稅務(wù)公司檔案管理質(zhì)量管控辦法

稅務(wù)公司檔案管理質(zhì)量管控辦法第一章總則第一條目的為加強(qiáng)稅務(wù)公司檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效利用，特制定本辦法。通過(guò)嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，保障稅務(wù)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展，為公司的持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案支持。第二條適用范圍本辦法適用于稅務(wù)公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、稅務(wù)服務(wù)、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等不同載體形式的檔案。第三條基本原則檔案管理質(zhì)量管控遵循以下原則：真實(shí)性原則，確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況；完整性原則，保證檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息；準(zhǔn)確性原則，要求檔案記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)可靠；及時(shí)性原則，及時(shí)整理、歸檔各類檔案，確保檔案信息的時(shí)效性；安全性原則，采取有效措施保障檔案的物理安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。第二章檔案管理職責(zé)分工第四條檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，組織檔案管理培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。5.定期對(duì)公司檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。第五條各部門(mén)職責(zé)1.明確本部門(mén)檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。2.按照公司檔案管理制度和流程，及時(shí)將本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助，如提供檔案整理所需的信息、參與檔案鑒定等工作。第六條檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和工作流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、上架、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，及時(shí)錄入檔案信息，做好檔案數(shù)據(jù)的備份和維護(hù)工作。4.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案的安全。第三章檔案收集與整理第七條檔案收集范圍1.稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案：包括納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)咨詢記錄、稅收籌劃方案等與稅務(wù)服務(wù)相關(guān)的文件資料。2.行政管理檔案：如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.客戶檔案：包含客戶基本信息、服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄等與客戶相關(guān)的資料。4.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、重大活動(dòng)記錄等具有保存價(jià)值的檔案資料。第八條收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作的落實(shí)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件資料。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、可讀性強(qiáng)。3.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步的整理和分類，去除無(wú)關(guān)的文件和重復(fù)資料，保證檔案資料的質(zhì)量。第九條檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類，可按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。例如，稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案可按照稅種、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類；行政管理檔案可按照文件類型、部門(mén)等進(jìn)行分類。3.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固；對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引文件。第四章檔案保管第十條保管條件1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗、遮光窗簾等設(shè)備。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染。第十一條檔案上架與存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同類型、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、使用專用的保管設(shè)備等。第十二條檔案盤(pán)點(diǎn)與清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，至少每年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，要核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、存放位置等信息，確保檔案的實(shí)際情況與檔案目錄一致。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案丟失、損壞等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，要做好盤(pán)點(diǎn)記錄，記錄盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、人員、結(jié)果等信息。第五章檔案鑒定與銷毀第十三條檔案鑒定1.建立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)定以及檔案的實(shí)際利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見(jiàn)；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。3.檔案鑒定工作應(yīng)定期開(kāi)展，一般每三年進(jìn)行一次全面鑒定，同時(shí)根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行不定期鑒定。第十四條檔案銷毀1.對(duì)于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案資料保存，以備查閱。第六章檔案利用第十五條利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、方便、安全的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司的經(jīng)營(yíng)管理、稅務(wù)服務(wù)等工作提供有效支持。同時(shí)，要保護(hù)公司的商業(yè)秘密和客戶隱私，不得擅自將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。第十六條利用方式1.檔案查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下到指定地點(diǎn)查閱。查閱過(guò)程中，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取等。2.檔案借閱：對(duì)于確需借閱檔案的情況，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，說(shuō)明復(fù)制原因、檔案名稱、復(fù)制數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、出處等信息，并與原件具有同等的效力。第十七條利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，包括利用人姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱等信息。利用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。第七章檔案信息化管理第十八條信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)公司檔案管理信息化建設(shè)，建立高效、便捷、安全的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。第十九條系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：支持多種格式的檔案信息錄入，包括文字、圖片、音頻、視頻等，能夠快速準(zhǔn)確地將檔案信息錄入系統(tǒng)。2.檔案分類與編目功能：根據(jù)公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)錄入的檔案進(jìn)行自動(dòng)分類和編目，生成規(guī)范的檔案目錄。3.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、日期、來(lái)源等進(jìn)行檢索，能夠快速定位所需檔案信息。4.檔案存儲(chǔ)與備份功能：具備安全可靠的檔案存儲(chǔ)功能，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.用戶權(quán)限管理功能：對(duì)不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，確保檔案信息的安全訪問(wèn)和操作，如查閱、借閱、修改等權(quán)限的設(shè)置。第二十條數(shù)字化檔案管理1.積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，形成數(shù)字化檔案資源庫(kù)。2.加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理，確保數(shù)字化檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，保護(hù)公司的商業(yè)秘密和客戶隱私。第八章監(jiān)督與考核第二十一條監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的合規(guī)性等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題依法依規(guī)進(jìn)行處理。第二十二條考核指標(biāo)1.建立檔案管理工作考核指標(biāo)體系，將檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的效率等納入考核指標(biāo)。2.對(duì)各部門(mén)和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行量化考核，考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤。第二十三條獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。2.對(duì)檔案管理工作不力的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等處罰。對(duì)于因違反檔案管理制度導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。第九章附則第二十四條解釋權(quán)本辦法由公司檔案管理部門(mén)負(fù)