（含附件、補充協(xié)議）、交易背景說明、當事人主體資料（如營業(yè)執(zhí)照、授權委托書、資質證書等）。對于重大交易或特殊類型合同，應要求客戶提供可行性研究報告、盡職調查報告等支撐材料。2.初步合規(guī)性篩查：快速核查合同是否存在明顯違法性條款（如違反公序良俗、強制性法律規(guī)定）、形式瑕疵（如缺少當事人簽字蓋章頁、關鍵條款空白）。若發(fā)現(xiàn)重大瑕疵，應第一時間與客戶溝通，判斷是否需終止審核或要求補充材料。（二）要素分層審核1.形式要素審核：重點檢查合同結構完整性（如首部、正文、尾部是否齊全）、條款編號邏輯、術語一致性（避免同一概念多種表述引發(fā)歧義）、排版格式規(guī)范（如頁碼、簽字蓋章位置）。2.實質要素審核：圍繞主體資格、意思表示、標的、權利義務等核心內容展開（具體要點見第三章），采用“條款逐條批注+風險評級”的方式，對高風險條款（如違約責任、擔保條款）標記并提出修改建議。（三）風險評估與溝通1.風險等級評定：結合交易背景、行業(yè)慣例，對合同潛在風險（如履約風險、法律適用風險、爭議解決風險）進行分級（低、中、高），形成《風險評估報告》。2.客戶溝通與修改：以“專業(yè)+易懂”的方式向客戶反饋審核意見，解釋風險后果及法律依據；對于客戶堅持保留的爭議條款，應書面提示風險并要求客戶簽署《風險告知確認書》。根據客戶反饋修訂合同，直至雙方對條款達成一致。（四）定稿與歸檔1.最終審核：修訂后的合同需再次核查，確認修改意見已落實、條款無邏輯沖突、法律依據準確。2.歸檔管理：將審核后的合同文本（含修改稿、溝通記錄、風險告知書）按《檔案管理辦法》分類歸檔，電子文檔同步備份至事務所加密服務器。三、核心要素審核要點（一）主體資格審核1.自然人主體：核查身份證信息真實性（可通過官方渠道核驗）、民事行為能力（如未成年人、精神病人需審查法定代理人權限）、特殊身份限制（如公職人員經商限制、失信被執(zhí)行人交易限制）。2.法人/非法人組織主體：證照合規(guī)性：審查營業(yè)執(zhí)照（經營范圍、存續(xù)狀態(tài)）、資質證書（如建筑企業(yè)資質、金融牌照）是否在有效期內，是否與交易事項匹配。授權有效性：法定代表人簽字需核對工商登記信息；委托代理人需審查授權委托書的權限范圍、期限，避免“越權代理”。履約能力評估：通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網等查詢涉訴情況、失信記錄、股權凍結信息，必要時要求客戶提供財務報表輔助判斷。（二）意思表示審核1.真實性審查：警惕“陰陽合同”“虛假意思表示”，結合交易背景（如市場價格、行業(yè)慣例）判斷條款是否符合常理。例如，低價轉讓資產可能隱含債務承擔、關聯(lián)交易等特殊安排。2.合法性審查：禁止出現(xiàn)“違反法律強制性規(guī)定”“排除對方主要權利”的條款，如“因不可抗力造成的損失由乙方全部承擔”（違反《民法典》公平原則）。（三）標的條款審核1.標的明確性：標的需具體可識別，如貨物買賣應明確品牌、型號、規(guī)格；服務合同應細化服務內容、標準、交付方式。避免使用“同等質量”“合理服務”等模糊表述。2.數(shù)量與質量條款：數(shù)量：采用“數(shù)字+中文大寫”雙重表述（如“10臺（拾臺）”），明確計量方式（如“按實際過磅重量結算”）。質量：約定國家標準、行業(yè)標準或雙方認可的質量規(guī)范，明確檢驗方式、異議期限（如“貨到后7日內提出質量異議，逾期視為合格”）。3.價款與支付：金額表述：同數(shù)量要求，避免小寫金額篡改風險。支付方式：明確銀行轉賬、票據支付等方式，禁止“現(xiàn)金支付”（大額交易）；約定支付節(jié)點（如“預付款30%，貨到驗收后付60%，質保期滿付10%”），關聯(lián)履約義務（如“付款前乙方需提供等額增值稅專用發(fā)票”）。（四）權利義務條款審核1.對等性原則：避免“霸王條款”，如“甲方單方解除合同無需承擔責任，乙方解除需支付違約金”的失衡約定。應結合交易地位、風險分配，確保雙方權利義務基本對等。2.履約細節(jié)約定：明確履約地點（如“交貨地點為甲方指定倉庫”）、期限（如“2024年12月31日前完成安裝調試”）、通知義務（如“變更履約信息需提前15日書面通知對方”），減少履約爭議。（五）違約責任條款審核1.責任形式明確性：區(qū)分繼續(xù)履行、賠償損失、違約金等責任形式，避免“違約方承擔一切責任”的籠統(tǒng)表述。2.違約金合理性：違約金數(shù)額應與損失相當，過高（超過損失30%）或過低的條款需提示調整風險。例如，“逾期付款按日千分之五支付違約金”可能因過高被法院酌減。3.損失范圍界定：明確“直接損失”“可得利益損失”的計算方式，如“可得利益按合同約定利潤的80%計算”，避免爭議。（六）爭議解決條款審核1.管轄約定：優(yōu)先選擇己方所在地法院或仲裁機構（需明確仲裁委員會名稱，如“提交北京仲裁委員會仲裁”），避免約定“原告/被告所在地法院”（可能被認定為約定不明）。2.法律適用：涉外合同需明確適用法律（如“本合同適用中華人民共和國法律”），避免與國際公約、慣例沖突。（七）生效與終止條款審核1.生效條件：明確“簽字蓋章即生效”“附條件生效（如‘甲方股東會決議通過后生效’）”或“附期限生效”，避免“生效時間另行通知”的模糊約定。2.終止情形：列舉法定終止（如不可抗力、根本違約）與約定終止（如“項目完成后自動終止”）情形，明確終止后的清理義務（如“雙方返還已收款項，保密條款持續(xù)有效”）。四、特殊類型合同審核注意事項（一）買賣合同1.所有權保留條款：若約定“貨款付清前，貨物所有權歸賣方”，需同步約定買方的合理使用義務、保險責任，避免因買方擅自處分貨物引發(fā)糾紛。2.知識產權條款：貨物涉及專利、商標的，需明確知識產權歸屬、侵權責任承擔（如“賣方保證貨物不侵犯第三方知識產權，否則承擔全部賠償責任”）。（二）租賃合同1.租賃物合規(guī)性：審查租賃物是否為違法建筑、被查封財產，避免因“標的物違法”導致合同無效。2.轉租與裝修條款：明確轉租需經出租人書面同意，裝修費用的承擔與殘值處理（如“租賃期滿，裝修無償歸出租人所有”或“折價補償”）。（三）勞動合同1.用工主體資格：核查用人單位是否為合法登記的企業(yè)、個體工商戶，避免“個人雇傭”被認定為勞務關系。2.必備條款審查：確保包含工資標準、工作時間、社保繳納、競業(yè)限制（需約定補償）等法定條款，禁止“自愿放棄社?！钡臒o效約定。（四）投融資合同1.股權結構與股東權利：明確投資方的股權比例、分紅權、表決權（如“重大事項需投資方同意”），防范“小股東權利被架空”。2.回購與對賭條款：對賭條款需綁定合理商業(yè)目標（如“公司凈利潤未達X元，原股東回購股權”），避免因“與業(yè)績無關的對賭”被認定為無效。3.擔保措施：審查抵押、質押的登記手續(xù)，保證合同的效力（如“公司對外擔保需經股東會決議”）。五、常見風險與應對策略（一）條款歧義風險表現(xiàn)：合同條款存在多種解釋，如“甲方支付貨款后，乙方發(fā)貨”可理解為“支付全部貨款”或“支付部分預付款”。應對：采用“定義條款”明確術語（如“‘貨款’指本合同約定的總價款100萬元”），關鍵條款通過“示例”“括號說明”消除歧義（如“交貨時間：2024年6月（以甲方書面通知為準）”）。（二）效力瑕疵風險表現(xiàn)：合同因主體不適格、內容違法、形式缺陷（如未蓋章）被認定無效或可撤銷。應對：1.補正主體資料（如補辦授權委托書、資質證明）；2.刪除違法條款，替換為合法表述（如將“沒收保證金”改為“扣除違約金”）；3.完善形式要件（如要求當事人補蓋公章、騎縫章）。（三）履約風險表現(xiàn)：對方遲延履行、質量不達標、擅自變更合同。應對：1.設置“履約監(jiān)控條款”（如“乙方需每月提交進度報告”）；2.約定“履約擔保”（如“甲方支付預付款前，乙方提供等額銀行保函”）；3.明確“單方解除權”（如“乙方逾期交貨超過15日，甲方有權解除合同并索賠”）。（四）擔保風險表現(xiàn)：保證人無代償能力、抵押物未登記、質押物被挪用。應對：1.審查保證人資質（如企業(yè)需提供近三年財務報表）；2.辦理抵押/質押登記（如不動產抵押需至不動產登記中心辦理）；3.約定“質押物監(jiān)管條款”（如“質押的貨物由第三方倉庫監(jiān)管，未經債權人同意不得出庫”）。六、審核記錄與檔案管理（一）審核記錄要求1.建立《合同審核工作底稿》，記錄審核時間、人員、核心問題、修改建議及客戶反饋，確保審核過程可追溯。2.對重大爭議條款，需在底稿中說明“風險提示內容”“客戶堅持理由”“最終處理方式”，并附相關溝通郵件、錄音（經客戶同意）。（二）檔案歸檔規(guī)范1.按“客戶名稱-合同類型-簽訂時間”分類歸檔，電子檔案與紙質檔案同步保存，紙質檔案需編號、裝訂。2.檔案保存期限：普通合同保存5年，重大合同（標的額超百萬、涉外合同）保存1